Cara terbaik saat menggunakan Kalender Outlook

Cara terbaik saat menggunakan Kalender Outlook

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Kalender Outlook terintegrasi penuh dengan email, kontak, dan fitur lain. Integrasi ini membuat komponen Kalender menjadi salah satu fitur Outlook paling populer. Di artikel ini, kami akan memandu Anda menggunakan berbagai fungsi kalender. Selain itu, kami akan memperkenalkan Anda pada penyempurnaan kalender yang secara khusus ditargetkan untuk membuat pengalaman Anda lebih konsisten.

Catatan: Banyak kalender tambahan ditambahkan ke Paket Layanan Outlook 2007. Alasan ini, kami rekomendasi pertama adalah bahwa Anda memastikan untuk menggunakan Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) atau yang lebih baru. Bagian di bawah ini mengasumsikan bahwa Anda menggunakan Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 atau Outlook 2016.

Meneruskan permintaan rapat

Jika Anda menggunakan Outlook 2007, Anda sebaiknya jangan meneruskan permintaan rapat. Ini bisa menyebabkan rapat hilang atau tidak cocok. Sebaliknya, mintalah penyelenggara rapat untuk menambahkan peserta ke permintaan rapat asli.

Jika Anda menggunakan Outlook 2010 atau yang lebih baru dan Anda peserta rapat, Anda bisa meneruskan Rapat ke orang lain yang menggunakan Outlook 2010 atau yang lebih baru dengan fitur pemberitahuan meneruskan Rapat. Saat Anda menggunakan Outlook 2010 atau yang lebih baru untuk meneruskan Rapat kepada seseorang yang tidak awalnya diundang ke rapat, Outlook mengirim pemberitahuan meneruskan Rapat ke penyelenggara Rapat. Ketika penyelenggara menerima pemberitahuan Rapat, peserta baru ditambahkan ke penyelenggara Rapat. Jika ada peserta perlu mengetahui bahwa peserta tambahan ditambahkan ke rapat, lalu penyelenggara harus membuka Rapat dan mengirim pembaruan Rapat untuk semua peserta.

Catatan: Jika Anda ingin memperbolehkan orang mengetahui tentang Rapat, tapi tidak mengundang mereka, cukup seret permintaan Rapat dari kalender Anda ke ikon email di sisi kiri bawah Outlook. Ini membuka email dengan informasi tentang Rapat yang bisa Anda kirimkan. Perhatikan bahwa email ini tidak menambahkan penerima ke rapat, dan hanya berisi informasi Rapat seperti tanggal, waktu, subjek, dan agenda.

Untuk pengguna Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 juga memperkenalkan pemberitahuan meneruskan rapat sebagai bagian dari fitur kalender penjawab. Jika Anda menggunakan Outlook untuk menyambungkan ke kotak surat di organisasi Exchange Server, perilaku pemberitahuan meneruskan Rapat mungkin akan dikenakan pengaturan Exchange, jika dikonfigurasi oleh Administrator Exchange. Misalnya, Exchange Administrator bisa mencegah pemberitahuan meneruskan Rapat dikirim ke domain jarak jauh.

Biasanya kami menyarankan agar peserta tidak meneruskan rapat jika mereka tidak berada di organisasi Exchange yang sama dengan penyelenggara, kecuali semua kondisi berikut ini benar:

  • Peserta menggunakan Microsoft Outlook 2010 atau yang lebih baru.

  • Adminstrator Exchange peserta memperbolehkan pengiriman pemberitahuan meneruskan rapat ke domain jarak jauh.

  • Penyelenggara menggunakan klien Microsoft Outlook.

Dalam kasus peserta yang menggunakan sistem email non-Exchange, kami biasanya menyarankan untuk tidak meneruskan Rapat, kecuali semua kondisi berikut ini dipenuhi:

  • Peserta menggunakan Microsoft Outlook 2010 atau yang lebih baru.

  • Penyelenggara menggunakan klien Microsoft Outlook.

Jika karena alasan apa pun penyelenggara tidak menerima pemberitahuan meneruskan Rapat, peserta rapat tidak ditambahkan ke penyelenggara Rapat. Jika penyelenggara selanjutnya berubah Rapat dan mengirim pembaruan, pembaruan hanya dikirim ke para undangan asli. Peserta yang lebih lama menerima salinan diteruskan Rapat tidak akan menerima pembaruan.

Jika batasan di atas mencegah Anda berhasil dan konsisten pengalihan Undangan Rapat, sebaiknya meminta penyelenggara Rapat untuk menambahkan peserta yang diinginkan. Penting untuk meminta penyelenggara Rapat untuk menambahkan peserta diinginkan jika Anda tidak yakin bahwa baik Anda dan peserta diinginkan lingkungan memenuhi syarat di atas.

Catatan: Delegasi Outlook tidak menerima Pemberitahuan Meneruskan Rapat.

Memproses semua permintaan dan pembatalan rapat

Meskipun Anda bisa menghapus permintaan Rapat langsung dari kotak masuk Anda, Anda harus benar proses permintaan Rapat dengan menerima atau menolaknya. Selalu gunakan Hapus dari perintah kalender untuk memproses pembatalan Rapat dari kotak masuk Anda. Hindari pemrosesan Rapat langsung dari modul kalender.

Bekerja dengan rapat berulang

Menyetel tanggal akhir dan membatasi jumlah kemunculan

Outlook memudahkan untuk menjadwalkan Rapat yang memiliki beberapa kemunculan reguler. Kami menyarankan bahwa Anda selalu menyetel tanggal akhir dan membatasi rangkaian berulang untuk jumlah kemunculan tertentu. Rapat berulang, mungkin akan memerlukan modifikasi pada titik tertentu. Sebagai contoh, peserta yang akan ditambahkan atau dihapus dari satu acara, atau lokasi Rapat atau waktu akan berubah karena liburan tanggal atau keadaan yang tidak terduga. Outlook menyimpan setiap perubahan ini unik sebagai pengecualian Rapat. Rapat dengan jumlah sangat besar pengecualian menghasilkan rangkaian Rapat yang sulit untuk mengelola. Selain itu, itu bisa memperkenalkan perilaku tak terduga. Anda selalu bisa membuat rangkaian Rapat baru saat saat ini berakhir. Saat sedang memikirkan tentang jumlah kemunculan, pertimbangkan frekuensi. Dalam periode tahun, dua kali mingguan Rapat akan memiliki kemunculan selengkapnya tentang 90 dari Rapat bulanan selama periode yang sama.

Mengakhiri rapat berulang sebelum tanggal akhir asli

Walaupun Anda bisa membatalkan rapat berulang, opsi yang lebih baik adalah dengan mengubah tanggal akhir untuk seri itu. Ini memungkinkan Anda dan peserta untuk menyimpan catatan rapat yang sudah berlalu. Jika Anda membatalkan rapat berulang secara bersamaan, riwayat tersebut hilang. Opsi terbaik adalah dengan menetapkan tanggal akhir baru lalu mengirimkan pembaruan kepada semua peserta. Ini mengakhiri rangkaian rapat lebih awal, sambil menyimpan rekaman rapat sebelumnya.

Catatan: Jika Anda mengakhiri rangkaian Rapat sebelumnya, pengecualian terkait dengan Rapat berulang akan hilang. Untuk mempelajari selengkapnya tentang pengecualian, lihat "Menyetel tanggal akhir dan membatasi jumlah kemunculan" di atas.

Untuk informasi selengkapnya tentang membatalkan semua fitur rapat dalam sebuah rangkaian, lihat: Membatalkan semua rapat mendatang dalam sebuah rangkaian

Mengubah penyelenggara

Outlook tidak menyediakan cara untuk mengubah penyelenggara rapat. Untuk mengubah penyelenggara rapat dari rapat berulang, akhiri rapat berulang. Untuk melakukan ini, tetapkan tanggal akhir yang lebih awal dan kirim pembaruan ke semua peserta. Setelah Anda menyelesaikan langkah ini, penyelenggara baru harus membuat rapat berulang baru.

Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan tanggal akhir yang lebih lama, lihat membatalkan Rapat.

Hindari menggunakan rapat berulang untuk berbagi lampiran

Lampiran menambah kompleksitas pengecualian rapat berulang. Setiap pengecualian memuat salinan lampirannya sendiri. Saat pengecualian ditambahkan ke rapat berulang, salinan baru lampiran dibuat. Jika Anda membuat perubahan ke salah satu rangkaian lampiran, perubahan ini tidak disebarluaskan ke pengecualian lainnya. Jika Anda mengharuskan semua peserta memiliki salinan perubahan terbaru untuk rapat tertentu, bagikan dokumen via layanan berbagi, seperti OneDrive. Pengguna perusahaan bisa memanfaatkan SharePoint atau server file bersama di jaringan.

Menghindari menyalin rapat

Dengan desain, Outlook menghapus semua link antara Rapat disalin dan Rapat asli. Ini membantu mencegah inkonsistensi. Versi Outlook menambahkan string teks "Salin:" untuk subjek. Ini memudahkan untuk mengidentifikasi salinan Rapat.

Tindakan berkaitan disalin Rapat menghasilkan hasil yang tidak diharapkan, jadi kami merekomendasikan menghindari penyalinan Rapat. Ini berlaku untuk Rapat yang disalin dari kalender pengguna lain, maupun yang disalin dari folder kalender lain yang Anda miliki.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara memindahkan rapat yang Anda atur ke folder kalender lain, lihat:

Bagaimana cara memindahkan Rapat Outlook tanpa kehilangan opsi "Kirim Pembaruan"

Memelihara perangkat yang tersambung ke kalender Anda

Pastikan bahwa setiap perangkat yang tersambung ke kalender Anda memiliki semua pembaruan terbaru yang terinstal. Beberapa perangkat menggunakan Exchange ActiveSync untuk menyinkronkan kalender dan folder lain. Perangkat-perangkat ini menyertakan Windows Phone, Windows RT, Apple, perangkat iOS dan Android. Perangkat BlackBerry Research In Motion (RIM) dan orang lain bisa disinkronkan dengan kalender.

Untuk informasi selengkapnya tentang beberapa masalah yang diketahui, lihat: masalah saat ini dengan Microsoft Exchange ActiveSync dan perangkat pihak ketiga.

Catatan: Dalam beberapa kasus, beberapa klien Outlook dan perangkat mungkin mengubah item pada saat yang sama, yang bisa memperkenalkan konflik. Untuk meminimalkan kemungkinan, tidak memproses item yang sama di dua atau beberapa klien atau perangkat dalam waktu singkat waktu.

Memelihara add-in yang diintegrasikan dengan Outlook

Paling, jika tidak semua, add-in Outlook mengakses Outlook data. Add-in mungkin berubah item Outlook yang sedang Anda edit pada saat yang sama, baik di Outlook atau di perangkat lain. Ini bisa memperkenalkan konflik. Untuk meminimalkan kemungkinan, pastikan Anda menginstal pembaruan terbaru untuk add-in atau program yang diintegrasikan dengan Outlook. Menghapus instalasi atau menonaktifkan setiap program ini dan add-in yang tidak Anda gunakan atau yang tidak perlu diintegrasikan dengan Outlook.

Catatan: Dalam beberapa kasus, beberapa klien Outlook dan perangkat mungkin mengubah item pada saat yang sama, yang bisa memperkenalkan konflik. Untuk meminimalkan kemungkinan, tidak memproses item yang sama di dua atau beberapa klien atau perangkat dalam waktu singkat waktu.

Rekomendasi tambahan untuk pengguna Microsoft Exchange

Bekerja dalam skenario manajer/delegasi

Jika organisasi Anda memperbolehkan bekerja dalam skenario manajer/delegasi, konfigurasi Outlook agar tersambung ke kotak surat Exchange Anda menggunakan Mode Exchange Singgahan. Ini menyediakan kinerja terbaik.

Versi yang lebih baru dari Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, dan Microsoft Outlook untuk Mac menyertakan banyak penyempurnaan untuk fitur delegasi. Untuk informasi selengkapnya tentang versi ini, lihat

Delegasi Outlook dalam versi campuran Microsoft Outlook dan Entourage

Membatasi jumlah delegasi

Outlook tidak membatasi jumlah delegasi yang bisa Anda tambahkan. Namun, kami menyarankan agar Anda hanya memberikan izin Editor untuk satu (1) delegasi saja. Ini memungkinkan Anda untuk melacak kapan dan bagaimana rapat diproses. Mempertimbangkan kenyataan bahwa seorang delegasi bisa menggunakan beberapa perangkat untuk mengakses data Anda, memiliki banyak delegasi dengan izin Editor mempersulit menentukan mengapa rapat hilang atau kedaluwarsa.

Bahkan jika Anda hanya memberikan izin Editor untuk satu delegasi, Hindari menambahkan sejumlah besar delegasi dengan izin Peninjau atau kontributor . Ini adalah karena menambahkan sejumlah besar delegasi mungkin buang sumber daya lainnya. Sebagai contoh, batas ukuran untuk aturan data dapat dihubungi. Saat Anda menambahkan delegasi, berbagai perubahan terjadi:

  • Outlook menerapkan izin ke folder yang relevan.

  • Atribut Direktori Aktif PublicDelegates diperbarui untuk menambahkan izin "Kirim Atas Nama" kepada delegasi.

  • Outlook menambahkan delegasi ke aturan meneruskan di kotak surat manajer. Ini akan meneruskan permintaan rapat ke delegasi.

  • Outlook menyimpan informasi delegasi tambahan di kotak surat manajer.

Setiap area komponen ini mungkin memiliki batasan berbeda. Mendekati batasan ini bisa memengaruhi kinerja dan stabilitas.

Catatan: 

  • Selama pengembangan dan uji coba produk, Microsoft menggunakan maksimal empat (4) delegasi. Selain itu, delegasi tersebut hanya menggunakan Outlook. Perangkat tidak disertakan dalam uji coba.

  • Jika delegasi dengan izin Editor harus diganti baik untuk sementara atau tak terbatas, ubah izin dari Editor ke Peninjau atau tidak ada. Lalu, berikan izin Editor kepada delegasi baru atau cadangan.

Lihat juga

Informasi alat Penganalisis konfigurasi Office

Informasi tentang alat untuk Outlook (CalCheck) pemeriksaan kalender

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×