Gabungan surat menggunakan lembar bentang Excel

Gabungan surat menggunakan lembar bentang Excel

Gabungan surat digunakan untuk membuat beberapa dokumen sekaligus. Dokumen-dokumen ini memiliki tata letak, pemformatan, teks, dan grafik yang identik. Hanya bagian tertentu dari setiap dokumen yang berbeda dan dipersonalisasi. Dokumen yang dapat dibuat oleh Word dengan gabungan surat mencakup label, surat, amplop, dan email massal. Ada tiga dokumen yang diperlukan dalam proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama Anda

  • Sumber data Anda

  • Dokumen gabungan Anda

Anda dapat mempelajari selengkapnya tentang cara menggunakan data excel untuk gabungan surat dalam video berikut yang merupakan bagian dari kursus pelatihan. Meningkatkan gabungan surat

Langkah 1: Siapkan data dalam Excel untuk gabungan surat

Langkah yang paling penting dalam proses penggabungan surat adalah mengatur dan menyiapkan data Anda. Anda akan menggunakan lembar bentang Excel sebagai sumber data bagi daftar penerima.

Berikut adalah beberapa tips untuk mempersiapkan data Anda untuk gabungan surat. Pastikan:

  • Nama kolom di lembar bentang sesuai dengan nama bidang yang ingin Anda sisipkan di gabungan surat. Sebagai contoh, untuk memilah pembaca berdasarkan nama depan mereka di dokumen, Anda akan membutuhkan kolom terpisah untuk nama depan dan belakang.

  • Semua data yang akan digabungkan disajikan dalam lembar pertama dari lembar bentang Anda.

  • Entri data dengan persentase, mata uang, dan kode pos diformat dengan benar dalam lembar bentang agar Word dapat membaca nilainya dengan baik.

  • Lembar bentang Excel yang akan digunakan dalam gabungan surat disimpan di komputer lokal.

  • Perubahan atau tambahan pada lembar bentang selesai sebelum tersambung ke dokumen gabungan surat Anda dalam Word.

Catatan: 

Langkah 2: Mulai penggabungan surat

  1. Di Word, pilih File > Baru > Dokumen kosong.

  2. Di tab Surat , dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat, lalu pilih jenis penggabungan yang ingin Anda jalankan.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Mulai Gabungan Surat dan daftar opsi yang tersedia untuk tipe gabungan yang ingin Anda jalankan.

  3. Pilih Pilih Penerima > Gunakan Daftar yang Ada.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Pilih Penerima dengan opsi Menggunakan Daftar yang Ada dipilih.

  4. Telusuri lembar bentang Excel Anda, lalu pilih Buka.

  5. Jika Word meminta Anda, pilih Lembar1$ > OK.

    Catatan: Kini lembar bentang Excel terhubung ke dokumen gabungan surat yang Anda buat di Word.


Edit milis Anda

Anda dapat membatasi siapa yang dapat menerima email.

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Edit Daftar Penerima yang disorot.

  2. Dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat, kosongkan kotak centang di samping nama orang yang tidak diinginkan untuk menerima surat Anda.

    Pilih baris dengan mencentang kotak centang

    Catatan: Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar agar pencarian nama dan alamat menjadi lebih mudah. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengurutkan dan memfilter item, lihat Mengurutkan dan memfilter data untuk gabungan surat.

Langkah 3: Sisipkan bidang gabungan.

Anda dapat menyisipkan satu atau beberapa bidang gabungan surat yang menarik informasi dari lembar bentang ke dalam dokumen.

Untuk menyisipkan blok alamat untuk amplop, label, pesan email, atau surat

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

    Bidang gabungan Sisipkan Blok Alamat

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih format untuk nama penerima yang akan muncul di amplop.

    Opsi blok alamat

  3. Pilih OK.

  4. Pilih File > Simpan.

Untuk menyisipkan baris salam dalam pesan email atau surat

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Baris Salam.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Baris Salam yang disorot.

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Baris Salam, lakukan salah satu hal berikut:

    • Di bawah format Baris Salam, ubah salam jika diperlukan dengan memilih salam (Yth adalah default), format untuk nama penerima, dan tanda baca akhir (koma adalah default).

      dan

    • Di bawah Baris salam untuk nama penerima yang tidak valid, pilih salah satu opsi dalam daftar salam.

  3. Pilih OK.

  4. Pilih File > Simpan.

Untuk menyisipkan data dari lembar bentang Anda dalam pesan email atau surat

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Sisipkan Bidang Gabungan.

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Bidang Gabungan, di bawah Bidang, pilih nama bidang (nama kolom di lembar bentang Anda), kemudian pilih Sisipkan.

  3. Ulangi langkah 2 sebagaimana diperlukan, lalu pilih Tutup ketika selesai.

  4. Pilih File > Simpan.

Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan bidang dari lembar bentang Anda ke dokumen gabungan, lihat Menyisipkan bidang gabungan surat. Dan jika Anda tertarik untuk mempelajari selengkapnya tentang opsi pengaturan pesan email, lihat Gabungan email di Word.

Langkah 4: Lakukan pratinjau dan selesaikan gabungan surat

Setelah menyisipkan bidang gabungan yang diinginkan, lakukan pratinjau hasil untuk mengonfirmasi bahwa konten tidak bermasalah. Kemudian, Anda sudah siap untuk menyelesaikan proses penggabungan.

  1. Di tab Surat, pilih Pratinjau Hasil.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan grup Pratinjau Hasil.

  2. Pilih tombol catatan Berikutnya Tombol catatan berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk menelusuri rekaman dalam sumber data Anda dan lihat bagaimana catatan akan muncul di dokumen.

  3. Dalam grup Selesaikan, pilih Selesaikan & Gabungkan, lalu pilih Cetak Dokumen atau Kirim Pesan Email.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Selesai & Gabungkan serta opsinya.

Langkah 5: Simpan gabungan surat Anda

Ketika menyimpan dokumen gabungan surat, dokumen tersebut tetap terhubung ke sumber data Anda. Anda dapat menggunakan kembali dokumen gabungan surat untuk surat massal berikutnya.

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda mempertahankan sambungan.

Lihat juga

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×