Gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang-orang menggunakan situs tim Anda

Gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang-orang menggunakan situs tim Anda

Jika Anda adalah pemilik situs tim, sebaiknya buat model tata kelola-yaitu, model untuk mengatasi kebijakan, proses, peran, dan tanggung jawab situs Anda. Model seperti ini akan membantu Anda mengontrol cara orang menggunakan situs Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengharuskan Check-Out file sehingga beberapa orang tidak mencoba mengedit file secara bersamaan. Atau, Anda mungkin ingin memperbolehkan orang tertentu saja membuat subsitus. Artikel ini memberikan gambaran umum ide dan praktik terbaik untuk dipikirkan saat membuat model tersebut.

Catatan: Jika Anda mencari langkah-langkah tentang cara membuat situs, lihat membuat situs SharePoint.

Apakah tata kelola itu?

Bagian penting namun sering terlihat dari setiap situs adalah model tata kelola-kumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang Anda tetapkan untuk menentukan bagaimana orang dalam grup Anda menggunakan SharePoint.

Banyak organisasi memiliki model tata kelola untuk situs di tingkat administrasi pusat atau kumpulan situs, yang mungkin dibuat dan dipelihara oleh Departemen teknologi informasi (TI) atau tim.

Jika Anda adalah pemilik situs untuk subsitus dalam kumpulan situs, seperti situs tim, ada baiknya Anda membuat model tata kelola tambahan Anda sendiri untuk mengatasi masalah tertentu Anda.

Model tata kelola memudahkan untuk:

  • Beri tahu pengguna situs Kapan mereka harus membuat subsitus baru, dibandingkan dengan membuat daftar atau konten situs lainnya.

  • Pastikan subsitus dan konten dihentikan saat usang, daripada menggunakan ruang penyimpanan Anda dan mencairkan hasil pencarian Anda.

  • Memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses ke konten yang tepat.

  • Biarkan pemilik subsitus mengetahui Templat dan tema apa yang bisa mereka gunakan.

  • Kepemilikan situs secara mulus dari satu orang ke orang lain.

Elemen model tata kelola

Model tata kelola perlu mengatasi masalah berikut ini:

  • Pembuatan situs

  • Manajemen izin

  • Arsitektur informasi

  • Siklus dan masa pakai situs

  • Batas penyimpanan

  • Klasifikasi informasi

  • Ai

  • Proteksi data

  • Navigasi

  • Pencarian

  • Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Beberapa pertanyaan ini mungkin sudah ditentukan oleh model tata kelola kumpulan situs atau tingkat organisasi, seperti berapa banyak ruang penyimpanan yang Anda miliki untuk situs Anda, dan macam kustomisasi yang dapat Anda lakukan untuk tampilan dan nuansa situs tersebut. Orang lain mungkin tidak relevan, tergantung pada seberapa kompleks situs tim Anda, dan berapa banyak orang yang Anda gunakan. Tapi meskipun Anda tidak perlu membuat keputusan tentang topik ini, ada baiknya Anda mengetahui keputusan yang dibuat, sehingga Anda bisa memberi tahu pengguna situs dan memberlakukan kebijakan dengan benar.

Berikut adalah beberapa hal untuk dipertimbangkan saat Anda menyetel situs baru.

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim Anda dapat membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Dapat secara spontan membuat subsitus baru dapat menjadi manfaat hebat bagi grup, namun pembuatan situs yang tidak terbatas dapat keluar dari tangan. Saat subsitus berkembang biak dengan bebas, masalah bisa muncul. Misalnya:

  • Sulit bagi pengguna untuk menemukan subsitus yang tepat, atau pastikan apakah mereka memilikinya.

  • Informasi dapat digandakan dalam beberapa subsitus, menggunakan ruang penyimpanan yang mahal, dan mengharuskan upaya yang diduplikasi untuk dipertahankan.

  • Informasi yang sudah kedaluwarsa dapat berada pada subsitus, berpotensi untuk tahun, muncul di hasil pencarian. Sulit untuk mengetahui versi informasi yang benar.

  • Mengelola izin untuk banyak subsitus bisa menjadi tugas utama, dan pengguna mungkin secara tidak sengaja mengalami kesulitan dengan akses ke informasi yang seharusnya tidak mereka miliki.

  • Sebagai karyawan keluar dari grup, subsitus yang mereka buat mungkin diabaikan, membuat kebingungan dan mencongkel hasil pencarian untuk pengguna situs yang tersisa.

Anda dapat menghemat waktu dan tenaga jika mengatur beberapa kebijakan untuk pembuatan situs yang membahas area berikut:

  • Siapa yang diperbolehkan membuat subsitus?

  • Apakah subsitus baru perlu disetujui sebelumnya? Jika demikian, apa kriteria untuk persetujuan, dan siapa yang memberikan persetujuan?

  • Haruskah subsitus baru menggunakan templat dan tema yang sudah ada?

  • Berapa banyak informasi yang dapat disimpan di situs? Artinya, berapa banyak ruang disk server yang diperlukan?

  • Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?

  • Berapa lama informasi akan disimpan pada subsitus sebelum dihapus atau Diarsipkan?

Lihat membuat situs atau subsitus untuk informasi selengkapnya.

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi penting misi organisasi Anda bertumpu pada seberapa aman Anda membuat situs Anda — khususnya, kepada siapa yang Anda pilih untuk memberikan akses ke situs Anda.

Pemberian dan pembatasan akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan merupakan salah satu tanggung jawab terpenting Anda sebagai pemilik situs.

Berikut adalah beberapa tips untuk diingat saat Anda mengembangkan strategi izin.

  • Ikuti prinsip hak istimewa minimal: beri orang tingkat izin terendah yang mereka perlukan untuk menjalankan tugas yang ditetapkan.

  • Beri orang akses dengan menambahkannya ke grup default standar, (seperti anggota, pengunjung, dan pemilik). Buat sebagian besar orang anggota atau grup pengunjung, dan Batasi jumlah orang di grup pemilik.

  • Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki yang bersih dan mudah divisualisasikan. Artinya, Hindari pemberian izin kepada individu, sebagai gantinya bekerja dengan grup. Jika memungkinkan, memiliki subsitus hanya mewarisi izin dari situs tim Anda, dan bukan memiliki izin unik.

  • Menata konten Anda untuk memanfaatkan warisan izin: Pertimbangkan mengelompokkan konten Anda berdasarkan tingkat keamanan-membuat situs atau pustaka secara khusus untuk dokumen sensitif, dan bukan memilikinya tersebar di Pustaka yang lebih besar dan diproteksi oleh yang unik innya.

Lihat memahami tingkat izin di SharePoint atau izin Edit untuk daftar, pustaka, atau item individual untuk informasi tentang mengatur izin.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs adalah seperti daftar isi untuk sebuah buku: ini menentukan bagaimana informasi di situs tersebut — halaman web, dokumen, daftar, dan data — ditata dan disajikan kepada pengguna situs. Arsitektur informasi sering dicatat sebagai daftar hierarki konten situs, kata kunci pencarian, tipe data, dan konsep lain.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi yang akan disajikan dalam situs. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk mengembangkan arsitektur informasi:

  • Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs? Bagaimana cara menerjemahkan ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan seterusnya?

  • Bagaimana informasi disajikan dalam situs?

  • Bagaimana cara pengguna situs menavigasi situs?

  • Bagaimana informasi akan ditargetkan pada audiens tertentu?

  • Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin menyertakan klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda hadapi memiliki nilai tinggi untuk perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau tercakup dalam Aturan Kepatuhan regulasi, Anda mungkin ingin menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan seksama.

Setelah Anda menata informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda bisa menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola bagaimana konten dikelola. Misalnya:

Memerlukan Check-Out file

Saat Anda memerlukan Check-Out dari sebuah file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang yang bisa mengedit file hingga file tersebut didaftarkan. Memerlukan dokumen yang akan diperiksa mencegah beberapa orang membuat perubahan pada saat yang sama, yang bisa membuat konflik pengeditan dan menyebabkan kebingungan. Memerlukan Check-Out juga dapat membantu mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka memeriksa file, sehingga Anda dapat melacak dengan lebih mudah apa yang telah berubah dalam setiap versi. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyiapkan pustaka agar mengharuskan Check-Out file.

Lacak versi

Jika Anda perlu menyimpan versi file sebelumnya, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan, dan memulihkan file. Anda dapat memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menentukan beberapa versi sebagai Mayor, seperti menambahkan bab baru ke manual, dan beberapa versi sebagai minor, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Anda dapat memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat bagaimana cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka?.

Anda dapat menentukan bahwa persetujuan untuk dokumen diperlukan. Dokumen tetap berada dalam status tertunda hingga disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda dapat mengontrol grup pengguna mana yang bisa menampilkan dokumen sebelum disetujui. Fitur ini dapat membantu jika Pustaka Anda berisi panduan atau prosedur penting yang harus dilakukan sebelum orang lain melihatnya. Untuk informasi selengkapnya tentang persetujuan dokumen, lihat memerlukan persetujuan item dalam daftar atau pustaka situs.

Pustaka mendukung teknologi RSS, sehingga anggota grup kerja Anda bisa secara otomatis menerima dan melihat pembaruan, atau umpan, Berita dan informasi di lokasi konsolidasi. Anda dapat menggunakan teknologi RSS untuk memberitahu Anda tentang perubahan apa pun pada Pustaka, seperti ketika file yang disimpan di pustaka berubah. Umpan RSS memungkinkan anggota grup kerja Anda untuk melihat daftar file yang telah diubah. Anda juga dapat membuat pemberitahuan email, sehingga Anda akan diberi tahu saat file berubah. Untuk informasi selengkapnya tentang umpan RSS, lihat mengelola umpan RSS untuk situs atau kumpulan situs.

Pustaka dokumen atau tipe konten bisa menggunakan alur kerja yang telah ditentukan organisasi Anda untuk proses bisnis, seperti mengelola persetujuan atau peninjauan dokumen. Grup Anda bisa menerapkan proses bisnis ke dokumennya, yang dikenal sebagai alur kerja, yang menentukan tindakan yang perlu diambil dalam urutan, seperti menyetujui atau menerjemahkan dokumen. Alur kerja adalah cara otomatis memindahkan dokumen atau item melalui rangkaian tindakan atau tugas. Tiga alur kerja tersedia untuk pustaka secara default: persetujuan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk persetujuan; Kumpulkan umpan balik, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk umpan balik dan mengembalikan dokumen ke orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan kumpulkan tanda tangan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda bisa memperluas fungsionalitas Pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menentukan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten dapat menentukan Templat dan bahkan proses alur kerja. Templat bertindak sebagai titik awal, untuk pemformatan dan teks boilerplate apa pun serta untuk properti yang diterapkan ke dokumen tipe tersebut, seperti nama Departemen atau nomor kontrak. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat pengenalan tipe konten dan penerbitan tipe konten

Jika Anda memiliki sekelompok file sensitif, dan akan sangat berguna untuk mengetahui bagaimana dokumen tersebut digunakan, Anda bisa menentukan kebijakan yang memperbolehkan Anda untuk mengaktifkan pelacakan Kejadian ' Audit ', seperti perubahan file, salinan atau penghapusan. Untuk informasi tentang menyiapkan audit, lihat mengonfigurasi pengaturan audit untuk kumpulan situs

Siklus dan masa pakai situs

Situs seperti situs kerja dokumen dan situs diskusi cenderung berkeliaran setelah tidak lagi berguna, menggunakan ruang penyimpanan yang berharga dan merapikan hasil pencarian. Ada baiknya mengatur jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya sekali dalam setahun) untuk melihat apakah mereka patut disimpan.

Ada baiknya untuk diingat bahwa model tata kelola organisasi Anda mungkin juga ada di lookout untuk situs kedaluwarsa. Misalnya, administrator mungkin secara otomatis menghapus situs yang telah tidak tersentuh untuk 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima peringatan email yang akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang siklus hidup dan kebijakan pensiun, lihat kebijakan penutupan situs.

Batas penyimpanan

Administrator mungkin telah menetapkan batas jumlah penyimpanan disk yang bisa digunakan oleh grup Anda. Anda perlu mencari tahu apakah ada batasan dan, jika demikian, putuskan bagaimana Anda akan membagi di antara situs, halaman, dan pustaka Anda.

Secara default, SharePoint Server memberlakukan batas 50 MB pada ukuran satu dokumen yang bisa diunggah ke pustaka dokumen. Selain itu, secara default, pemilik situs tim menerima pemberitahuan ketika penyimpanan berada pada 90% kuota.

Setelah Anda mengetahui batasan Anda, Anda bisa menggunakan fitur seperti pelacakan versi atau audit untuk memastikan situs Anda tetap berada di dalamnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengelola batas penyimpanan kumpulan situs.

Ai

Kemungkinannya adalah organisasi Anda akan memiliki beberapa merek standar, Templat situs, atau tata letak situs yang lebih disukai atau diperlukan. Seberapa jauh pengguna dapat masuk ke mengustomisasi tampilan situs dan halaman mereka?

Untuk mengontrol kustomisasi, Anda mungkin memutuskan untuk mengunci siapa di tim Anda yang memiliki izin untuk mengkustomisasi, atau Anda mungkin memilih untuk menggunakan tata letak halaman yang distandarisasi untuk memastikan bahwa persyaratan tertentu terpenuhi, seperti memiliki pemilik situs yang ditampilkan di sudut kiri atas semua Wisata.

Anda mungkin juga ingin mengatur panduan tentang fungsionalitas yang dapat digunakan orang di subsitusnya. Misalnya, Anda mungkin ingin meminta orang yang tidak menggunakan komponen web yang memerlukan pengkodean kustom.

Di sisi lain, Anda mungkin menyediakan setiap orang di tim Anda dengan SharePoint Designer, sehingga mereka bisa membuat semua perubahan yang mereka inginkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang kustomisasi situs, lihat mengubah tampilan situs SharePoint atau pengenalan untuk mengkustomisasi situs dan halaman.

Navigasi

Elemen navigasi membantu orang menelusuri konten yang mereka perlukan. Dua item navigasi yang bisa Anda kustomisasi adalah bilah link atas dan luncur cepat.

Dengan menggunakan halaman pengaturan untuk setiap daftar atau pustaka, Anda bisa memilih daftar dan pustaka yang muncul di luncur cepat. Anda juga dapat mengubah urutan link, menambahkan atau menghapus link, dan menambahkan atau menghapus bagian ke dalam link yang ditata. Misalnya, jika Anda memiliki terlalu banyak daftar di bagian daftar, Anda bisa menambahkan bagian baru untuk daftar tugas di mana Anda bisa menyertakan link ke daftar tugas Anda.

Bilah link atas menyediakan cara bagi pengguna situs Anda untuk masuk ke situs lain dalam kumpulan situs dengan menampilkan baris tab di bagian atas setiap halaman dalam situs. Saat Anda membuat situs baru, Anda bisa memilih apakah akan menyertakan situs di bilah link atas dari situs induk dan apakah akan menggunakan bilah link atas dari situs induk.

Untuk informasi selengkapnya tentang navigasi situs, lihat pengenalan navigasi situs atau mengkustomisasi navigasi pada situs SharePoint Anda

Pencarian

Konten muncul di banyak tempat termasuk situs, daftar, pustaka, komponen Web, dan kolom. Secara default, saat seseorang mencari situs Anda, Semua konten di situs dari subsitusnya akan muncul di hasil pencarian.

Sebagai pemilik situs, Anda bisa memilih apakah konten di situs Anda muncul atau tidak dalam hasil pencarian. Saat Anda mencegah konten situs muncul di hasil pencarian, konten semua subsitus di bawah ini juga diblokir agar tidak muncul di hasil pencarian.

Secara default, konten dengan izin terbatas tidak muncul di hasil pencarian untuk pengguna yang tidak memiliki izin untuk membacanya. Anda bisa mengubahnya sehingga konten yang dibatasi ditampilkan di hasil pencarian, namun pengguna tidak akan bisa membuka konten yang tidak mereka miliki izinnya.

Lihat gambaran umum Administrasi pencarian SharePoint online atau mengonfigurasi komponen Web pencarian konten di SharePoint untuk selengkapnya tentang pencarian.

Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Ada baiknya untuk menentukan peran dan tanggung jawab untuk mengurangi kekacauan yang bisa terjadi pada sebuah situs saat anggota staf memutar dalam atau keluar dari tim. Berikut adalah beberapa hal yang baik untuk dieja tentang siapa yang melakukan apa di situs Anda:

  • Pelatihan: pelatihan dasar navigasi, pencarian, dan manajemen dokumen dapat sangat berguna untuk orang baru untuk produk tersebut.

  • Dukungan: Anda mungkin menginginkan pakar yang ditunjuk di tim Anda untuk memecahkan masalah dan menjadi penghubung dengan administrator.

  • Kepatuhan dengan hukum atau panduan organisasi: terkadang ini mungkin saja merupakan masalah untuk mempertahankan link terbarui ke panduan yang sesuai, namun ada baiknya untuk memiliki orang yang bertanggung jawab.

Lihat merencanakan situs dan mengelola pengguna atau mengelola administrator untuk kumpulan situs untuk selengkapnya tentang peran.

Proteksi data

Fitur pencadangan dan pemulihan melindungi data Anda dari kehilangan yang tidak disengaja. Frekuensi pencadangan dan kecepatan serta tingkat pemulihan diatur oleh administrator. Lihat gambaran umum pencadangan dan pemulihan di SharePoint Server atau Kelola keranjang sampah kumpulan situs SharePoint online

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×