Membatasi akses ke dokumen dengan manajemen hak informasi di Word

Manajemen Hak Informasi (IRM) membantu Anda mencegah informasi sensitif dicetak, diteruskan, atau disalin oleh orang yang tidak berwenang. Izin disimpan dalam dokumen yang diautentikasi oleh server IRM.

Menggunakan IRM di Office, Anda bisa mengelola hak file XML Paper Specification (. XPS) dan tipe file Word berikut ini:

  • Documents    . doc

  • Documents    . docx

  • Dokumen dengan makro aktif    . docm

  • Templat    . dot

  • Kerangka   Templat. dotx

  • Makro aktif Templat    . dotm

Mengonfigurasikan komputer Anda untuk menggunakan IRM

Untuk menggunakan IRM di Office, perangkat lunak minimum yang diperlukan adalah Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). Administrator RMS dapat mengonfigurasi kebijakan IRM khusus perusahaan yang menentukan siapa yang dapat mengakses informasi serta tingkat pengeditan yang diizinkan untuk pesan email. Misalnya, administrator perusahaan dapat menentukan templat hak bernama "Rahasia Perusahaan," yang menetapkan bahwa pesan email yang menggunakan kebijakan tersebut hanya dapat dibuka oleh pengguna di dalam perusahaan.

Mengunduh izin

Saat pertama kali Anda mencoba membuka dokumen dengan izin terbatas, Anda harus tersambung ke server lisensi untuk memverifikasi kredensial Anda dan mengunduh lisensi penggunaan. Lisensi penggunaan menentukan tingkat akses yang Anda miliki terhadap file. Proses ini diperlukan untuk setiap file yang memiliki izin terbatas. Dengan kata lain, konten dengan izin terbatas tidak dapat dibuka tanpa lisensi penggunaan. Mengunduh izin mengharuskan Office untuk mengirimkan kredensial, yang menyertakan alamat email serta informasi tentang hak izin Anda ke server pelisensi. Informasi yang terkandung dalam dokumen tidak dikirim ke server lisensi.

Membatasi izin untuk konten dalam file

IRM memungkinkan Anda menerapkan pembatasan pada basis per pengguna, per-file, atau per grup (izin berbasis grup memerlukan layanan direktori direktori aktif untuk perluasan grup). Misalnya, dalam dokumen yang dibuat oleh Ranjit, ia mungkin memberi Helena izin untuk membaca tetapi tidak mengubahnya. Ranjit dapat memberikan izin kepada Bobby untuk mengedit dokumen. Ranjit mungkin juga memutuskan untuk menerapkan batas lima hari pada akses Helena dan Bobby pada dokumen. 

Izin

  1. Simpan dokumen.

  2. Pilih tab file .

  3. Pilih Info, pilih proteksi dokumen, arahkan ke Batasi izin menurut orang, lalu pilih akses terbatas.

  4. Dalam kotak dialog izin , pilih Batasi izin untuk dokumen ini, lalu tetapkan tingkat akses yang Anda inginkan untuk setiap pengguna.

    • Pilihan Anda mungkin terbatas jika administrator telah mengatur kebijakan izin kustom yang tidak dapat diubah setiap orang.

      Tingkat izin

    • Baca     Pengguna dengan izin Baca bisa membaca dokumen, tetapi mereka tidak memiliki izin untuk mengedit, mencetak, atau menyalinnya.

    • Mengubah     Pengguna dengan izin perubahan dapat membaca, mengedit, dan menyimpan perubahan ke dokumen, tetapi mereka tidak memiliki izin untuk mencetaknya.

    • Kontrol Penuh     Pengguna dengan izin kontrol penuh memiliki izin penulisan penuh dan bisa melakukan apa pun dengan dokumen yang bisa dilakukan oleh penulis, seperti mengatur tanggal kedaluwarsa untuk konten, mencegah pencetakan, dan memberi izin kepada pengguna. Setelah izin untuk dokumen telah kedaluwarsa untuk pengguna yang sah, dokumen hanya bisa dibuka oleh penulis atau oleh pengguna dengan izin kontrol penuh ke dokumen. Penulis selalu memiliki izin Kontrol Penuh.

  5. Untuk memberi seseorang izin kontrol penuh, dalam kotak dialog izin , pilih opsi lainnya, lalu di kolom tingkat akses , pilih Panah, lalu pilih kontrol penuh dalam daftar tingkat akses .

    Kotak dialog Izin

  6. Setelah Anda menetapkan tingkat izin, pilih OK.

    Bilah pesan muncul, yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut dikelola hak. Jika Anda harus membuat perubahan izin akses ke dokumen, pilih Ubah izin.

    bilah pesan di word

    Jika dokumen yang memiliki izin terbatas diteruskan ke orang yang tidak berwenang, sebuah pesan muncul dengan alamat email atau alamat situs web penulis sehingga individu tersebut bisa meminta izin untuk dokumen tersebut.

    Kotak dialog yang memperlihatkan bahwa dokumen dengan izin terbatas dialihkan ke orang yang tidak diotorisasi

    Jika penulis memilih untuk tidak menyertakan alamat email, pengguna yang tidak berwenang akan mendapatkan pesan kesalahan.

Menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk file
  1. Buka file.

  2. Masuk ke file.

  3. Pada tab Info , pilih proteksi dokumen, arahkan ke Batasi izin menurut orang, lalu pilih akses terbatas.

  4. Dalam kotak dialog izin , pilih kotak centang Batasi izin untuk dokumen ini , lalu pilih opsi lainnya.

  5. Di bawah izin tambahan untuk pengguna, pilih kotak centang dokumen ini kedaluwarsa pada , lalu masukkan tanggal.

  6. Pilih OK dua kali.

Menggunakan akun pengguna Windows yang berbeda untuk mengelola hak file

  1. Buka dokumen, lembar kerja, atau presentasi.

  2. Pilih tab file .

  3. Pada tab Info , pilih proteksi dokumen, arahkan ke Batasi izin menurut orang, lalu pilih Kelola kredensial.

  4. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

    • Dalam kotak dialog pilih pengguna , pilih alamat email untuk akun yang ingin Anda gunakan, lalu pilih OK.

    • Dalam kotak dialog pilih pengguna , pilih Tambahkan, ketikkan kredensial Anda untuk akun baru, lalu pilih OK dua kali.

      Kotak dialog Pilih Pengguna

Menampilkan konten dengan izin terbatas

Untuk menampilkan konten yang dikelola hak yang Anda memiliki izin untuk menggunakan Office, cukup buka dokumen.

Jika Anda ingin menampilkan izin yang Anda miliki, pilih Tampilkan izin di bilah pesan atau pilih dokumen ini berisi kebijakan izin Tombol menunjukkan bahwa dokumen ini berisi kebijakan izin .

IRM di Office untuk Mac 2011 dan Office untuk Mac 2016 menyediakan tiga tingkat izin.

  • Membaca   Baca

  • Mengubah   Membaca, mengedit, menyalin, menyimpan perubahan

  • Kontrol Penuh   Membaca, mengedit, menyalin, menyimpan perubahan, mencetak, memberikan izin kepada pengguna, menyetel tanggal kedaluwarsa konten, mengakses konten secara terprogram

Lakukan salah satu hal berikut ini:

Menyetel tingkat izin secara manual

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih akses terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Jika ini pertama kalinya Anda mengakses server lisensi, masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda untuk server lisensi, lalu pilih kotak centang Simpan kata sandi di keychain Mac OS.

    Catatan: Jika Anda tidak memilih Simpan kata sandi di keychain Mac OS, Anda mungkin harus memasukkan nama pengguna dan kata sandi Anda beberapa kali.

  3. Dalam kotak Membaca, Mengubah, atau Kontrol Penuh, masukkan alamat email atau nama orang atau grup yang Anda ingin tetapkan tingkat aksesnya.

  4. Jika Anda ingin mencari buku alamat untuk alamat email atau nama, pilih Tombol Kontak .

  5. Jika Anda ingin menetapkan tingkat akses ke semua orang dalam buku alamat Anda, pilih Tambahkan setiap orang Tambahkan semua orang .

  6. Setelah Anda menetapkan tingkat izin, pilih OK.

    Bar Pesan muncul dan menampilkan pesan bahwa dokumen memiliki hak terkelola.

Menggunakan template untuk membatasi izin

Administrator bisa mengonfigurasi kebijakan IRM tertentu yang menentukan siapa yang bisa mengakses tingkat izin informasi untuk orang-orang. Aspek manajemen hak ini ditentukan menggunakan template server Layanan Manajemen Hak Direktori Aktif (Active Directory Rights Management Services, ADRMS). Misalnya, administrator perusahaan dapat menetapkan template hak yang bernama "Rahasia Perusahaan," yang menetapkan bahwa dokumen tersebut menggunakan kebijakan yang hanya bisa dibuka oleh pengguna dalam domain perusahaan.

  • Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih Templat hak yang Anda inginkan.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

Mengubah atau menghapus tingkat izin yang telah Anda tetapkan

Jika Anda menerapkan template untuk membatasi izin, Anda tidak bisa mengubah atau menghapus tingkat izin; langkah ini hanya berfungsi jika Anda telah menetapkan tingkat izin secara manual.

  1. Pada bilah pesan, pilih Ubah izin.

  2. Dalam kotak Membaca, Mengubah, dan Kontrol Penuh, masukkan alamat email baru atau nama orang atau grup yang Anda ingin tetapkan tingkat aksesnya.

  3. Untuk menghapus orang atau sekelompok orang dari tingkat akses, pilih alamat email, lalu tekan DELETE.

  4. Untuk menghapus semua orang dari tingkat izin, pilih tambahkan semua orang Tambahkan semua orang .

Menyetel tanggal kedaluwarsa untuk file yang dibatasi

Penulis bisa menggunakan kotak dialog Setel Izin untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa konten.

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih akses terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Pilih opsi lainnya, lalu pilih dokumen ini kedaluwarsa pada, lalu masukkan tanggalnya.

    Setelah izin untuk dokumen kedaluwarsa untuk orang yang sah, dokumen hanya dapat dibuka oleh penulis atau orang-orang dengan izin Kontrol Penuh.

Memperbolehkan orang-orang dengan izin Membaca atau Mengubah untuk mencetak konten

Secara default, orang-orang yang memiliki izin Membaca dan Mengubah tidak bisa mencetak.

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih akses terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Pilih opsi lainnya, lalu pilih Izinkan orang dengan mengubah atau membaca izin untuk mencetak konten.

Memperbolehkan orang dengan izin Membaca untuk menyalin konten

Secara default, orang dengan izin Membaca tidak bisa menyalin konten.

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih akses terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Pilih opsi lainnya, lalu pilih Izinkan orang dengan izin membaca untuk menyalin konten.

Memperbolehkan skrip dijalankan dalam file yang dibatasi

Penulis bisa mengubah pengaturan agar memperbolehkan makro Visual Basic berjalan saat dokumen dibuka dan memperbolehkan skrip AppleScript untuk mengakses informasi dalam dokumen yang dibatasi.

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih akses terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Pilih opsi lainnya, lalu pilih akses konten secara programatik.

Memerlukan koneksi untuk memverifikasi izin

Secara default, orang diautentikasi dengan terhubung ke server AD RMS saat pertama kali mereka membuka dokumen yang dibatasi. Namun, Anda bisa mengubah ini dengan meminta mereka mengautentikasi setiap kali mereka membuka dokumen yang dibatasi.

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih akses terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Pilih opsi lainnya, lalu pilih memerlukan koneksi untuk memverifikasi izin .

Menghapus pembatasan

  1. Pada tab Tinjau , di bawah proteksi, pilih izin, lalu pilih tanpa batasan.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Dalam kotak dialog, pilih Hapus pembatasan.

Topik Terkait

Membatasi izin untuk konten dalam file

Menambahkan kredensial untuk membuka file yang dikelola hak atau
format file pesan yang berfungsi dengan IRM

Di Office versi iOS, semua file yang diproteksi IRM yang diterima akan terbuka jika Anda masuk menggunakan akun yang memiliki izin atas file tersebut. Ketika membuka file yang diproteksi IRM, bilah informasi akan muncul di bagian atas yang memungkinkan Anda menampilkan izin yang telah ditetapkan untuk file ini.

Jika Anda adalah Pelanggan Office 365 dengan Azure Rights Management dan departemen TI Anda telah menentukan templat IRM yang akan digunakan, Anda dapat menetapkan templat tersebut pada file Office di iOS.

Untuk memproteksi file, ketuk tombol Edit Ikon Edit di aplikasi Anda, masuk ke tab Tinjau dan ketuk tombol Batasi izin . Anda akan melihat daftar kebijakan IRM yang tersedia; pilih salah satu yang diinginkan, lalu ketuk Selesai untuk menerapkannya.

Catatan: Jika tombol Batasi Izin tidak aktif di aplikasi Anda, buka dokumen yang diproteksi IRM yang sudah ada untuk memulainya.

Dalam versi OfficeAndroid, semua file yang dilindungi IRM yang Anda terima akan terbuka jika Anda masuk dengan akun yang memiliki izin ke file tersebut. Ketika membuka file yang diproteksi IRM, bilah informasi akan muncul di bagian atas yang memungkinkan Anda menampilkan izin yang telah ditetapkan untuk file ini.

Ketika membuka file yang diproteksi IRM di Office untuk Android, izin yang telah ditetapkan untuk Anda dapat ditampilkan.

Manajemen Hak Informasi (IRM) melakukan hal berikut:

  • Mencegah penerima sah konten yang dibatasi meneruskan, menyalin, mengubah, mencetak, mengirim melalui faks, atau menempelkan konten untuk penggunaan tidak sah

  • Membatasi konten ke mana pun konten dikirim

  • Menetapkan kedaluwarsa file sehingga konten dalam dokumen tidak bisa lagi ditampilkan setelah waktu yang ditentukan

  • Menerapkan kebijakan perusahaan yang mengatur penggunaan dan penyebaran konten dalam perusahaan

IRM tidak bisa mencegah konten terbatas:

  • Dihapus, dicuri, atau direkam dan ditransmisikan dengan program jahat seperti Trojan horses, keystroke loggers, dan jenis spyware lainnya

  • Hilang atau rusak karena tindakan virus komputer

  • Disalin secara manual atau diketik ulang dari tampilan pada layar penerima

  • Difoto secara digital (saat ditampilkan di layar) oleh penerima

  • Disalin menggunakan program pemotret layar pihak ketiga

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×