Membatasi input data menggunakan aturan validasi

Membatasi input data menggunakan aturan validasi

Anda dapat memeriksa atau memvalidasi data di database desktop Access ketika memasukkannya dengan menggunakan aturan validasi. Terdapat tiga tipe aturan validasi di Access:

  • Aturan Validasi Bidang   Anda dapat menggunakan aturan validasi untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi oleh semua nilai bidang yang valid. Misalnya, bidang tanggal mungkin memiliki aturan validasi yang tidak mengizinkan nilai di masa lalu.

  • Aturan Validasi Data   Anda dapat menggunakan aturan validasi untuk menentukan kondisi yang harus dipenuhi oleh semua data yang valid. Misalnya, data dengan dua bidang tanggal mungkin mengharuskan bahwa nilai dari satu bidang selalu mendahului nilai dari bidang lain (misalnya, TanggalMulai sebelum TanggalBerakhir).

  • Validasi pada formulir   Anda dapat menggunakan properti Aturan Validasi dari sebuah kontrol pada formulir untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi oleh semua input nilai pada kontrol tersebut. Properti kontrol Aturan Validasi berfungsi seperti Aturan Validasi Bidang.

    Catatan: Artikel ini tidak berlaku untuk Access web app, jenis database yang didesain dengan Access dan diterbitkan secara online.

Dalam artikel ini

Gambaran Umum

Tipe aturan validasi

Di mana Anda bisa menggunakan aturan validasi

Apa yang bisa Anda letakkan dalam aturan validasi

Menambahkan aturan validasi ke tabel

Membuat aturan validasi bidang

Membuat pesan untuk menampilkan input bidang yang tidak valid

Membuat aturan validasi rekaman

Membuat pesan untuk menampilkan input rekaman yang tidak valid

Menguji data yang sudah ada terhadap aturan validasi baru

Menambahkan aturan validasi ke kontrol pada formulir

Membuat aturan validasi untuk kontrol

Referensi aturan validasi

Contoh aturan validasi dan teks validasi

Contoh sintaks untuk operator aturan validasi umum

Menggunakan karakter wildcard dalam aturan validasi

Gambaran umum

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan aturan validasi dan teks validasi dalam bidang tabel dan kontrol formulir. Aturan validasi adalah satu cara untuk membatasi input dalam bidang tabel atau kontrol (seperti kotak teks) pada formulir. Teks validasi memungkinkan Anda menyediakan pesan untuk membantu pengguna yang memasukkan data yang tidak valid.

Ketika data dimasukkan, Access memeriksa untuk melihat apakah input melanggar aturan validasi- jika ya, input tidak diterima dan Access menampilkan sebuah pesan.

Access menyediakan sejumlah cara untuk membatasi input:

  • Tipe data   Setiap bidang tabel memiliki tipe data yang membatasi input pengguna. Misalnya, bidang Tanggal/Waktu hanya menerima tanggal dan waktu, bidang Mata Uang hanya menerima data keuangan, dan seterusnya.

  • Properti bidang   Beberapa properti bidang membatasi input data. Misalnya, properti Ukuran Bidang dari sebuah bidang membatasi input dengan membatasi jumlah data.

    Anda juga dapat menggunakan properti Aturan Validasi untuk meminta nilai tertentu, dan properti Teks Validasi untuk memperingatkan pengguna tentang adanya kesalahan apa pun. Misalnya, memasukkan aturan seperti >100 And <1000 dalam properti Aturan Validasi mengharuskan pengguna untuk memasukkan nilai antara 100 dan 1.000. Aturan seperti [TanggalBerakhir]>=[TanggalMulai] mengharuskan pengguna untuk memasukkan tanggal berakhir yang terjadi pada waktu yang sama dengan atau setelah tanggal mulai. Memasukkan teks seperti "Masukkan nilai antara 100 dan 1.000" atau "Masukkan tanggal berakhir yang sama dengan atau setelah tanggal mulai" dalam properti Teks Validasi akan memberi tahu pengguna ketika mereka melakukan kesalahan dan cara memperbaikinya.

  • Masker input   Anda dapat menggunakan masker input untuk memvalidasi data dengan mengharuskan pengguna untuk memasukkan nilai dengan cara khusus. Misalnya, masker input dapat mengharuskan pengguna untuk memasukkan tanggal dalam format Eropa, seperti 2007.04.14.

Anda bisa menggunakan metode validasi data ini sendiri atau dikombinasikan satu sama lain. Tipe data tidak opsional, dan menyediakan sebagian besar tipe dasar dari validasi data.

Untuk informasi selengkapnya tentang tipe data, ukuran bidang, dan masker input, lihat artikel Pengantar tipe data dan properti bidang.

Tipe aturan validasi

Anda bisa membuat dua tipe dasar dari aturan validasi:

  • Aturan validasi bidang   Gunakan aturan validasi bidang untuk memeriksa nilai yang dimasukkan dalam bidang ketika meninggalkan bidang. Misalnya, Anda memiliki bidang Tanggal, lalu memasukkan >=#01/01/2010# dalam properti Aturan Validasibidang tersebut. Aturan kini akan mengharuskan pengguna untuk memasukkan tanggal yang sama dengan atau setelah 1 Januari 2010. Jika Anda memasukkan data sebelum 2010 lalu mencoba menempatkan fokus pada bidang lain, Access akan mencegah Anda meninggalkan bidang saat ini hingga masalah tersebut diperbaiki.

  • Aturan validasi data   Gunakan aturan validasi data untuk mengontrol kapan Anda dapat menyimpan data (satu baris dalam tabel). Tidak seperti aturan validasi bidang, aturan validasi data merujuk pada bidang lain dalam tabel yang sama. Buat aturan validasi data ketika perlu memeriksa nilai dalam satu bidang terhadap nilai dalam bidang lainnya. Misalnya, bisnis Anda harus mengirimkan produk dalam waktu 30 hari dan, jika produk tidak dikirimkan dalam jangka waktu tersebut, sebagian dari harga pembelian harus dikembalikan kepada pelanggan. Anda dapat menentukan aturan validasi data seperti [TanggalDiwajibkan]<=[TanggalPemesanan]+30 untuk memastikan bahwa seseorang tidak memasukkan tanggal pengiriman (nilai dalam bidang TanggalDiwajibkan) melebihi tanggal yang ditentukan.

Jika sintaks untuk aturan validasi terlihat tidak jelas, lihat bagian Apa yang bisa Anda letakkan dalam aturan validasi untuk penjelasan dari sintaks dan beberapa contoh aturan validasi.

Di mana Anda bisa menggunakan aturan validasi

Anda bisa menentukan aturan validasi untuk bidang tabel dan untuk kontrol terhadap formulir. Ketika Anda menentukan aturan untuk tabel, aturan tersebut diterapkan ketika Anda mengimpor data. Untuk menambahkan aturan validasi ke tabel, bukalah tabel dan gunakan perintah pada tab Bidang dari pita. Untuk menambahkan aturan validasi ke formulir, bukalah formulir di tampilan Tata Letak dan menambahkan aturan ke properti kontrol individual.

Langkah-langkah di bagian Menambahkan aturan validasi ke tabel menjelaskan bagaimana cara menambah aturan validasi ke bidang tabel. Langkah-langkah di bagian Menambahkan aturan validasi ke kontrol pada formulir, selanjutnya di artikel ini, menjelaskan bagaimana cara menambah aturan ke properti dalam kontrol individual.

Yang dapat Anda masukkan dalam aturan validasi

Aturan validasi dapat berisi ekspresi, yaitu fungsi yang mengembalikan nilai tunggal. Anda dapat menggunakan ekspresi untuk melakukan penghitungan, bekerja dengan karakter, atau menguji data. Ekspresi aturan validasi akan menguji data. Misalnya, ekspresi dapat memeriksa serangkaian nilai, seperti "Tokyo" Or "Moskwa" Or "Paris" Or "Helsinki". Ekspresi juga dapat menjalankan operasi matematika. Misalnya, ekspresi <100 mengharuskan pengguna untuk memasukkan nilai yang kurang dari 100. Ekspresi ([TanggalPemesanan] - [TanggalPengiriman]) akan menghitung jumlah hari yang berlalu antara waktu pemesanan dan waktu pengiriman.

Untuk informasi selengkapnya tentang ekspresi, lihat artikel Menyusun ekspresi.

Atas Halaman

Menambahkan aturan validasi ke tabel

Anda bisa menambahkan aturan validasi bidang dan/atau aturan validasi rekaman. Aturan validasi bidang memeriksa input untuk bidang, dan diterapkan ketika fokus meninggalkan bidang. Aturan validasi rekaman memeriksa input untuk satu bidang atau lebih yang diterapkan ketika fokus meninggalkan rekaman. Biasanya, aturan validasi membandingkan nilai dari dua bidang atau lebih.

Catatan: Tipe bidang berikut tidak mendukung aturan validasi:

  • AutoNumber

  • Objek OLE

  • Lampiran

  • ReplicationID

Membuat aturan validasi bidang

  1. Pilih bidang yang ingin Anda validasi.

  2. Pada tab Bidang, di grup Validasi Bidang, klik Validasi, lalu klik Aturan Validasi Bidang.

  3. Menggunakan Penyusun Ekspresi untuk membuat aturan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan Penyusun Ekspresi, lihat artikel Menggunakan Penyusun Ekspresi.

Membuat pesan untuk menampilkan input bidang yang tidak valid

  1. Pilih bidang yang memerlukan pesan untuk input yang tidak valid. Bidang tersebut semestinya sudah mempunyai aturan validasi.

  2. Pada tab Bidang, di grup Validasi Bidang, klik Validasi, lalu klik Pesan Validasi Bidang.

  3. Masukkan pesan yang sesuai. Misalnya, jika aturan validasinya >10, tuliskan pesan seperti “Masukkan nilai kurang dari 10.”

Untuk mendapatkan beberapa contoh aturan dan pesan validasi bidang, lihat bagian Referensi aturan validasi.

Membuat aturan validasi rekaman

  1. Buka tabel yang Anda inginkan untuk memvalidasi rekaman.

  2. Pada tab Bidang, di grup Validasi Bidang klik Validasi, lalu klik Aturan Validasi Rekaman.

  3. Menggunakan Penyusun Ekspresi untuk membuat aturan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan Penyusun Ekspresi, lihat artikel Menggunakan Penyusun Ekspresi.

Membuat pesan untuk menampilkan input rekaman yang tidak valid

  1. Membuka tabel yang memerlukan pesan untuk input yang tidak valid. Tabel harus sudah mempunyai aturan validasi rekaman.

  2. Pada tab Bidang, di grup Validasi Bidang, klik Validasi, lalu klik Pesan Validasi Rekaman.

  3. Masukkan pesan yang sesuai. Misalnya, jika aturan validasinya [TanggalMulai]<[TanggalBerakhir], tuliskan pesan seperti “TanggalMulai harus sebelum TanggalBerakhir.”

Atas Halaman

Menguji data yang sudah ada terhadap aturan validasi baru

Jika Anda menambahkan aturan validasi ke tabel yang sudah ada, Anda mungkin ingin menguji aturan untuk melihat apakah data yang sudah ada tidak valid.

Catatan:  Prosedur berikut ini hanya berfungsi dengan tabel database desktop.

  1. Membuka tabel yang ingin Anda uji di Tampilan Desain.

    Pada tab Desain, di grup Alat, klik Uji Aturan Validasi.

  2. Klik Ya untuk menutup pesan peringatan dan memulai pengujian.

  3. Jika diperintahkan untuk menyimpan tabel Anda, klik Ya.

  4. Anda mungkin melihat berbagai pesan peringatan lain ketika Anda melanjutkan. Bacalah instruksi dalam setiap pesan, lalu klik Ya atau Tidak, secara benar, untuk menyelesaikan atau menghentikan pengujian.

Atas Halaman

Menambahkan aturan validasi pada kontrol di formulir

Anda dapat menggunakan properti Aturan Validasi dan properti Teks Validasi dari kontrol formulir untuk memvalidasi data yang diinput ke kontrol tersebut serta untuk membantu pengguna yang menginput data tidak valid.

Tips:  Jika Anda membuat sebuah formulir secara otomatis dari tabel dengan menggunakan salah satu perintah Formulir dari pita, setiap validasi untuk bidang dalam tabel yang mendasarinya diwariskan oleh kontrol yang terkait pada formulir.

Kontrol bisa mempunyai aturan validasi berbeda dari bidang tabel tempat kontrol terikat. Ini berguna jika Anda ingin formulir menjadi lebih terbatas daripada tabel. Aturan formulir diterapkan, kemudian aturan tabel diterapkan. Jika tabel menjadi lebih terbatas daripada formulir, aturan yang ditentukan untuk bidang tabel diutamakan. Jika aturan sama eksklusifnya, aturan tersebut mencegah Anda memasukkan data apa pun.

Sebagai contoh, anggaplah Anda menerapkan aturan berikut pada bidang tanggal dalam tabel

<#01/01/2010#

Namun ketika Anda menerapkan aturan ini pada kontrol formulir yang terikat ke bidang tanggal:

>=#01/01/2010#

Bidang tanggal sekarang meminta nilai yang lebih awal dari tahun 2010, namun kontrol formulir mengharuskan data tahun itu atau setelahnya, dengan demikian mencegah Anda memasukkan data apa pun.

Membuat aturan validasi untuk kontrol

  1. Klik kanan formulir yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Tata Letak.

  2. Klik kanan kontrol yang ingin Anda ubah, lalu klik Properti untuk membuka lembar properti untuk kontrol.

  3. Klik tab Semua, lalu masukkan aturan validasi Anda dalam kotak properti Aturan Validasi.

    Tips:  Klik tombol Susun untuk memulai Penyusun Ekspresi.

    Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan Penyusun Ekspresi, lihat artikel Menggunakan Penyusun Ekspresi.

  4. Masukkan pesan dalam kotak properti Teks Validasi.

Atas Halaman

Referensi aturan validasi

Aturan validasi menggunakan sintaks ekspresi Access. Untuk informasi selengkapnya tentang ekspresi, lihat artikel Pengantar ekspresi.

Contoh aturan validasi dan teks validasi

Aturan validasi

Teks validasi

<>0

Masukkan nilai selain nol.

>=0

Nilai harus nol atau lebih besar.

-atau-

Anda harus memasukkan nomor positif.

0 atau >100

Nilai harus 0 atau lebih besar dari 100.

BETWEEN 0 AND 1

Masukkan nilai dengan tanda persen. (Untuk digunakan dengan bidang yang menyimpan nilai nomor sebagai persentase).

<#01/01/2007#

Masukkan tanggal sebelum tahun 2007.

>=#01/01/2007# AND <#01/01/2008#

Tanggal harus terjadi pada tahun 2007.

<Date()

Tanggal lahir tidak bisa dalam masa yang akan datang.

StrComp(UCase([LastName]),
[LastName],0) = 0

Data dalam nama bidang NamaBelakang harus dalam huruf besar.

>=Int(Now())

Masukkan tanggal hari ini.

M Or F

Masukkan M untuk laki-laki atau F untuk perempuan.

LIKE "[A-Z]*@[A-Z].com" OR "[A-Z]*@[A-Z].net" OR "[A-Z]*@[A-Z].org"

Masukkan alamat email .com, .net, or .org yang valid.

[RequiredDate]<=[OrderDate]+30

Masukkan tanggal yang diminta yang terjadi tidak lebih dari 30 hari setelah tanggal pesanan.

[EndDate]>=[StartDate]

Masukkan tanggal berakhir pada atau setelah tanggal mulai.

Contoh sintaks untuk operator aturan validasi yang umum

Operator

Fungsi

Contoh

NOT

Menguji nilai kebalikan. Gunakan sebelum setiap operator perbandingan kecuali IS NOT NULL.

NOT > 10 (sama seperti <=10).

IN

Menguji nilai yang sama dengan anggota yang ada dalam daftar. Nilai perbandingan harus berupa daftar yang dipisahkan koma, yang dimasukkan dalam kurung.

IN ("Tokyo","Paris","Moscow")

BETWEEN

Menguji rentang nilai. Anda harus menggunakan dua nilai perbandingan — rendah dan tinggi — dan Anda harus memisahkan nilai tersebut dengan pemisah AND.

BETWEEN 100 AND 1000 (sama dengan >=100 AND <=1000)

LIKE

Mencocokkan string pola dalam bidang Teks dan Memo.

LIKE "Geo*"

IS NOT NULL

Memaksa pengguna untuk memasukkan nilai dalam bidang. Ini sama seperti mengatur properti bidang Diperlukan ke Ya. Namun, ketika Anda mengaktifkan properti Diperlukan dan pengguna gagal memasukkan nilai, Access menampilkan pesan kesalahan yang kurang ramah. Biasanya, database Anda lebih mudah untuk digunakan jika Anda menggunakan IS NOT NULL dan memasukkan pesan yang ramah dalam properti Teks Validasi.

IS NOT NULL

AND

Menentukan bahwa semua bagian dari aturan validasi harus benar.

>= #01/01/2007# AND <=#03/06/2008#

Catatan: Anda juga bisa menggunakan AND untuk mengombinasikan aturan validasi. Sebagai contoh: NOT "UK" AND LIKE "U*".

OR

Menentukan bahwa beberapa dan tidak semua komponen dari aturan validasi harus benar.

Januari OR Februari

<

Lebih kecil daripada.

<=

Lebih kecil atau sama dengan.

>

Lebih besar daripada.

>=

Lebih besar atau sama dengan.

=

Sama dengan.

<>

Tidak sama dengan.

Menggunakan karakter wildcard dalam aturan validasi

Anda juga bisa menggunakan karakter wildcard dalam aturan validasi Anda. Ingatlah bahwa Access mendukung dua rangkaian karakter wildcard: ANSI-89 dan ANSI-92. Setiap standar tersebut menggunakan sekumpulan karakter wildcard yang berbeda.

Secara default, semua file .accdb dan .mdb menggunakan standar ANSI-89.

Anda bisa mengubah standar ANSI untuk database ke ANSI-92 dengan menggunakan prosedur berikut:

  1. Pada tab File, klik Opsi.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Access, klik Desainer Objek.

  3. DI bagian Desain kueri, di bawah SQL Server Compatible Syntax (ANSI-92), pilih Database ini.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan karakter wildcard dan standar ANSI untuk SQL, baca artikel Referensi karakter wildcard Access.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×