Membuat Pusat Rekaman

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Pusat rekaman dimaksudkan untuk berfungsi sebagai penyimpanan pusat di mana organisasi bisa menyimpan dan mengelola semua catatan seperti hukum atau keuangan. Pusat rekaman mendukung seluruh rekaman manajemen proses, dari kumpulan catatan melalui manajemen rekaman untuk disposisi catatan.

Templat situs Pusat rekaman serupa ke situs SharePoint lainnya yang berfungsi sebagai penyimpanan umum untuk dokumen dan memungkinkan kolaborasi antara pengguna situs. Templat situs Pusat rekaman, namun, adalah situs dikonfigurasi dirancang khusus untuk membantu organisasi menerapkan program manajemen dan penyimpanan rekaman mereka. Pembuatan versi, pengauditan, manajemen metadata, eDiscovery, dan perutean catatan yang dapat dikustomisasi adalah fitur bawaan yang bisa membantu Anda mengelola rekaman lebih efektif.

Contoh alur kerja untuk menyimpan rekaman

Catatan: SharePoint juga menyediakan kemampuan untuk mengelola rekaman "di tempat." Dengan manajemen rekaman di tempat, Anda bisa menggunakan fitur yang tersedia di pusat rekaman, seperti penerapan kebijakan manajemen informasi, perutean, dan tahan, mengelola catatan di situs apa pun.

Atas halaman

Menetapkan paket manajemen rekaman

Di bagian tingkat tertinggi, ada dua langkah utama yang terlibat dalam mendesain situs Pusat rekaman untuk menerapkan manajemen rekaman program:

  1. Organisasi harus mengembangkan strategi manajemen rekaman dan formal catatan manajemen paket. Ini merupakan upaya kolaboratif yang melibatkan koordinasi manajer rekaman, para petugas kepatuhan, profesional TI dan pekerja informasi.

  2. Organisasi lalu harus mengonfigurasi satu atau beberapa situs Pusat rekaman untuk melaksanakan rencananya manajemen rekaman.

Bagian di bawah kerangka elemen utama yang terlibat dalam setiap langkah-langkah ini.

Perencanaan manajemen rekaman

Sebelum organisasi bisa mengonfigurasi situs Pusat rekaman sebagai solusi manajemen rekaman tersebut, itu akan mengembangkan paket formal untuk strategi manajemen rekaman. Elemen tertentu paket manajemen formal catatan mungkin menjadi unik untuk masing-masing organisasi atau perusahaan. Namun, semua catatan manajemen paket yang menyertakan dokumen dan proses berikut ini:

Rencana file      Rencana file menguraikan jenis dokumen atau item yang organisasi mengetahui sebagai catatan bisnis resmi. Menunjukkan tempat Catatan ini disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari lainnya. Paket file yang berfungsi sebagai kumpulan komprehensif kebijakan, proses, dan panduan untuk membuat, menyimpan dan mengelola catatan. Rencana file harus mencakup semua catatan, terlepas dari media, termasuk kertas, blog, wiki, email, dan file elektronik. Juga harus menentukan bagaimana setiap catatan diklasifikasikan, aman, dan pada akhirnya rusak. Ini juga harus menyertakan pertimbangan khusus kategori dari catatan, seperti rahasia, Vital, rahasia dagang atau hak istimewa catatan. Akhirnya, paket file harus menentukan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengelola setiap tipe catatan.

Catatan pustaka    pustaka catatan sudah dasarnya pustaka dokumen yang Anda buat untuk mengklasifikasikan dan menyimpan catatan penting. Anda membuat pustaka rekaman untuk setiap tipe catatan yang ingin Anda Pertahankan. Catatan secara otomatis dirutekan ke pustaka sesuai berdasarkan pengaturan yang dikonfigurasi dalam pengatur konten.

Tipe konten    Anda membuat tipe konten untuk menentukan tipe catatan yang dibutuhkan oleh organisasi Anda untuk menyimpan dan mengidentifikasi setiap properti yang unik untuk setiap tipe catatan. Dengan menetapkan tipe konten untuk jenis catatan tertentu, organisasi Anda dapat memastikan bahwa setiap grup tersebut konten dikelola dengan cara yang konsisten. Dokumen Office, PDF, TIFFs (dipindai gambar), email, percakapan pesan instan, video, dan catatan fisik bisa semua baris dan disimpan dengan tipe konten yang Anda buat. Setiap catatan yang disebut "kontrak," misalnya, akan diperlakukan sama cara dan dengan cara yang konsisten dalam SharePoint catatan sistem manajemen. Menggunakan tipe konten untuk mengklasifikasikan dan menyimpan rekaman adalah metode alternatif untuk menggunakan pustaka catatan.

Penyimpanan jadwal    Jadwal Penyimpanan menentukan berapa lama setiap tipe catatan di paket file harus dipertahankan (periode penyimpanan) dan proses untuk membuang ketika mencapai akhir periode ini (proses disposisi). Panduan di Jadwal Penyimpanan biasanya didasarkan pada persyaratan hukum, risiko ke organisasi, dan kebutuhan bisnis. Selain itu, Jadwal Penyimpanan biasanya menguraikan kemungkinan manajemen risiko yang menentukan periode penyimpanan untuk setiap tipe catatan.

Kepatuhan persyaratan dokumen    Dokumen persyaratan kepatuhan menetapkan aturan untuk sistem yang TI untuk manajemen rekaman harus mematuhi, kapabilitas mereka harus, dan jenis pengawasan mereka harus dukungan untuk memastikan.

  • Proses resmi untuk menangguhkan disposisi catatan      Proses ini, yang sering disebut penangguhan, detail bagaimana organisasi menunda disposisi catatan saat terjadi kejadian seperti litigasi, audit, atau investigasi.

  • Sistem memantau dan cara menangani catatan      Untuk memastikan bahwa karyawan pengarsipan, mengakses, dan mengelola catatan menurut ditetapkan kebijakan dan proses, catatan manajemen program harus proses atau sistem memantau dan penanganan catatan.

Atas halaman

Mengonfigurasi situs Pusat rekaman

Setelah organisasi terlibat dalam detail perencanaan manajemen rekaman dan mengembangkan formal paket untuk manajemen rekaman, bisa membuat dan mengonfigurasikan situs Pusat rekaman untuk membantu melaksanakan program ini.

Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut untuk mengonfigurasi situs Pusat rekaman:

  1. Membuat catatan pustaka atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file.

    • Kami menyarankan Anda membuat satu catatan pustaka untuk setiap tipe konten dalam paket catatan Anda.

    • Saat catatan dikirimkan pusat rekaman, mereka dirutekan ke relevan daftar atau pustaka.

  2. Membuat kolom untuk pustaka dokumen yang relevan, daftar, atau tipe konten untuk berisi dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file.

  3. Menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe catatan di situs Pusat rekaman. Kebijakan ini harus mencerminkan periode penyimpanan dan persyaratan pengauditan yang ditentukan di organisasi Anda file paket dan penyimpanan jadwal.

  4. Mengonfigurasi pengatur konten untuk merutekan setiap tipe rekaman ke lokasi yang sesuai. Saat catatan dikirimkan ke situs Pusat rekaman, baik secara manual atau secara terprogram, aplikasi menggunakan fitur ini untuk menentukan cara mengklasifikasikan catatan dalam situs Pusat rekaman dan tempat untuk mengirimnya.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×