Membuat aturan Pengatur Konten untuk merutekan dokumen

Membuat aturan Pengatur Konten untuk merutekan dokumen

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Untuk menentukan cara merutekan dokumen, Pengatur Konten menggunakan aturan yang Anda buat. Aturan berdasarkan kombinasi tipe konten dan metadata.

Artikel ini menguraikan cara membuat aturan untuk mengatur dan merutekan dokumen atau rekaman. Situs perusahaan SharePoint dapat diaktifkan untuk perutean dokumen.

Penting: Terlebih dahulu Anda harus mengaktifkan fitur Pengatur Konten dan mengonfigurasi pengaturnya untuk merutekan rekaman. Temukan informasi selengkapnya tentang cara mengonfigurasi Pengatur Konten di bagian Lihat Juga.

Di artikel ini

Sebelum Anda membuat aturan: Langkah pertama

Memahami cara perutean dokumen

Membuat aturan untuk merutekan dokumen

Sebelum Anda membuat aturan: Langkah pertama

Ada sejumlah langkah penting yang harus Anda ikuti sebelum membuat aturan untuk merutekan dokumen.

  1. Aktifkan fitur Pengatur Konten.

  2. Buat pustaka dan folder yang Anda inginkan untuk merutekan dokumen. Anda mungkin perlu membuat folder untuk setiap tipe dokumen yang Anda rutekan. Sebagai contoh, buat pustaka hanya untuk rekaman e-mail atau lembar bentang Excel. Untuk mempelajari tentang cara membuat pustaka, lihat link di bagian Lihat Juga.

  3. Tipe konten harus dikaitkan dengan dokumen yang akan dirutekan. Di dalamnya, tipe konten dapat berupa bagian dari kriteria yang menentukan lokasi akhir penyimpanan dokumen.

Atas Halaman

Memahami cara perutean dokumen

Dokumen dapat dirutekan ke sebuah pustaka atau folder dalam situs Pusat Rekaman atau jenis situs SharePoint lainnya. Pustaka Penempatan, yang secara otomatis dibuat bila Anda mengaktifkan fitur Pengatur Konten, berfungsi sebagai lokasi default. Proses perutean dokumen terdiri dari sejumlah elemen:

  • Pustaka dan folder target    Konten pengurus atau manajer rekaman secara manual membuat pustaka dan folder di mana dokumen harus dirutekan, dan menjadikan Pustaka ini sebagai pustaka target.

  • Tipe konten situs    Setiap dokumen harus memiliki tipe konten, dan pengguna yang bisa menambahkan tipe konten situs yang tepat secara manual ke pustaka target.

  • Pustaka penempatan    Dokumen yang tidak cocok dengan aturan, atau yang hilang diperlukan metadata yang dikirim ke pustaka penempatan sehingga pengguna bisa memasukkan metadata yang diperlukan. Atau, Anda bisa mengonfigurasi pengatur konten sehingga semua dokumen yang telah diunggah sementara dirutekan ke pustaka penempatan.

  • Daftar aturan dokumen    Ini adalah kumpulan semua aturan perutean. Pengurus konten atau manjer rekaman mengunjungi daftar ini untuk mengelola, dan melihat aturan perutean.

Diagram berikut memperlihatkan cara merutekan dokumen dan pesan email berdasarkan kriteria rapat yang spesifik, dan cara mengembalikan dokumen yang kehilangan informasinya ke Pustaka Penempatan.

Perutean dokumen menggunakan pengatur konten. Memperlihatkan sejumlah sumber, dan memperlihatkan dok yang kehilangan metadata yang dikembalikan ke Pustaka Penempatan.

Atas Halaman

Membuat aturan untuk merutekan dokumen

Untuk setiap tipe rekaman yang Anda tambahkan ke daftar Perutean Rekaman, Anda menentukan deskripsi dan judul rekaman. Anda juga menentukan lokasi dalam situs untuk menyimpan rekaman. Untuk memastikan bahwa semua rekaman yang relevan dirutekan ke lokasi yang sesuai, Anda dapat menentukan nama alternatif untuk tipe rekaman.

Catatan: Anda setidaknya harus mempunyai izin Pemilik Situs untuk membuat aturan merutekan dokumen.

  1. Arahkan ke situs yang ingin Anda buatkan aturan Pengatur Kontennya.

  2. Pada panel Luncurkan Cepat, klik Selengkapnya… untuk melihat opsi Konten Situs.

  3. Dari baris menu Aplikasi, klik Pengaturan.

  4. Pada halaman Pengaturan Situs, pada bagian Administrasi Situs, klik Aturan Pengatur Konten.

  5. Pada halaman Aturan Pengatur Konten, klik tambah dalam Klik untuk menambahkan item baru.

  6. Di bagian Nama Aturan, ketikkan nama yang menguraikan kondisi dan tindakan aturan.

  7. Di bagian Status dan Prioritas Aturan, pilih Aktif untuk menerapkan aturan pada konten yang masuk. Kemudian, pilih prioritas yang akan menentukan cara merutekan konten jika sesuai dengan lebih dari satu aturan Pengatur Konten.
    Jika Anda tidak ingin aturan ini diterapkan pada konten yang masuk, pilih Nonaktif.

  8. Di bagian Tipe Konten Pengiriman, kaitkan aturan dengan tipe konten. Dengan melakukan hal ini, pengiriman ke pengatur akan diberi label dengan tipe konten yang dipilih dan properti yang digunakan dalam kondisi aturan yang diidentifikasi.

    • Pilih grup konten yang sesuai. Grup yang Anda pilih menentukan tipe konten yang dapat Anda pilih dari di langkah berikutnya.

    • Pilih tipe konten yang sesuai.

    • Jika tipe konten yang Anda pilih memiliki nama yang berbeda di situs SharePoint lain, pilih kotak centang di bawah nama alternatif . Lalu ketik nama yang digunakan pada situs tersebut di bidang yang tersedia, dan klikTambahkan. Nama untuk tipe konten alternatif muncul dalam daftar di bawah.

  9. Di bagian Kondisi, pilih kondisi yang harus dipenuhi properti pengiriman tersebut untuk aturan. Anda mungkin, sebagai contoh, ingin aturan diterapkan pada semua dokumen yang berisi kata “budget” dalam judulnya. Anda dapat menambahkan kondisi lainnya dengan mengklik link Tambahkan kondisi lain.

    Catatan: Properti yang tersedia dari daftar turun bawah properti berbeda-beda berdasarkan tipe konten yang Anda pilih di langkah 6.

  10. Di bagian Lokasi Target, ketikkan atau cari lokasi untuk menempatkan konten yang sesuai dengan aturan. Pilih kotak centang Buat folder secara otomatis untuk mengelompokkan dokumen serupa dalam folder. Sebagai contoh, jika Anda mempunyai properti yang mencantumkan semua dokumen untuk proyek di organisasi Anda, Anda dapat memaksa pengatur untuk membuat folder terpisah untuk setiap proyek.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×