Gunakan templat database Access Student untuk melacak informasi tentang siswa Anda, termasuk kontak darurat, informasi medis, dan informasi tentang wali mereka. Anda juga bisa mencari dan memfilter siswa, melacak kehadiran siswa, memperlihatkan atau menyembunyikan kolom, dan memetakan alamat siswa.
Ingin watch video tentang menggunakan templat ini? Lihat artikel ini, Gunakan Templat Database Siswa.
Catatan: Templat database Siswa telah diperbarui selama beberapa tahun terakhir. Instruksi ini merujuk pada versi terbaru templat yang tersedia untuk diunduh. Jika langkah-langkah di bawah ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan versi templat yang lebih lama.
Menggunakan database
Dalam artikel ini, kami membahas langkah-langkah dasar penggunaan templat database Siswa.
Mempersiapkan database untuk digunakan
-
Saat Anda membuka database untuk pertama kalinya, Access menampilkan formulir Selamat Datang. Untuk mencegah formulir ini ditampilkan saat berikutnya Anda membuka database, kosongkan kotak centang Perlihatkan Selamat Datang saat database ini dibuka .
Tutup formulir Selamat Datang untuk mulai menggunakan database.
-
Untuk memastikan semua konten database diaktifkan, di Bilah Pesan, klik Aktifkan konten ini.
Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan konten database, lihat artikel Memutuskan apakah akan mempercayai database.
Mencari siswa
Kotak Pencarian Cepat memungkinkan Anda menemukan siswa dengan cepat di formulir Daftar Siswa .
-
Ketikkan teks yang ingin Anda cari dalam kotak Pencarian Cepat , lalu tekan ENTER.
Access memfilter daftar untuk memperlihatkan hanya rekaman yang berisi teks yang Anda cari. Untuk kembali ke daftar lengkap, klik Hapus pencarian saat ini. (Ini adalah X di dalam kotak pencarian.)
Memfilter daftar Siswa
Pada formulir Daftar Siswa , Anda bisa memfilter daftar siswa, dan menyimpan filter favorit Anda untuk digunakan di masa mendatang.
-
Terapkan filter dengan mengklik kanan formulir dan memilih filter yang Anda inginkan.
-
Klik Simpan Filter.
-
Pada formulir Filter Detail , masukkan nama dan deskripsi filter, lalu klik Tutup.
-
Gunakan kotak Filter Favorit untuk menerapkan filter yang disimpan, atau klik (Hapus Filter) untuk menghapus filter.
Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom
Pada formulir Daftar Siswa , beberapa bidang (kolom) disembunyikan secara default. Untuk mengubah bidang mana yang ditampilkan:
-
Klik Perlihatkan/Sembunyikan Bidang.
-
Dalam kotak dialog Munculkan Kolom , pilih kotak centang di samping setiap kolom yang ingin Anda perlihatkan. Kosongkan kotak centang untuk menyembunyikan kolom.
Menampilkan detail siswa
Formulir Detail Siswa memungkinkan Anda menampilkan dan memasukkan informasi selengkapnya tentang siswa, termasuk gambar, wali, informasi darurat, dan kehadiran. Untuk menampilkan formulir Detail Siswa :
-
Pada formulir Daftar Siswa , klik Buka di samping item yang ingin Anda lihat.
Menambahkan gambar
Pada formulir Detail Siswa , Anda bisa menambahkan gambar dan lampiran lainnya.
-
Di bawah bingkai gambar, klik Edit Gambar.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik Tambahkan.
-
Dalam kotak dialog Pilih File , telusuri ke folder yang berisi file.
-
Pilih file yang ingin Anda tambahkan, lalu klik Buka.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik OK.
Catatan: Anda dapat melampirkan beberapa file untuk setiap item, termasuk tipe file yang berbeda seperti dokumen atau lembar bentang.
Menambahkan siswa dari Microsoft Outlook
Jika Menggunakan Microsoft Outlook, Anda dapat menambahkan siswa dari program tersebut tanpa harus mengetik ulang informasi.
-
Pada formulir Daftar Siswa , klik Tambahkan Dari Outlook.
-
Dalam kotak dialog Pilih Nama untuk Ditambahkan , pilih nama yang ingin Anda tambahkan ke database.
-
Klik Tambahkan, lalu klik OK.
Menampilkan peta alamat siswa
Pada formulir Detail Siswa , jika Anda telah memasukkan alamat jalan untuk siswa, Anda bisa menampilkan peta lokasi tersebut:
-
Klik Klik untuk Memetakan.
Menampilkan laporan
Database Siswa menyertakan beberapa laporan, termasuk Semua Siswa, Alergi dan Obat-obatan, Informasi Kontak Darurat, Informasi Wali, dan lainnya. Untuk menampilkan laporan:
-
Di Panel Navigasi, di bawah Laporan, klik ganda laporan yang ingin Anda tampilkan.
Anda bisa membuat laporan kustom Anda sendiri. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Membuat laporan sederhana.
Memodifikasi database Siswa
Anda bisa mengkustomisasi database Siswa dengan menambahkan bidang baru ke tabel Siswa, lalu menambahkan bidang itu ke formulir Daftar Siswa , formulir Detail Siswa , dan laporan Semua Siswa .
Menambahkan bidang ke tabel Siswa
-
Tutup semua tab yang terbuka.
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel Siswa .
-
Gulir ke kanan hingga Anda melihat kolom bernama Tambahkan Bidang Baru. Klik ganda judul kolom, dan ketikkan nama bidang.
Saat pertama kali memasukkan data dalam kolom, Access mengatur tipe data untuk Anda.
Menambahkan bidang ke formulir atau laporan
Setelah bidang ditambahkan ke tabel, Anda dapat menambahkannya ke formulir atau laporan.
-
Klik kanan formulir atau laporan di Panel Navigasi lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Desain, di grup Alat, klik Tambahkan Bidang yang Ada.
-
Seret bidang yang Anda inginkan dari Daftar Bidang ke formulir atau laporan.
