Gunakan templat Pelacakan Aset Access untuk melacak komputer, peralatan kantor, atau hal lain yang dimiliki atau dikelola oleh orang lain. Versi templat Access populer ini juga memungkinkan Anda mencari detail Aset, memperlihatkan atau menyembunyikan kolom, mengirim pesan email, dan memetakan alamat pemilik aset.
Ingin watch video tentang menggunakan templat ini? Lihat artikel ini, Gunakan Templat Database Pelacakan Aset.
Catatan: Templat database Pelacakan Aset telah diperbarui selama beberapa tahun terakhir. Instruksi ini merujuk pada versi terbaru templat yang tersedia untuk diunduh. Jika langkah-langkah di bawah ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan versi templat yang lebih lama.
Memulai
Dalam artikel ini, kami membahas langkah-langkah dasar menggunakan templat Pelacakan Aset.
Mempersiapkan database untuk digunakan
-
Saat Anda membuka database untuk pertama kalinya, Access menampilkan formulir Selamat Datang. Untuk mencegah formulir ini ditampilkan saat berikutnya Anda membuka database, kosongkan kotak centang Perlihatkan Selamat Datang saat database ini dibuka .
Tutup formulir Selamat Datang untuk mulai menggunakan database.
-
Untuk memastikan semua konten database diaktifkan, di Bilah Pesan, klik Aktifkan konten ini.
Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan konten database, lihat artikel Memutuskan apakah akan mempercayai database.
Memperlihatkan atau menyembunyikan aset yang dihentikan
Aset yang Dihentikan adalah item yang memiliki Tanggal Dihentikan pada atau sebelum tanggal saat ini. Aset mungkin dihentikan ketika sudah kedaluarsa, rusak, atau tidak digunakan. Anda bisa memperlihatkan atau menyembunyikan Aset yang dihentikan di formulir Daftar Aset.
-
Pada formulir Daftar Aset , pilih atau kosongkan kotak centang Perlihatkan Dihentikan .
Mencari Aset atau Kontak
Kotak Pencarian Cepat memungkinkan Anda menemukan Aset dengan cepat di formulir Daftar Aset , dan Kontak di formulir Daftar Kontak .
-
Ketikkan teks yang ingin Anda cari dalam kotak Pencarian Cepat , lalu tekan ENTER.
Access memfilter daftar untuk memperlihatkan hanya rekaman yang berisi teks yang Anda cari. Untuk kembali ke daftar lengkap, klik Hapus pencarian saat ini. (Ini adalah X di dalam kotak pencarian.)
Memfilter daftar Aset
Pada formulir Daftar Aset , Anda bisa memfilter daftar Aset, dan menyimpan filter favorit Anda untuk digunakan di masa mendatang.
-
Terapkan filter dengan mengklik kanan formulir dan memilih filter yang Anda inginkan.
-
Klik Simpan Filter.
-
Pada formulir Filter Detail , masukkan nama dan deskripsi filter, lalu klik Tutup.
-
Gunakan kotak Filter Favorit untuk menerapkan filter yang disimpan, atau klik (Hapus Filter) untuk menghapus filter.
Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom
Pada formulir Daftar Aset dan formulir Daftar Kontak , beberapa bidang (kolom) disembunyikan secara default. Untuk mengubah bidang mana yang ditampilkan:
-
Klik Perlihatkan/Sembunyikan Bidang.
-
Dalam kotak dialog Munculkan Kolom , pilih kotak centang di samping setiap kolom yang ingin Anda perlihatkan. Kosongkan kotak centang untuk menyembunyikan kolom.
Menampilkan detail Aset atau Kontak
Formulir Detail Aset dan formulir Detail Kontak memungkinkan Anda menampilkan dan memasukkan informasi selengkapnya tentang item. Untuk menampilkan Detail Aset atau formulir Detail Kontak :
-
Pada formulir Daftar Aset atau formulir Daftar Kontak , klik Buka di samping item yang ingin Anda lihat.
Menambahkan gambar
Pada formulir Detail Aset dan formulir Detail Kontak , Anda bisa menambahkan gambar dan lampiran lainnya.
-
Di bawah bingkai gambar pada formulir Detail Aset , klik Tambahkan atau Hapus Lampiran.
Di bawah bingkai gambar pada formulir Detail Kontak , klik Edit Gambar.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik Tambahkan.
-
Dalam kotak dialog Pilih File , telusuri ke folder yang berisi file.
-
Pilih file yang ingin Anda tambahkan, lalu klik Buka.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik OK.
Catatan: Anda dapat melampirkan beberapa file untuk setiap item, termasuk tipe file yang berbeda seperti dokumen atau lembar bentang.
Menambahkan kontak dari Microsoft Outlook
Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook, Anda bisa menambahkan kontak atau pemilik aset dari program itu tanpa harus mengetik ulang informasi.
-
Pada formulir Daftar Kontak , klik Tambahkan Dari Outlook.
-
Dalam kotak dialog Pilih Nama untuk Ditambahkan , pilih nama yang ingin Anda tambahkan ke database.
-
Klik Tambahkan, lalu klik OK.
Menampilkan peta alamat kontak
Pada formulir Detail Kontak , jika Anda telah memasukkan alamat jalan untuk kontak tersebut, Anda bisa menampilkan peta lokasi tersebut:
-
Klik Petakan alamat ini.
Menampilkan laporan
Pelacakan Aset mencakup beberapa laporan, termasuk Semua Aset, Detail Aset, Aset Dihentikan, Buku Alamat Kontak, dan lainnya. Untuk menampilkan laporan:
-
Di Panel Navigasi, di bawah Laporan, klik ganda laporan yang ingin Anda tampilkan.
Anda bisa membuat laporan kustom Anda sendiri. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Membuat laporan sederhana.
Memodifikasi database Pelacakan Aset
Anda bisa mengkustomisasi database Pelacakan Aset dengan menambahkan bidang baru ke tabel Aset, lalu menambahkan bidang tersebut ke formulir Daftar Aset , formulir Detail Aset , dan laporan Detail Aset .
Menambahkan bidang ke tabel Aset
-
Tutup semua tab yang terbuka.
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel Aset .
-
Gulir ke kanan hingga Anda melihat kolom bernama Tambahkan Bidang Baru. Klik ganda judul kolom, dan ketikkan nama bidang.
Saat pertama kali memasukkan data dalam kolom, Access mengatur tipe data untuk Anda.
Menambahkan bidang ke formulir atau laporan
Setelah bidang ditambahkan ke tabel, Anda dapat menambahkannya ke formulir atau laporan.
-
Klik kanan formulir atau laporan di Panel Navigasi lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Desain, di grup Alat, klik Tambahkan Bidang yang Ada.
-
Seret bidang yang Anda inginkan dari Daftar Bidang ke formulir atau laporan.
