Melacak peluang penjualan dalam Business Contact Manager

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Catatan kesempatan menyimpan informasi tentang potensi pesanan penjualan dan bisa membantu Anda melacak Anda pertumbuhan penjualan hubungan dengan saat ini atau potensi pelanggan.

Artikel ini menjelaskan bagaimana Anda bisa menggunakan catatan peluang untuk merekam informasi detail tentang produk atau layanan yang menarik bagi pelanggan dan interaksi pelanggan Anda.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Buat rekaman peluang

Membuka formulir kesempatan

Formulir kesempatan

Mengkustomisasi daftar pada formulir kesempatan

Mengkustomisasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan

Menghapus tahapan penjualan dan aktivitas penjualan

Mengedit catatan kesempatan

Mengubah akun atau kontak bisnis yang ditautkan ke catatan kesempatan

Menautkan item Riwayat komunikasi ke catatan kesempatan

Menetapkan kesempatan untuk rekan kerja

Menandai kesempatan saat ditutup

Melacak tugas yang diperlukan untuk menutup atau menang kesempatan

Buat rekaman peluang

Untuk setiap catatan kesempatan yang Anda buat, Anda harus menautkan ke Akun atau Kontak Bisnis rekaman. Anda bisa menambahkan item Riwayat komunikasinya, seperti catatan bisnis, tugas, janji, log telepon, dan file, ke catatan kesempatan untuk melacak interaksi pelanggan Anda. Item Riwayat ini juga ditambahkan ke Riwayat akun atau kontak bisnis tertaut.

Jika Anda ingin mengkustomisasi disertakan tahapan penjualan dan aktivitas, lihat mengkustomisasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan. Jika Anda ingin mengkustomisasi formulir kesempatan dengan menambahkan atau menghapus bidang, lihat membuat dan mengkustomisasi tipe dan daftar arsip.

Atas halaman

Membuka formulir kesempatan

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Penjualan.

  2. Untuk membuka formulir kosong baru kesempatan, pada pita, klik Kesempatan baru.

  3. Untuk membuka catatan kesempatan yang sudah ada, pada tab kesempatan , klik ganda catatan kesempatan yang ingin Anda buka.

Atas halaman

Formulir kesempatan

  1. Ketik atau pilih informasi yang Anda inginkan untuk merekam pada formulir kesempatan.

    Formulir menyertakan halaman berikut:

    Umum. Halaman ini berisi informasi umum tentang kesempatan, serta status, sumber, dan persyaratan keuangan.

    Kesempatan informasi.

    • Kesempatan judul (diperlukan). Ketikkan nama untuk kesempatan.

    • Ditetapkan ke. Klik nama orang yang akan melacak dan menutup kesempatan.

      Daftar ditetapkan untuk berisi nama karyawan dengan siapa Anda memiliki bersama, atau diberi akses ke database Business Contact Manager. Untuk informasi selengkapnya tentang cara menambahkan nama dan berbagi database Anda lihat berbagi data Business Contact Manager dengan pengguna lain.

    • Tipe. Klik tipe potensi pesanan penjualan untuk catatan.

    Ditautkan kontak bisnis atau akun

    • Link ke (diperlukan). Klik Link ke tombol untuk memilih Akun atau Kontak Bisnis untuk menautkan ke kesempatan ini. Untuk informasi selengkapnya tentang cara menyelesaikan kotak dialog, lihat memilih catatan Business Contact Manager untuk link.

      Catatan: Kesempatan bisa ditautkan ke satu catatan akun atau tipe kontak bisnis.

    Informasi penjualan.

    • Probabilitas. Ketik persentase yang mewakili kemungkinan kesempatan akan berkembang menjadi penjualan. Probabilitas persentase digunakan untuk menghitung diharapkan pendapatan berdasarkan total produk dan layanan yang tercantum di bagian produk dan layanan .

    • Diharapkan pendapatan. Pendapatan yang diharapkan dihitung secara otomatis, menggunakan persentase probabilitas dan total produk dan layanan yang tercantum di bagian produk dan layanan .

    • Tanggal penutupan. Klik tanggal yang Anda harapkan penjualan.

    • Pembayaran. Klik metode yang pelanggan akan gunakan untuk membayar produk atau layanan.

    • Tanggal kedaluwarsa. Klik tanggal yang Penawaran kedaluwarsa.

    • Tanggal pengiriman. Klik tanggal pengiriman yang Anda penawaran harga untuk pelanggan.

    Produk dan layanan.

    Menambahkan item produk dan layanan yang menarik bagi pelanggan.

    Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Menambahkan . Untuk menambahkan produk baru atau layanan item, klik Tambahkan.

      Di Tambahkan produk atau layanan kotak dialog, kotak dialog, ketik atau pilih informasi yang Anda inginkan. Untuk informasi selengkapnya tentang menyelesaikan formulir Tambahkan produk atau layanan, lihat mengelola produk Anda dan layanan di Business Contact Manager.

    • Mengedit. Untuk mengubah item, klik item, lalu klik Edit.

    • Menghapus. Untuk menghapus item dari daftar, klik, lalu klik Hapus.

    Informasi sumber.

    • Sumber. Klik sumber kesempatan, seperti tipe aktivitas pemasaran yang menghasilkan nama atau kesempatan.

    • Dimulai oleh. Klik untuk memilih nama akun, kontak Bisnis, atau aktivitas pemasaran yang menghasilkan kesempatan ini.

      Nama aktivitas pemasaran digunakan untuk melacak jumlah peluang yang dihasilkan dari aktivitas tertentu. Saat Anda mengklik nama aktivitas pemasaran dalam bidang ini, Business Contact Manager untuk Outlook menambahkan kesempatan untuk melacak aktivitas pemasaran halaman.

    • Pesaing. Ketikkan nama pesaing apa pun untuk mengingatkan Anda untuk memeriksa harga sehingga Anda bisa penawaran harga yang lebih baik atau lebih baik layanan.

    Tahapan penjualan dan aktivitas

    • Tahapan penjualan. Pilih tahapan penjualan kesempatan sehingga Anda bisa melacak kemajuan.

      Anda bisa mengkustomisasi daftar ini untuk menyertakan informasi tahapan penjualan yang unik untuk perusahaan Anda. Klik Edit Daftar ini dan lihat kustomisasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan.

      Memilih tahapan penjualan dari Closed Won atau Closed Lost kunci catatan sebagai file baca-saja. Closed Won kumpulan probabilitas ke 100%; Closed Lost sekumpulan probabilitas 0%.

    • Pengingat. Pilih kotak centang pengingat untuk menerima pengingat Outlook tentang kesempatan ini. Klik tanggal dan waktu yang Anda inginkan dapat.

    Detail. Halaman ini berisi komentar atau catatan tentang kesempatan

    Anda bisa menempelkan komentar dari file lain atau menambahkan komentar secara langsung ke dalam catatan. Untuk merekam tanggal dan waktu yang Anda tambahkan komentar, klik Menambahkan stempel waktu.

    Riwayat. Halaman Riwayat mencantumkan semua item Riwayat komunikasi yang ditautkan ke catatan kesempatan.

    Anda bisa membuat Riwayat lebih detail tentang kesempatan dengan mengklik tombol baru dan lalu menautkan item seperti catatan bisnis, log telepon, janji, atau tugas ke dalam catatan.

  2. Saat Anda selesai mengisi formulir, klik Simpan & tutup.

  3. Masukkan informasi yang Anda inginkan untuk merekam pada formulir kesempatan.

  4. Saat Anda selesai memasukkan informasi di formulir, klik Simpan & tutup.

    Jika Anda membuat jumlah catatan kesempatan, klik Simpan & baru untuk menyimpan perubahan dan membuka formulir kesempatan baru.

Atas halaman

Mengkustomisasi daftar pada formulir kesempatan

Business Contact Manager untuk Outlook menggunakan banyak standar bisnis istilah, tapi Anda juga bisa membuat penjualan ketentuan, pembayaran bunga Anda sendiri, dan item lain dengan informasi spesifik bisnis Anda memerlukan.

Setiap daftar yang dapat dikustomisasi menyertakan opsi Edit Daftar ini . Pilih opsi ini untuk membuka kotak dialog di mana Anda bisa menambahkan atau mengedit terminologi bisnis Anda. Di formulir kesempatan, Anda bisa mengkustomisasi daftar untuk bidang berikut ini: daftar tipe, pembayaran, sumber, dan Tahapan penjualan .

Untuk informasi detail tentang mengkustomisasi daftar, lihat membuat dan mengkustomisasi tipe dan daftar arsip.

Atas halaman

Mengkustomisasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan

Di Business Contact Manager untuk Outlook, Anda bisa melacak semua tugas yang Anda perlukan untuk menyelesaikan jika Anda ingin mengonversi pemimpin menjadi Pelanggan yang sebenarnya. Kumpulan default tahapan penjualan dan aktivitas yang disediakan pada formulir calon prospek, dan Anda bisa mengkustomisasi data ini ke sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Catatan: Hanya pemilik database yang bisa mengkustomisasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan.

Sebagai pemilik database, Anda bisa mengubah nama dan urutan tahapan penjualan apa pun, dan memperbarui nama, urutan, atau durasi aktivitas penjualan di tahapan penjualan apa pun. Anda juga bisa mengatur pengingat untuk aktivitas penjualan.

  1. Membuka kotak dialog modifikasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan dengan melakukan salah satu hal berikut ini:

  2. Pada pita, pada tab Beranda , di grup kustomisasi , klik Tahapan penjualan.

  3. Klik File tab. Pada tab Business Contact Manager , klik kustomisasi, dan lalu klik modifikasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan.

  4. Untuk menambahkan tahap baru ke proses Anda, klik Tambahkan tahapan penjualan, ketik nama baru tahapan penjualan dan lalu klik OK. Gunakan tombol panah untuk memindahkan tahapan penjualan ke atas atau ke bawah dalam daftar.

  5. Untuk menambahkan langkah ke tahapan penjualan, klik Tambahkan aktivitas penjualan, ketikkan nama untuk aktivitas dan lalu klik durasi waktu yang akan membawa aktivitas. Klik OK untuk menutup kotak dialog Tambahkan aktivitas penjualan , dan lalu gunakan tombol panah untuk memindahkan aktivitas ke atas atau ke bawah dalam daftar.

    Kotak dialog Edit Aktivitas Penjualan dengan Modifikasi Tahapan Penjualan dan kotak dialog Aktivitas Penjualan di belakangnya

  6. Untuk mengubah tahapan penjualan atau aktivitas penjualan di daftar, klik item dalam daftar, lalu klik Edit. Memperbarui informasi dalam kotak dialog yang terbuka, dan lalu klik OK.

Anda tidak bisa mengedit Closed Won dan Closed Lost tahapan penjualan.

  1. Untuk mengurutkan ulang daftar, klik tahapan penjualan atau kegiatan penjualan, lalu gunakan tombol panah untuk memindahkan ke atas atau ke bawah dalam daftar. Jika Anda memindahkan tahapan penjualan, semua aktivitas penjualan yang terkait akan memindahkan dengannya.

  2. Tanda centang menunjukkan tahapan penjualan mana tahapan penjualan default untuk semua catatan kesempatan baru. Untuk mengatur tahapan penjualan default yang berbeda, klik salah satu yang ingin Anda gunakan, dan lalu klik Buat Default. Untuk menghapus pengaturan default, klik tahapan penjualan, dan lalu klik Hapus Default.

  3. Pilih kotak centang untuk membuat pengingat untuk setiap aktivitas penjualan yang memiliki durasi tertentu. Pengingat akan muncul pada formulir kesempatan.

Atas halaman

Menghapus tahapan penjualan dan aktivitas penjualan

Menghapus tahapan penjualan atau kegiatan penjualan dari Business Contact Manager untuk Outlook bisa mempengaruhi informasi dalam catatan kesempatan saat ini.

Menghapus aktivitas penjualan akan menghapus aktivitas dari daftar, serta dari catatan yang disertakan aktivitas. Catatan kesempatan apa pun yang disertakan aktivitas dihapus tidak akan ditampilkan lagi, bahkan jika aktivitas ditandai sebagai selesai di catatan.

Menghapus tahapan penjualan akan menghapus tahapan dari daftar, dan membuat entri kosong di setiap catatan yang digunakan. Misalnya, catatan kesempatan itu tahapan penjualan dihapus akan menampilkan bidang Tahapan penjualan kosong saat catatan tersebut dibuka lagi. Saat Anda menghapus tahapan penjualan, Anda bisa memilih untuk menggantinya dengan tahapan penjualan lain, atau dengan bidang kosong. Jika Anda mengganti dengan tahapan penjualan lain, Anda bisa menambahkan aktivitas dari tahap tersebut ke tahap pengganti. Jika tidak, aktivitas yang akan dihapus dengan tahapan penjualan.

  1. Membuka kotak dialog modifikasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan dengan melakukan salah satu hal berikut ini:

  2. Pada pita, pada tab Beranda , di grupkustomisasi , klik Tahapan penjualan.

  3. Klik File tab. Pada tab Business Contact Manager , klik kustomisasi, dan lalu klik modifikasi tahapan penjualan dan aktivitas penjualan.

  4. Untuk menghapus aktivitas penjualan, pilih aktivitas dari daftar, lalu klik Hapus.

  5. Untuk menghapus tahapan penjualan, pilih tahapan dari daftar dan kemudian klik Hapus. Dalam kotak dialog Hapus Item , pilih tahapan penjualan lain untuk mengganti yang dihapus, atau biarkan bidang ganti dengan kosong.

  6. Jika Anda memilih tahapan penjualan pengganti, Anda bisa memilih kotak centang untuk memindahkan semua aktivitas penjualan dari dihapus tahapan penjualan ke tahapan penjualan pengganti. Aktivitas yang akan ditambahkan ke bagian atas daftar aktivitas yang sudah ada, dan Anda bisa menggunakan tombol panah untuk mengurutkan ulang mereka.

Atas halaman

Mengedit catatan kesempatan

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Penjualan.

  2. Di dalam ruang kerja, pada tab kesempatan , klik ganda catatan yang ingin Anda buka.

    Anda bisa menampilkan informasi catatan tanpa membukanya dengan menggunakan penjualan ruang kerja. Dari tab apa pun, klik catatan yang Anda minati. Detail tentang catatan tersebut ditampilkan di panel baca. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan ruang kerja penjualan, lihat memahami ruang kerja Business Contact Manager.

  3. Anda bisa melakukan salah satu hal berikut ini di catatan yang terbuka:

    • Mengedit informasi. Masukkan informasi baru, dan buat perubahan yang diperlukan. Saat Anda selesai membuat perubahan, klik Simpan & tutup.

    • Mencetak catatan.

      Di manakah perintah cetak?

      Klik tab File . Klik tab cetak , dan lalu klik opsi yang Anda inginkan.

    • Mengirim pesan email ke akun atau kontak bisnis tertaut. Dalam grup komunikasi , klik email.

    • Membuat janji dengan akun atau kontak bisnis. Dalam grup komunikasi , klik Permintaan Rapat.

    • Mengkategorikan catatan. Di grup tag , klik kategorikan, dan lalu klik kategori yang Anda inginkan untuk menambahkan catatan ini. Untuk informasi tentang mengkategorikan catatan, lihat menggunakan catatan di Business Contact Manager.

    • Menghapus catatan. Klik Hapus.

Atas halaman

Mengubah akun atau kontak bisnis yang ditautkan ke catatan kesempatan

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik Penjualan.

  2. Pada tab kesempatan , klik ganda catatan kesempatan yang ingin Anda ubah.

  3. Di bawah akun tertaut atau bisnis kontak, klik Tautkan ke.

  4. Dalam kotak dialog Link ke akun atau kontak bisnis , di daftar Tipe Item , klik tipe catatan, seperti akun, atau Semua tipe kontak bisnis.

  5. Dalam daftar, klik catatan yang ingin Anda tautkan. Atau, untuk mencari catatan, ketik nama dalam kotak pencarian .

    Untuk menambahkan catatan baru, klik tombol baru , lalu selesaikan formulir.

  6. Klik Tautkan ke untuk menambahkan akun atau kontak Bisnis, dan lalu klik OK untuk kembali ke catatan kesempatan.

  7. Klik Simpan & Tutup.

Catatan: Kesempatan bisa ditautkan ke satu akun atau kontak bisnis berbasis tipe catatan.

Atas halaman

Menautkan item Riwayat komunikasi ke catatan kesempatan

Tipe komunikasi yang terkait kesempatan dengan mudah bisa ditautkan ke catatan untuk memungkinkan Anda untuk melacak semua kontak pelanggan. Jika Anda menghubungi akun atau kontak bisnis yang ditautkan ke catatan kesempatan, membuat log telepon. Jika Anda sudah datang dari rapat, ketik menit dalam catatan bisnis, atau dalam permintaan Rapat Outlook asli. Menyiapkan Rapat dengan pelanggan Anda, dan kemudian link janji ke catatan kesempatan.

Item Riwayat komunikasi yang Anda buat dari catatan kesempatan terbuka secara otomatis ditautkan ke catatan.

Untuk membuat item riwayat percakapan yang secara otomatis ditautkan ke catatan kesempatan, selesaikan prosedur berikut ini.

  1. Membuka formulir kesempatan.

  2. Pada pita, pada tab Beranda , di grup Perlihatkan , klik Riwayat.

  3. Klik tombol baru , dan lalu klik salah satu hal berikut:

    • Catatan bisnis

    • Log telepon

    • Tugas

    • Pesan email

    • Janji

    • File

    Anda tidak bisa membuat file baru, tapi Anda bisa memilih file di komputer Anda untuk menautkan ke catatan kesempatan.

  4. Isi formulir untuk item baru Anda, dan lalu klik Simpan & tutup atau kirim, sebagai berlaku.

Untuk menautkan pesan email yang sudah ada atau janji ke catatan kesempatan, buka pesan email atau janji, dan lalu, pada pita, klik Link ke catatan. Di daftar Tipe Item , klik peluang, dan lalu klik kesempatan yang ingin Anda tautkan pesan email atau janji.

Atas halaman

Menetapkan kesempatan untuk rekan kerja

Business Contact Manager untuk Outlook menyimpan data bisnis dalam database. Anda bisa memberikan rekaman peluang untuk setiap orang yang telah Anda bagi database.

  1. Membuka catatan kesempatan yang ingin Anda tetapkan. Anda juga bisa memilih beberapa rekaman.

Bagaimana caranya memilih lebih dari satu arsip?

Untuk memilih arsip yang berdekatan satu sama lain, tekan tombol SHIFT, lalu klik arsip pertama dan terakhir grup yang ingin Anda tambahkan. Untuk memilih arsip yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, lalu klik tiap-tiap arsip. Untuk memilih semua arsip, klik semua arsip, lalu tekan CTRL+A.

  1. Pada pita, dalam grup tindakan , klik Tetapkan ke dan klik nama orang yang Anda ingin menetapkan kesempatan.

Atas halaman

Menandai kesempatan saat ditutup

  1. Membuka catatan kesempatan yang ingin Anda Tandai sebagai ditutup.

  2. Pada tab kesempatan , klik ganda catatan kesempatan yang ingin Anda tutup.

  3. Di bawah aktivitas penjualan, dalam daftar Tahapan penjualan , klik Closed Wontutup kesempatan yang mengakibatkan penjualan, atau Closed Lost untuk menutup kesempatan yang tidak menghasilkan penjualan.

  4. Secara opsional, dalam kotak tutup tanggal , klik Tutup tanggal aktual untuk kesempatan.

  5. Klik Simpan & Tutup.

    Untuk informasi tentang cara bersamaan daftar peluang beberapa saat ditutup, lihat mengedit catatan Business Contact Manager secara bersamaan.

Atas halaman

Melacak tugas yang diperlukan untuk menutup atau menang kesempatan

Selain membuat tugas yang selesai untuk menutup penjualan, Anda bisa membuat Proyek Bisnis yang berisi tugas yang berbeda untuk produk atau layanan Anda akan menyediakan setelah kesempatan telah memenangkan. Anda bisa menetapkan proyek bisnis secara keseluruhan untuk rekan kerja, dan menetapkan tugas individual dalam proyek untuk rekan kerja yang berbeda. Catatan proyek bisnis yang harus ditautkan ke akun atau kontak bisnis.

Untuk membuat proyek bisnis dari catatan kesempatan, selesaikan prosedur berikut ini.

  1. Membuka catatan kesempatan yang ingin Anda gunakan.

  2. Pada pita, dalam grup Proyek bisnis , klik Buat proyek.

  3. Membuka kotak dialog Buat proyek bisnis . Di daftar, klik Templat yang ingin Anda gunakan, atau lain klik Jangan gunakan Templat.

  4. Dalam kotak Nama proyek , menggunakan nama default, yang merupakan nama kesempatan dipilih, atau ketikkan nama yang berbeda untuk proyek bisnis.

  5. Link ke kotak menampilkan akun atau kontak bisnis yang ditautkan ke kesempatan dipilih. Untuk memilih catatan akun atau kontak bisnis yang berbeda, klik tautkan ke.

  6. Secara opsional, masukkan tanggal mulai untuk proyek, dan lalu klik OK.

  7. Dalam proyek bisnis catatan jendela yang terbuka, ketikkan informasi yang ingin Anda tambahkan:

    • Untuk menambahkan akun dan kontak bisnis ke proyek, di bagian akun dan kontak bisnis yang terkait klik Tambahkan.

    • Untuk menambahkan tugas, di bagian informasi tugas proyek , klik baru.

Untuk informasi selengkapnya tentang menyelesaikan proyek bisnis dan formulir tugas proyek, lihat Menggunakan tugas proyek dalam Business Contact Manager.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×