Membuat dan mencetak surat menggunakan gabungan surat di Word 2016 untuk Mac

Jika memiliki email massal untuk dikirimkan ke orang-orang dalam milis, Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat kumpulan surat yang dipersonalisasi. Setiap surat yang dihasilkan memiliki tata letak, pemformatan, teks, dan grafik yang sama. Hanya bagian surat tertentu yang akan berbeda dan dipersonalisasi.

Terdapat tiga file yang dilibatkan dalam membuat dan mencetak surat menggunakan proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang identik untuk setiap versi dokumen yang digabungkan. Isi surat adalah contoh konten yang identik.

  • Milis Anda
    Dokumen ini berisi data yang digunakan untuk mengisi informasi dalam surat. Milis memiliki nama, misalnya, sedangkan dokumen utama merupakan surat yang akan dikirim ke nama-nama dalam daftar tersebut.

  • Dokumen gabungan
    Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen utama dan milis. Gabungan surat mengambil informasi dari milis dan memasukkannya ke dalam dokumen utama Anda sehingga informasi menjadi dipersonalisasi untuk setiap orang.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat dan mencetak surat personalisasi dengan gabungan surat.

Sebelum memulai proses penggabungan surat, persiapkan surat Anda. Jika ingin memberi tahu orang-orang tentang acara mendatang, misalnya, sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara tersebut. Hal tersebut biasanya menjadi detail penting bagi semua penerima surat Anda.

  1. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Surat.

    surat formulir

  2. Di Word, ketikkan isi surat yang ingin dikirimkan kepada semua orang.

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Milis dapat berupa lembar bentang Excel, direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Milis berisi data yang digunakan sebagai sumber informasi oleh Word ketika menulis surat Anda.

Tips

  • Jika tidak memiliki milis, Anda dapat membuatnya saat menggabungkan surat. Sebelum memulai proses penggabungan surat, kumpulkan semua data, lalu tambahkan ke sumber data Anda.

  • Jika menggunakan lembar bentang Excel, pastikan kolom untuk kode pos diformat sebagai teks sehingga angka nol tetap dicantumkan.

  • Jika ingin menggunakan kontak Outlook, pastikan Outlook ditetapkan sebagai program email default Anda. Untuk melakukan hal ini, buka Email Apple, dan pada menu Email, pilih Preferensi. Pada tab Umum, di samping Pembaca email default, pilih Microsoft Outlook

  • Anda juga dapat menggunakan kontak Apple, pastikan bahwa email Apple adalah program email default Anda.

  • Gunakan database FileMake pro sebagai sumber data untuk penggabungan surat.

  1. Pada tab Surat, pilih Pilih Penerima, kemudian klik sebuah opsi.

    Pada tab Surat, Pilih Penerima disorot dengan daftar opsi

    Pilih

    Untuk

    Buat Daftar Baru

    Memulai daftar alamat baru selagi menyiapkan gabungan surat

    Gunakan Daftar yang Sudah Ada

    Menggunakan lembar bentang Excel, atau tipe file data lain sebagai daftar alamat Anda

    Pilih dari Kontak Outlook

    Memilih nama langsung dari kontak Outlookuntuk daftar alamat

    Kontak Apple

    Memilih nama langsung dari Buku Alamat Apple untuk daftar alamat

    FileMaker Pro

    Mengimpor data dari database FileMaker Pro

  2. Jika memilih Buat Daftar Baru, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Dalam kotak dialog Edit Bidang Daftar, Word secara otomatis membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika ingin menambahkan bidang baru, seperti bidang pesan, tambahkan sekarang sehingga Anda dapat mengisinya nanti saat mengetikkan entri. Pada Nama bidang baru, ketikkan nama bidang yang ingin ditambahkan, lalu pilih tanda plus (+).

      Tips:  Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin dipindahkan, lalu gunakan panah atas atau bawah untuk memindahkan bidang ke urutan yang diinginkan dalam daftar.

    2. Setelah semua bidang disiapkan seperti yang Anda inginkan, pilih Buat untuk membuat daftar.

  3. Jika memilih Gunakan Daftar yang Ada, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Telusuri ke file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

    2. Jika memilih untuk membuka lembar bentang Excel, dalam kotak dialog Buka Buku Kerja, pilih lembar yang ingin digunakan, dan kosongkan Rentang Sel agar menggunakan seluruh lembar bentang, atau masukkan rentang sel untuk data yang ingin digunakan, kemudian pilih OK.

  4. Jika Anda memilih Pilih dari Kontak Outlook atau Kontak Apple, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

    2. Untuk kontak Outlook, dalam kotak dialog Opsi Kueri, di samping Urutkan penerima gabungan surat menurut, pilih Data lengkap. Dalam daftar kontak, pilih kontak yang ingin Anda kirimi email massal, lalu pilih OK.

    3. Untuk kontak Apple, dalam kotak dialog Opsi Kueri, di bawah Kontak Grup Apple, pilih grup yang ingin Anda kirimi email massal, kemudian pilih OK.

    4. Untuk Database FileMaker Pro, pilih file database dalam kotak dialog Pilih Database FileMaker Pro untuk digunakan sebagai Sumber Data kemudian pilih Buka

  1. Pada tab Surat, pilih Sisipkan Bidang Gabung dan pilih bidang yang ingin ditambahkan.

    Pada tab Surat, Sisipkan Bidang Gabungan disorot

    Terus tambahkan bidang hingga semua informasi yang diinginkan telah ditambahkan pada surat.

  2. Format bidang dalam surat agar tampilannya sesuai keinginan Anda untuk seluruh amplop. Misalnya, sertakan spasi di antara bidang Nama Depan dan Belakang kemudian tekan Return untuk memulai baris baru bagi bidang Alamat.

    Tips: Untuk mengurutkan daftar penerima atau menghapus penerima, pada tab Surat, pilih Filter Penerima, kemudian pilih Urutkan Data atau Filter Data. Setelah selesai, pilih OK.

  1. Pada tab Surat, pilih Pratinjau Hasil untuk melihat tampilan hasil surat Anda nantinya. Gunakan panah kiri dan kanan pada tab Surat untuk menelusuri setiap surat.

    Pada tab Surat, Pratinjau Hasil disorot

  2. Untuk membuat perubahan pemformatan lainnya, pilih Pratinjau Hasil lagi, yang memungkinkan Anda menambahkan atau menghapus bidang gabungan.

  3. Jika tampilan surat sudah sesuai keinginan, pada tab Surat, pilih Selesai & Gabung > Cetak Dokumen untuk menyelesaikan proses penggabungan surat.

    Pada tab Surat, opsi Selesai & Gabung serta Cetak Dokumen disorot

    Tips: Jika ingin meninjau dan memperbarui setiap surat secara individual sebelum mencetaknya, pada tab Surat, pilih Selesai & Gabung > Edit Dokumen Individual. Setelah selesai, klik File > Cetak untuk mencetak amplop.

Ketika disimpan, dokumen gabungan surat akan tetap terhubung dengan milis sehingga Anda dapat menggunakannya untuk surat massal selanjutnya.

Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan sambungan.

Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan surat

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan memilih alamat tertentu.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×