Gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang menggunakan situs tim Anda

Gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang menggunakan situs tim Anda

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Jika Anda adalah pemilik situs tim, ini adalah ide bagus untuk membuat model tata kelola - yaitu, model untuk alamat situs Anda kebijakan, proses, peran dan tanggung jawab. Model seperti ini akan membantu Anda mengontrol cara orang menggunakan situs Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengharuskan check-out file sehingga beberapa orang tidak mencoba mengedit file secara bersamaan. Atau, Anda mungkin ingin memperbolehkan hanya orang-orang tertentu untuk membuat subsitus. Artikel ini memberikan gambaran umum tentang ide dan praktik terbaik untuk dipertimbangkan saat membuat sebuah model.

Catatan: Jika Anda mencari langkah-langkah tentang cara membuat situs, lihat membuat situs SharePoint.

Di artikel ini

Apakah tata kelola itu?

Elemen model tata kelola

Pembuatan subsitus

Manajemen izin

Arsitektur informasi

Mengharuskan check-out file

Melacak versi

Memerlukan persetujuan dokumen

Tetap mengikuti informasi perubahan

Membuat alur kerja

Menentukan tipe konten

Mengaudit pelacakan

Siklus dan penarikan situs

Batas penyimpanan

Kustomisasi

Navigasi

Pencarian

Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Perlindungan data

Apakah tata kelola itu?

Bagian penting namun sering tidak terlihat dari situs mana pun adalah model tata kelolanya—sekumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang Anda tetapkan guna menentukan cara orang di grup Anda menggunakan SharePoint.

Banyak organisasi menerapkan model tata kelola untuk situs di Administrasi Pusat atau tingkat kumpulan situs, yang mungkin dibuat dan dipelihara oleh departemen atau tim Teknologi Informasi (TI).

Jika Anda pemilik situs untuk subsitus di kumpulan situs, seperti situs tim, sebaiknya Anda membuat model tata kelola tambahan sendiri guna menangani permasalahan khusus Anda.

Model tata kelola mempermudah untuk:

  • Memungkinkan pengguna situs mengetahui kapan mereka harus membuat subsitus baru, dibandingkan dengan membuat daftar atau konten situs yang lain.

  • Pastikan subsitus dan konten ditarik ketika sudah tidak terpakai, daripada menghabiskan ruang penyimpanan Anda dan menipiskan hasil pencarian Anda.

  • Pastikan orang yang tepat mempunyai akses ke konten yang tepat.

  • Biarkan pemilik subsitus mengetahui templat dan tema yang bisa mereka gunakan.

  • Transisi kepemilikan situs yang mulus dari satu orang ke orang yang lain.

Elemen model tata kelola

Model tata kelola Anda perlu menangani permasalahan berikut:

  • Pembuatan situs

  • Manajemen izin

  • Arsitektur informasi

  • Siklus dan penarikan situs

  • Batas penyimpanan

  • Klasifikasi informasi

  • Kustomisasi

  • Perlindungan data

  • Navigasi

  • Pencarian

  • Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Beberapa pertanyaan ini mungkin telah diputuskan untuk Anda melalui model tata kelola kumpulan situs atau tingkat organisasi, seperti seberapa besar ruang penyimpanan yang Anda punya untuk situs Anda, dan jenis kustomisasi yang bisa Anda lakukan terhadap tampilan dan nuansa situs. Pertanyaan lain mungkin tidak relevan, bergantung seberapa kompleks situs tim Anda, dan berapa orang yang menggunakannya. Namun meski Anda tidak harus membuat keputusan tentang topik ini, sebaiknya ketahui keputusan apa yang telah dibuat, sehingga Anda bisa menginformasikan pengguna situs Anda dan memberlakukan kebijakan dengan tepat.

Berikut ini beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika Anda menyiapkan situs baru.

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim Anda bisa membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Mampu membuat subsitus baru secara spontan bisa menjadi keuntungan besar untuk grup, namun pembuatan situs yang tidak dibatasi bisa di luar kendali. Ketika subsitus berkembang secara bebas, permasalahan bisa muncul. Misalnya:

  • Pengguna sulit menemukan subsitus yang tepat, atau memastikan jika mereka mempunyainya.

  • Informasi bisa digandakan di beberapa subsitus, menghabiskan ruang penyimpanan yang mahal, dan mengharuskan upaya berulang untuk mempertahankan.

  • Informasi yang kedaluwarsa bisa tinggal di subsitus, kemungkinan selama bertahun-tahun, muncul di hasil pencarian. Bisa jadi sulit untuk mengetahui versi informasi mana yang benar.

  • Mengelola izin untuk subsitus yang berjumlah besar bisa menjadi pekerjaan besar, dan pengguna mungkin tanpa sengaja mengakses informasi yang seharusnya tidak bisa diaksesnya.

  • Saat karyawan meninggalkan grup, subsitus yang mereka buat mungkin sudah terlantar, menimbulkan kebingungan dan memperkeruh hasil pencarian untuk pengguna situs lainnya.

Anda bisa menghemat waktu dan energi jika Anda menyetel kebijakan untuk pembuatan situs yang menangani area berikut:

  • Siapa yang diperbolehkan membuat subsitus?

  • Apakah subsitus baru perlu disetujui terlebih dahulu? Jika ya, apa kriteria persetujuannya, dan siapa yang memberi persetujuan?

  • Haruskah subsitus baru menggunakan templat dan tema yang sudah ditentukan?

  • Seberapa banyak informasi yang dapat disimpan di situs? Yaitu, seberapa besar ruang disk server yang bisa digunakannya?

  • Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?

  • Berapa lama informasi disimpan di subsitus sebelum dihapus atau diarsipkan?

Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat situs atau subsitus .

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi misi organisasi yang penting bergantung pada seberapa aman Anda membuat situs Anda — khususnya, siapa yang Anda pilih untuk mendapatkan akses ke situs Anda.

Memberi dan membatasi akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan ini adalah salah satu tanggung jawab terpenting Anda sebagai pemilik situs.

Berikut ini beberapa tips untuk diingat ketika Anda membangun strategi izin.

  • Ikuti Prinsip Hak Terkecil: Beri orang tingkat izin terkecil yang mereka butuhkan untuk menjalankan tugas yang diberikan.

  • Berikan akses kepada orang dengan menambahkan mereka ke grup default standar (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik). Buat sebagian besar orang menjadi anggota grup Anggota atau Pengunjung, dan batasi jumlah orang di grup Pemilik.

  • Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki yang jelas dan mudah divisualkan. Jadi, hindari memberi izin ke individu, sebaliknya bekerjalah dengan grup. Jika memungkinkan, buat subsitus cukup mewarisi izin dari situs tim Anda, daripada memiliki izin yang unik.

  • Tata konten Anda guna memanfaatkan pewarisan izin: Pertimbangkan untuk membuat segmentasi konten Anda menurut tingkat keamanan - buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen yang sensitif, daripada tersebar di pustaka yang lebih besar serta dilindungi dengan izin yang unik.

Lihat memahami tingkat izin di SharePoint atau mengedit izin untuk daftar, pustaka, atau individual item untuk informasi tentang pengaturan izin.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs adalah seperti isi buku: menentukan bagaimana informasi di situs tersebut — halaman web, dokumen, daftar, dan data — tertata dan disajikan untuk pengguna situs. Arsitektur informasi sering dicatatkan daftar hierarki konten situs, kata kunci pencarian, tipe data dan konsep lainnya.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi yang disajikan dalam situs. Berikut ini beberapa pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk menyusun arsitektur informasi:

  • Jenis konten apa yang akan Anda miliki dalam situs? Bagaimana hal itu akan diterjemahkan ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan seterusnya?

  • Bagaimana cara informasi disajikan dalam situs?

  • Bagaimana pengguna menavigasi situs?

  • Bagaimana cara informasi akan ditargetkan di khayalak tertentu?

  • Bagaimana pencarian akan dikonfigurasikan dan dioptimalkan?

Bagian arsitektur informasi Anda mungkin menyertakan klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda tangani bernilai tinggi terhadap perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dilindungi dengan aturan kepatuhan secara hukum, ada baiknya membuat skema klasifikasi guna mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola secara hati-hati.

Setelah Anda menata informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda bisa menggunakan fitur untuk mengelola cara konten dikelola. Misalnya:

Mengharuskan check out file

Saat Anda mengharuskan check-out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang bisa mengedit file hingga Check in. Mengharuskan dokumen dicheck-out mencegah beberapa orang melakukan perubahan pada saat yang sama, yang dapat membuat konflik pengeditan dan mengakibatkan kebingungan. Memerlukan check out juga dapat membantu untuk mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka memeriksa file dalam, sehingga Anda bisa lebih mudah melacak apa yang berubah dalam setiap versi. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyetel pustaka agar mengharuskan check-out file.

Melacak versi

Jika Anda perlu menyimpan versi sebelumnya dari file, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan dan memulihkan file. Anda bisa memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru manual, dan beberapa versi sebagai kecil, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Anda bisa memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan. Untuk informasi selengkapnya tentang pembuatan versi, lihat cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka?.

Anda bisa menentukan bahwa persetujuan untuk dokumen diperlukan. Dokumen tetap berada dalam status tertunda sebelum disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda bisa mengontrol grup mana pengguna bisa melihat dokumen sebelum disetujui. Fitur ini bisa membantu jika Pustaka Anda berisi petunjuk penting atau prosedur yang harus final sebelum orang lain melihat mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang persetujuan dokumen, lihat meminta persetujuan item di daftar atau pustaka situs.

Pustaka dukungan teknologi RSS, sehingga anggota grup kerja Anda secara otomatis dapat menerima dan melihat pembaruan, atau umpan Berita dan informasi di lokasi konsolidasi. Anda bisa menggunakan teknologi RSS untuk mengingatkan Anda tentang perubahan apa pun ke pustaka, seperti ketika mengubah file yang disimpan di pustaka. Umpan RSS memungkinkan anggota grup kerja Anda untuk melihat daftar konsolidasi file yang telah berubah. Anda juga bisa membuat pemberitahuan email, sehingga Anda akan diberitahu saat mengubah file. Untuk informasi selengkapnya tentang umpan RSS, lihat umpan mengelola RSS untuk situs atau kumpulan situs.

Tipe pustaka atau konten dokumen dapat menggunakan alur kerja yang organisasi Anda telah ditetapkan untuk proses bisnis seperti mengelola persetujuan dokumen atau meninjau. Grup Anda bisa menerapkan proses bisnis ke dokumen, dikenal sebagai alur kerja, tentukan tindakan yang harus dilakukan dalam urutan, seperti menyetujui atau menerjemahkan dokumen. Alur kerja adalah cara otomatis memindahkan dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas. Alur kerja tiga tersedia untuk pustaka secara default: persetujuan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk persetujuan; Kumpulkan umpan balik yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk umpan balik dan mengembalikan dokumen ke orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan kumpulkan tanda tangan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk kumpulkan tanda tangan digital mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda bisa memperluas fungsionalitas Pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menetapkan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten bisa menentukan Templat dan bahkan proses alur kerja. Templat yang bertindak sebagai titik awal, untuk memformat dan teks boilerplate apa pun dan untuk properti yang diterapkan ke dokumen tipe tersebut, seperti nama Departemen atau kontrak nomor. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat pengenalan ke tipe konten dan penerbitan tipe konten

Jika Anda memiliki grup sensitif file, dan akan berguna untuk mengetahui bagaimana dokumen yang sedang digunakan, Anda bisa menentukan kebijakan yang memungkinkan Anda untuk mengaktifkan pelacakan 'Audit' acara, seperti perubahan file, salinan atau penghapusan. Untuk informasi tentang pengaturan pengauditan, lihat mengonfigurasi pengaturan audit untuk kumpulan situs

Siklus dan penarikan situs

Situs seperti situs kerja dokumen dan situs diskusi cenderung tetap ada setelah tidak lagi berguna, menggunakan ruang penyimpanan yang berharga dan memperkeruh hasil pencarian. Ada baiknya menyetel jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya sekali setahun) guna melihat apakah situs layak dipertahankan.

Ada baiknya untuk diingat, juga, bahwa model tata kelola lebih besar di organisasi Anda mungkin juga mencari basi situs. Misalnya, administrator mungkin secara otomatis menghapus situs yang telah setrika untuk 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima sebuah email peringatan ini akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang kebijakan siklus dan penarikan, lihat kebijakan penutupan situs.

Batas penyimpanan

Administrator mungkin telah menyetel batas jumlah penyimpanan disk yang bisa digunakan grup Anda. Anda perlu mencari tahu apakah ada batas dan, jika ya, putuskan cara Anda akan membagi rata antara situs, halaman, dan pustaka Anda.

Secara default, SharePoint Server memberlakukan batas 50 MB untuk ukuran satu dokumen yang bisa diunggah ke dalam pustaka dokumen. Juga secara default, pemilik situs Tim menerima pemberitahuan ketika penyimpanan mencapai 90% dari kuota.

Setelah Anda mengetahui batas, Anda bisa menggunakan fitur seperti versi atau Pelacakan audit guna memastikan situs Anda berada di dalamnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengelola batas penyimpanan kumpulan situs.

Kustomisasi

Kemungkinan organisasi Anda akan mempunyai beberapa merek, templat situs, atau tata letak situs standar yang dipilih atau diharuskan. Sejauh mana pengguna bisa mengkustomisasi penampilan situs dan halaman mereka?

Untuk mengontrol kustomisasi, Anda mungkin memutuskan untuk mengunci orang di tim Anda yang mempunyai izin mengkustomisasi, atau mungkin Anda memilih untuk menggunakan tata letak halaman standar guna memastikan terpenuhinya persyaratan tertentu, seperti pemilik situs harus ditampilkan di sudut kiri atas semua situs.

Anda mungkin juga ingin menetapkan panduan tentang fungsionalitas yang bisa digunakan orang di subsitus mereka. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin meminta orang tidak menggunakan Komponen Web yang akan memerlukan pengodean kustom.

Di sisi lain, Anda mungkin menyediakan SharePoint Designer ke setiap orang di tim Anda, sehingga mereka bisa melakukan semua perubahan yang mereka inginkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang kustomisasi situs, lihat mengkustomisasi situs tim Anda atau pengenalan ke mengkustomisasi situs dan halaman.

Navigasi

Elemen navigasi membantu orang untuk menelusuri konten yang mereka butuhkan. Dua item navigasi yang bisa Anda kustomisasikan adalah bilah link atas dan Luncur Cepat.

Dengan menggunakan halaman pengaturan untuk setiap daftar atau pustaka, Anda dapat memilih daftar dan pustaka mana yang muncul di Luncur Cepat. Anda juga dapat mengubah urutan link, menambah atau menghapus link, dan menambah atau menghapus pilihan bagian tempat link dikelola. Misalnya, jika Anda punya terlalu banyak daftar di bagian Daftar, Anda dapat menambahkan bagian baru untuk Daftar Tugas tempat Anda dapat memasukkan link ke daftar tugas Anda.

Bilah link atas menyediakan cara agar pengguna situs Anda dapat masuk ke situs lain yang ada di kumpulan situs dengan menampilkan sebaris tab di atas semua halaman dalam situs. Saat Anda membuat situs baru, Anda dapat memilih apakah hendak memasukkan situs itu ke bilah link atas situs induk dan apakah hendak menggunakan bilah link atas dari situs induk atau tidak.

Untuk informasi selengkapnya tentang navigasi situs, lihat pengenalan ke navigasi situs atau mengkustomisasi navigasi pada situs tim Anda

Pencarian

Konten muncul di banyak tempat termasuk situs, daftar, pustaka, Komponen Web, dan kolom. Secara default, ketika seseorang melakukan pencarian di situs Anda, semua konten subsitus di situs itu muncul di hasil Pencarian.

Sebagai pemilik situs, Anda bisa memilih apakah konten di situs Anda muncul atau tidak di hasil pencarian. Bila Anda mencegah konten sebuah situs muncul di hasil pencarian, konten semua subsitus di bawahnya juga diblokir agar tidak muncul di hasil pencarian.

Secara default, konten dengan izin terbatas tidak muncul di hasil pencarian untuk pengguna yang tidak mempunyai izin membacanya. Anda bisa mengubah itu sehingga konten terbatas tampil di hasil pencarian, namun pengguna tidak bisa membuka konten yang tidak mereka punyai izinnya.

Lihat gambaran umum Administrasi pencarian SharePoint Online atau mengonfigurasi komponen Web pencarian konten di SharePoint untuk informasi selengkapnya tentang pencarian.

Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Sebaiknya tentukan peran dan tanggung jawab untuk mengurangi kekacauan yang bisa terjadi pada situs ketika anggota staf berotasi di dalam tim atau keluar tim. Berikut ini beberapa hal yang bagus untuk dijabarkan tentang siapa yang melakukan apa di situs Anda:

  • Pelatihan: Navigasi dasar, pencarian, dan pelatihan manajemen dokumen bisa sangat bermanfaat bagi orang yang baru mengenal produk ini.

  • Dukungan: Anda mungkin menginginkan ahli yang ditunjuk di tim Anda untuk memecahkan masalah dan penghubung ke administrator.

  • Kepatuhan terhadap hukum atau panduan organisasi: Terkadang hal ini hanyalah masalah memelihara link terbaru ke panduan yang tepat, namun sebaiknya ada orang yang bertanggung jawab.

Lihat merencanakan situs dan mengelola pengguna atau mengelola administrator untuk kumpulan situs untuk selengkapnya tentang peran.

Perlindungan data

Fitur cadangan dan pemulihan memproteksi data Anda dari kehilangan tanpa sengaja. Frekuensi cadangan dan kecepatan dan tingkat pemulihan disetel oleh administrator. Lihat gambaran umum tentang pencadangan dan pemulihan di SharePointatau mengelola keranjang sampah kumpulan situs SharePoint Online

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×