Dasar-dasar database

Di artikel ini

• Apa itu database?

• Bagian-bagian database Access

Apa itu database?

Database adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan dan menata informasi. Database dapat menyimpan informasi tentang orang-orang, produk, pesanan, atau banyak lagi lainnya. Kebanyakan database dimulai sebagai daftar dalam program pengolahan kata atau lembar bentang. Karena daftar berkembang lebih besar, kelebihan dan inkonsistensi mulai muncul dalam data. Data menjadi sulit dipahami dalam bentuk daftar dan hanya ada sedikit cara untuk mencari atau mengambil subset data untuk peninjauan. Saat masalah ini mulai muncul, mentransfer data ke database yang dibuat oleh sistem manajemen database (DBMS), seperti Access, adalah ide yang tepat.

Database yang terkomputerisasi adalah wadah berbagai objek. Satu database dapat memuat lebih dari satu tabel. Misalnya, sistem pelacakan inventaris yang menggunakan tiga tabel bukanlah tiga database, namun satu database yang memuat tiga tabel. Kecuali telah didesain khusus untuk menggunakan data atau kode dari sumber lain, database Access menyimpan tabelnya dalam satu file, beserta objek lain seperti formulir, laporan, makro, dan modul. Database yang dibuat dalam format Access 2007-2016 (yang juga digunakan oleh Access untuk Microsoft 365, Access 2021, dan Access 2019) memiliki ekstensi file .accdb, dan database yang dibuat dalam format Access yang lebih lama memiliki ekstensi file .mdb.

Dengan Access, Anda dapat:

• Menambahkan data baru ke database, seperti item baru dalam inventaris

• Mengedit data yang sudah ada dalam database, seperti mengubah lokasi item saat ini

• Menghapus informasi, mungkin jika item terjual atau dibuang

• Mengatur dan menampilkan data dalam berbagai cara

• Berbagi data dengan orang lain melalui laporan, pesan email, intranet atau Internet

Bagian dari database Access

Bagian berikut adalah deskripsi singkat dari bagian umum database Access.

Tabel

Tabel database memiliki tampilan yang mirip dengan lembar bentang, data juga disimpan dalam baris dan kolom di dalamnya. Maka dari itu, akan sangat mudah untuk mengimpor lembar bentang ke tabel database. Perbedaan utama antara menyimpan data di lembar bentang dan di dalam database terletak pada cara penataan data.

Untuk fleksibilitas yang maksimal dari database, data perlu ditata dalam tabel sehingga kelebihan data tidak akan terjadi. Misalnya, jika Anda menyimpan informasi tentang karyawan, setiap karyawan hanya perlu dimasukkan satu kali dalam tabel yang disiapkan untuk menampung data karyawan saja. Data tentang produk akan disimpan dalam tabel tersendiri, dan data tentang kantor cabang akan disimpan dalam tabel lain. Proses ini disebut normalisasi.

Setiap baris dalam tabel disebut sebagai catatan. Catatan adalah tempat potongan informasi tersendiri disimpan. Setiap catatan terdiri dari satu atau beberapa bidang. Bidang berhubungan dengan kolom dalam tabel. Misalnya, Anda mungkin memiliki tabel bernama "Karyawan", ketika setiap catatan (baris) berisi informasi tentang karyawan yang berbeda, dan setiap bidang (kolom) berisi jenis informasi yang berbeda, seperti nama depan, nama belakang, alamat, dan seterusnya. Bidang harus ditetapkan sebagai tipe data tertentu, baik tipe data teks, tanggal atau waktu, angka, atau lainnya.

Cara lain untuk menjelaskan catatan dan bidang adalah memvisualisasikan katalog kartu pustaka model lama. Setiap kartu yang ada dalam lemari berkaitan dengan catatan dalam database. Setiap potongan informasi pada kartu tersendiri (penulis, judul, dan lain-lain) terkait dengan bidang dalam database.

Untuk informasi selengkapnya tentang tabel, lihat artikel Pengenalan tabel.

Formulir

Formulir memungkinkan Anda membuat antarmuka pengguna tempat data dapat dimasukkan dan diedit. Formulir sering berisi tombol perintah dan kontrol lain yang melakukan berbagai tugas. Anda dapat membuat database tanpa menggunakan formulir cukup dengan mengedit data di lembar data tabel. Namun, kebanyakan pengguna database memilih menggunakan formulir untuk menampilkan, memasukkan, dan mengedit data dalam tabel.

Anda dapat memprogram tombol perintah untuk menentukan data mana yang muncul pada formulir, membuka formulir atau laporan lain, atau melakukan berbagai tugas lain. Misalnya, Anda memiliki formulir bernama "Formulir Pelanggan" yang digunakan untuk bekerja dengan data pelanggan. Formulir pelanggan mungkin memiliki tombol yang akan membuka formulir pesanan tempat Anda dapat memasukkan pesanan baru dari pelanggan tersebut.

Formulir juga memungkinkan Anda mengontrol bagaimana pengguna lain berinteraksi dengan data di dalam database. Misalnya, Anda dapat membuat formulir yang hanya memperlihatkan bidang tertentu dan hanya mengizinkan operasi tertentu untuk dijalankan. Hal ini membantu melindungi data dan memastikan bahwa data dimasukkan dengan benar.

Untuk informasi selengkapnya tentang formulir, lihat artikel Pengenalan formulir.

Laporan

Laporan adalah apa yang Anda gunakan untuk memformat, meringkas, dan menyajikan data. Laporan biasanya menjawab pertanyaan tertentu, seperti "Berapa banyak uang yang kami terima dari setiap pelanggan tahun ini?" atau "Di kota mana pelanggan kami berada?" Setiap laporan dapat diformat untuk menyajikan informasi dengan cara yang paling mudah dibaca.

Laporan dapat dijalankan kapan pun, dan akan selalu menampilkan data terbaru dalam database. Laporan umumnya diformat untuk dicetak, tetapi juga dapat ditampilkan di layar, diekspor ke program lain, atau dikirimkan sebagai lampiran pada pesan email.

Untuk informasi selengkapnya tentang laporan, lihat artikel Pengenalan laporan di Access.

Kueri

Kueri dapat melakukan berbagai fungsi dalam database. Fungsi yang paling umum adalah mengambil data tertentu dari tabel. Data yang ingin Anda lihat biasanya tersebar dalam beberapa tabel, dan kueri memungkinkan Anda untuk menampilkannya dalam satu lembar data. Juga, karena Anda biasanya tidak ingin melihat semua catatan sekaligus, kueri memungkinkan penambahan kriteria untuk "memfilter" data menjadi catatan yang diinginkan saja.

Kueri tertentu "dapat diperbarui", yang berarti Anda dapat mengedit data dalam tabel sumber melalui lembar data kueri. Jika bekerja pada kueri yang dapat diperbarui, ingat bahwa perubahan Anda benar-benar dibuat di dalam tabel, bukan hanya dalam lembar data kueri.

Kueri hadir dalam dua varietas dasar: kueri pemilih dan kueri tindakan. Kueri pemilih cukup mengambil data dan membuatnya tersedia untuk digunakan. Anda bisa menampilkan hasil kueri di layar, mencetaknya, atau menyalinnya ke clipboard. Atau, Anda bisa menggunakan output kueri sebagai sumber rekaman untuk formulir atau laporan.

Kueri tindakan, sesuai namanya, menjalankan tugas dengan data. Kueri tindakan dapat digunakan untuk membuat tabel baru, menambahkan data ke tabel yang sudah ada, memperbarui data, atau menghapus data.

Untuk informasi selengkapnya tentang kueri, lihat artikel Pengenalan kueri.

Makro

Makro dalam Access dapat dianggap sebagai bahasa pemrograman sederhana yang dapat digunakan untuk menambahkan fungsionalitas ke database Anda. Misalnya, Anda dapat melampirkan makro ke tombol perintah pada formulir sehingga makro akan berjalan setiap kali tombol diklik. Makro berisi tindakan yang melakukan tugas, seperti membuka laporan, menjalankan kueri, atau menutup database. Sebagian besar operasi database yang dilakukan secara manual dapat diotomatiskan menggunakan makro, sehingga dapat menjadi penghemat waktu yang hebat.

Untuk informasi selengkapnya tentang makro, lihat artikel Pengenalan pada pemrograman Access.

Modul

Modul, seperti makro, adalah objek yang dapat Anda gunakan untuk menambahkan fungsionalitas ke database. Sementara makro dibuat di Access dengan memilih dari daftar tindakan makro, modul ditulis dalam bahasa pemrograman Visual Basic untuk Aplikasi (VBA). Modul adalah kumpulan deklarasi, pernyataan, dan prosedur yang disimpan bersama-sama sebagai satu unit. Modul dapat berupa modul kelas atau modul standar. Modul kelas dilampirkan pada formulir atau laporan, dan biasanya berisi prosedur khusus untuk formulir atau laporan tempatnya dilampirkan. Modul standar berisi prosedur umum yang tidak terkait dengan objek lainnya. Modul standar tercantum di bawah Modul dalam Panel Navigasi, sedangkan modul kelas tidak.

Untuk informasi selengkapnya tentang modul, lihat artikel Pengenalan pada pemrograman Access.

Atas Halaman