Membuat dan mencetak label menggunakan gabungan surat

Membuat dan mencetak label menggunakan gabungan surat

Jika ingin menggunakan label untuk mengirim surat massal kepada orang-orang dalam daftar alamat, Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat sebuah lembar yang berisi label alamat. Setiap label akan berisi alamat dari daftar Anda. Anda juga dapat membuat dan mencetak label tanpa menggunakan gabungan surat.

Catatan: Jika ingin melakukan penggabungan surat langsung pada amplop, lihat Gabungan surat dengan amplop.

Tiga file dalam proses penggabungan surat, yang merupakan dokumen utama plus milis yang menghasilkan kumpulan pesan email atau surat, amplop, atau label.

Berikut dokumen yang diperlukan dalam membuat dan mencetak label menggunakan proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama Anda
    Ini adalah dokumen yang digunakan untuk menyiapkan tata letak label dalam gabungan surat. Anda juga dapat menyiapkan konten apa pun yang ingin dicantumkan di setiap label, seperti logo perusahaan atau alamat pengirim di label pengiriman.

  • Milis Anda
    Milis merupakan sumber data yang Word gunakan dalam gabungan surat. Ini adalah file yang berisi alamat yang akan dicetak pada label.

Ketika menggabungkan kedua dokumen tersebut, Anda akan mendapatkan label alamat.

Langkah 1: Siapkan daftar milis

Milis dapat berupa lembar bentang Excel, direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Word mengambil informasi dari data dalam milis guna menyusun alamat untuk label.

Langkah 2: Siapkan dokumen utama untuk label

  1. Di Word, pilih File > Baru > Dokumen Kosong.

  2. Di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Label.

    Klik Mulai Gabungan Surat dan pilih Label guna membuat lembar label yang akan digabungkan.

  3. Dalam kotak dialog Opsi Label, di bawah Informasi Label, pilih pemasok label dalam daftar Vendor label.

    Opsi nomor produk dan vendor label

  4. Pada daftar Nomor produk, pilih nomor yang sesuai dengan nomor produk pada kemasan label Anda.

    Catatan: Jika menggunakan printer umpan-berlanjut, Anda akan memiliki daftar nomor produk yang berbeda. Pastikan untuk memilih Printer umpan-berlanjut di bawah Informasi printer untuk melihat daftar yang relevan.

  5. Pilih OK.

    Dokumen akan menampilkan dimensi dan bentuk label pilihan Anda. Jika tidak, di tab Tata Letak, dalam grup Tabel, pilih Tampilkan Garis Kisi.

    Halaman yang berisi label kosong di Word 2016

Langkah 3: Tautkan milis Anda ke label

  1. Di tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, klik Pilih Penerima, lalu pilih salah satu opsi berikut:

    Perintah Ketik Daftar Baru

    • Jika Anda tidak memiliki milis, pilih Ketik Daftar Baru lalu buat milis.

      atau

    • Jika milis Anda berada di lembar bentang Excel, database Access, atau tipe file data lainnya, pilih Gunakan Daftar Yang Ada, lalu telusuri daftar Anda dan pilih Buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook, pilih Pilih dari Kontak Outlook.

  2. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Guna membuat label untuk seluruh milis Anda, lakukan "Langkah 4: Tambahkan alamat ke label."

      atau

    • Guna membuat label untuk beberapa nama saja dalam daftar Anda, di tab Surat, pilih Edit Daftar Penerima.

      Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Edit Daftar Penerima.

  3. Dalam kotak Penerima Gabungan Surat, pilih nama yang ingin ditambahkan ke label.

    Pilih baris dengan mencentang kotak

    Catatan: Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk mempermudah pencarian nama dan alamat.

Langkah 4: Tambahkan alamat ke label

Blok alamat adalah bidang gabungan surat. Juga dikenal sebagai placeholder, bidang gabungan digunakan untuk menandai lokasi tempat Anda ingin alamat muncul pada label.

Tips: Jika ingin menambahkan gambar, misalnya logo, pada label dan ingin agar gambar muncul sebelum blok alamat, Anda disarankan untuk melakukannya sekarang. Ikuti panduan dalam subbagian "Menambahkan gambar ke label" dari Langkah 4.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pada tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih format untuk nama penerima yang akan muncul di label.

    Opsi blok alamat

    Catatan: Pilih Pratinjau Hasil, lalu pilih tombol data Berikutnya Tombol data berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau tombol data Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk menelusuri catatan di sumber data dan melihat bagaimana alamat akan ditampilkan pada label.

  3. Pilih OK.

    Tips: Untuk mengubah cara blok alamat diratakan pada label, pilih blok alamat, lalu di tab Beranda, dalam grup Paragraf, pilih Rata Kiri, Tengah, Rata Kanan, atau Rata Kanan Kiri.

  4. Dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Perbarui Label untuk menerapkan perubahan ke setiap label.

    Klik tombol Perbarui Label pada Pita untuk menerapkan perubahan di seluruh lembar label.

    Catatan: Jika tidak melihat alamat, pilih Pratinjau Hasil.


Menambahkan gambar ke label

Anda dapat menyisipkan gambar, misalnya logo, pada label. Setelah disisipkan, Anda dapat mengubah ukuran, format, dan gaya gambar tersebut.

  1. Setelah memilih format label dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, letakkan kursor di sebelah kiri kode bidang «BlokAlamat».

    Di Opsi Tata Letak, Anda dapat Memosisikan gambar dengan memilih Persegi atau Ketat.

  2. Di tab Sisipkan, pilih Gambar, temukan dan pilih file yang diinginkan, lalu pilih Sisipkan.

  3. Jika perlu, lakukan salah satu hal berikut untuk menyesuaikan gambar:

    • Ubah ukuran (pilih handel), ubah orientasi (pilih putar), atau pindahkan (seret) gambar secara manual.

      atau

    • Pilih Opsi Tata Letak Tombol Opsi Tata Letak dan bekerja dengan salah satu opsi yang tersedia.

  4. Pilih Surat > Perbarui Label untuk melihat gambar di setiap label.

Untuk tips tentang bekerja dengan gambar, lihat Menyisipkan gambar di Office 2013 dan Office 2016.


Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan Word menemukan nama dan alamat dalam milis Anda.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Sesuaikan Bidang.

  2. Dalam kotak Cocokkan Bidang, kolom di sebelah kiri adalah nama bidang yang digunakan Word dalam Blok Alamat. Kolom di sebelah kanan memungkinkan Anda mencocokkan bidang di sumber data dengan nama bidang tersebut. Verifikasi bahwa nama bidang yang muncul di sisi kiri sesuai dengan nama judul kolom untuk data dalam milis, sehingga Word dapat mencantumkan data yang benar di tempat yang tepat pada label.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang
  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama memperlihatkan judul kolom kustom yang digunakan untuk rekaman di sumber data milis Anda, jangan lakukan apa pun.

      atau

    • Jika (tidak sesuai) muncul di nama bidang yang ingin disesuaikan dengan judul kolom di sumber data, pilih panah menurun, kemudian pilih nama bidang di sumber data milis Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.

Langkah 5: Pratinjau dan cetak label

Lakukan pemeriksaan terakhir sebelum mencetak label.

  1. Di tab Surat, pilih Pratinjau Hasil.

    Di Word, di tab Surat, grup Pratinjau Hasil.

  2. Pilih tombol data Berikutnya Tombol data berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau tombol data Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk memastikan bahwa nama dan alamat pada semua label benar.

    Tips:  Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekam Pertama Tombol data pertama untuk hasil pratinjau gabungan surat , dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekam Terakhir Tombol data terakhir untuk hasil pratinjau gabungan surat .

  3. Pilih Selesai & Gabungkan > Cetak Dokumen.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Selesai & Gabungkan serta opsinya.

Langkah 6: Simpan dokumen label

Ketika menyimpan dokumen gabungan surat, dokumen tersebut tetap terhubung dengan milis sehingga Anda dapat menggunakannya untuk surat massal selanjutnya. Pada saat berikutnya Anda membuka dokumen gabungan surat, pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan sambungan.

Guna mengubah alamat untuk label dalam dokumen gabungan surat

  • Buka dokumen gabungan surat untuk label, lalu pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan memilih alamat tertentu.

Lihat juga

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang gabungan surat Word yang belum kami jawab di sini?

Posting pertanyaan dalam forum komunitas Word

Bantu kami menyempurnakan Word

Apakah Anda memiliki saran tentang bagaimana kami dapat menyempurnakan gabungan surat (atau fitur lain) dari Word? Jika demikian, silakan kunjungi User Voice Worddan beri tahu kami!

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×