Membuat dan mencetak label surat untuk daftar alamat dalam Excel

Membuat dan mencetak label surat untuk daftar alamat dalam Excel

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Jika Anda ingin mengirim pengiriman untuk daftar alamat Anda mempertahankan di Microsoft Office Excel lembar kerjamassal, Anda bisa menggunakan gabungan Surat Microsoft Office Word. Proses penggabungan Surat membuat lembar label surat yang dapat Anda cetak, dan setiap label pada lembar yang berisi alamat dari daftar.

Untuk membuat dan mencetak label surat, Anda harus lebih dulu mempersiapkan data lembar kerja pada Excel, lalu gunakan Word untuk mengonfigurasi, mengatur, meninjau, dan mencetak label surat. Bila Anda ingin menggunakan label alamat untuk mengirim banyak surat sekaligus ke daftar alamat Anda, Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat lembar label alamat. Tiap label berisi satu alamat dari daftar Anda.

Proses penggabungan surat mengikuti langkah-langkah keseluruhan berikut ini:

  1. Siapkan data lembar kerja dalam Excel untuk gabungan surat    Sebelum Anda memulai proses penggabungan surat, daftar alamat Anda harus sesuai dengan struktur tabel yang disyaratkan oleh gabungan surat.

  2. Atur label untuk gabungan surat dalam Word    Anda mengatur tata letak label satu kali saja, untuk seluruh label dalam gabungan surat. Dalam gabungan surat, dokumen yang Anda gunakan untuk melakukan proses ini disebut dokumen utama. Dalam dokumen utama label, Anda juga dapat mengatur konten yang Anda ingin diulangi pada setiap label, misalnya logo perusahaan atau alamat pengiriman kembali pada label pengiriman barang.

  3. Hubungkan label ke data lembar kerja Anda    Daftar alamat Anda adalah sumber data yang akan digunakan oleh Microsoft Word dalam gabungan surat. Dalam hal ini, berupa lembar kerja Excel yang berisi alamat-alamat yang akan dicetak pada label.

  4. Sempurnakan daftar penerima surat yang Anda ingin sertakan pada label    Word menghasilkan label untuk setiap alamat dalam daftar kirim Anda. Jika Anda hanya ingin menghasilkan label untuk alamat tertentu dalam daftar kirim, Anda dapat memilih alamat atau rekaman mana saja yang akan disertakan.

  5. Tambahkan tempat penampung, yang disebut bidang gabungan surat, pada label    Saat Anda menjalankan gabungan surat, bidang gabungan surat dicocokkan dengan informasi di daftar alamat Anda.

  6. Pratinjau, selesaikan gabungan, dan cetak label    Anda bisa mempratinjau setiap label sebelum Anda mencetak keseluruhannya.

  7. Simpan label untuk digunakan lagi lain waktu   

Tips: Jika Microsoft Office Access terinstal di komputer Anda, Anda bisa sebagai gantinya mengekspor daftar alamat Anda dari Excel ke Access, dan lalu menggunakan Access untuk membuat dan mencetak label surat. Untuk informasi selengkapnya, lihat data Exchange (Salin, mengimpor, mengekspor) antara Excel dan Access dan membuat label Surat di Access.

Langkah 1: Siapkan data lembar kerja dalam Excel untuk gabungan surat

Dalam Excel, daftar alamat Anda harus sesuai dengan struktur tabel yang disyaratkan oleh gabungan surat.

  1. Pada lembar kerja, lakukan langkah berikut untuk menyusun daftar alamat:

    1. Gunakan judul kolom yang menunjukkan dengan jelas tipe data yang dimuat dalam tiap kolom.

      Tips: Sebagai contoh, gunakan judul kolom seperti Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, dan Kota daripada Kolom 1, Kolom 2, Kolom 3, dan Kolom 4.

    2. Gunakan kolom terpisah untuk setiap elemen yang Anda ingin sertakan dalam gabungan surat.

      Tips: Jika Anda menyimpan nama depan dan nama belakang dalam kolom terpisah, Anda juga dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat surat formulir yang menyebutkan nama depan setiap penerima surat. Anda juga dapat menambahkan kolom terpisah untuk gelar, misalnya Tn. atau Ny.

    3. Masukkan baris dan kolom yang berisi data saja. Jangan masukkan baris atau kolom kosong dalam daftar alamat karena daftar label yang dibuat bisa jadi terpotong karena adanya baris dan kolom kosong tersebut pada saat Anda mengatur label untuk gabungan surat dalam Word.

  2. Untuk membantu menemukan dan memilih daftar alamat selama proses gabungan surat, lakukan langkah berikut untuk menentukan nama untuk daftar alamat:

    1. Pada lembar kerja, pilih keseluruhan daftar alamat, termasuk sel-sel yang berisi judul kolom.

    2. Pada tab Rumus, dalam grup Nama yang Ditentukan, klik Tetapkan Nama.

      Gambar Pita Excel

    3. Dalam kotak Nama, ketikkan nama untuk daftar alamat, misalnya Kartu_Hari_Raya, lalu klik OK.

      Tips: Karakter pertama dalam nama harus merupakan huruf, dan Anda tidak dapat menggunakan spasi antar kata. Gunakan karakter garis bawah (_) untuk menggantikan spasi.

  3. Simpan dan tutup buku kerja.

Atas halaman

Langkah 2: Atur label untuk gabungan surat dalam Word

Cukup mengonfigurasi tata letak label satu kali untuk seluruh label dalam gabungan surat. Dalam gabungan surat, dokumen yang Anda konfigurasikan untuk tata letak dirujuk sebagai dokumen utama untuk label (atau dokumen utama label). Dalam dokumen ini, Anda juga dapat mengatur konten yang Anda ingin diulangi pada setiap label, misalnya logo perusahaan atau alamat pengiriman kembali pada label pengiriman barang.

Kemungkinan, Anda sudah memiliki paket lembar label dari salah satu penyuplai lembar label, misalnya Avery, AOne, atau Formtec. Setiap lembar label memiliki ukuran tertentu dan berisi sejumlah label tertentu dengan dimensi spesifik.

Untuk mengonfigurasi dokumen utama label, cocokkan dimensinya dengan dimensi label pada lembar kerja yang Anda ingin gunakan.

  1. Mulai Word.

    Secara default, dokumen kosong terbuka. Biarkan terbuka. Jika Anda menutupnya, perintah dalam langkah berikutnya tidak tersedia.

  2. Pada tab Surat, di grup Mulai Gabungan Surat, klik Mulai Gabungan Surat.

    Pita Office 2010

  3. Klik Label.

  4. Dalam kotak dialog Opsi Label, Anda harus menentukan beberapa pilihan.

    Kotak dialog Opsi Label

    1. Tipe printer yang Anda gunakan untuk mencetak label.

    2. Pemasok yang memproduksi lembar label Anda.

    3. Jumlah yang sesuai dengan jumlah produk terdaftar pada paket lembar label Anda.

  5. Di bawah Informasi printer, klik tipe printer yang Anda akan gunakan untuk mencetak label.

  6. Pada daftar Label vendor, klik nama perusahaan pembuat lembar label yang Anda gunakan.

  7. Pada daftar Nomor produk, klik jumlah produk yang terdaftar pada kotak lembar label.

    Nomor produk lembar label saya tidak cocok dengan salah satu pilihan dalam kotak dialog Opsi Label .

    Anda masih bisa mencetak label Anda. Anda hanya harus melakukan beberapa mengkustomisasi.

    1. Ukur label pada lembar yang Anda miliki, dan catat pengukuran tersebut serta berapa banyak label yang dapat dimuat dalam satu lembar.

      Catatan: Ukur label dengan teliti. Ukuran label aktual bisa jadi lebih kecil daripada ukuran yang disebutkan oleh pembuat label. Sebagai contoh, label 1x2 inci bisa jadi tingginya 15/16 inci dan lebarnya 1 15/16 inci.

    2. Pada daftar Nomor produk, pilih tipe label yang sama ukurannya dengan label Anda.

      Jika Anda tidak melihat tipe label yang Anda inginkan dalam kotak Nomor produk, Anda dapat menggunakan yang lainnya pada label terdaftar, atau membuat ukuran label baru.

    3. Klik Detail, lalu bandingkan dimensi label dan jumlah label per lembar (untuk label yang dicetak menggunakan printer laser dan ink-jet) atau jumlah kolom pada formulir label (untuk label yang dicetak menggunakan printer titik-matriks).

    4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

      • Jika ukuran dan tata letak label sesuai dengan label yang Anda miliki, gunakan label terpilih.

      • Jika dimensi dan tata letak tidak cocok dengan label Anda, klik Batalkan, dan lanjutkan ke langkah 5.

    5. Pada kotak dialog Opsi Label, klik tipe printer (bisa Printer umpan berkelanjutan atau Printer halaman), lalu klik Label Baru.

    6. Ketikkan nama dalam kotak Nama label, pilih tinggi, lebar, margin, dan opsi lain untuk label Anda, dan klik OK.

    Label baru akan tampil dalam kategori Lainnya/Kustom. Di lain waktu, jika Anda menggunakan label kustom Anda, pastikan untuk memilih Lainnya/Kustom dalam daftar Label vendor.

  8. Setelah memilih opsi label yang Anda inginkan, klik OK.

    Word membuat dokumen yang menggunakan tabel untuk menata letak label. Jika Anda tidak melihat garis-garis pemisah label pada tata letak, klik tab Tata Letak di bawah Alat Tabel, lalu di grup Tabel, klik Tampilkan Garis Kisi.

Menghentikan dan melanjutkan gabungan surat

Jika Anda harus berhenti mengerjakan gabungan surat, Anda dapat menyimpan dokumen utama label yang sedang Anda kerjakan dan melanjutkan gabungan tersebut nanti. Word menyimpan sumber data dan informasi bidang dalam dokumen yang Anda simpan. Jika Anda menggunakan panel tugas Gabungan Surat saat berhenti mengerjakan gabungan, Word akan kembali ke tempat sebelumnya pada panel tugas saat Anda melanjutkan gabungan.

  1. Bila Anda sudah siap melanjutkan gabungan, buka dokumen utama label yang sudah Anda simpan.

    Word akan menampilkan kotak pesan yang meminta Anda mengonfirmasi bahwa Anda ingin membuka dokumen dan menjalankan perintah SQL (perintah SQL menghubungkan Word ke file sumber Excel Anda).

  2. Klik Ya untuk menghubungkan ke file sumber Excel dan membuka kembali daftar alamat Anda.

    Teks dokumen utama label Anda, beserta bidang apa pun yang Anda sisipkan, akan ditampilkan.

  3. Klik tab Surat, dan lanjutkan pekerjaan Anda.

Atas halaman

Langkah 3: Hubungkan label ke data lembar kerja Anda

Untuk menggabungkan informasi alamat ke dalam label, Anda harus menghubungkan label ke lembar kerja yang berisi daftar alamat Anda.

  1. Jika ini pertama kalinya Anda menghubungkan ke lembar kerja, ikuti langkah berikut:

    1. Pada menu File, klik Opsi.

    2. Klik Tingkat Lanjut.

    3. Gulir ke bagian Umum, lalu pilih kotak centang Konfirmasi konversi format file saat buka.

    4. Klik OK.

  2. Dengan dokumen utama gabungan Surat terbuka, di grup mulai gabungan Surat pada tab surat-menyurat , klik Pilih Penerima, dan lalu klik Gunakan daftar yang ada.

    Pita Office 2010

  3. Temukan lembar kerja Excel pada kotak dialog Pilih Sumber Data, lalu klik ganda.

  4. Dalam kotak dialog Konfirmasi Data sumber , klik Lembar kerja MS Excel via DDE (*.xls), dan lalu klik OK.

    Catatan: Jika Anda tidak melihat Lembar kerja MS Excel via DDE (*.xls) dalam daftar, pilih kotak centang Perlihatkan semua .

  5. Dalam kotak dialog Microsoft Office Excel, untuk Rentang sel atau bernama, pilih rentang sel atau lembar kerja yang berisi informasi yang Anda ingin gabungkan, lalu klik OK.

Catatan: Kini label sudah terhubung dengan data lembar kerja, namun lembar label masih kosong. Jika diperlukan, Anda dapat menentukan daftar penerima surat seperti yang dijelaskan dalam langkah 4, atau mulai menempatkan label dengan tempat penampung untuk informasi alamat, seperti yang dijelaskan dalam langkah 5.

Atas halaman

Langkah 4: Sempurnakan daftar penerima surat yang Anda ingin sertakan pada label

Word menghasilkan label untuk setiap alamat dalam daftar kirim Anda. Jika Anda hanya ingin menghasilkan label untuk alamat-alamat tertentu dalam daftar kirim, Anda dapat memilih alamat (rekaman) mana saja yang akan disertakan.

Untuk mempersempit daftar penerima surat atau menggunakan subkumpulan rekaman dalam file data Anda, lakukan hal berikut:

  1. Pada tab Surat, di grup Mulai Gabungan Surat, klik Edit Daftar Penerima.

    Pita Office 2010

  2. Pada kotak dialog Penerima Gabungan Surat, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Pilih rekaman individual    Metode ini paling berguna jika daftar Anda pendek. Pilih kotak centang di samping penerima surat yang Anda ingin sertakan, dan kosongkan kotak centang di samping penerima surat yang Anda ingin kecualikan.

      Tips: Jika Anda tahu bahwa Anda ingin menyertakan hanya beberapa rekaman dalam gabungan, Anda dapat mengosongkan kotak centang pada baris header, lalu memilih rekaman yang Anda inginkan saja. Begitu juga, jika Anda ingin menyertakan sebagian besar pilihan dalam daftar, pilih kotak centang pada baris header, lalu kosongkan kotak centang untuk rekaman yang Anda tidak ingin sertakan.

    • Urutkan rekaman    Klik judul kolom yang ingin Anda urutkan. Word mengurutkan daftar dalam urutan alfabet naik (dari A ke Z). Klik judul kolom lagi untuk mengurutkan daftar dalam urutan alfabet menurun (Z ke A).

      Untuk menentukan opsi pengurutan tingkat lanjut, klik Urutkan di bawah Perbaiki daftar penerima, lalu pilih pilihan pengurutan Anda pada tab Urutkan Rekaman dalam kotak dialog Filter dan Urutkan. Sebagai contoh, Anda dapat menentukan bahwa alamat penerima surat harus diurutkan secara alfabetis menurut nama belakang dalam tiap kode pos, dan kode pos tersebut dicatat dalam urutan numerik.

    • Filter rekaman    Metode ini berguna jika daftar berisi rekaman yang Anda tidak ingin lihat atau sertakan dalam gabungan. Setelah Anda memfilter daftar, Anda bisa memilih atau mengosongkan kotak centang untuk menyertakan atau tidak menyertakan rekaman spesifik.

      Untuk memfilter rekaman, lakukan hal berikut:

      1. Di bawah Perbaiki daftar penerima, klik Filter.

      2. Pada tab Filter Rekaman dalam kotak dialog Opsi Kueri, pilih kriteria yang Anda ingin gunakan untuk memfilter rekaman Anda.

        Sebagai contoh, untuk membuat label khusus alamat-alamat di Australia, klik Negara atau Kawasan dalam daftar Bidang, dan Sama dengan dalam daftar Perbandingan, serta Australia dalam daftar Bandingkan dengan.

      3. Untuk lebih memperjelas filter, klik Dan atau Atau, lalu pilih kriteria lebih lanjut.

        Sebagai contoh, untuk membuat label khusus bagi bisnis yang bertempat di Munich, Anda menentukan rekaman yang bidang Kota berisi Munich dan bidang Nama Perusahaan tidak kosong. Jika Anda menggunakan Atau, bukan Dan, dalam filter ini, gabungan surat Anda akan menyertakan semua alamat Munich di samping seluruh alamat yang menyertakan nama perusahaan terlepas dari kota.

Jika Anda telah menginstal perangkat lunak validasi alamat pada komputer, Anda dapat mengklik Validasi alamat dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat untuk memvalidasi alamat-alamat penerima surat Anda.

Atas halaman

Langkah 5: Tambahkan tempat penampung (bidang gabungan surat) pada label

Setelah menghubungkan label dengan daftar alamat, Anda siap untuk menambahkan tempat penampung yang mengindikasikan di mana alamat akan muncul pada setiap label. Anda juga dapat mengetikkan teks yang Anda ingin diulangi pada setiap label, misalnya logo perusahaan atau alamat pengiriman kembali pada label pengiriman barang.

Tempat penampung alamat ini disebut bidang gabungan surat. Saat Anda menjalankan gabungan surat, bidang gabungan surat dicocokkan dengan informasi di daftar alamat Anda. Bidang gabungan surat pada Word sesuai dengan header kolom pada lembar kerja Excel Anda.

File data dengan kolom (kategori) dan baris (catatan)

1. Kolom dalam file data mewakili kategori informasi. Bidang gabungan surat yang Anda tambahkan pada label merupakan tempat penampung bagi kategori ini.

2. Baris dalam file data mewakili kategori informasi. Word memberi label untuk setiap rekaman saat Anda melakukan gabungan surat.

Dengan cara menempatkan bidang gabungan surat pada label asli yang dikonfigurasikan dalam dokumen utama label, Anda mengindikasikan bahwa Anda menginginkan kategori informasi tertentu, misalnya nama atau alamat, untuk ditampilkan pada lokasi tersebut.

Bidang yang disisipkan dalam dokumen Word

Catatan: Saat Anda menyisipkan bidang gabungan surat ke dalam dokumen utama label, nama bidang selalu diapit oleh tanda chevron (« »). Chevron tidak akan tampak pada label akhir — tanda ini hanya membantu Anda untuk membedakan antara bidang dan teks biasa dalam dokumen utama label.

Apa yang terjadi saat Anda menggabungkan   

Saat Anda menjalankan gabungan surat, informasi dari baris pertama dalam file data menggantikan bidang dalam label pertama. Selanjutnya, informasi dari baris kedua dalam file data menggantikan bidang dalam label kedua, dst.

Menggabungkan informasi dari data file ke dalam label

Bekerja menggunakan bidang: Contoh   

Saat Anda mendesain label, Anda dapat menautkan judul kolom mana pun dari file data Anda ke bidang dalam sebuah label.

Sebagai contoh, Anda memiliki daftar kirim untuk pelanggan koran berkala Anda, dan file data Anda mencakup kolom, disebut TanggalKedaluwarsa, yang menyimpan tanggal kedaluwarsa tiap langganan. Jika Anda menyisipkan bidang «TanggalKedaluwarsa» dalam dokumen utama label sebelum menjalankan gabungan, masing-masing pelanggan akan dapat melihat tanggal kedaluwarsa masa langganan pada label surat mereka.

Anda dapat mengombinasikan bidang dan memisahkannya dengan tanda seru. Sebagai contoh, untuk membuat alamat, Anda dapat mengonfigurasi bidang-bidang dalam dokumen utama label sebagai berikut:

«Nama Depan» «Nama Belakang»

«Alamat Jalan»

«Kota», «Negara Bagian» «Kode Pos»

Untuk berbagai kombinasi yang sering Anda gunakan, misalnya blok alamat dan baris salam, Word menyediakan bidang paduan yang mengelompokkan sejumlah bidang menjadi satu. Sebagai contoh, bidang Blok Alamat merupakan kombinasi beberapa bidang, termasuk nama depan, nama belakang, alamat jalan, kota, dan kode pos.

Elemen dalam bidang Blok Alamat

Anda dapat mengkustomisasi konten dalam setiap bidang paduan ini. Sebagai contoh, dalam alamat tersebut, Anda ingin memilih format nama formal (Tn. Roger Harui). Dalam baris salam, Anda mungkin lebih suka menggunakan "Kepada," bukan "Yth."

Memetakan bidang gabungan surat pada file data Anda   

Untuk memastikan bahwa Word dapat menemukan kolom dalam file data Anda yang sepadan dengan setiap elemen alamat, Anda mungkin perlu memetakan bidang gabungan surat dalam Word ke kolom pada lembar kerja Excel Anda.

Untuk memetakan bidang, klik Cocokkan Bidang pada grup Tulis & Sisipkan Bidang di tab Surat.

Pita Office 2010

Kotak dialog Cocokkan Bidang akan muncul.

Kotak dialog Cocokkan Bidang

Elemen alamat tercantum pada sisi kiri. Judul kolom dari file data Anda tercantum di sisi kanan.

Word mencari kolom yang paling cocok untuk setiap elemen. Seperti yang digambarkan oleh grafik, Word secara otomatis mencocokkan kolom Judul pada file data dengan Gelar Kehormatan, namun Word tidak dapat mencocokkan elemen-elemen lain, misalnya Nama Tengah.

Dalam daftar di sisi kanan, Anda dapat memilih kolom dari file data Anda yang cocok dengan elemen di sisi kiri. Tidak apa-apa jika Pengidentifikasi Unik dan Nama Tengah tidak sepadan, berhubung label gabungan surat tidak perlu menggunakan setiap bidang. Jika Anda menambahkan bidang yang tidak berisi data dari file data Anda, bidang tersebut akan muncul dalam dokumen gabungan sebagai tempat penampung kosong — biasanya berupa baris kosong atau blok spasi kosong.

Tipe konten dan menambahkan tempat penampung, atau bidang   

  1. Dalam label awal yang Anda atur (dalam dokumen utama label), ketikkan konten apa pun yang Anda ingin tampilkan pada setiap label.

    Untuk menambahkan gambar, misalnya logo, klik Gambar pada grup Ilustrasi di tab Sisipkan.

  2. Klik di tempat Anda ingin menyisipkan bidang.

  3. Gunakan grup Tulis & Sisipkan Bidang pada tab Surat.

    Pita Office 2010

  4. Tambahkan salah satu hal berikut ini:

    Blok alamat dengan nama, alamat, dan informasi lain

    1. Klik Blok Alamat.

    2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih elemen alamat yang Anda ingin sertakan dan format yang Anda ingin aplikasikan, lalu klik OK.

    3. Jika kotak dialog Cocokkan Bidang muncul, ini berarti Word tidak dapat menemukan sebagian informasi yang diperlukannya untuk menyelesaikan blok alamat. Klik panah di samping (tidak cocok), lalu pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk melakukan gabungan surat.

    Bidang individual

    Anda dapat menyisipkan informasi dari bidang individual, misalnya nama depan, nomor telepon, atau jumlah kontribusi dari beberapa penyandang dana. Untuk menambahkan bidang dengan cepat dari file data Anda ke dokumen utama label, klik panah di samping Sisipkan Bidang Gabungan, lalu klik nama bidang.

    Untuk menyisipkan bidang pilihan lain pada dokumen, lakukan hal berikut:

    1. Pada tab Surat, di grup Tulis & Sisipkan Bidang, klik Sisipkan Bidang Gabungan.

    2. Dalam kotak dialog Sisipkan Bidang Gabungan, lakukan salah satu hal berikut ini:

      • Untuk memilih bidang alamat yang akan disesuaikan secara otomatis ke bidang dalam sumber data Anda, sekalipun nama bidang tersebut tidak sama dengan nama bidang di Word, klik Bidang Alamat.

      • Untuk memilih bidang yang selalu mengambil data secara langsung dari kolom dalam file data Anda, klik Bidang Database.

    3. Dalam kotak Bidang, klik bidang yang Anda inginkan.

    4. Klik Sisipkan, kemudian klik Tutup.

    5. Jika kotak dialog Cocokkan Bidang muncul, ini berarti Word tidak dapat menemukan sebagian informasi yang diperlukannya untuk menyisipkan ke bidang. Klik panah di samping (tidak cocok), lalu pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk melakukan gabungan surat.

      Catatan: Jika Anda menyisipkan bidang dari daftar Bidang Database lalu berpindah ke sumber data yang tidak berisi kolom dengan nama yang sama, Word tidak akan dapat menyisipkan bidang informasi tersebut ke dalam dokumen yang digabungkan.

    Bidang kustom dari kontak Microsoft Office Outlook

    Satu-satunya cara untuk menyertakan bidang kontak kustom dalam dokumen utama Anda adalah dengan memulai gabungan surat dari Outlook. Pertama-tama, atur tampilan kontak Anda dengan bidang yang Anda ingin gunakan dalam gabungan. Lalu, mulai proses penggabungan surat. Setelah memilih pengaturan yang Anda inginkan, Word akan memulai secara otomatis, dan Anda dapat menyelesaikan penggabungan.

    Mengatur tampilan kontak Anda, yang menyertakan bidang kustom

    1. Dalam Kontak Outlook, pada tab Tampilan, klik Ubah Tampilan, lalu klik Daftar.

    2. Klik kanan judul kolom, lalu klik Pemilih Bidang pada menu pintasan.

    3. Dalam daftar turun ke bawah pada bagian paling atas kotak dialog Pemilih Bidang, pilih Bidang yang ditentukan-pengguna dalam folder.

    4. Seret bidang yang Anda ingin tambahkan dari kotak dialog ke judul kolom. Panah kecil merah membantu Anda menempatkan bidang tersebut di lokasi yang Anda inginkan.
      menyeret bidang kustom dari pemilih bidang ke tampilan folder kontak

      Catatan: Anda dapat menambahkan bidang baru dalam kotak dialog Pemilih Bidang dengan mengklik Baru di bagian bawah.

    5. Setelah Anda menambahkan seluruh bidang kustom Anda ke tampilan, tutup kotak dialog Pemilih Bidang.

    6. Untuk menghapus bidang yang Anda tidak ingin sertakan dalam gabungan surat, klik nama bidang dalam judul kolom pada tampilan Daftar, lalu seret keluar dari judul kolom.

      Menjalankan gabungan surat dari Outlook

    7. Di kontak Outlook, pilih kontak individual dengan menahan SHIFT dan mengklik untuk memilih rentang atau dengan menahan CTRL dan mengklik untuk memilih individu. Jika Anda ingin menyertakan semua kontak yang saat ini terlihat di tampilan, klik kontak.

    8. Di tab Beranda, klik Gabungan Surat.

    9. Jika Anda memilih kontak-kontak individual untuk disertakan dalam gabungan surat, klik Hanya kontak terpilih. Jika Anda ingin menyertakan semua kontak yang tampak saat ini dalam tampilan, klik Semua kontak dalam tampilan saat ini.

    10. Jika Anda mengonfigurasi tampilan Daftar sehingga tepat menampilkan bidang-bidang yang Anda ingin gunakan dalam gabungan surat, klik Bidang kontak dalam tampilan saat ini. Jika tidak, klik Semua bidang kontak untuk menjadikan semua bidang kontak tersedia dalam gabungan surat.

    11. Jika Anda ingin membuat dokumen utama baru untuk gabungan surat, klik Dokumen baru. Jika tidak, klik Dokumen yang Ada, lalu klik Telusuri untuk menemukan dokumen untuk digunakan sebagai dokumen utama.

    12. Jika Anda ingin menyimpan kontak dan bidang yang Anda pilih agar dapat digunakan kembali, pilih kotak centang File permanen, lalu klik Telusuri untuk menyimpan file. Data selanjutnya disimpan dalam dokumen Word sebagai data terbatas-koma.

    13. Di bawah Tipe dokumen, klik Label Surat.

    14. Klik OK. Saat dokumen terbuka dalam Word, pada tab Surat di grup Tulis & Sisipkan Bidang, klik panah di samping Sisipkan Bidang Gabungan, lalu klik bidang yang Anda ingin tambahkan pada dokumen utama label.

  5. Setelah selesai mengatur label pertama sesuai keinginan Anda, pada grup Tulis & Sisipkan Bidang, klik Perbarui Label.

    Word akan menggandakan tata letak label pertama ke seluruh label yang lain.

  • Anda tidak dapat mengetikkan karakter bidang gabungan («« »») secara manual atau menggunakan perintah Simbol pada menu Sisipkan dalam Word. Anda harus menggunakan gabungan surat.

  • Jika bidang gabungan muncul di dalam kurung kurawal, seperti kota {MERGEFIELD}, Word menampilkan kode bidang bukan hasil bidang. Ini tidak mempengaruhi gabungan surat, tapi jika Anda ingin menampilkan hasil sebagai gantinya, klik kanan kode bidang, dan lalu klik Tombol kode bidang.

Memformat data yang digabungkan   

Program database dan lembar kerja, seperti Access dan Excel, menyimpan informasi yang Anda ketikkan dalam sel sebagai data mentah. Pemformatan, misalnya font dan warna, yang Anda aplikasikan pada Access atau Excel, tidak disimpan bersama data mentah. Saat Anda menggabungkan informasi dari file data ke dalam dokumen Word, Anda menggabungkan data mentah tanpa pemformatan yang diaplikasikan.

Untuk memformat data dalam dokumen, pilih bidang gabungan surat dan lakukan pemformatan seperti Anda biasa memformat teks. Pastikan bahwa pilihan tersebut menyertakan karakter chevron (« ») yang mengapit bidang.

Atas halaman

Langkah 6: Pratinjau dan cetak label

Setelah menambahkan bidang ke label awal yang Anda konfigurasikan dalam dokumen utama label, Anda siap melakukan pratinjau hasil penggabungan surat. Setelah puas dengan pratinjau, selesaikan penggabungan surat dan cetak label. Selanjutnya, Anda dapat menyimpan dokumen utama label untuk kebutuhan lain waktu.

Pratinjau gabungan surat

Anda dapat mempratinjau label Anda dan membuat perubahan sebelum menyelesaikan gabungan surat sepenuhnya.

Untuk mempratinjau, lakukan salah satu hal berikut ini dalam grup Hasil Pratinjau di tab Surat:

Gambar Pita Word

  • Klik Hasil Pratinjau.

  • Lihat setiap label dengan mengklik tombol Rekaman Berikutnya dan Rekaman Sebelumnya pada grup Hasil Pratinjau di tab Surat.

  • Pratinjau dokumen label tertentu dengan mengklik Temukan Penerima.

Catatan: Klik Edit Daftar Penerima pada grup Mulai Gabungan Surat di tab Surat untuk membuka kotak dialog Penerima Gabungan Surat, di mana Anda dapat memfilter daftar atau menghapus penerima surat dari gabungan jika Anda menemukan rekaman yang tidak ingin Anda sertakan.

Gambar Pita Word

Catatan: Word menggunakan tabel untuk mengatur tata letak lembar label pada halaman. Selagi menelusuri label, rekaman aktif ditampilkan pada sel pertama dalam tabel, sementara rekaman berikutnya ditampilkan dalam sel selanjutnya.

Selesaikan gabungan surat

Untuk mencetak label, lakukan hal berikut:

  1. Pada tab Surat, di grup Selesai, klik Selesaikan & Gabungkan, lalu klik Cetak Dokumen.

    Gambar Pita Word

  2. Anda dapat memilih untuk mencetak seluruh set label, hanya label yang saat ini terlihat, atau subkumpulan spesifik label.

Untuk mengubah label individual, lakukan hal berikut:

  • Pada tab Surat, di grup Selesai, klik Selesaikan & Gabungkan, lalu klik Edit Dokumen Individual.

    Gambar Pita Word

  • Anda dapat memilih untuk mengedit keseluruhan set label, hanya label yang saat ini terlihat, atau subkumpulan spesifik label. Word menyimpan label yang Anda ingin edit dalam file terpisah.

Atas halaman

Langkah 7: Simpan label untuk digunakan lagi lain waktu

Ingat bahwa label tergabung yang Anda simpan itu terpisah dari label awal yang Anda konfigurasi dalam dokumen utama label. Sebaiknya, simpan dokumen utama label itu sendiri jika Anda berencana untuk menggunakannya untuk gabungan surat lainnya.

Saat Anda menyimpan dokumen utama label, Anda juga menyimpan koneksinya ke file data. Di lain waktu, saat Anda membuka dokumen utama label, Word akan menanyakan apakah Anda ingin memilih untuk kembali menggabungkan informasi dari file data ke dokumen utama label atau tidak.

  • Klik Ya untuk membuka dokumen dengan informasi dari rekaman pertama yang digabungkan.

  • Klik Tidak untuk membuat Word memutuskan koneksi antara dokumen utama label dan file data, memformat ulang dokumen utama label sebagai dokumen Word standar, dan mengganti bidang dengan informasi unik dari rekaman pertama.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×