Melacak komunikasi Anda dengan pelanggan di Business Contact Manager

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Di Business Contact Manager untuk Outlook, komunikasi menyertakan tidak hanya pesan email dan log telepon, tetapi juga informasi, seperti file, Kesempatanatau proyek bisnis yang terkait dengan pelanggan tertentu. Item yang menjadi bagian dari riwayat komunikasi untuk pelanggan.

Artikel ini menjelaskan cara membuat dan mengedit item Riwayat komunikasi.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Membuat dan menautkan item Riwayat komunikasi

Menampilkan dan mengedit item Riwayat komunikasi

Menghapus item Riwayat komunikasi

Mengurutkan item Riwayat komunikasi

Menggunakan formulir aktivitas bisnis

Membuat dan menautkan item Riwayat komunikasi

Item Riwayat komunikasi menyertakan pesan email Outlook, janji dan tugas. Mereka juga menyertakan file, Proyek Bisnis catatan, tugas proyek, peluang, catatan bisnis, dan log telepon.

Semua item Riwayat komunikasi harus ditautkan ke catatan. Anda bisa menautkan item yang sudah ada, seperti pesan email atau file ke catatan, atau Anda bisa membuat item Riwayat komunikasi dari dalam catatan. Item secara otomatis ditautkan ke catatan.

Item yang tercantum di halaman Riwayat catatan dan di folder Riwayat komunikasi .

Hanya peluang dan proyek bisnis yang item Riwayat komunikasi yang bisa juga berisi item Riwayat komunikasi lainnya.

Item Riwayat komunikasi

Item Riwayat komunikasi yang bisa ditautkan ke dalamnya

Kesempatan

  • Pesan email

  • Catatan bisnis

  • Log telepon

  • File

  • Tugas Outlook

  • Janji

Proyek Bisnis

  • Catatan bisnis

  • Log telepon

  • File

  • Tugas Outlook

  • Janji

Halaman Riwayat komunikasi akun dan kontak bisnis

Akun dan kontak bisnis mewarisi item Riwayat komunikasi dari catatan yang ditautkan ke mereka.

Jika item Riwayat komunikasi, seperti log telepon, ditautkan ke item Riwayat komunikasi lainnya, seperti proyek bisnis, log telepon tercantum pada halaman Riwayat proyek bisnis, dan juga pada halaman Riwayat catatan akun atau kontak bisnis yang proyek bisnis yang ditautkan.

Catatan akun dan kontak bisnis juga mewarisi tugas proyek dari catatan proyek bisnis.

Atas halaman

Membuat item Riwayat komunikasi

  1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik salah satu folder berikut ini untuk menampilkan ruang kerja:

    • Manajemen Kontak.

    • Penjualan.

    • Manajemen proyek. (Proyek bisnis saja)

      Mengapa folder Pemasaran tidak tercantum?

      Secara default, folder pemasaran tidak berisi catatan akun atau kontak bisnis. Anda tidak bisa menambahkan item Riwayat komunikasi untuk setiap catatan aktivitas pemasaran, karena mereka tidak tertaut ke tipe catatan akun atau kontak bisnis.

  2. Klik tab yang berisi catatan yang Anda inginkan.

    Catatan: Anda tidak bisa menambahkan item Riwayat komunikasi untuk setiap catatan tugas proyek, karena mereka tidak tertaut ke tipe catatan akun atau kontak bisnis.

  3. Klik ganda catatan yang ingin Anda menautkan item Riwayat komunikasi baru.

  4. Pada Pita, di grup Perlihatkan, klik Riwayat.

  5. Klik tombol baru , dan lalu klik tipe item Riwayat komunikasi yang ingin Anda tambahkan.

    Catatan: Anda tidak bisa membuat file baru di Business Contact Manager untuk Outlook. Anda hanya bisa menautkan file yang sudah ada ke catatan. Tipe file yang Anda bisa menautkan menyertakan Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word, dan file gambar. Untuk informasi selengkapnya, lihat Link file Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, atau Word yang sudah ada ke catatan selanjutnya di artikel ini.

  6. Isi formulir untuk item baru Anda, lalu klik Simpan & tutup atau mengirim pesan email.

    Item yang tercantum di halaman Riwayat .

    File di Riwayat komunikasi ditautkan daripada disimpan dalam database Business Contact Manger Anda. Jika Anda berbagi database Anda dan pengguna tidak memiliki akses ke jaringan Anda dan memerlukan untuk mengakses file yang ada dalam riwayat komunikasi, lampirkan file di bagian komentar daripada menautkan file ke Riwayat komunikasi. Perhatikan bahwa batas ukuran database adalah 4 GB, dan file yang dilampirkan menambah ukuran database.

Atas halaman

Menautkan item Riwayat komunikasi yang sudah ada ke catatan

Catatan Bisnis, log telepon, pesan email, janji, tugas, dan file yang bisa ditautkan ke lebih dari satu catatan.

Kesempatan bisa ditautkan ke catatan hanya satu akun atau kontak bisnis.

Proyek bisnis yang bisa ditautkan ke lebih dari satu akun atau kontak bisnis catatan, tetapi hanya satu akun atau kontak bisnis bisa catatan utama.

Tugas proyek bisa ditautkan ke satu catatan proyek bisnis.

Anda bisa mengubah catatan yang salah satu item Riwayat komunikasi ditautkan ke. Untuk informasi selengkapnya, lihat Tampilkan dan edit item Riwayat komunikasi selanjutnya di artikel ini.

Menautkan pesan email Outlook yang sudah ada, janji, atau tugas ke catatan

  1. Buka item Outlook yang ingin Anda tautkan ke catatan.

  2. Pada pita, dalam grup bisnis , klik Link ke catatan.

  3. Dalam kotak dialog Link ke catatan Business Contact Manager , di daftar Tipe Item , klik tipe catatan yang ingin Anda tautkan item ke.

  4. Di daftar catatan, klik catatan.

    Jika Anda ingin menautkan item ke lebih dari satu catatan, pilih catatan tersebut.

    Bagaimana caranya memilih lebih dari satu arsip?

    Untuk memilih arsip yang berdekatan satu sama lain, tekan tombol SHIFT, lalu klik arsip pertama dan terakhir grup yang ingin Anda tambahkan. Untuk memilih arsip yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, lalu klik tiap-tiap arsip. Untuk memilih semua arsip, klik semua arsip, lalu tekan CTRL+A.

  5. Di bawah Catatan tertaut, klik Tautkan ke.

    Catatan yang Anda pilih dicantumkan di kotak Tautkan ke .

    Untuk menautkan Outlook item ke tipe catatan yang berbeda, klik tipe catatan dalam daftar Tipe Item , dan kemudian klik catatan.

  6. Klik OK.

    Untuk memastikan bahwa semua pesan email ke atau dari akun atau kontak bisnis yang disertakan dalam riwayat komunikasi dari catatan, di Outlook, klik kanan pesan email yang ingin Anda tautkan dengan catatan, dan lalu klik Link & Lacak. Untuk informasi tentang cara menautkan pesan email secara otomatis ke catatan, lihat tautkan dan Lacak pesan email di Business Contact Manager.

Catatan: Ada indikator tanpa memberi tahu Anda bahwa pesan email, janji, atau tugas yang ditautkan ke catatan. Anda bisa mengklik tombol Link ke catatan di item Outlook untuk melihat jika item tersebut ditautkan, dan catatan yang item tersebut ditautkan ke.

Atas halaman

Menautkan file Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, atau Word yang sudah ada ke catatan

  1. Di Excel, PowerPoint, Publisher, atau Word, buka file yang ingin Anda tautkan ke catatan.

  2. Klik tab File.

  3. Klik tab Business Contact Manager , dan lalu klik tombol Link ke catatan .

  4. Dalam kotak dialog Link ke catatan Business Contact Manager , di daftar Folder , klik tipe catatan yang ingin Anda tautkan file.

  5. Di daftar catatan, klik catatan.

    Untuk menautkan file ke lebih dari satu catatan, pilih catatan tersebut.

Bagaimana caranya memilih lebih dari satu arsip?

Untuk memilih catatan yang saling berdekatan, tekan tombol SHIFT, dan kemudian klik rekaman pertama dan terakhir grup yang ingin Anda tambahkan. Untuk memilih rekaman yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, dan lalu klik tiap-tiap Arsip. Untuk memilih semua rekaman, klik salah satu, lalu tekan CTRL + A.

  1. Di bawah Catatan tertaut, klik Tautkan ke.

    Catatan yang Anda pilih dicantumkan di kotak Tautkan ke .

  2. Klik OK.

    Untuk informasi selengkapnya, lihat Link file ke catatan Business Contact Manager.

Atas halaman

Menampilkan dan mengedit item Riwayat komunikasi

Anda bisa menampilkan dan mengedit item Riwayat komunikasi di halaman Riwayat komunikasi dari catatan, atau dalam folder Riwayat komunikasi . Item yang bisa diedit sertakan tugas, janji, catatan bisnis, dan log telepon. Pesan email tidak bisa diedit.

  1. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    Membuka catatan

    1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik salah satu folder berikut ini untuk menampilkan ruang kerja:

      • Manajemen Kontak.

      • Penjualan.

      • Manajemen proyek. (Proyek bisnis saja)

        Mengapa folder Pemasaran tidak tercantum?

        Secara default, aktivitas pemasaran tidak memiliki halaman Riwayat . Anda tidak bisa menambahkan item Riwayat komunikasi untuk setiap catatan aktivitas pemasaran, karena mereka tidak tertaut ke tipe catatan akun atau kontak bisnis.

    2. Klik tab yang berisi catatan yang Anda inginkan.

    3. Klik ganda catatan yang memiliki item Riwayat komunikasi yang ingin Anda Tampilkan.

    4. Pada Pita, di grup Perlihatkan, klik Riwayat.

      Semua item Riwayat komunikasi yang ditautkan ke catatan yang tercantum.

Buka folder Riwayat komunikasi

  1. Dalam Panel Navigasi, klik tombol Business Contact Manager.

  2. Klik ganda folder Arsip bisnis diperluas, dan kemudian klik Riwayat komunikasi.

    Catatan: Item Riwayat komunikasi yang ditautkan ke lebih dari satu catatan muncul dalam folder Riwayat komunikasi yang lebih dari sekali. Saat Anda menghapus satu salinan item Riwayat komunikasi yang memiliki banyak salinan, salinan lain masih ditautkan ke catatan. Nama catatan tertaut ditampilkan dalam kolom Tertaut ke folder Riwayat komunikasi .

Anda bisa mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk melihat item yang Anda inginkan. Klik tab tampilan , dan kemudian klik Pengaturan atau filter yang Anda inginkan. Untuk informasi tentang cara menerapkan filter tingkat lanjut, lihat memfilter catatan di Business Contact Manager.

  1. Klik ganda item Riwayat komunikasi yang ingin Anda edit.

  2. Buat perubahan Anda dan lalu menyimpannya.

Atas halaman

Mengapa beberapa item Riwayat komunikasi dicantumkan lebih dari sekali

Item bisa dicantumkan di halaman Riwayat dan di folder Riwayat komunikasi yang lebih dari sekali, jika item tersebut ditautkan ke lebih dari satu catatan.

Halaman Riwayat catatan akun atau kontak bisnis yang bisa daftar item lebih dari sekali jika:

  • Item ditautkan ke catatan akun, dan catatan yang ditautkan ke catatan akun juga ditautkan ke item. Catatan akun mewarisi item Riwayat komunikasi dari catatan yang ditautkan ke dalamnya.

  • Item ditautkan ke catatan kontak Bisnis, dan kesempatan atau proyek bisnis yang ditautkan ke kontak bisnis yang berisi link ke item Riwayat komunikasi yang sama. Catatan kontak bisnis mewarisi Riwayat komunikasi ditautkan peluang dan proyek bisnis.

Folder Riwayat komunikasi yang mencantumkan item lebih dari sekali hanya jika item tersebut ditautkan ke lebih dari satu catatan. Jika item tercantum di halaman Riwayat catatan akun karena mewarisi catatan akun, tapi item tersebut tidak tertaut secara langsung ke catatan akun, item yang tidak terdaftar dalam folder Riwayat komunikasi ditautkan ke catatan akun.

Jika Anda mengedit sebuah item dalam catatan, item yang berubah dalam semua catatan.

Atas halaman

Menghapus item Riwayat komunikasi

Tidak semua item Riwayat komunikasi dihapus berperilaku dengan cara yang sama.

Saat Anda menghapus janji, Rapat, pesan email, tugas, atau file dari catatan, item tetap utuh di lokasi aslinya. Anda bisa menautkan ke catatan lain Kapan saja. Dihapus janji, Rapat, pesan email, atau tugas dipindahkan ke Folder Item Dihapus di Business Contact Manager untuk Outlook.

Jika Anda menghapus janji, Rapat, pesan email, atau tugas dari lokasi aslinya, namun tidak di Business Contact Manager untuk Outlook, tentang 4 KB item tetap berada di Business Contact Manager untuk Outlook. Jika Anda membuka janji, Rapat, pesan email, tugas, atau file yang telah dihapus dari lokasi aslinya, ini menampilkan dalam formulir bisnis aktivitas. Untuk informasi, lihat menggunakan formulir bisnis aktivitas selanjutnya di artikel ini.

Saat Anda menghapus catatan bisnis, kesempatan, atau log telepon dari catatan — sepanjang item tersebut tidak ditautkan ke catatan lain — catatan aktual Bisnis, kesempatan, atau log telepon dipindahkan ke folder Item terhapus di Business Contact Manager untuk Outlook.

Untuk benar-benar menghapus item Riwayat komunikasi dari Business Contact Manager untuk Outlook, Anda harus menghapus dari setiap catatan item tersebut ditautkan ke, dan Kosongkan folder Item terhapus .

Catatan: Hanya pemilik database yang bisa mengosongkan folder Item terhapus di Business Contact Manager untuk Outlook.

Untuk informasi selengkapnya tentang menghapus catatan, lihat menghapus Business Contact Manager catatan.

  1. Dalam Panel Navigasi, klik tombol Business Contact Manager.

  2. Klik ganda folder Arsip bisnis diperluas, dan kemudian klik Riwayat komunikasi.

  3. Klik satu atau beberapa salinan item Riwayat komunikasi yang ingin Anda hapus.

    Bagaimana caranya memilih lebih dari satu arsip?

Untuk memilih catatan yang saling berdekatan, tekan tombol SHIFT, dan kemudian klik rekaman pertama dan terakhir grup yang ingin Anda tambahkan. Untuk memilih rekaman yang tidak berdekatan, tekan tombol CTRL, dan lalu klik tiap-tiap Arsip. Untuk memilih semua rekaman, klik salah satu, lalu tekan CTRL + A.

  1. Klik kanan item yang dipilih dan lalu klik Hapus.

    Catatan: Pada catatan, klik tombol Hapus yang berada dalam grup tindakan pada pita, karena Anda akan menghapus seluruh rekaman, bukan hanya item Riwayat komunikasi yang dipilih.

Tabel berikut mencantumkan item Riwayat komunikasinya, dan apakah mereka akan disimpan dalam Business Contact Manager untuk Outlook. Jika item disimpan di Business Contact Manager untuk Outlook hanya, itu akan dihapus bersama dengan catatan akun, kontak Bisnis, kesempatan atau proyek bisnis yang ditautkan.

Tipe item riwayat komunikasi

Simpan di
Business Contact Manager untuk Outlook saja?

Catatan bisnis

Ya

Proyek Bisnis

Ya

Tugas proyek

Ya

Kesempatan

Ya

Log telepon

Ya

Pesan email

Tidak

Janji

Tidak

Tugas

Tidak

File

Tidak

Catatan: Ketika folder Item terhapus dikosongkan, Semua item dalam folder yang akan dihapus secara permanen. Namun, jika item ditautkan ke catatan yang ada di tempat lain sebagai file atau janji Outlook, tugas, atau pesan email, lalu bisa ditautkan ke catatan lain. Log telepon dan catatan bisnis adalah kasus khusus, karena mereka tidak berdiri sendiri. Mereka harus ditautkan ke catatan akun, kontak Bisnis, kesempatan atau proyek bisnis. Oleh karena itu, setelah rekaman yang terkait dihapus secara permanen, item ini tidak bisa dipulihkan. Untuk informasi selengkapnya tentang memulihkan item yang dihapus, lihat memulihkan catatan di Business Contact Manager.

Atas halaman

Mengurutkan item Riwayat komunikasi

Anda bisa mengurutkan item Riwayat komunikasi dengan berbagai cara.

  1. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    Mengurutkan item Riwayat komunikasi di halaman Riwayat catatan

    1. Di Panel Navigasi, di bawah Business Contact Manager, klik salah satu folder berikut ini untuk menampilkan ruang kerja:

      • Manajemen Kontak.

      • Penjualan.

      • Manajemen proyek. (Proyek bisnis saja)

        Mengapa folder Pemasaran tidak tercantum?

        Secara default, folder pemasaran tidak berisi catatan akun atau kontak bisnis. Anda tidak bisa menambahkan item Riwayat komunikasi untuk setiap catatan aktivitas pemasaran, karena tidak ditautkan ke tipe catatan akun atau kontak bisnis.

    2. Klik tab yang berisi catatan yang Anda inginkan.

    3. Klik ganda catatan yang berisi item Riwayat komunikasi yang ingin Anda Tampilkan.

    4. Pada Pita, di grup Perlihatkan, klik Riwayat.

    Mengurutkan rekaman dalam folder Riwayat komunikasi

    1. Dalam Panel Navigasi, klik tombol Business Contact Manager.

    2. Klik ganda folder Arsip bisnis diperluas, dan kemudian klik Riwayat komunikasi.

  2. Di Pita, klik tab Tampilan.

  3. Di grup pengaturan , klik salah satu opsi yang tersedia:

    1. Dengan tipe atau tipe

    2. Menurut tanggal dibuat

    3. Menurut tanggal dimodifikasi

    4. Dengan Creator

    5. Dengan ditautkan ke

    6. Urutan terbalik

    7. Perluas/Ciutkan

      Anda juga bisa mengurutkan daftar dengan mengklik header kolom.

Catatan: Urutkan dipertahankan saat catatan atau folder Riwayat komunikasi terbuka. Saat Anda menutup catatan atau folder, Urutkan dihapus.

Atas halaman

Menggunakan formulir aktivitas bisnis

Jika Anda membuka item Riwayat komunikasi seperti rapat, pesan email, tugas, atau file, dan item tidak tersedia, itu terbuka di formulir bisnis aktivitas. Item Riwayat komunikasi asli mungkin tidak tersedia karena telah dihapus dari lokasi aslinya, atau Anda tidak tersambung ke komputer di mana item aslinya berada.

Formulir bisnis aktivitas menyertakan beberapa informasi dasar. Misalnya, untuk pesan email, file migrasi menyertakan subjek, Link, dan 4 pertama kilobyte (KB) pesan. Untuk file, termasuk nama file, Tautkan ke, dan lokasi file asli.

Catatan: Bidang yang berisi informasi dari item aslinya tidak bisa diedit.

  • Subjek     Subjek atau judul item aslinya.

  • Link ke     Item ini ditautkan ke catatan.

  • Dibuat karena     Tanggal pembuatan item aslinya atau jatuh tempo.

  • Dikirim     Tanggal item aslinya dikirim (berlaku hanya untuk rapat atau pesan email).

  • Diubah     Tanggal perubahan terbaru disimpan ke item aslinya.

  • Catatan     Pertama 4 kilobyte (KB) dari pesan email, informasi dasar tentang Rapat atau tugas, atau lokasi aslinya file.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×