Microsoft Lync Web Scheduler adalah program berbasis web yang bisa Anda gunakan untuk membuat Rapat Lync jika Anda tidak memiliki Microsoft Outlook, atau jika sistem operasi Anda tidak berbasis Windows. Dengan Web Scheduler, Anda bisa membuat rapat baru, memodifikasi rapat yang sudah ada, dan mengirim undangan menggunakan program email favorit.
Tim dukungan perusahaan Anda memberi Anda nama pengguna dan kata sandi untuk masuk ke Web Scheduler.
Di artikel ini
Membuat Rapat Lync
Rapat Lync mendukung rapat online dan panggilan konferensi. Para peserta bisa bergabung menggunakan komputer untuk menampilkan presentasi, atau menelepon ke rapat menggunakan telepon untuk audio saja.
-
Kunjungi https://sched.lync.com dan masuk ke Web Scheduler dengan nama pengguna dan kata sandi Anda.
-
Klik Buat Rapat Baru.
-
Dalam kotak Subjek, ketik subjek untuk rapat.
-
Anda bisa membiarkan lokasi rapat sebagai Rapat Online, atau menambahkan lokasi, seperti ruang konferensi, jika Anda juga memiliki peserta tatap muka.
-
Ketik pesan singkat, atau agenda rapat di kotak Pesan, (opsional).
-
Pilih zona waktu rapat menggunakan menu turun bawah.
-
Pilih tanggal/waktu Mulai dan Selesai untuk rapat.
-
Secara default, setiap orang termasuk orang-orang di luar perusahaan bisa melewati lobi, yang merupakan area tunggu virtual tempat Anda memberi izin atau menolak akses. Untuk informasi tentang cara memodifikasi opsi, baca Akses dan Penyaji.
-
Secara default, siapa pun yang diundang dari organisasi Anda memiliki izin penyaji. Untuk informasi tentang cara memodifikasi opsi, baca Akses dan Penyaji.
-
Di bawah Peserta dan Audio, tambahkan nama peserta di kotak yang tersedia, dipisahkan oleh titik koma (;).
-
Klik Periksa nama untuk memverifikasi bahwa Anda memiliki nama yang benar. Bagi para undangan yang merupakan orang luar perusahaan Anda, ketik alamat email lengkapnya, seperti mailto:contoso@contoso.com.
Catatan: Web Scheduler tidak memeriksa ketersediaan peserta atau ruang konferensi.
-
Jika akun Anda dibuat dengan Penyedia Konferensi Audio, undangan rapat akan menyertakan nomor bebas pulsa, nomor berbayar, dan kode peserta. Peserta rapat bisa menggunakan audio komputer, atau menelepon ke rapat, bergantung pada preferensi mereka.
-
Klik Simpan.
Mengirim undangan ke peserta rapat
Untuk mengirim undangan rapat, pilih salah satu dari metode berikut ini:
Mengirim undangan dengan menggunakan program email Anda
Dengan menggunakan metode ini, Anda menyalin rincian rapat dari Web Scheduler dan menempelkannya ke undangan rapat yang Anda buat dengan program email apa pun.
Tips: Anda juga bisa mengakses informasi rapat dengan mengklik Tampilkan Info Ikut Rapat di halaman rincian rapat Web Scheduler.
-
Saat Anda selesai membuat rapat, klik Simpan.
-
Sebuah jendela dengan informasi rapat terbuka.
-
Sorot rincian rapat, termasuk URL rapat, nomor konferensi audio, dan ID konferensi.
-
Klik kanan teks tersebut, lalu klik Salin.
-
Buka program email apa pun dan buat permintaan rapat reguler.
-
Tempelkan rincian rapat online Lync (disalin di langkah 4) ke undangan.
-
Tambahkan peserta, verifikasi tanggal/waktu rapat, ketik agenda rapat, dan kirim undangan.
Mengirim undangan dengan menggunakan iCalendar
iCalendar memungkinkan pengguna sistem email yang berbeda bertukar informasi kalender. Penerima undangan iCalendar harus memiliki perangkat lunak yang didukung untuk membuka dan merespons undangan rapat.
-
Di bagian Rapat Saya, pilih rapat menurut subjeknya, lalu klik Ekspor sebagai iCalendar.
-
Klik Buka saat diminta oleh program email Anda.
Catatan: iCalendar menyertakan semua informasi yang Anda tambahkan saat menjadwalkan rapat Anda, seperti pesan, peserta, lokasi, tanggal, dan waktu rapat.
-
Ketika entri kalender terbuka, teruskanlah kepada orang yang telah Anda tambahkan sebagai peserta saat manjadwalkan rapat.
-
Para undangan lalu bisa membuka file iCalendar dengan program email pilihan mereka, seperti Outlook, Notes, iCal, dan sebagainya.
Akses dan Penyaji
Opsi Akses dan Penyaji default optimal untuk rapat tim umum. Anda bisa mengkustomisasi opsi rapat Anda agar lebih pas memenuhi kebutuhan Anda, tipe rapat, atau peserta.
Di bawah bagian Akses dan Penyaji di halaman rincian rapat, pilih siapa yang bisa memasuki lobi dan siapa yang bisa bergabung ke rapat sebagai penyaji.
Siapa yang dapat melewati lobi
|
Opsi Akses |
Apa yang terjadi |
Direkomendasikan saat… |
|
Penyelenggara saja (dikunci) |
Hanya penyelenggara yang melewati lobi. Setiap orang lainnya harus menunggu di lobi hingga diperbolehkan masuk. |
Anda tidak ingin orang-orang melihat konten sebelum rapat, atau saat Anda sedang membahas informasi rahasia. |
|
Orang-orang yang saya undang dari perusahaan saya |
Orang-orang yang tidak memiliki akun di jaringan Anda, dan orang-orang yang tidak diundang harus menunggu di lobi hingga diperbolehkan masuk. |
Anda sedang membahas informasi rahasia, dan Anda ingin memperbolehkan hanya orang-orang tertentu dari perusahaan Anda untuk bergabung. |
|
Orang-orang dari perusahaan saya |
Orang-orang yang tidak memiliki akun di jaringan Anda harus menunggu di lobi hingga diperbolehkan masuk. |
Semua peserta memiliki akun di jaringan organisasi Anda, dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia. |
|
Setiap orang termasuk orang-orang di luar perusahaan saya |
Tidak ada yang menunggu di lobi. |
Anda mengundang peserta luar dan Anda tidak sedang membahas informasi rahasia. |
Penting: Sekalipun lobi rapat diaktifkan, peserta yang menelepon ke rapat otomatis melewati lobi rapat.
Siapakah penyaji itu
|
Opsi Penyaji |
Siapakah penyaji itu |
Direkomendasikan saat... |
|
Penyelenggara saja |
Hanya orang yang menjadwalkan rapat. |
Presentasi di mana peserta tidak harus berinteraksi dengan konten rapat. Anda bisa menunjuk penyaji tambahan selama rapat. |
|
Orang-orang dari perusahaan saya |
Setiap orang yang Anda undang yang memiliki akun di jaringan Anda. |
Sesi kerja grup internal, di mana semua peserta bisa berbagi dan mengubah konten rapat. |
|
Setiap orang termasuk orang-orang di luar perusahaan saya (tidak ada batasan) |
Setiap orang yang Anda undang. |
Sesi kerja grup dengan orang-orang yang tidak memiliki akun pada jaringan Anda. |
|
Orang yang saya pilih |
Anda dan peserta yang Anda pilih. |
Presentasi dengan lebih dari satu penyaji tertentu. |
Catatan: Peserta eksternal atau daftar distribusi tidak bisa diundang sebagai penyaji menggunakan Opsi orang yang saya pilih. Anda bisa memberi penyaji akses ke setiap peserta saat berada di ruang rapat.
Bergabung dalam rapat
Anda bisa menggunakan link rapat dalam undangan untuk masuk ke rapat Anda, atau klik tab Ikut Rapat di Web Scheduler untuk memulai rapat.
-
Di bawah Rapat Saya, klik rapat Anda.
-
Pada halaman rincian rapat, klik tab Ikut Rapat.
-
Lync terbuka dan mengizinkan Anda masuk ke rapat.
Menampilkan atau mengedit rapat yang sudah ada
Anda bisa melihat semua rapat yang sudah Anda atur di bawah tab Rapat Saya di Web Scheduler. Ingatlah bahwa Web Scheduler hanya mencantumkan rapat yang sudah Anda atur, bukan rapat yang Anda diundang ke dalamnya.
-
Klik sebuah rapat untuk membuka halaman rincian rapat, yang berisi rangkuman singkat rapat, sekumpulan tab tindakan, dan informasi rapat.
-
Klik Edit.
-
Buat perubahan yang diperlukan, lalu klik Simpan.
-
Klik OK pada pemberitahuan berhasil, dan verifikasi informasi yang diubah.
Penting: Saat Anda memperbarui rapat, Anda perlu secara manual mengirimkan informasi yang diperbarui ke undangan Anda. Web Scheduler tidak memperbarui kalender Anda secara otomatis.
-
Jika Anda menggunakan iCalendar untuk mengirimkan undangan, klik Ekspor sebagai iCalendar lagi untuk membuka undangan tersebut, dan kirim pembaruan.
-
Jika Anda menyalin rincian rapat Lync dalam undangan rapat reguler, buka undangan tersebut, perbarui dengan rincian rapat baru, dan kirim ulang ke peserta Anda.
Menghapus atau membatalkan rapat
Rapat Anda kedaluwarsa 14 hari setelah waktu selesai yang dijadwalkan, tetapi Anda bisa menghapus rapat jika Anda ingin membersihkan Web Scheduler, atau membatalkan rapat Anda.
-
Di bawah tab Rapat Saya, klik rapat yang ingin Anda hapus.
-
Pada halaman rincian rapat, klik tab Hapus Rapat.
-
Klik Ya dalam kotak konfirmasi.
Penting: Anda akan perlu mengirim pemberitahuan pembatalan ke peserta Anda karena Web Scheduler tidak memperbarui kalender Anda secara otomatis.
-
Jika Anda gunakan iCalendar untuk mengirim undangan, buka undangan dan klik Batal. Ini akan mengirim pemberitahuan pembatalan ke penerima.
-
Jika Anda menyalin rincian rapat Lync dalam undangan rapat reguler, buka undangan, lalu klik Batal untuk mengirim pemberitahuan pembatalan ke para undangan.
