Membuat dan memperbarui kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

Apa yang ingin Anda lakukan?

• Sebelum Anda mulai

• Memahami contoh penggunaan kolom data eksternal

• Membuat kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

• Memperbarui kolom data eksternal

• Me-refresh kolom data eksternal

Sebelum Anda mulai

Bekerja dengan data eksternal memerlukan sejumlah tugas prasyarat untuk memungkinkan akses yang aman ke data. Informasi berikut dapat membantu Anda merencanakan langkah berikutnya. Juga, jika Anda mengalami masalah saat mencoba bekerja dengan data eksternal, informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah tersebut. Untuk mengakses data eksternal, Anda atau administrator harus melakukan hal berikut ini:

Menyiapkan sumber data eksternal    Seorang administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke data tersebut dan bahwa data tidak jatuh ke tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.

Layanan dan akun SharePoint mengonfigurasi    Administrator harus mengaktifkan layanan konektivitas Data bisnis dan layanan penyimpanan aman.

Mengonfigurasi Layanan Penyimpanan Aman    Seorang administrator harus melakukan hal berikut: menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.

Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis    Seorang administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal mempunyai izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis dan bahwa pengguna yang sesuai mempunyai akses ke tipe konten eksternal yang menjadi basis bagi daftar eksternal.

Membuat tipe konten eksternal    Seorang pengguna harus menentukan tipe konten eksternal yang berisi informasi tentang koneksi, akses, metode operasi, kolom, filter, dan metadata lainnya yang digunakan untuk mendapatkan kembali data dari sumber data eksternal.

Atas halaman

Memahami contoh penggunaan kolom data eksternal

Bagian berikut menguraikan beberapa penggunaan praktis untuk penambahan kolom data eksternal ke daftar atau pustaka.

Informasi kontak dan kontrak pelanggan    Anda mempunyai pustaka dokumen yang berisi kontrak pelanggan. Namun, semua informasi pelanggan Anda tersimpan dalam aplikasi Lini-Bisnis (seperti SAP atau Microsoft CRM) yang mempunyai sumber data di luar produk SharePoint. Anda ingin melacak kontrak pelanggan dalam pustaka dokumen, namun pastikan informasi pelanggan terkait telah diperbarui dan bukan duplikat. Anda dapat melakukannya dengan menambahkan satu atau beberapa kolom data eksternal untuk mengaitkan nama pelanggan yang sesuai dan nomor teleponnya dengan setiap kontrak yang tersimpan dalam pustaka. Kolom data eksternal memudahkan dalam memasukkan atau memperbarui informasi yang benar dan secara otomatis mendapatkan kembali informasi pelanggan dari sumber data eksternal. Dalam skenario, Anda juga dapat membuat dokumen Word terstruktur yang mendorong nilai-nilai kolom data eksternal ke dokumen Word sehingga Anda dapat mengedit nilai-nilai dalam Panel Informasi Dokumen atau dengan menggunakan kontrol konten di Word.

Data dasar produk beserta gambar    Anda telah membuat pustaka gambar berisi foto produk yang dijual oleh organisasi Anda. Anda menambahkan kolom data eksternal ke pustaka yang mengakses nama produk, kode produk, dan harga terbaru dari database eksternal. Namun, Anda memastikan bila tipe konten eksternal telah dibuat, data eksternal itu akan bersifat baca-saja. Aturan dan proses perusahaan Anda mengharuskan segala perubahan pada informasi produk dilakukan melalui sistem database. Namun sekarang makin banyak orang di organisasi Anda yang dengan mudah dapat melihat semua informasi produk umum dalam satu tampilan pustaka.

Atas halaman

Membuat kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

1. Navigasikan ke situs SharePoint, lalu navigasikan ke daftar atau pustaka.

   Catatan:  Anda tidak bisa menambahkan kolom data eksternal ke daftar eksternal.

2. Klik Daftar atau Pustaka > Pengaturan Daftar atau Pengaturan Pustaka.

3. Di bagian Kolom, klik Buat Kolom.

4. Masukkan nama kolom, seperti Pelanggan, lalu di bawah Tipe Kolom, klik Data Eksternal.

5. Pada Tipe Konten Eksternal, klik Pemilih Tipe Konten Eksternal, lalu pilih item yang sesuai dari daftar tipe konten eksternal, sebagai contoh, CustomerCRM.

6. Putuskan cara Anda ingin menangani tindakan yang ditetapkan untuk tipe konten eksternal dengan melakukan salah satu atau beberapa berikut ini:

   • Untuk menampilkan menu satu atau beberapa tindakan, klik Tampilkan menu tindakan.

   • Untuk membuat kolom data eksternal menjalankan tindakan default saat dipilih, klik Tautkan kolom ini ke Tindakan Default tipe konten eksternal.

7. Pada Tambahkan kolom untuk memperlihatkan setiap bidang tambahan ini, klik Pilih semua bidang atau pilih salah satu atau beberapa nama bidang spesifik, misalnya CustomerName dan PhoneNumber.

Atas halaman

Memperbarui kolom data eksternal

1. Arahkan ke situs SharePoint, lalu arahkan ke daftar atau pustaka.

2. Tambahkan atau edit item dalam daftar, atau properti pustaka dokumen.

3. Dalam kotak teks kolom data eksternal, sebagai contoh, nama pelanggan, klik Pemilih Item Data Eksternal.

   Penulis tipe konten eksternal perlu menetapkan cara kerja Pemilih Item Data Eksternal dengan memilih bidang identitas yang sesuai dan membuat satu atau beberapa bidang agar Anda dapat dengan cepat menemukan nilai yang benar. Jika tidak demikian halnya, hubungi penulis tipe konten eksternal atau administrator Anda untuk minta bantuan.

4. Dalam kotak dialog, pilih entri yang sesuai, sebagai contoh Nancy Davolio, lalu klik OK.

Data diperbarui dalam daftar eksternal dan sumber data eksternal.

Atas halaman

Me-refresh kolom data eksternal

Karena alasan kinerja, data dalam kolom data eksternal disinggahkan di server atau layanan dan mungkin tidak menampilkan nilai terbaru dari sistem data eksternal. Untuk memastikan bahwa data eksternal yang ditampilkan adalah yang terbaru, Anda dapat me-refresh kolom data eksternal. Namun, berhati-hatilah melakukan operasi refresh karena mungkin perlu waktu lama, bergantung pada cara penyiapan data eksternal.

1. Arahkan ke situs SharePoint, lalu arahkan ke daftar atau pustaka.

2. Pada header kolom data eksternal, klik Refresh.

3. Pada halaman Refresh, putuskan apakah Anda ingin me-refresh folder saat ini saja, atau folder saat ini dan semua subfoldernya.

4. Klik OK.

Atas halaman