Gambaran umum tentang kebijakan penghapusan dokumen di SharePoint Server 2016

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Organisasi Anda mungkin diminta untuk menyimpan dokumen untuk periode waktu karena kepatuhan hukum, atau persyaratan bisnis lainnya. Namun, jika organisasi Anda membuat dokumen lebih panjang dari diperlukan, Anda membuat risiko hukum yang tidak diperlukan. Dengan kebijakan penghapusan dokumen, Anda secara proaktif bisa mengurangi risiko dengan secara otomatis menghapus dokumen di situs setelah periode waktu tertentu — misalnya, Anda bisa menghapus dokumen di OneDrive pengguna untuk bisnis situs lima tahun setelah dokumen dibuat.

Dokumen penghapusan Kebijakan kuat belum fleksibel — misalnya, Anda bisa:

  • Memungkinkan pemilik situs untuk memilih dari kebijakan yang Anda secara terpusat membuat dan mengelola. Anda juga dapat membolehkan pemilik situs untuk memilih keluar secara bersamaan jika mereka memutuskan kebijakan tidak berlaku untuk konten mereka.

  • Menerapkan kebijakan wajib tunggal pada semua situs di kumpulan situs, seperti semua OneDrive for Business situs, atau bahkan memberlakukan kebijakan di semua kumpulan situs yang dibuat dari Templat kumpulan situs tertentu, seperti Templat situs tim.

  • Menyediakan kebijakan default aturan default yang akan secara otomatis diterapkan tanpa tindakan yang diperlukan oleh pemilik situs.

  • Membuat kebijakan yang menyertakan beberapa aturan penghapusan yang pemilik situs bisa memilih dari.

Anda membuat dan mengelola kebijakan penghapusan dokumen di pusat kepatuhan kebijakan.

Pusat kebijakan kepatuhan

Kapan menggunakan kebijakan penghapusan dokumen

Selain dokumen penghapusan kebijakan, SharePoint Server 2016 menyediakan ini kebijakan penyimpanan untuk konten situs:

Setiap tipe kebijakan yang terbaik untuk tipe khusus dari situs atau data. Misalnya, organisasi Anda mungkin memiliki sangat terstruktur situs yang menggunakan tipe konten, seperti situs keuangan untuk kontrak atau basis pengetahuan untuk artikel. Dalam kasus ini, Anda bisa menggunakan kebijakan tipe konten. Atau organisasi Anda mungkin perlu untuk menyimpan dokumen hukum, di mana dalam kasus Anda mungkin menggunakan tipe konten dan pusat rekaman untuk menerapkan rencana file.

Kebijakan penghapusan dokumen menggantikan manajemen atau informasi kebijakan manajemen rekaman, yang paling cocok dengan data terstruktur dan tipe konten. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan kebijakan penghapusan dokumen saat Anda perlu luas mengelola otomatis penghapusan data terstruktur seperti OneDrive for bisnis situs dan situs tim.

Diagram penyimpanan fitur untuk konten situs

Jika Anda menerapkan kebijakan penghapusan dokumen ke situs yang sudah menggunakan kebijakan manajemen informasi, kebijakan tersebut diabaikan saat dokumen penghapusan Kebijakan berlaku. Ini berarti Anda harus merencanakan situs untuk menggunakan kebijakan hanya ditujukan untuk konten terstruktur atau tidak terstruktur, bukan keduanya. Untuk informasi selengkapnya tentang bagaimana dokumen penghapusan Kebijakan ini menimpa kebijakan lain, lihat menerapkan atau menghapus kebijakan penghapusan dokumen untuk sebuah situs.

Tidak seperti kebijakan lain, dokumen penghapusan Kebijakan berfungsi hanya di pustaka dokumen, bukan daftar.

Kebijakan penghapusan dan aturan

Kebijakan penghapusan dokumen berisi satu atau beberapa menghapus aturan yang menentukan:

  • Periode waktu hingga penghapusan.

  • Apakah akan menghitung tanggal penghapusan dari Kapan dokumen dibuat atau terakhir diubah.

  • Apakah untuk menghapus dokumen secara permanen atau ke keranjang sampah.

Jika kebijakan berisi lebih dari satu aturan, pemilik situs bisa pilih aturan yang paling berlaku untuk konten mereka.

Halaman aturan baru

Kebijakan dan tugas

Setelah Anda membuat kebijakan penghapusan dokumen, Anda bisa menetapkannya ke Templat kumpulan situs — misalnya, Anda bisa menetapkan kebijakan ke OneDrive for Business Templat sehingga mencakup setiap pengguna OneDrive for Business. Saat Anda menetapkan kebijakan untuk Templat kumpulan situs, ini berlaku untuk semua kumpulan situs yang sudah dibuat dari Templat tersebut, selain untuk setiap kumpulan situs yang dibuat dari Templat tersebut di masa mendatang.

Menetapkan ke OneDrive untuk opsi Templat bisnis

Anda juga bisa menetapkan kebijakan untuk kumpulan situs tertentu — melakukan jadi menimpa kebijakan apa pun yang telah ditetapkan untuk Templat tersebut kumpulan situs. Sebagai contoh, Anda dapat menetapkan kebijakan untuk Templat situs tim, tapi lalu mengganti mereka dengan menerapkan kumpulan kebijakan untuk kumpulan situs tertentu yang dibuat dari Templat tersebut.

Kebijakan wajib satu atau beberapa kebijakan untuk dipilih

Saat Anda menetapkan kebijakan, Anda bisa memilih untuk membuatnya wajib, sehingga hanya kebijakan ini bisa ditetapkan dan itu akan diterapkan ke semua situs di kumpulan situs. Pemilik situs tidak bisa keluar dari kebijakan wajib, yang berarti dokumen di situs akan dikenakan biaya kebijakan Hapus tak peduli seperti apa.

Kebijakan tanda wajib opsi

Daripada membuat kebijakan tunggal wajib, Anda juga bisa menetapkan beberapa kebijakan untuk kumpulan situs, yang memungkinkan setiap pemilik situs untuk memilih kebijakan yang berlaku untuk situs mereka, atau bahkan keluar secara bersamaan. Misalnya, Anda bisa membuat satu untuk dokumen bisnis Umum dan kebijakan lain untuk keuangan dokumen yang memiliki jadwal berbeda. Pemilik situs sering mengetahuinya konten apa yang berisi situs mereka dan oleh karena itu kebijakan penghapusan dokumen mana untuk menerapkan. Setiap situs bisa memiliki hanya satu kebijakan diterapkan ke dalamnya.

Aturan satu atau beberapa aturan untuk dipilih

Pada gilirannya, kebijakan setiap bisa berisi banyak aturan - misalnya, kebijakan penghapusan untuk dokumen bisnis umum mungkin memiliki dua aturan:

  • Dokumen yang tidak memerlukan penyimpanan berdasarkan kewajiban hukum atau kebutuhan bisnis yang sedang berlangsung harus tidak dipertahankan untuk lebih dari satu tahun dari pembuatan.

  • Dokumen yang diperlukan untuk penggunaan aktif, sedang berlangsung bisnis yang diperlukan untuk lebih dari satu tahun, tidak akan dipertahankan selama lebih dari tiga tahun dari pembuatan.

Pemilik situs bisa menentukan bahwa situs mereka berisi bisnis umum dokumen, pilih kebijakan penghapusan, dan lalu pilih aturan yang sesuai dari kebijakan. Anda hanya bisa memilih aturan dari kebijakan yang saat ini diterapkan ke situs (bukan dari kebijakan), dan aturan yang berlaku untuk semua pustaka dokumen di situs.

Hubungan dari kumpulan situs, kebijakan dan aturan

Hubungan dasar adalah:

Kumpulan situs atau kumpulan situs Templat dapat memiliki satu kebijakan lainnya yang ditetapkan ke dalamnya, dan setiap kebijakan tersebut bisa memiliki satu atau beberapa aturan. Namun, ada satu kebijakan yang aktif per situs, dan ada hanya satu aturan penghapusan yang aktif Kapan saja untuk pustaka dalam situs.

Diagram yang memperlihatkan kebijakan dan aturan

Dokumen penghapusan Kebijakan diwariskan

Seperti izin, navigasi, dan banyak fitur situs, dokumen penghapusan Kebijakan diwariskan. Pemilik situs bisa memilih kebijakan penghapusan dokumen untuk situs mereka, dan semua subsitus mewarisi kebijakan dari induk. Pemilik subsitus bisa memutuskan pewarisan dengan memilih kebijakan berbeda dan aturan kombinasi, dan kebijakan yang berlaku untuk semua subsitus hingga pewarisan rusak lagi.

Menetapkan kebijakan penghapusan dokumen untuk pertama kalinya

Sangatlah penting untuk memahami bahwa periode waktu yang ditentukan untuk dokumen penghapusan Kebijakan berarti waktu karena dokumen dibuat atau diubah, tidak waktu karena kebijakan ditetapkan. Misalnya, Anda mungkin membuat kebijakan penghapusan dokumen yang menghapus secara permanen dokumen dua tahun setelah mereka dibuat, dan lalu menetapkan kebijakan tersebut ke Templat kumpulan situs yang beberapa kumpulan situs dibuat empat atau lima tahun yang lalu. Dalam kasus ini, itu mungkin kumpulan situs yang sudah ada berisi banyak dokumen yang sudah ada lebih dari dua tahun yang ditentukan oleh kebijakan penghapusan — ini berarti banyak konten yang akan dihapus segera setelah menetapkan kebijakan penghapusan dokumen untuk pertama kalinya.

Saat Anda menetapkan kebijakan untuk pertama kalinya, semua dokumen di situs yang dievaluasi dan, jika mereka yang memenuhi criteria, mereka akan dihapus. Ini berlaku untuk semua dokumen yang sudah ada, dokumen tidak hanya baru yang dibuat sejak kebijakan ditetapkan. Dan ingat bahwa periode waktu untuk usia setiap dokumen, bukan waktu dari ketika kebijakan terlebih dahulu ditetapkan.

Oleh karena itu, sebelum Anda menetapkan kebijakan ke situs untuk pertama kalinya, Anda harus terlebih dahulu mempertimbangkan usia konten yang sudah ada dan bagaimana kebijakan mungkin berdampak pada konten yang sudah ada. Anda mungkin juga ingin berkomunikasi kebijakan baru untuk pemilik situs sebelum menetapkan, untuk memberi mereka waktu untuk menilai dampak kemungkinan.

Waktu jeda untuk menyebarkan kebijakan

Setelah Anda menetapkan kebijakan untuk kumpulan situs, pemilik situs menggunakan link Dokumen penghapusan Kebijakan pada halaman Pengaturan situs untuk menampilkan dan menerapkan kebijakan yang tersedia untuk situs tersebut.

Link Dokumen penghapusan Kebijakan tidak akan muncul kecuali kebijakan telah ditetapkan untuk kumpulan situs. Juga, link tidak muncul segera setelah kebijakan telah ditetapkan untuk situs — ada hingga 24 jam jeda dari ketika kebijakan yang ditetapkan ke saat link Dokumen penghapusan Kebijakan muncul

Link kebijakan penghapusan dokumen

Bagaimana kebijakan penghapusan dokumen bekerja dengan kebijakan di tempat

Penangguhan di tempat memastikan bahwa semua konten yang dipertahankan untuk periode tertentu, saat dokumen penghapusan Kebijakan memastikan bahwa semua konten yang akan dihapus setelah periode waktu tertentu.

Jika Anda perlu untuk menyimpan dokumen untuk tetap periode waktu, Anda bisa menggunakan kebijakan penangguhan di tempat bersama kebijakan penghapusan. Misalnya, Anda bisa terus dokumen tiga tahun setelah mereka diubah, dan lalu menyetel kebijakan penghapusan untuk menghapus dokumen tersebut tiga tahun setelah mereka terakhir diubah.

Perhatikan bahwa penghapusan kebijakan tidak bisa mengganti penangguhan di tempat. Jika situs menangguhkan dan kebijakan penghapusan dokumen menghapus dokumen, lalu dokumen akan tetap dipertahankan dalam pustaka mempertahankan tahan dengan cara yang sama seperti jika dokumen telah dihapus secara manual. Untuk informasi selengkapnya, lihat gambaran umum di tempat tahan di SharePoint Server 2016.

Izin

Anggota tim Kepatuhan Anda yang akan menggunakan pusat kebijakan kepatuhan membutuhkan izin untuk kedua kebijakan pusat dan situs kumpulan yang kebijakan akan diterapkan. Kami menyarankan Anda:

  1. Membuat grup keamanan yang berisi semua pengguna di pusat kepatuhan kebijakan — kemungkinan tim Kepatuhan Anda.

  2. Di pusat kepatuhan kebijakan, menambahkan grup keamanan ke grup pemilik kumpulan situs.

  3. Di setiap kumpulan situs yang Anda perlukan untuk menetapkan kebijakan penghapusan dokumen, menambahkan grup keamanan ke grup pemilik kumpulan situs.

Informasi selengkapnya

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×