Jika Anda ingin mengubah file yang berada di Pustaka SharePoint dan Anda tidak ingin orang lain mengakses file tersebut, Anda bisa melakukan check out file. Dengan cara ini, Anda akan tahu persis bahwa tidak ada orang lain yang dapat mengubah file selagi Anda mengerjakannya. Saat Anda selesai mengedit dan memasukkan kembali file ke pustaka SharePoint, orang lain bisa melihat perubahan Anda. File tersebut juga akan tersedia bila mereka ingin melakukan check out, jika mereka memiliki izin yang sesuai. Jika Anda memutuskan untuk tidak membuat atau menyimpan perubahan apa pun dalam file, Anda dapat membuang check out agar tidak mempengaruhi riwayat versi.
Penting: Anda bisa menyimpan ke server yang memiliki instalasi Microsoft SharePoint Server 2007 dan Microsoft SharePoint Server 2010. Untuk bekerja dengan SharePoint di Office untuk Mac, Anda harus memiliki Microsoft Office untuk Mac Home and Business 2011, Microsoft Office untuk Mac Academic 2011, atau Microsoft Office untuk Mac Standard 2011.
Lakukan salah satu hal berikut ini:
Melakukan check in perubahan pada file
Bergantung pada kebutuhan organisasi, pustaka Anda dapat diatur untuk melacak hanya versi utama. Atau dapat melacak baik versi utama maupun minor. Jika orang-orang dalam grup Anda tidak sering mengerjakan beberapa revisi, organisasi Anda mungkin hanya ingin melacak versi utama. Jika banyak orang mengerjakan file bersama-sama dan biasanya membuat beberapa versi, organisasi Anda mungkin ingin melacak baik versi utama maupun minor. Menyediakan dua jenis versi bisa membantu tim Anda mengelola kontennya dengan lebih baik. Orang-orang yang bekerja dengan konten bisa lebih memahami status file saat ini. Misalnya, versi utama biasanya adalah versi yang tersedia untuk dilihat dan ditinjau oleh grup yang lebih besar, sedangkan versi minor adalah draf yang sedang dikerjakan seseorang.
-
Pada menu File, klik Check In.
-
Jika Anda diminta untuk memilih jenis versi mana yang Anda lakukan check in, maka pustaka akan melacak baik versi file utama maupun minor dan Anda bisa melakukan salah satu hal berikut ini:
|
Untuk memperbarui file di server dan |
Lakukan ini |
|---|---|
|
Memperbolehkan orang menampilkan dan menyetujui perubahan |
Klik Versi utama (dapat dilihat oleh siapa saja). |
|
Membuat salinan draf file |
Klik Versi minor (dapat dilihat oleh orang-orang dengan izin untuk membaca). |
|
Menimpa versi minor saat ini |
Klik Timpa file yang sudah ada (ganti file di server). |
-
Catatan: Opsi versi juga menetapkan angka ke versi di mana Anda melakukan check in. Misalnya, 2.3 adalah versi minor ketiga dari file yang diterbitkan dua kali sebagai versi utama, dan 3.0 adalah versi utama berikutnya dari file itu.
-
Untuk melakukan check in perubahan Anda tetapi tetap mempertahankan file yang di-check out, pilih kotak centang Pertahankan file yang di-check out setelah melakukan check in versi ini.
Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika dokumen berada di Format Open XML.
-
Di bawah Komentar versi, masukkan deskripsi perubahan yang Anda buat ke file, lalu klik Check In.
Membuang check out
Jika Anda melakukan check out file dari pustaka di sebuah situs, membuat perubahan, lalu memutuskan bahwa Anda tidak ingin menyimpan perubahan yang Anda buat, Anda bisa membatalkan check out. Perubahan yang Anda buat ke file setelah Anda melakukan check out dibuang, dan file tersebut kembali tersedia untuk diedit oleh orang lain.
-
Pada menu File, klik Buang Check Out.
