Berbagi situs Office 365 Anda dengan pengguna eksternal

Orang-orang yang perlu melihat atau bekerja dengan konten situs Anda tetapi tidak memiliki akun pengguna untuk lingkungan SharePoint Online atau Office 365 disebut sebagai “pengguna eksternal”. Anda dapat membagikan situs dan dokumen dengan pengguna eksternal secara global, yaitu, untuk semua situs dalam penyewa, atau untuk setiap kumpulan situs secara individu.

Setelah berbagi diaktifkan untuk penyewa dan setiap kumpulan situs, administrator kumpulan situs dapat mengirimkan undangan kepada pengguna tertentu. Lihat Berbagi situs atau dokumen dengan orang di luar organisasi Anda untuk instruksinya.

Memutuskan cara membagikan konten Anda

Saat mempertimbangkan jika dan bagaimana Anda ingin berbagi konten secara eksternal, pikirkan hal-hal berikut:

  • Kepada siapa Anda ingin memberikan akses ke konten pada situs Tim Anda dan subsitusnya, dan apa saja yang dapat mereka lakukan?

  • Kepada siapa di organisasi Anda ingin memberikan izin untuk berbagi konten secara eksternal?

  • Apakah ada konten yang ingin Anda pastikan untuk tidak pernah tersedia untuk ditampilkan oleh orang di luar organisasi Anda?

Jawaban pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu Anda merencanakan strategi berbagi konten.

Cobalah ini:

Jika Anda perlu.

Berbagi situs. Jika Anda ingin berbagi situs, tetapi juga ingin membatasi akses pengguna eksternal ke beberapa konten internal organisasi Anda, pertimbangkanlah membuat subsitus dengan izin unik yang Anda gunakan secara eksklusif untuk tujuan berbagi eksternal.

Menyediakan akses berkelanjutan ke informasi dan konten pada situs Anda pada seseorang di luar organisasi Anda. Mereka memerlukan kemampuan untuk bekerja seperti pengguna penuh situs Anda serta membuat, mengedit, dan menampilkan konten.

Berbagi dokumen dengan mengharuskan masuk.

Menyediakan akses aman ke dokumen tertentu kepada satu atau beberapa orang di luar organisasi Anda untuk meninjau atau kolaborasi, tetapi orang-orang ini tidak memerlukan akses berkelanjutan ke konten lain pada situs internal Anda.

Berbagi dokumen, tetapi tidak mengharuskan masuk.

Membagikan link ke dokumen non-sensitif atau non-rahasia dengan orang di luar organisasi Anda sehingga mereka dapat menampilkan atau memperbaruinya dengan umpan balik. Orang-orang ini tidak memerlukan akses berkelanjutan ke konten pada situs internal Anda.

Catatan Keamanan : 

  • Bila Anda menonaktifkan berbagi eksternal, setiap pengguna eksternal yang memiliki akses ke situs tersebut pada saat fitur dinonaktifkan tidak akan diberi akses ke situs dan kelak undangan tidak bisa lagi dikirim. Jika fitur diaktifkan kembali dengan nama pengguna eksternal tersebut berada dalam grup izin SharePoint, maka secara otomatis pengguna itu akan dapat mengakses kembali situs. Untuk mencegah pengguna mengakses situs SharePoint secara permanen, Anda bisa menghapus mereka dari daftar pengguna eksternal.

  • Jika berbagi eksternal dinonaktifkan secara global, setiap tautan tamu bersama akan berhenti berfungsi. Jika fitur ini kemudian diaktifkan kembali, tautan ini akan kembali berfungsi.

Mengaktifkan berbagi eksternal untuk semua situs SharePoint di Pusat admin Office 365

Kemampuan untuk mengundang pengguna eksternal ke situs SharePoint diaktifkan secara default, sehingga pemilik situs dan administrator kumpulan situs dapat membagikan situs tim dan subsitus dengan pengguna eksternal setiap saat.

  1. Masuk ke Office 365 dengan akun kerja atau sekolah Anda.

  2. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Ubin admin Office 365 disorot
  3. Dalam Pusat admin Office 365, ketikkan eksternal dalam kotak pencarian di Laman, lalu pilih Berbagi situs eksternal.

    Cuplikan layar pengetikan berbagi eksternal di kotak Pencarian di Laman Pusat Admin
  4. Di samping Izinkan orang di luar organisasi Anda mengakses situs, geser penggeser ke Aktifkan untuk mengaktifkan berbagi eksternal.

    Cuplikan layar kotak dialog Berbagi Eksternal saat pengaturan "Izinkan orang di luar organisasi mengakses situs Anda" dinonaktifkan.
  5. Untuk Mengizinkan pengguna Anda mengirimkan tautan tamu guna mengakses ke situs dan dokumen organisasi, geser penggeser untuk opsi ini ke Aktifkan.

    Cuplikan layar berbagi Eksternal diaktifkan di pusat admin.

    Ubah penggeser ke Nonaktifkan jika Anda ingin mewajibkan pengguna untuk masuk menggunakan nama pengguna dan kata sandi. (Untuk informasi selengkapnya tentang ID pengguna untuk akun kerja atau sekolah, lihat Apa ID pengguna saya dan mengapa saya membutuhkannya?)

  6. Pilih Simpan.

Menyelaraskan pengaturan untuk tiap situs

Saat Anda mengaktifkan berbagi di situs SharePoint, berbagi diaktifkan untuk semua situs di penyewa. Namun dari Pusat admin Office 365 Anda dapat menyelaraskan pengaturan berbagi agar tidak memperbolehkan berbagi pada situs tersebut ketika kontrol yang lebih ketat diperlukan atau untuk menghentikan akses tiap pengguna ke situs tertentu.

Catatan: Jika berbagi eksternal dinonaktifkan untuk seluruh lingkungan SharePoint Online, Anda tidak akan dapat mengaktifkannya untuk kumpulan situs tertentu.

Di halaman situs tentang pengaturan berbagi (Pusat admin Office 365) Anda dapat melihat daftar semua kumpulan situs yang saat ini aktif di penyewa Anda berikut pengaturan berbagi untuk setiap kumpulan situs.

  1. Masuk ke Office 365 dengan akun kerja atau sekolah Anda.

  2. Masuk ke pusat admin Office 365.

    Ubin admin Office 365 disorot
  3. Navigasikan ke Sumber daya > Situs.

    Menu sumber daya di pusat admin Office 365 dengan Situs yang dipilih
  4. Pilih status berbagi (Tautan dan undangan berbagi atau Tidak diizinkan) di samping kumpulan situs yang diinginkan.

    Daftar kumpulan situs SharePoint dengan status berbagi eksternal untuk setiap kumpulan situs
  5. Dalam kotak dialog berbagi, di samping Status berbagi, klik Edit.

    Kotak dialog status berbagi untuk kumpulan situs tertentu dengan berbagi dinonaktifkan.
  6. Di samping Izinkan orang di luar organisasi Anda mengakses situs, geser penggeser ke Aktifkan untuk mengaktifkan berbagi eksternal.

    Cuplikan layar kotak dialog Berbagi Eksternal saat pengaturan "Izinkan orang di luar organisasi mengakses situs Anda" dinonaktifkan.
  7. Untuk Mengizinkan pengguna Anda mengirimkan tautan tamu untuk akses ke situs dan dokumen organisasi, geser penggeser untuk opsi ini ke Aktifkan.

    Cuplikan layar berbagi Eksternal diaktifkan di pusat admin.

    Ubah penggeser ke Nonaktifkan jika Anda ingin mewajibkan pengguna untuk masuk menggunakan nama pengguna dan kata sandi. (Untuk informasi selengkapnya tentang ID pengguna untuk akun kerja atau sekolah, lihat Apa ID pengguna saya dan mengapa saya membutuhkannya?)

  8. Klik Simpan.

  1. Jika Anda belum berada di layar situs Berbagi Eksternal, lakukan langkah 1-4 yang ditampilkan dalam mengedit pengaturan berbagi untuk kumpulan situs tertentu di pusat admin Office 365.

  2. Pilih status berbagi (Tautan dan undangan berbagi atau Tidak diizinkan) di samping kumpulan situs yang diinginkan.

  3. Dalam kotak dialog berbagi, di samping Anggota eksternal, klik Edit.

  4. Di bawah Menghapus anggota eksternal, cari anggota yang akan dihapus.

    Kotak dialog untuk menghapus anggota eksternal dari kumpulan situs
  5. Di samping nama anggota, pilih Hapus.

  6. Klik Simpan untuk mengonfirmasi penghapusan. Harap diingat bahwa setelah Anda Menyimpan, pengguna tidak lagi memiliki akses ke situs yang dipilih. Setiap tautan pengunjung yang diberikan akan dinonaktifkan.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×