Membuat dan menerapkan kebijakan manajemen informasi

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Kebijakan manajemen informasi memungkinkan organisasi Anda untuk mengontrol berapa lama untuk mempertahankan konten, untuk audit apa orang-orang dengan konten, dan untuk menambahkan kode batang atau label ke dokumen. Kebijakan yang bisa membantu memberlakukan kepatuhan terhadap peraturan hukum dan pemerintah atau proses bisnis internal. Sebagai administrator, Anda bisa menyetel kebijakan untuk mengontrol bagaimana untuk melacak dokumen dan berapa lama untuk menyimpan dokumen.

Anda bisa membuat bisa kebijakan manajemen informasi di tiga lokasi berbeda di hierarki situs, dari luas untuk tersempit:

  • Membuat kebijakan untuk menggunakan beberapa tipe konten dalam kumpulan situs.

  • Membuat kebijakan untuk tipe konten situs.

  • Membuat kebijakan untuk daftar atau pustaka.

Untuk informasi selengkapnya, lihat pengenalan ke kebijakan manajemen informasi.

Membuat kebijakan untuk beberapa tipe konten dalam kumpulan situs

Untuk memastikan bahwa kebijakan informasi diterapkan ke semua dokumen dari tipe tertentu dalam kumpulan situs, pertimbangkan untuk membuat kebijakan di tingkat kumpulan situs dan lalu nanti menerapkan kebijakan ke tipe konten. Ini yang dirujuk sebagai kebijakan kumpulan situs.

  1. Pada halaman Beranda koleksi situs > pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint 2016 di bilah judul. > Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Administrasi kumpulan situs > Template tipe konten.
    Link Templat kebijakan tipe konten pada halaman pengaturan situs

  3. Pada halaman kebijakan > buat.

  4. Masukkan nama dan deskripsi untuk kebijakan kotak, dan kemudian menulis pernyataan kebijakan singkat yang menjelaskan kepada pengguna apa kebijakan untuk.

  5. Lihat bagian berikutnya di membuat kebijakan untuk tipe konten situs untuk mempelajari cara menyetel fitur yang ingin Anda kaitkan dengan kebijakan.

  6. Pilih OK.

Membuat kebijakan untuk tipe konten situs

Menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten memudahkan mengaitkan fitur kebijakan dengan beberapa daftar atau pustaka. Anda bisa memilih untuk menambahkan kebijakan manajemen informasi yang sudah ada ke tipe konten atau membuat kebijakan unik spesifik untuk tipe konten individual.

Anda juga bisa menambahkan kebijakan manajemen informasi ke tipe konten yang khusus untuk daftar. Ini memiliki efek dari menerapkan kebijakan hanya untuk item di daftar tersebut yang menggunakan tipe konten.

  1. Pada halaman Beranda koleksi situs > pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint 2016 di bilah judul. > Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Galeri desainer Web > tipe konten situs.
    Link tipe konten situs pada halaman pengaturan situs

  3. Pada halaman pengaturan tipe konten situs, pilih tipe konten yang ingin Anda tambahkan kebijakan untuk.

  4. Pada halaman tipe konten situs, di bawah pengaturan > pengaturan kebijakan manajemen informasi.

  5. Pada halaman Edit kebijakan, masukkan nama dan deskripsi untuk kebijakan kotak, dan kemudian menulis deskripsi singkat yang menjelaskan kepada pengguna tentang kebijakan ini.

  6. Di bagian berikutnya, pilih fitur kebijakan individual yang ingin Anda tambahkan ke kebijakan manajemen informasi.
    Tipe konten kebijakan

  7. Untuk menentukan periode penyimpanan untuk dokumen dan item yang dikenakan kebijakan ini, pilih Aktifkan retensi, dan lalu Tentukan periode penyimpanan dan tindakan yang Anda inginkan untuk terjadi saat item yang kedaluwarsa.

    Untuk menentukan periode Penyimpanan

1.

Pilih Tambahkan tingkat penyimpanan untuk catatan …

2.

Pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan saat dokumen atau item diatur agar kedaluwarsa. Lakukan salah satu hal berikut ini:

  • Untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, di bawah acara > tahap ini didasarkan menonaktifkan properti tanggal pada item, dan lalu pilih dokumen atau item tindakan (sebagai contoh, buat atau Ubah) dan kenaikan waktu setelah tindakan ini (misalnya, jumlah hari, bulan, atau tahun) saat ketika Anda ingin item yang kedaluwarsa.

  • Untuk menggunakan penyimpanan kustom rumus untuk menentukan kedaluwarsa, pilih atur oleh rumus kustom penyimpanan diinstal pada server ini.

Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika rumus kustom telah disetel oleh administrator Anda.

3.

Opsi mulai alur kerja hanya tersedia hanya jika Anda menetapkan kebijakan untuk daftar, pustaka, atau tipe konten yang sudah memiliki alur kerja yang terkait dengannya. Anda kemudian akan diberikan pilihan alur kerja untuk dipilih.

4.

Di bagian pengulangan , pilih ulangi tindakan tahap ini... dan masukkan seberapa sering Anda ingin tindakan terulang kembali.

Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika tindakan yang Anda pilih bisa diulangi. Misalnya, Anda bisa mengatur pengulangan untuk tindakan Menghapus secara permanen.

5.

Pilih OK.

  1. Untuk mengaktifkan pengauditan untuk dokumen dan item yang dikenakan kebijakan ini, pilih Aktifkan pengauditan, dan lalu Tentukan acara yang ingin Anda audit.

    Untuk mengaktifkan pengauditan

1.

Halaman pada Edit kebijakan, di bawah Pengauditan > mengaktifkan pengauditan , lalu pilih kotak centang di samping acara yang Anda inginkan untuk menyimpan jejak audit untuk

2.

Untuk meminta pengguna untuk menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih Meminta pengguna untuk menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak .

3.

Pilih OK untuk menerapkan fitur pengauditan ke kebijakan.

Fitur kebijakan pengauditan yang memungkinkan organisasi untuk membuat dan menganalisis jejak audit untuk dokumen dan item daftar seperti daftar tugas, masalah daftar, grup diskusi, dan kalender. Fitur kebijakan ini menyediakan log audit yang merekam acara, seperti ketika konten yang ditampilkan, diedit, atau dihapus.

Saat pengauditan diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan manajemen informasi, administrator bisa menampilkan audit data dalam kebijakan penggunaan laporan yang berdasarkan dalam Microsoft Excel dan yang meringkas penggunaan saat ini. Administrator dapat menggunakan laporan ini untuk menentukan bagaimana informasi yang digunakan dalam organisasi. Laporan ini juga dapat membantu organisasi untuk memverifikasi dan dokumen kepatuhan terhadap peraturan mereka atau untuk menyelidiki masalah potensial.

Audit log catatan informasi berikut ini: nama acara, tanggal dan waktu acara, dan sistem nama pengguna yang melakukan tindakan.

  1. Kode batang diaktifkan sebagai bagian dari kebijakan, yang ditambahkan ke properti dokumen dan ditampilkan dalam area header dokumen yang kode batang diterapkan. Seperti label, kode batang juga dapat secara manual dihapus dari dokumen. Anda bisa menentukan apakah pengguna akan diminta untuk memasukkan kode batang saat mencetak atau menyimpan item atau jika kode batang akan disisipkan secara manual menggunakan tab sisipkan di 2010 Office program rilis.

    Untuk mengaktifkan kode batang

1.

Pada halaman Edit kebijakan, di bawah kode batang> Aktifkan kode batang.

2.

Untuk meminta pengguna untuk menyisipkan kode batang ini ke dalam dokumen, pilih Ingatkan pengguna untuk menyisipkan kode batang sebelum menyimpan atau mencetak.

3.

Pilih OK untuk menerapkan fitur kode batang ke kebijakan.

Kebijakan kode batang menghasilkan kode 39 standar kode batang. Gambar kode batang setiap menyertakan teks di bawah simbol kode batang yang menyatakan nilai kode batang. Ini memungkinkan kode batang data untuk digunakan bahkan saat memindai perangkat keras tidak tersedia. Pengguna bisa secara manual ketik angka kode batang ke dalam kotak pencarian untuk menemukan item di sebuah situs.

  1. Untuk mengharuskan bahwa dokumen yang dikenakan kebijakan ini memiliki label, pilih Aktifkan label, dan lalu Tentukan pengaturan yang Anda inginkan untuk label.

    Untuk mengaktifkan label

1.

Untuk mengharuskan pengguna untuk menambahkan label ke dokumen, pilih minta pengguna menyisipkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

Catatan: Jika Anda ingin label menjadi opsional, jangan Pilih kotak centang ini.

2.

Untuk mengunci label sehingga tidak bisa diubah setelah telah disisipkan, pilih Cegah perubahan pada label setelah ditambahkan.

Pengaturan ini mencegah teks label yang memperbarui setelah label telah disisipkan ke dalam sebuah item dalam aplikasi klien seperti Word, Excel, atau PowerPoint. Jika Anda ingin label yang akan diperbarui ketika properti untuk dokumen atau item ini telah diperbarui, jangan Pilih kotak centang ini.

3.

Dalam kotak format Label, masukkan teks label yang Anda inginkan untuk ditampilkan. Label bisa berisi hingga 10 referensi kolom, masing-masing bisa hingga 255 karakter. Untuk membuat format untuk label Anda, lakukan hal berikut:

Ketikkan nama kolom yang ingin Anda sertakan di label dalam urutan di mana Anda ingin menampilkannya. Apit nama kolom dalam tanda kurung kurawal ({}), seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman Edit kebijakan.

Ketikkan kata untuk mengidentifikasi kolom luar tanda kurung, seperti yang diperlihatkan dalam contoh di halaman Edit kebijakan.

4.

Untuk menambahkan Hentian baris, masukkan \n di mana Anda ingin Hentian garis muncul.

5.

Pilih ukuran font dan gaya yang Anda inginkan, dan tentukan Apakah Anda ingin label diposisikan kiri, tengah, atau kanan di dalam dokumen.

Pilih font dan gaya yang tersedia di komputer pengguna. Ukuran font mempengaruhi berapa banyak teks dapat ditampilkan pada label.

6.

Masukkan tinggi dan lebar label. Tinggi label bisa berkisar 25 inci 20 inci, dan lebar label bisa berkisar 25 inci 20 inci. Teks label selalu secara vertikal tengah dalam gambar label.

7.

Pilih Refresh untuk mempratinjau label konten.

  1. Pilih OK.

Membuat kebijakan untuk daftar, pustaka atau folder (berdasarkan lokasi penyimpanan kebijakan)

Anda bisa menentukan kebijakan penyimpanan yang berlaku hanya untuk tertentu daftar, pustaka atau folder. Namun, jika Anda membuat kebijakan penyimpanan dengan cara ini, Anda tidak bisa menggunakan kembali kebijakan ini di daftar, pustaka, folder atau situs lainnya, dan Anda tidak dapat menerapkan kebijakan kumpulan situs untuk kebijakan berbasis lokasi.

Jika Anda ingin menerapkan kebijakan penyimpanan tunggal untuk semua tipe konten di lokasi tunggal, Anda mungkin ingin menggunakan penyimpanan berbasis lokasi. Dalam banyak kasus, Anda akan ingin untuk memverifikasi bahwa kebijakan penyimpanan ditentukan untuk semua tipe konten.

Setiap subfolder mewarisi kebijakan penyimpanan induknya, kecuali jika Anda memilih untuk memutuskan pewarisan dan menetapkan kebijakan penyimpanan baru di tingkat anak.

Jika Anda ingin menetapkan kebijakan manajemen informasi selain penyimpanan ke daftar atau pustaka, Anda perlu menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe konten daftar individual yang terkait dengan daftar atau pustaka.

Jika setiap saat Anda memutuskan untuk beralih dari tipe konten ke kebijakan berbasis lokasi untuk daftar atau pustaka, hanya kebijakan penyimpanan yang akan digunakan sebagai kebijakan berbasis lokasi. Semua kebijakan manajemen (audit, kode batang, dan kode batang) akan mewarisi dari tipe konten yang terkait.

Lokasi berdasarkan kebijakan bisa dinonaktifkan untuk kumpulan situs dengan menonaktifkan fitur pustaka dan Folder berdasarkan penyimpanan. Ini memungkinkan administrator kumpulan situs untuk memastikan bahwa mereka tipe konten kebijakan tidak dikesampingkan oleh administrator daftar lokasi berdasarkan kebijakan.

Setidaknya Anda membutuhkan izin Kelola daftar untuk mengubah pengaturan kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka.

  1. Navigasi ke daftar atau Pustaka yang Anda inginkan untuk menentukan kebijakan manajemen informasi.

  2. Di pita, pilih tab pustaka atau Daftar > Pengaturan pustaka atau Pengaturan daftar.

    Di SharePoint Online, klik pengaturan dan kemudian klik pengaturan daftar atau pengaturan pustaka.

  3. Di bawah izin dan manajemen> pengaturan kebijakan manajemen informasi.
    Link kebijakan manajemen informasi pada halaman pengaturan untuk pustaka dokumen

  4. Pada halaman pengaturan kebijakan manajemen informasi, pastikan bahwa sumber penyimpanan untuk daftar atau pustaka diatur ke pustaka dan folder.

    Jika Tipe konten muncul sebagai sumber, klik Ubah sumber, dan klik pustaka dan folder. Anda akan diberitahu bahwa kebijakan penyimpanan tipe konten akan diabaikan. Pilih OK.

  5. Pada halaman Edit kebijakan, di bawah Pustaka berdasarkan penyimpanan jadwal, masukkan deskripsi singkat untuk kebijakan yang Anda buat.

  6. Pilih Tambahkan tingkat penyimpanan …

    Perhatikan bahwa di bawah catatan, Anda bisa memilih untuk menetapkan kebijakan penyimpanan yang berbeda untuk catatan dengan memilih tahap berbeda penyimpanan menentukan opsi catatan.

  7. Dalam dialog properti tahapan, pilih opsi periode penyimpanan untuk menentukan saat dokumen atau item diatur agar kedaluwarsa. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengatur tanggal kedaluwarsa berdasarkan properti tanggal, di bawah acara > tahap ini didasarkan menonaktifkan properti tanggal pada item, dan lalu pilih dokumen atau item tindakan (sebagai contoh, buat atau Ubah) dan kenaikan waktu setelah tindakan ini (misalnya, jumlah hari, bulan, atau tahun) saat ketika Anda ingin item yang kedaluwarsa.

    • Untuk menggunakan penyimpanan kustom rumus untuk menentukan kedaluwarsa, pilih atur oleh rumus kustom penyimpanan diinstal pada server ini.

      Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika rumus kustom telah disetel oleh administrator Anda.

    • Di bawah tindakan, Tentukan apa yang terjadi ketika dokumen atau item kedaluwarsa. Untuk mengaktifkan tindakan tertentu yang terjadi pada dokumen atau item (seperti penghapusan), pilih tindakan dari daftar.

  8. Opsi mulai alur kerja hanya tersedia hanya jika Anda menetapkan kebijakan untuk daftar, pustaka, atau tipe konten yang sudah memiliki alur kerja yang terkait dengannya. Anda kemudian akan diberikan pilihan alur kerja untuk dipilih.

  9. Di bawah pengulangan, pilih ulangi tindakan tahap ini... dan masukkan seberapa sering Anda ingin tindakan terulang kembali.

    Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika tindakan yang Anda pilih bisa diulangi. Misalnya, Anda bisa mengatur pengulangan untuk tindakan Menghapus secara permanen.

  10. Pilih OK.

Menerapkan kebijakan kumpulan situs untuk tipe konten

Jika kebijakan manajemen informasi yang telah dibuat untuk situs Anda sebagai kebijakan kumpulan situs, Anda bisa menerapkan salah satu kebijakan ke tipe konten. Dengan melakukan hal ini, Anda bisa menerapkan kebijakan yang sama ke beberapa tipe konten dalam kumpulan situs yang tidak memiliki tipe konten induk yang sama.

Jika Anda ingin menerapkan kebijakan untuk beberapa tipe konten dalam kumpulan situs, dan Anda memiliki layanan Metadata terkelola yang dikonfigurasi, Anda bisa menggunakan penerbitan tipe konten untuk menerbitkan manajemen informasi kepolisian untuk beberapa kumpulan situs. Lihat bagian menerapkan kebijakan ke tipe konten di seluruh kumpulan situs untuk informasi selengkapnya.

  1. Navigasi ke daftar atau Pustaka yang berisi tipe konten yang ingin Anda Terapkan kebijakannya.

  2. Di pita, pilih tab pustaka atau Daftar > Pengaturan pustaka atau Pengaturan daftar.

    Di SharePoint Online, klik pengaturan dan kemudian klik pengaturan daftar atau pengaturan pustaka.

  3. Di bawah izin dan manajemen > pengaturan kebijakan manajemen informasi.
    Link kebijakan manajemen informasi pada halaman pengaturan untuk pustaka dokumen

  4. Verifikasi bahwa sumber kebijakan diatur ke Tipe konten, dan di bawah pilih Tipe konten kebijakan tipe konten yang Anda inginkan untuk menerapkan kebijakan untuk.

  5. Di bawah Tentukan kebijakan > menggunakan kebijakan kumpulan situs, dan lalu pilih kebijakan yang ingin Anda Terapkan dari daftar.

    Catatan: Jika opsi menggunakan kebijakan kumpulan situs tidak tersedia, kebijakan tidak kumpulan situs telah ditetapkan untuk kumpulan situs.

  6. Pilih OK.

    Jika daftar atau Pustaka yang sedang Anda kerjakan mendukung manajemen beberapa tipe konten, di bawah Tipe konten Anda bisa memilih tipe konten yang Anda inginkan untuk menentukan kebijakan manajemen informasi. Ini akan membawa Anda langsung ke langkah 5 di atas.

Menerapkan kebijakan seluruh kumpulan situs

Berbagi tipe konten di seluruh kumpulan situs dengan menggunakan aplikasi Layanan Metadata terkelola untuk menyiapkan penerbitan tipe konten. Penerbitan tipe konten membantu Anda mengelola konten dan metadata secara konsisten di situs Anda karena tipe konten yang dapat dibuat dan diperbarui secara terpusat, dan pembaruan bisa diterbitkan ke beberapa subscribing kumpulan situs atau aplikasi Web.

Membuat Templat dari kebijakan yang sudah ada untuk menggunakan seluruh kumpulan situs

Anda bisa menetapkan kebijakan manajemen informasi dan lalu membuat Templat dari itu untuk digunakan saat diperlukan di beberapa kumpulan situs. Metode ini bisa digunakan jika Anda ingin memiliki cadangan kebijakan informasi Anda, atau juga dapat digunakan sebagai metode alternatif untuk menggunakan penerbitan tipe konten untuk menerapkan kebijakan satu di semua kumpulan situs. Anda membuat Templat atau cadangan kebijakan dengan mengekspor kebijakan dari kumpulan situs satu lalu mengimpornya ke lokasi disimpan atau untuk kumpulan situs lain.

Penting: Jika Anda menggunakan ekspor/impor fitur sebagai cara untuk membuat kumpulan template, ingatlah bahwa ada pengidentifikasi unik di dalam file .xml kebijakan. Karena hal ini, Anda tidak bisa mengimpor kebijakan tersebut ke dalam situs lebih dari sekali tanpa mengubah pengidentifikasi unik ini.

Mengekspor kebijakan

  1. Pada halaman Beranda koleksi situs, pilih pengaturan Gerigi Pengaturan kecil yang menggantikan Pengaturan Situs. > Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Administrasi kumpulan situs > Template tipe konten.
    Link Templat kebijakan tipe konten pada halaman pengaturan situs

  3. Pilih kebijakan yang ingin Anda ekspor > gulir ke bagian bawah > ekspor.

  4. Saat diminta untuk menyimpan atau membuka file, pilih Simpan, dan lalu pilih lokasi untuk menyimpan file. Pastikan untuk memilih lokasi yang tersedia untuk kumpulan situs yang impor kebijakan.

  5. Saat dialog Unduh lengkap ditampilkan, pilih tutup.

Mengimpor kebijakan untuk kumpulan situs yang berbeda

Mengimpor kebijakan manajemen informasi memungkinkan Anda untuk menerapkan ke beberapa tipe konten di tingkat situs atau daftar dalam setiap kumpulan situs tertentu. Manfaat melakukan ini adalah dua: Anda tidak perlu menetapkan ulang dan menerapkan kebijakan pada setiap tipe konten, dan Anda bisa lebih mudah mengelola modifikasi kebijakan dengan membuat perubahan ke kebijakan di satu tempat.

  1. Pada halaman Beranda kumpulan situs yang Anda inginkan untuk menerapkan kebijakan, pilih pengaturan Gerigi Pengaturan kecil yang menggantikan Pengaturan Situs. > Pengaturan situs.

    Di situs SharePoint tersambung grup, klik pengaturan, klik Konten situs, dan lalu klik Pengaturan situs.

  2. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Administrasi kumpulan situs > Template tipe konten.

  3. Pada halaman kebijakan > impor > Telusuri untuk menemukan file XML untuk kebijakan kotak.

  4. Pilih file XML yang kebijakan telah disimpan > buka.

  5. Impor kumpulan situs kebijakan halaman > impor untuk menambahkan kebijakan ke kumpulan situs.

Kebijakan diimpor Anda sekarang akan diterapkan ke satu atau beberapa tipe konten pada tingkat situs atau daftar.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×