Gunakan templat Database Kontak Access untuk melacak nama, alamat, nomor telepon, dan informasi lainnya. Versi baru templat Access populer ini juga memungkinkan Anda mengkategorikan setiap kontak, mengirim pesan email, dan membuat peta alamat.
Ingin watch video tentang menggunakan templat ini? Lihat artikel ini, Gunakan Templat Database Kontak.
Catatan: Templat database Kontak telah diperbarui selama beberapa tahun terakhir. Instruksi ini merujuk pada versi terbaru templat yang tersedia untuk diunduh. Jika langkah-langkah di bawah ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan versi templat yang lebih lama.
Memulai
Dalam artikel ini, kami membahas langkah-langkah dasar penggunaan templat Database Kontak.
Mempersiapkan database untuk digunakan
-
Saat Anda membuka database untuk pertama kalinya, Access menampilkan formulir Selamat Datang. Untuk mencegah formulir ini ditampilkan saat berikutnya Anda membuka database, kosongkan kotak centang Perlihatkan Selamat Datang saat database ini dibuka .
Tutup formulir Selamat Datang untuk mulai menggunakan database.
-
Untuk memastikan semua konten database diaktifkan, di Bilah Pesan, klik Aktifkan konten ini.
Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan konten database, lihat artikel Memutuskan apakah akan mempercayai database.
Menambahkan kontak dari Microsoft Outlook
Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook, Anda bisa menambahkan kontak dari program itu tanpa harus mengetik ulang informasi.
-
Pada formulir Daftar Kontak , klik Tambahkan Dari Outlook.
-
Dalam kotak dialog Pilih Nama untuk Ditambahkan , pilih nama yang ingin Anda tambahkan ke database.
-
Klik Tambahkan, lalu klik OK.
Mencari kontak
Kotak Pencarian Cepat memungkinkan Anda menemukan kontak dengan cepat di formulir Daftar Kontak .
-
Pada formulir Daftar Kontak , dalam kotak Pencarian Cepat , ketikkan teks yang ingin Anda cari lalu tekan ENTER.
Access memfilter daftar untuk memperlihatkan hanya rekaman yang berisi teks yang Anda cari. Untuk kembali ke daftar lengkap, klik Hapus pencarian saat ini. (Ini adalah X di dalam kotak pencarian.)
Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom
Pada formulir Daftar Kontak , beberapa bidang (kolom) disembunyikan secara default. Untuk mengubah bidang mana yang ditampilkan:
-
Klik Perlihatkan/Sembunyikan Bidang.
-
Dalam kotak dialog Munculkan Kolom , pilih kotak centang di samping setiap kolom yang ingin Anda perlihatkan. Kosongkan kotak centang untuk menyembunyikan kolom.
Menampilkan detail kontak
Formulir Detail Kontak memungkinkan Anda melihat dan memasukkan informasi selengkapnya tentang setiap kontak. Untuk menampilkan formulir Detail Kontak:
-
Pada formulir Daftar Kontak , klik Buka di samping kontak yang ingin Anda lihat.
Menambahkan gambar
Pada formulir Detail Kontak , Anda bisa menambahkan gambar untuk kontak tersebut.
-
Di bawah bingkai gambar, klik Edit Gambar.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik Tambahkan.
-
Dalam kotak dialog Pilih File , telusuri ke folder yang berisi file.
-
Pilih file yang ingin Anda tambahkan, lalu klik Buka.
-
Dalam kotak dialog Lampiran , klik OK.
Catatan: Anda bisa melampirkan beberapa file ke setiap kontak, termasuk tipe file yang berbeda seperti dokumen atau lembar bentang.
Menampilkan peta alamat kontak
Pada formulir Detail Kontak , jika Anda telah memasukkan alamat jalan untuk kontak tersebut, Anda bisa menampilkan peta lokasi tersebut:
-
Klik Klik untuk Memetakan.
Menampilkan laporan
Database Kontak menyertakan dua laporan: Direktori dan Buku Telepon. Untuk menampilkan laporan:
-
Di Panel Navigasi, di bawah Laporan, klik ganda laporan yang ingin Anda tampilkan.
Anda bisa membuat laporan kustom Anda sendiri. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Membuat laporan sederhana.
Mengubah database Kontak
Anda bisa mengkustomisasi database Kontak dengan menambahkan bidang baru ke tabel Kontak, lalu menambahkan bidang tersebut ke formulir Daftar Kontak dan formulir Detail Kontak .
Menambahkan bidang ke tabel Kontak
-
Tutup semua tab yang terbuka.
-
Di Panel Navigasi, klik ganda tabel Kontak .
-
Gulir ke kanan hingga Anda melihat kolom bernama Tambahkan Bidang Baru. Klik ganda judul kolom, dan ketikkan nama bidang.
Saat pertama kali memasukkan data dalam kolom, Access mengatur tipe data untuk Anda.
Menambahkan bidang ke formulir
Setelah bidang ditambahkan ke tabel, Anda dapat menambahkannya ke formulir.
-
Klik kanan formulir di Panel Navigasi lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Desain, di grup Alat, klik Tambahkan Bidang yang Ada.
-
Seret bidang yang Anda inginkan dari Daftar Bidang ke formulir.
