Dasbor Interaktif menggunakan PowerPoint dan Excel.

Kecerdasan Bisnis dengan Gaya dan Fungsi

Oleh Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Apa itu dasbor interaktif, dan bagaimana cara menggunakan dasbor untuk menyampaikan informasi penting bagi audiens Anda? Artikel ini membahas cara mendesain dan menggunakan dasbor interaktif serta menyediakan tautan ke sampel file dan presentasi.

Di artikel ini

Pengenalan ke Dasbor

Latar Belakang Dasbor

Elemen Dasbor

Dasbor Interaktif

Berbagi Dasbor Anda

Kesimpulan

Pengenalan ke Dasbor

Kecerdasan Bisnis merupakan komoditas terkenal di dunia saat ini dan dasbor merupakan metode yang paling sering digunakan untuk menyediakan informasi tersebut.

Jadi apa sebenarnya dasbor itu? Definisi favorit saya berasal dari Stephen Few, “Dasbor adalah tampilan visual dari informasi paling penting yang diperlukan untuk mencapai satu atau beberapa tujuan yang benar-benar pas di satu layar komputer sehingga dapat dipantau dalam sekilas.” Hal ini serupa dengan tema yang pernah saya dengar dalam sesi yang dipimpin oleh David Paradi di Konferensi Langsung PowerPoint tentang menggunakan prinsip GAR (Lihat, Serap, dan Kembali (Glance, Absorb, and Return)). Rick Altman, pemandu Konferensi Presentasi telah memperbolehkan saya menggunakan data dari konferensinya untuk membuat contoh dasbor yang digunakan untuk artikel ini. Perhatikan bahwa saya telah menggunakan alias untuk topik dan penyaji guna memproteksi informasi bisnis yang sensitif dan privasi pembicara.

SharePoint dan Excel adalah media Microsoft yang paling sering digunakan untuk membuat dasbor (lihat Artikel Bantuan Microsoft: Pengenalan Fitur Kecerdasan Bisnis). Meskipun sering diabaikan, PowerPoint yang digabungkan dengan Excel akan menawarkan solusi mudah untuk membuat dasbor yang elegan dan fungsional. Selain itu, PowerPoint menawarkan fitur interaktivitas yang tidak tersedia di aplikasi lain.

Aturan pertama ketika membuat dasbor adalah data merupakan hal terpenting. Layar yang kacau dengan komponen yang tidak diperlukan akan mengalihkan perhatian dari informasi yang ditampilkan, sehingga pendekatan KISS (Jangan Jadikan Rumit (Keep It Simple Stupid)) adalah pendekatan terbaik. Anda mungkin ingin menyeimbangkan antara membuat dasbor cukup menarik untuk mendapatkan perhatian audiens, namun tidak terlalu berlebihan sehingga tidak mengalihkan informasi yang ditampilkan. Praktik terbaiknya adalah menghindari bagan 3D dan jika informasi dapat ditampilkan dengan lebih jelas dalam tabel daripada bagan, informasi harus diletakkan dalam tabel. Excel memiliki fitur pemformatan bersyarat luar biasa yang memungkinkan Anda untuk memiliki keduanya: tampilan grafis dalam tabel.

Latar Belakang Dasbor

Hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuat latar belakang untuk menyimpan elemen dasbor. Saya telah memilih untuk meletakkan bentuk kustom berwarna abu-abu di latar belakang berwarna biru tua. Selain itu, saya telah menerapkan efek bayangan Bagian Dalam Tengah untuk bentuk tersebut. Tindakan ini memberi tampilan kotak tersembunyi untuk menyimpan elemen dasbor saya. Keuntungan dari hal ini adalah menarik perhatian ke interior bentuk, menempatkan fokus slide di elemen dasbor.

Dasbor Interaktif

Elemen Dasbor

Setelah membuat latar belakang, Anda harus memutuskan elemen mana yang ingin disertakan dalam dasbor. Ingat bahwa dasbor Anda harus menampilkan data yang memenuhi satu atau beberapa tujuan bisnis. Dalam contoh, saya telah memilih untuk menampilkan perbandingan biaya, kehadiran, topik, dan pembicara untuk Konferensi Presentasi. Setelah mengetahui tujuan utama, Anda dapat mencoba elemen untuk menampilkan informasi terbaik dalam format yang dapat dengan mudah dipahami oleh audiens. Saya telah memilih untuk tetap menggunakan tabel dan bagan serta memanfaatkan pemformatan bersyarat Excel bagi tabel saya.

Tabel di dasbor

Tabel ini menampilkan frekuensi sesi secara grafis serta peringkat sesi dan pembicara dengan indikator. Saya memilih untuk menggunakan pengaturan default indikator pemformatan bersyarat yang secara luas didasarkan pada kurva lonceng. Dengan fitur Excel, Anda dapat menampilkan informasi menggunakan analisis statistik yang kompleks (lihat artikel Bantuan dan Cara Penggunaan Microsoft), namun audiens harus selalu diingat. Elemen di dasbor tidak akan berguna jika audiens Anda tidak dapat memahaminya.

Setelah memutuskan elemen, Anda mungkin ingin mengelompokkan elemen sehingga audiens dapat mengetahui dengan jelas bagaimana elemen-elemen tersebut terkait satu sama lain. Terdapat beberapa metode untuk memperoleh ini. Saya telah memilih untuk menggunakan warna, kedekatan, dan lampiran di contoh saya. Elemen akan dikelompokkan dengan menempatkan mereka secara berdekatan, menggunakan warna yang sama di bagan, dan melampirkannya dengan kerangka berwarna. Biaya dilampirkan dalam warna biru, kehadiran dalam warna hijau, topik dalam warna ungu, pembicara berwarna oranye, dan topik khusus vs. umum berwarna pirus. Perhatikan bahwa saya tidak menggunakan baik hijau maupun merah. Bagian signifikan dari populasi adalah penderita buta warna merah/hijau dan tidak dapat membedakan kedua warna tersebut.

Terakhir, Anda dapat memastikan bahwa teks di dasbor mudah untuk dibaca. Karena dasbor ditampilkan di layar komputer individual, Anda memiliki fleksibilitas lebih besar dari slide proyeksi tradisional, namun hal ini masih tetap menantang. Percobaan menggunakan tombol Tingkatkan Ukuran Font/Kurangi Ukuran Font di pita dapat membantu mempermudah hal ini.

Grup font Excel

Dasbor Interaktif

Salah satu fitur PowerPoint paling efektif adalah kemampuan untuk menambahkan interaktivitas dengan mudah tanpa pemrograman rumit. Interaktivitas dalam dasbor dapat menjadi elemen yang sulit. Biasanya interaktivitas ditambahkan sebagai "menelusuri paling detail" untuk memungkinkan audiens melihat detail selengkapnya tentang elemen tertentu. Di sisi lain, akan sangat sulit untuk menyerap informasi ketika Anda mengubah dari satu jendela ke yang lain. Hal ini mengharuskan audiens untuk sering berbalik maju dan mundur PowerPoint menyediakan kemampuan unik untuk mengatasi pembatasan ini yang sering saya sebut dengan “dasbor dalam gerakan.”

Sebagai contoh, saya telah membuat tombol di bagian atas layar untuk memperbolehkan Rick menelusuri paling detail pada dasbor yang menampilkan informasi yang sama untuk masing-masing tahun. Tombol ini menautkan ke slide terpisah untuk detail per tahun. Saya telah menerapkan efek bayangan guna menunjukkan tombol mana yang telah ditekan. Anda juga dapat menautkan secara langsung dari elemen dasbor (misalnya, klik di bagan untuk melihat detail selengkapnya.) Untuk informasi selengkapnya tentang interaktivitas PowerPoint, lihat tutorial saya di PowerPoint Dinamis.

Dasbor Interaktif

Telah saya tampilkan data yang sama di slide detail tahunan slide dengan sangat cermat dan bagan diatur dengan saksama untuk memiliki sumbu yang sama. Audiens kini dapat menelusuri penuh detail untuk melihat detail spesifik untuk tahun kapan pun. Namun, bukan ini bagian terbaiknya. Dengan fokus terhadap satu elemen dari slide detail tahunan, audiens dapat berpindah maju dan mundur antar slide tersebut (menggunakan tombol dasbor, tombol panah, tombol page up/page down atau tombol gulir) dan mengamati perubahan tahunan untuk elemen tersebut. Bagan tersebut benar-benar bergerak.

Membandingkan bagan

Hal ini adalah sifat khusus PowerPoint dan mengatasi masalah secara mudah dengan menyerap informasi di beberapa slide/jendela. Jika Anda memilih untuk menggunakan metode ini, pastikan untuk meletakkan elemen di lokasi yang sama di slide dan sumbu bagan konsisten di seluruh slide. Tindakan ini memastikan bahwa Anda membandingkan keduanya, jika tidak hasilnya tidak tepat.

Berbagi Dasbor Anda

Setelah dasbor selesai, simpan sebagai Peragaan PowerPoint (*.ppsx.) Tindakan ini akan membuka dasbor secara otomatis ketika audiens mengkliknya. Anda dapat menyimpan file ke drive jaringan bersama atau mengirimnya melalui email. Jika ingin meletakkan dasbor secara online, hal ini tidak akan kalah dari Office Online yang baru. Fitur ini disertakan dalam opsi Simpan & Kirim di PowerPoint 2010, namun jika Anda masih menggunakan PowerPoint 2007, hal yang diperlukan hanya akun Windows Live. Dengan akun Windows Live, akses ke OneDrive akan diberikan, sehingga Anda dapat memposting dan berbagi dokumen.

Kesimpulan

Dasbor hanya berfungsi dengan informasi yang diperolehnya, jadi apa yang dapat kita peroleh dari dasbor Rick? Dasbor tersebut dengan senang hati memperlihatkan bahwa Konferensi Presentasi merupakan konferensi bermutu yang mengalami pertumbuhan tahunan dan kepuasan pelanggan tingkat tinggi sembari menghemat biaya. Sebagai peserta aktif dan pendukung konferensi, saya tidak terkejut, namun untuk menyediakan Rick dasbor yang membuktikan hal yang telah kami ketahui secara intuitif adalah hal yang baik.

Foto Glenna Shaw

Glenna Shaw, seorang Most Valued Professional (MVP) untuk PowerPoint serta pemilik Glenna Shaw Visual Communications dan blog Visualology. Ia memiliki sertifikat dalam bidang Teknologi Informasi yang Dapat Diakses, Desain Grafis dan Penulisan Teknis Profesional.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×