Akses tamu di Grup Office 365

Diperbarui: Juli 2017

Akses tamu di Grup Office 365 memungkinkan Anda dan tim untuk bekerja sama dengan orang-orang dari luar organisasi dengan memberi mereka akses ke percakapan grup, file, undangan kalender, dan buku catatan grup. Akses dapat diberikan kepada tamu, termasuk mitra, vendor, pemasok, atau konsultan, oleh semua pemilik grup.

Cara kerjanya

Pengguna Office 365 dapat menggunakan Outlook di web atau Outlook 2016 untuk menambah dan mengelola tamu dalam grup Office 365 mereka. Tamu dapat memiliki alamat email apa pun, dan akun email dapat berupa akun email kerja, personal, maupun sekolah.

  • Langkah 1    Pemilik grup menambahkan tamu ke grup atau tamu dinominasikan oleh anggota grup. Pemilik grup menyetujui calon tamu.

  • Langkah 2    Pemilik grup mendapatkan informasi tentang hal yang dapat diakses oleh tamu dalam grup. Kombinasi teks dan ikon memberikan petunjuk yang jelas tentang partisipasi tamu pada semua anggota grup.

  • Langkah 3   Tamu menerima email sambutan dan dapat berpartisipasi dalam percakapan grup, menerima dan menanggapi undangan kalender, serta mengakses file grup.

  • Langkah 4    Tamu dapat meninggalkan grup kapan saja melalui tautan pada footer di semua email grup dan undangan kalender.

Akses tamu adalah pengaturan tingkat penyewa dan diaktifkan secara default. Admin penyewa dapat mengelola tamu dan akses mereka ke sumber daya grup Office 365 menggunakan PowerShell. Lihat tab Kelola untuk mendapatkan instruksi.

Ketika tamu diundang untuk bergabung dalam grup, mereka akan menerima email sambutan yang menyertakan sedikit informasi tentang grup tersebut dan apa yang akan mereka dapatkan sebagai anggota.

Tamu akan menerima email sambutan

Semua interaksi anggota tamu terjadi melalui kotak masuk email mereka. Mereka tidak dapat mengakses situs grup, namun dapat menerima undangan kalender, berpartisipasi dalam percakapan email, dan, jika admin penyewa telah mengaktifkannya, mereka dapat membuka file bersama menggunakan tautan atau lampiran.

Semua email grup dan undangan kalender yang diterima tamu akan berisi pengingat untuk menggunakan "balas semua" ketika memberi tanggapan ke grup, beserta tautan untuk menampilkan file grup dan meninggalkan grup. Berikut contohnya:

Semua email yang diterima oleh tamu dari anggota grup akan memiliki footer dengan instruksi dan tautan

Tabel berikut ini merangkum hal-hal yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh tamu.

Fitur

Pengguna tamu diizinkan?

Membuat grup

Tidak

Menambahkan/menghapus anggota grup

Tidak

Menghapus grup

Tidak

Bergabung dalam grup

Ya, dengan undangan

Memulai percakapan

Ya

Membalas percakapan

Ya

Mencari percakapan

Ya

@menyebut seseorang di grup

Tidak

Menyematkan/Menetapkan grup sebagai favorit

Tidak

Menghapus percakapan

Ya

"Menyukai" pesan

Tidak

Mengelola rapat

Tidak

Menampilkan kalender grup

Tidak

Mengubah acara kalender

Tidak

Menambahkan kalender grup kalender pribadi

Tidak

Menampilkan dan mengedit file grup

Ya, jika diizinkan oleh admin penyewa

Mengakses buku catatan OneNote grup

Ya, melalui tautan dari anggota grup

Menelusuri grup

Tidak

Secara default, akses tamu diaktifkan untuk organisasi Anda. Ketika diaktifkan, semua orang di organisasi dapat menambahkan pengguna tamu ke Grup Office 365. Tamu akan memiliki akses ke semua fitur Grup Office 365.

Sebagai admin, Anda dapat mengontrol untuk mengizinkan akses tamu ke Grup Office 365 seluruh organisasi atau ke Grup Office 365 individu. Anda juga dapat mengontrol siapa yang dapat mengizinkan tamu untuk ditambahkan ke grup.

Mengelola akses tamu di portal admin

  1. Masuk dengan akun admin global Office 365 Anda di https://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Masuk ke Pengguna > Pengguna tamu.

    Perluas bagian Pengguna di panel navigasi untuk mengelola Pengguna Tamu

Jika tamu sudah ada dalam direktori (lihat di atas), Anda dapat menambahkan mereka ke grup dari Pusat Admin Office atau Pusat Admin Exchange.

  1. Masuk dengan akun admin global Office 365 Anda di https://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Masuk ke Pengguna > Pengguna tamu.

    Perluas bagian Grup di panel navigasi untuk mengelola grup

  3. Pilih grup yang ingin Anda tambahkan tamu, lalu klik Edit di bagian Anggota.

    Klik Edit untuk mengelola keanggotaan Grup

  4. Pilih nama tamu yang ingin ditambahkan.

  5. Klik Simpan

Anda tidak dapat mengundang tamu dari Pusat Admin Office atau Pusat Admin Exchange saat ini. Untuk mengundang tamu secara terpusat, cobalah menggunakan pratinjau kolaborasi B2B Azure Active Directory. Untuk informasi selengkapnya, lihat Tentang pratinjau kolaborasi B2B Azure AD.

Saat ini, Anda tidak dapat menambahkan atau mengedit tamu dari Pusat Admin Office atau Pusat Admin Exchange. Untuk mengedit akun tamu (seperti nama tampilan atau foto profil mereka) masuk ke portal Azure Active Directory. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memahami Identitas Office 365 dan Azure Active Directory.

Mengontrol akses tamu ke Grup Office 365

Secara default, tamu dapat mengakses file grup dan OneNote. Untuk menonaktifkannya, Anda perlu menonaktifkan pengaturan berbagi eksternal SharePoint pada tingkat organisasi. Untuk langkah-langkahnya, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk SharePoint Online, "Mengelola berbagi eksternal untuk kumpulan situs Grup Office 365."

Namun, meskipun pengaturan berbagi eksternal SharePoint dinonaktifkan, file dari situs SharePoint masih dapat dibagikan dengan pengguna tamu baru berdasarkan pengaturan SharePoint. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Mengelola berbagi eksternal untuk lingkungan SharePoint Online Anda.

Secara default, opsi Berbagi di organisasi Anda diaktifkan. Opsi ini memungkinkan tamu untuk ditambahkan ke organisasi Anda. Untuk menonaktifkannya:

  1. Masuk dengan akun admin global Office 365 Anda di https://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Di menu navigasi, pilih Pengaturan kemudian Keamanan & privasi

  3. Atur tombol alih Aktif / Tidak aktif untuk Izinkan penambahan tamu baru ke organisasi saya.

    Perbolehkan penambahan pengguna tamu ke organisasi saya

  1. Masuk dengan akun admin Office 365 Anda di https://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Di menu navigasi, pilih Pengaturan kemudian Layanan & add-in.

  3. Pilih Grup Office 365.

    Grup Office 365

  4. Pada halaman Grup Office 365, atur tombol alih ke Aktif atau Tidak aktif, tergantung apakah Anda ingin mengizinkan orang di luar organisasi untuk mengakses sumber daya grup Office 365.

    Jika tombol alih ini diatur ke Aktif, akan ada opsi lain untuk mengontrol apakah Anda ingin mengizinkan pemilik grup untuk dapat menambahkan orang di luar organisasi ke grup Office 365. Atur tombol alih ini ke Aktif jika Anda ingin mengizinkan pemilik grup untuk dapat menambahkan pengguna tamu.

    Izinkan orang-orang di luar organisasi saya untuk mengakses sumber daya dan grup Office 365

Menggunakan PowerShell untuk mengontrol akses tamu

PENTING: Prosedur dalam artikel ini memerlukan versi PRATINJAUModul Azure Active Directory untuk Windows PowerShell, terutama modul AzureADPreview , versi 2.0.0.137 or later.

Sebagai praktik terbaik, kami menyarankan agar Anda selalu terkini: hapus instalan AzureADPreview versi lama dan dapatkan yang terbaru sebelum menjalankan perintah PowerShell.

  1. Buka Windows PowerShell sebagai administrator:

    1. Dalam bilah pencarian Anda, ketikkan Windows PowerShell.

    2. Klik kanan pada Windows PowerShell lalu pilih Jalankan sebagai Administrator.

      Buka PowerShell dengan "Jalankan sebagai administrator."

    Jendela Windows PowerShell akan terbuka. Perintah C:\Windows\system32 berarti Anda membukanya sebagai administrator.

    Tampilan PowerShell pada kali pertama Anda membukanya.

  2. Untuk menghapus instalan AzureADPreview versi lama, jalankan perintah ini:

    Uninstall-Module AzureADPreview
  3. Untuk menginstal AzureADPreview versi terbaru, jalankan perintah ini:

    Install-Module AzureADPreview

    Pada pesan yang berkata repositori yang tidak tepercaya, ketik Y. Proses penginstalan modul baru akan memakan waktu beberapa menit.

  1. Apakah Anda menginstal modul AzureADPreview sebagaimana dijelaskan pada bagian "Menginstal versi pratinjau Modul Azure Active Directory untuk Windows PowerShell" di atas? Tidak memiliki versi pratinjau terbaru adalah alasan no. 1 yang menyebabkan langkah-langkah ini tidak berfungsi.

  2. Jika belum melakukannya, buka jendela Windows PowerShell di komputer (tidak masalah jika merupakan jendela normal, atau yang Anda buka dengan memilih Jalankan sebagai administrator).

  3. Jalankan perintah berikut. Tekan Enter setelah tiap perintah.

    Import-Module AzureADPreview
    Connect-AzureAD

    Di layar Masuk ke Akun Anda yang terbuka, masukkan akun dan kata sandi admin Office 365 Anda untuk terhubung ke layanan, kemudian klik Masuk.

    Masukkan kredensial Office 365 Anda
  4. Jalankan perintah berikut:

    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | ? {$_.displayname -eq "group.unified"}

  5. Lihat apakah Anda telah memiliki objek AzureADDirectorySetting, dan jika demikian, simpan Object ID. Jalankan perintah berikut:

    $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id

    JIKA, dan HANYA jika, cmdlet tersebut menampilkan kesalahan yang mengatakan bahwa objek tidak ada, buat objek baru menggunakan cmdlet ini:

    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | ? {$_.displayname -eq "group.unified"}

    $settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()

    New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $settingsCopy

    $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id

  6. Salin objek AzureADDirectorySetting kembali ke variabel lokal $settingsCopy:

    $settingsCopy = Get-AzureADDirectorySetting –Id $settingsObjectID

    Berikut ini hanya SALINAN pengaturan; perubahan tidak akan dapat diterapkan hingga Anda menyalinnya KEMBALI ke objek AzureADDirectorySetting.

  7. Atur opsi untuk mengizinkan tamu mengakses grup O365:

    $settingsCopy["AllowGuestsToAccessGroups"] = "true"

  8. Terakhir, (seperti yang disebutkan di atas) agar perubahan dapat diterapkan, Anda harus menyalin pengaturan KEMBALI ke objek AzureADDirectorySetting:

    Set-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID -DirectorySetting $settingsCopy

  9. Untuk memverifikasi bahwa perubahan telah diterapkan, ambil nilainya dari objek AzureADDirectorySetting (jangan melihat di salinan lokal di $settingsCopy saja):

    (Get-AzureADDirectorySetting –Id $settingsObjectID).Values

    Hasilnya akan terlihat seperti ini:

    AllowGuestsToAccessGroups harus diatur ke True

  1. Apakah Anda menginstal modul AzureADPreview sebagaimana dijelaskan pada bagian "Menginstal versi pratinjau Modul Azure Active Directory untuk Windows PowerShell" di atas? Tidak memiliki versi pratinjau terbaru adalah alasan no. 1 yang menyebabkan langkah-langkah ini tidak berfungsi.

  2. Jika belum melakukannya, buka jendela Windows PowerShell di komputer (tidak masalah jika merupakan jendela normal, atau yang Anda buka dengan memilih Jalankan sebagai administrator).

  3. Jalankan perintah berikut. Tekan Enter setelah tiap perintah.

    Import-Module AzureADPreview
    Connect-AzureAD

    Di layar Masuk ke Akun Anda yang terbuka, masukkan akun dan kata sandi admin Office 365 Anda untuk terhubung ke layanan, kemudian klik Masuk.

    Masukkan kredensial Office 365 Anda
  4. Jalankan perintah berikut:

    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | ? {$_.displayname -eq "group.unified"}

  5. Lihat apakah Anda telah memiliki objek AzureADDirectorySetting, dan jika demikian, simpan ID Objek

    $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id

    JIKA, dan HANYA jika, cmdlet tersebut menampilkan kesalahan yang mengatakan bahwa objek tidak ada, buat objek baru menggunakan perintah ini:

    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | ? {$_.displayname -eq "group.unified"}

    $settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()

    New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $settingsCopy

    $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id

  6. Salin objek AzureADDirectorySetting kembali ke variabel lokal $settingsCopy:

    $settingsCopy = Get-AzureADDirectorySetting –Id $settingsObjectID

    Berikut ini hanya SALINAN pengaturan; perubahan tidak akan dapat diterapkan hingga Anda menyalinnya KEMBALI ke objek AzureADDirectorySetting.

  7. Atur opsi untuk mengizinkan tamu agar ditambahkan ke semua grup O365:

    $settingsCopy["AllowToAddGuests"] = "true"

  8. Terakhir, (seperti yang disebutkan di atas) agar perubahan dapat diterapkan, Anda harus menyalin pengaturan KEMBALI ke objek AzureADDirectorySetting:

    Set-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID -DirectorySetting $settingsCopy

  9. Untuk memverifikasi bahwa perubahan telah diterapkan, ambil nilainya dari objek AzureADDirectorySetting (jangan melihat di salinan lokal di $settingsCopy saja):

    (Get-AzureADDirectorySetting –Id $settingsObjectID).Values

  1. Apakah Anda menginstal modul AzureADPreview sebagaimana dijelaskan pada bagian "Menginstal versi pratinjau Modul Azure Active Directory untuk Windows PowerShell" di atas? Tidak memiliki versi pratinjau terbaru adalah alasan no. 1 yang menyebabkan langkah-langkah ini tidak berfungsi.

  2. Jika belum melakukannya, buka jendela Windows PowerShell di komputer (tidak masalah jika merupakan jendela normal, atau yang Anda buka dengan memilih Jalankan sebagai administrator).

  3. Jalankan perintah berikut. Tekan Enter setelah tiap perintah.

    Import-Module AzureADPreview
    Connect-AzureAD

    Di layar Masuk ke Akun Anda yang terbuka, masukkan akun dan kata sandi admin Office 365 Anda untuk terhubung ke layanan, kemudian klik Masuk.

    Masukkan kredensial Office 365 Anda
  4. Jalankan perintah ini.

    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | ? {$_.displayname -eq "group.unified.guest"}

  5. Jalankan perintah ini.

    $settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()

  6. Jalankan perintah ini. Atur ke False untuk memblokir akses tamu ke grup tertentu. Atur ke True untuk mengizinkan akses tamu ke grup tertentu.

    $settingsCopy["AllowToAddGuests"]=$False

  7. Jalankan perintah ini.

    $groupID= (Get-AzureADGroup -SearchString "YourGroupEmailAddress").ObjectId

    Tempat Anda ingin mengganti AlamatEmailGrupAnda dengan sesuatu seperti Informasi@contoso.com.

  8. Jalankan perintah ini.

    New-AzureADObjectSetting -TargetType Groups -TargetObjectId $groupID -DirectorySetting $settingsCopy

    Memerlukan 2-3 menit hingga sinkronisasi selesai.

  9. Untuk memverifikasi pengaturan Anda, jalankan perintah ini:

    Get-AzureADObjectSetting -TargetObjectId $groupID -TargetType Groups | fl Values 

    Verifikasi akan terlihat seperti ini:

    Verifikasi

Anda dapat mengizinkan atau memblokir pengguna tamu yang menggunakan domain tertentu. Misalnya, katakanlah bisnis Anda (Contoso) bermitra dengan bisnis lain (Fabrikam). Anda dapat menambahkan Fabrikam ke daftar Izinkan sehingga pengguna dapat menambahkan tamu tersebut ke grup mereka.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengizinkan/Memblokir akses tamu ke grup Office 365

Untuk pengguna akhir

Tamu adalah seseorang yang bukan merupakan karyawan, siswa, atau anggota organisasi Anda. Mereka tidak memiliki akun sekolah atau kerja dengan organisasi Anda.

Tidak. Akses tamu disertakan dengan semua langganan Office 365 Bisnis Premium dan Office 365 Enterprise.

Tidak. Hanya orang-orang di luar organisasi, seperti mitra atau konsultan, yang dapat ditambahkan sebagai tamu. Anda dapat mengundang orang-orang dalam organisasi untuk bergabung sebagai anggota grup biasa.

Ya, Anda dapat melakukannya. Kontak email eksternal adalah kontak yang tercantum dalam daftar alamat global perusahaan Anda. Contoh tipe kontak ini adalah perusahaan vendor yang secara rutin menyediakan layanan untuk organisasi Anda.

Admin penyewa harus mengaktifkan fitur tamu untuk penyewa sebelum Anda dapat menambahkan tamu. Ketika melihat pesan "Hubungi administrator Anda," kemungkinan fitur tamu belum diaktifkan. Lihat tab Kelola untuk informasi selengkapnya.

Anggota tamu tidak dapat menampilkan pesan yang dilindungi dengan Manajemen Hak Informasi (IRM).

Anda mungkin mendapatkan laporan tidak terkirim saat membalas pesan grup dengan alamat email yang berbeda dengan alamat email yang digunakan saat Anda bergabung atau ditambahkan ke grup. Misalnya, jika Anda bergabung dalam grup sebagai seanc@contoso.com tetapi mencoba untuk membalas pesan grup dalam kotak masuk dari seanc@service.contoso.com, Anda akan menerima laporan tidak terkirim.

Tidak. Anda hanya dapat berbagi file grup Office 365 dengan tamu yang telah diundang untuk bergabung dalam grup.

Lampiran modern adalah file yang disimpan di OneDrive for Business. Satu tautan berlaku untuk semua penerima. Karena file disimpan di awan, semua penerima dapat membaca dan mengedit file tanpa harus mencocokkan salinan tersendiri. Lihat Lampiran yang lebih pintar untuk informasi selengkapnya.

Lampiran modern di grup Office 365 hanya dibagikan dengan anggota grup. Saat pesan dengan lampiran modern diteruskan ke anggota tamu dalam grup, anggota tersebut akan dapat mengakses lampiran pada saat masuk dengan nama pengguna dan kata sandi. Jika pesan diteruskan ke pengguna yang bukan merupakan anggota grup, pengguna tidak akan dapat membuka lampiran.

Ya. Tamu tidak akan menerima email sambutan, namun akan memiliki semua hak istimewa anggota tamu lainnya. Jika belum memindahkan daftar distribusi, lihat Memindahkan daftar distribusi ke Grup Office 365 untuk mendapatkan instruksi. Daftar distribusi yang berisi tamu tidak dapat dipindahkan.

Grup Yammer yang Tersambung ke Office 365 saat ini tidak mendukung akses tamu, namun Anda dapat membuat grup eksternal yang tidak tersambung di jaringan Yammer. Lihat Membuat dan mengelola grup eksternal di Yammer untuk instruksinya.

Tamu mungkin tidak menerima percakapan grup karena beberapa alasan. Lihat Pengguna tamu tidak menerima percakapan Grup untuk mendapatkan informasi.

Untuk admin

  • Pemilik Grup Office 365 dapat menambahkan pengguna tamu jika opsi ini telah diaktifkan untuk organisasi Anda.

  • Admin global dapat menambahkan pengguna tamu ke grup Office 365 mana pun dalam organisasi.

  • Pemilik grup Office 365 dan admin global yang merupakan pemilik grup tersebut dapat menambahkan pengguna tamu ke grup Office 365 melalui Outlook di Web.

  • Berbagi file dengan tamu dari situs SharePoint atau grup Office 365. Lihat Berbagi file grup.

  • Menambahkan tamu ke organisasi Anda melalui kolaborasi B2B Azure active directory. Kolaborasi B2B Azure active directory memungkinkan administrator perusahaan untuk mengundang dan mengesahkan sekumpulan pengguna eksternal dengan mengunggah file CSV (nilai yang dipisahkan koma) yang berisi tidak lebih dari 2000 baris ke portal kolaborasi B2B. Untuk detail selengkapnya, lihat Kolaborasi B2B Azure Active Directory.

Ya, admin global dapat menggunakan cmdlet Powershell Azure active directory untuk menonaktifkan properti "AllowGuestAccessToGroups" pada objek Perusahaan, dengan asumsi berbagi eksternal diatur ke Aktif untuk situs SharePoint.

Pengaturan tamu diatur dalam Azure active directory. Memerlukan waktu 2 hingga 24 jam agar perubahan diterapkan di seluruh organisasi Office 365 Anda.

Tidak. Anda hanya dapat berbagi pustaka dokumen Grup Office 365 dengan tamu yang telah diundang untuk bergabung dalam grup. Namun, masing-masing file grup masih dapat dibagikan dengan pengguna tamu melalui berbagi file dari SharePoint Online.

Ya, baca Mengelola situs tim yang tersambung dengan grup untuk detail selengkapnya.

Tidak, pengguna tamu perseorangan tidak dapat diblokir.

Tidak, belum untuk saat ini.

Tidak, pengguna tamu yang merupakan anggota grup tidak disinkronkan kembali ke server lokal, juga grupnya.

Ya, Anda dapat melakukannya. Kontak email eksternal adalah kontak yang tercantum dalam daftar alamat global perusahaan Anda. Contoh tipe kontak ini adalah perusahaan vendor yang secara rutin menyediakan layanan untuk organisasi Anda.

Grup Yammer yang Tersambung ke Office 365 saat ini tidak mendukung akses tamu, namun Anda dapat membuat grup eksternal yang tidak tersambung di jaringan Yammer. Lihat Membuat dan mengelola grup eksternal di Yammer untuk instruksinya.

Topik Terkait

Pelajari tentang Grup Office 365
Tamu tidak menerima percakapan email grup
Mengelola keanggotaan Grup di pusat admin Office 365
Mengizinkan/Menolak akses tamu ke grup Office 365 berdasarkan domain mereka
Tinjauan akses Azure Active Directory

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×