Access 2010: tugas database

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Berikut adalah beberapa tugas dasar database yang bisa Anda lakukan untuk membantu Anda mempelajari cara menggunakan Microsoft Access 2010.

 

Dalam artikel ini

Apa itu Access?

Database relasional di Access

Saat Anda membuka Access

Menemukan dan menerapkan Templat

Membuat database dari awal

Membuka database Access yang sudah ada

Mulai menggunakan database baru Anda

Menambahkan tabel

Tempelkan data dari sumber lain ke dalam tabel Access

Mengimpor atau menautkan ke data dari sumber lain

Langkah berikutnya

Mengimpor data dari lembar bentang atau program lain

Mengimpor kerja Excel ke Access

Mengimpor kerja Excel sebagai tabel dalam database baru

Menggunakan panduan Penganalisis tabel untuk menata data Anda

Bekerja dengan data dari program lain

Menggunakan database versi yang lebih lama di beberapa versi Access

Menggunakan file database Access di beberapa versi Access

Langkah 1: Membuat salinan database yang sudah ada, dan menyimpannya dalam format baru

Langkah 2: Memisahkan database Salin, dan gunakan file asli sebagai database back-end

Langkah 3: Menyambungkan baru front-end ke database asli

Menggunakan aplikasi terdepan-akhir/back-end dalam beberapa versi Access

Apa itu Access?

Access 2010 adalah aplikasi desain dan penggunaan alat database yang bisa Anda gunakan untuk melacak informasi penting. Anda dapat mempertahankan data Anda di komputer Anda, atau Anda bisa menerbitkan ke Web — sehingga orang lain bisa menggunakan database Anda dengan web browser.

Banyak orang mulai menggunakan Access saat program yang mereka gunakan untuk melacak sesuatu secara bertahap berubah menjadi kurang pas untuk tugas. Misalnya, Anda perencana acara, dan Anda ingin tetap memantau semua detail yang diperlukan untuk mengelola acara Anda agar berhasil. Jika Anda menggunakan word prosesor atau program lembar bentang untuk melakukan ini, dapat dengan mudah mengalami masalah dengan data duplikat dan tidak konsisten. Anda dapat menggunakan perangkat lunak kalender, tetapi pelacakan informasi keuangan di kalender tidak cocok.

Database relasional di Access

Terkadang Anda perlu database relasional untuk melacak informasi tersebut — perbendaharaan data yang telah dipisahkan menjadi lebih kecil kumpulan data (disebut tabel) untuk menghilangkan redundansi, dan lalu terkait bersama-sama berdasarkan umum penggalan informasi (disebut bidang) . Misalnya, perencanaan database relasional acara mungkin berisi tabel dengan informasi pelanggan, tabel dengan informasi vendor, dan tabel dengan informasi acara. Tabel dengan informasi acara mungkin memiliki bidang untuk menghubungkan ke tabel pelanggan, dan bidang untuk menghubungkan ke tabel Penjual. Cara tersebut, misalnya, jika nomor telepon vendor diubah, informasi yang bisa diubah sekali dalam tabel vendor, bukan di setiap kejadian yang terlibat vendor.

Akses adalah alat yang bisa Anda gunakan untuk dengan cepat dan dengan mudah mengembangkan aplikasi database relasional yang membantu Anda mengelola informasi. Anda bisa membuat database untuk membantu Anda melacak hampir semua jenis informasi, seperti inventaris, profesional kontak, atau proses bisnis. Bahkan, akses dilengkapi dengan Templat yang bisa Anda gunakan langsung untuk melacak berbagai informasi, membuat hal-hal mudah bahkan bagi pemula.

Saat Anda membuka Access

Saat Anda mulai Access 2010, Anda melihat tampilan Backstage Microsoft Office, tempat Anda bisa mendapatkan informasi tentang database saat ini, membuat database baru, buka database yang sudah ada, dan tampilan unggulan konten dari Office.com.

Tampilan Backstage Access 2010

Tampilan Backstage juga berisi banyak perintah lain yang bisa Anda gunakan untuk menyesuaikan, mempertahankan, atau berbagi database Anda. Perintah dalam tampilan Backstage biasanya berlaku untuk seluruh database, tidak untuk objek dalam database.

Catatan: Anda dapat mengakses tampilan Backstage Kapan saja dengan mengklik File tab.

Atas Halaman

Menemukan dan menerapkan Templat

Access menyediakan Anda dengan berbagai Templat yang bisa Anda gunakan untuk mempercepat proses pembuatan database Anda. Templat adalah database siap pakai yang berisi semua tabel, kueri, formulir, dan laporan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tertentu. Misalnya, ada Templat yang bisa digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau menyimpan catatan pengeluaran. Beberapa templat berisi sejumlah sampel data untuk membantu mendemonstrasikan penggunaannya. Templat database bisa digunakan sebagaimana adanya, atau Anda bisa mengkustomisasi mereka untuk lebih sesuai kebutuhan Anda.

Untuk menemukan dan menerapkan Templat ke database Anda, lakukan hal berikut:

  1. Pada tab File, klik Baru.

  2. Di bawah Templat yang tersedia, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk menggunakan kembali Templat yang baru saja digunakan, klik Templat terbaru, dan lalu pilih Templat yang Anda inginkan.

    • Untuk menggunakan templat yang Anda sudah Anda instal, klik Templat saya, dan lalu pilih Templat yang Anda inginkan.

    • Untuk menemukan Templat di Office.com, di bawah Templat Office.com, klik kategori Templat, pilih Templat yang Anda inginkan, dan lalu klik Unduh untuk mengunduh Templat dari Office .com ke komputer Anda.

      Anda juga bisa mencari Templat di Office.com dari dalam Access. Dalam kotak Cari Office.com untuk Templat , ketik satu atau beberapa istilah pencarian, dan lalu klik tombol panah untuk mencari.

  3. Secara opsional, klik ikon folder di samping kotak Nama File untuk menelusuri lokasi tempat Anda ingin membuat database. Jika Anda tidak menunjukkan lokasi tertentu, Access membuat database di lokasi default yang ditampilkan di bawah kotak Nama File .

  4. Klik Buat.

Access membuat database dan membukanya untuk digunakan.

Atas Halaman

Membuat database dari awal

Jika Anda ingin lebih menyeluruh pengenalan konsep dibalik menggunakan Access untuk membuat database, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Jika tidak ada Templat pas dengan kebutuhan Anda, atau jika Anda memiliki data di program lain yang ingin Anda gunakan di Access, Anda mungkin memutuskan yang lebih baik untuk membuat database dari awal. Di Access 2010, Anda memiliki pilihan: database desktop standar, atau web database.

Untuk informasi selengkapnya tentang database web, lihat artikel menyusun database untuk berbagi di Web.

Untuk membuat database baru, lakukan hal berikut:

  1. Memulai Access.

  2. Di tab baru dalam tampilan Backstage, klik Database kosong atau Database Web kosong.

    Penting: Pilihan yang Anda buat di sini akan menentukan fitur apa tersedia dalam database. Database desktop tidak diterbitkan ke Web, dan database web tidak mendukung beberapa fitur desktop, seperti Total kueri.

  3. Di sebelah kanan, ketikkan nama untuk database Anda dalam kotak Nama File .

    Untuk mengubah lokasi di mana Anda membuat file, klik Telusuri Gambar tombol samping kotak Nama File , telusuri ke dan pilih lokasi baru, dan lalu klik OK.

  4. Klik Buat.

    Access membuat database, dan lalu terbuka tabel kosong (bernama Table1) di tampilan lembar data.

  5. Access menempatkan kursor di sel kosong pertama di kolom Klik untuk menambahkan tabel baru.

    Untuk menambahkan data, mulailah mengetik — atau Anda bisa menempelkan data dari sumber lain, seperti yang dijelaskan di bagian tempelkan data dari sumber lain ke dalam tabel Access, selanjutnya di artikel ini.

    Catatan: 

    • Memasukkan data dalam tampilan lembar data dirancang untuk menjadi sangat mirip dengan memasukkan data dalam lembar kerja Excel. Pembatasan utama adalah data harus dimasukkan dalam bersebelahan baris dan kolom, dimulai dari sudut kiri atas lembar data. Anda tidak harus mencoba untuk memformat data Anda dengan menyertakan baris kosong atau kolom sebagai Anda mungkin melakukan dalam lembar kerja Excel, karena melakukan jadi akan buang ruang di tabel Anda. Tabel hanya berisi data Anda. Semua presentasi visual data yang akan dilakukan dalam formulir dan laporan yang Anda desain nanti.

    • Struktur tabel dibuat saat Anda memasukkan data. Kapan saja Anda menambahkan kolom baru ke lembar data, bidang baru ditetapkan dalam tabel. Access mengatur tipe data bidang berdasarkan tipe data yang Anda masukkan. Misalnya, jika Anda memiliki kolom di mana Anda telah memasukkan nilai tanggal saja, Access akan mengatur tipe data bidang tersebut ke tanggal/waktu. Jika nanti mencoba memasukkan nilai non-tanggal (seperti nama atau nomor telepon) dalam bidang tersebut, Access menampilkan pesan yang menginformasikan bahwa nilai yang tidak cocok dengan tipe data kolom. Jika memungkinkan, Anda harus merencanakan tabel Anda sehingga setiap kolom berisi tipe sama data, apakah itu teks, tanggal, angka, atau tipe lainnya. Hal ini lebih mudah untuk menyusun kueri, formulir, dan laporan yang pilih hanya data yang Anda inginkan.

Jika Anda tidak ingin memasukkan data belum, klik tutup Gambar tombol .

Catatan: Access akan menghapus tabel1 jika Anda menutup tanpa menyimpan.

Atas Halaman

Membuka database Access yang sudah ada

Tips: Untuk dengan cepat membuka salah satu terakhir beberapa database Anda yang terbuka, pada File tab, klik terbaru, dan lalu klik nama file.

  1. Pada tab File, klik Buka.

  2. Klik pintasan dalam kotak dialog buka — atau, dalam kotak lihat di , klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan.

  3. Di daftar folder, klik ganda folder hingga Anda membuka folder yang berisi database.

  4. Saat Anda menemukan database, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk membuka database di mode terbuka default, klik dua kali.

    • Untuk membuka database dengan akses bersama di lingkungan Multipengguna, sehingga Anda dan pengguna lainnya dapat membaca maupun menulis pada database secara bersamaan, klik buka.

    • Untuk membuka database dengan akses baca-saja, sehingga Anda bisa menampilkannya tapi tidak bisa mengeditnya, klik panah di samping tombol buka , dan lalu klik buka baca-saja.

    • Untuk membuka database dengan akses eksklusif, sehingga tidak ada orang lain bisa membukanya saat terbuka, klik panah di samping tombol buka , dan lalu klik Buka eksklusif.

    • Untuk membuka database dengan akses baca-saja, klik panah di samping tombol buka , lalu klik Buka eksklusif baca-saja pengguna lain masih bisa membuka database, tetapi hanya memiliki akses baca-saja.

Jika tidak dapat menemukan database yang ingin dibuka    

  1. Dalam kotak dialog buka , klik Komputer saya pintasan — atau, dalam kotak lihat di , klik Komputer saya.

  2. Dalam daftar drive, klik kanan drive yang mungkin berisi database, lalu klik Cari.

  3. Masukkan kriteria pencarian Anda, dan lalu tekan ENTER untuk mencari database.

  4. Jika database ditemukan, buka dengan mengkliknya dalam kotak dialog Hasil pencarian .

    Karena pencarian dimulai dari kotak dialog buka , Anda harus mengklik Batalkan di kotak dialog tersebut sebelum database akan terbuka.

Anda bisa langsung membuka data file dalam format file eksternal (seperti dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, atau Excel). Anda juga dapat membuka sumber data ODBC apa saja secara langsung, seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Access secara otomatis akan membuat database Access baru dalam folder yang sama dengan file data, serta menambahkan tautan ke setiap tabel dalam database eksternal.

Atas Halaman

Mulai menggunakan database baru Anda

Bergantung pada Templat yang Anda gunakan, Anda mungkin perlu melakukan salah satu atau beberapa hal berikut ini untuk mulai menggunakan database baru:

  • Jika Access menampilkan kotak dialog masuk dengan daftar kosong pengguna, gunakan prosedur berikut ini untuk memulai:

    1. Klik Pengguna Baru.

    2. Isi formulir Detail Pengguna.

    3. Klik Simpan & Tutup.

    4. Pilih nama pengguna yang baru saja Anda masukkan, lalu klik Masuk.

  • Jika Access menampilkan lembar data kosong, Anda bisa mulai mengetik data secara langsung ke dalam lembar data tersebut, atau klik tombol dan tab lainnya untuk menelusuri database.

  • Jika Access menampilkan halaman Memulai , Anda bisa klik link di halaman itu untuk mempelajari selengkapnya tentang database, atau klik tombol dan tab lainnya untuk menelusuri database.

  • Jika Access menampilkan pesan Peringatan Keamanan di bilah pesan, dan Anda memercayai sumber templat, klik Aktifkan Konten. Jika database memerlukan masuk, Anda akan perlu masuk lagi.

Untuk database desktop dan web, Anda juga ingin untuk mulai dengan salah satu langkah-langkah:

Atas Halaman

Menambahkan tabel

Anda dapat menambahkan tabel baru ke database yang sudah ada dengan menggunakan alat di grup tabel pada tab buat .

Grup Tabel pada tab Buat

Catatan: Dalam web database, hanya perintah tabel tersedia dalam grup tabel .

Terlepas dari tampilan yang Anda mulai di, Anda selalu dapat beralih ke tampilan lain dengan menggunakan tombol tampilan pada bilah status jendela Access.

Membuat tabel kosong dalam tampilan lembar data    Dalam tampilan lembar data, Anda bisa memasukkan data langsung, dan membiarkan Access menyusun struktur tabel balik layar. Nama bidang yang ditetapkan numerik (bidang1, bidang2, dan seterusnya), dan akses kumpulan bidang tipe data, berdasarkan tipe data yang Anda masukkan.

  1. Pada tab buat , dalam grup tabel , klik tabel Gambar tombol .

  2. Access membuat tabel, dan lalu tempatkan kursor di sel kosong pertama di kolom Klik untuk Tambahkan .

  3. Untuk menambahkan data, mulailah mengetik di sel kosong pertama — atau Anda bisa menempelkan data dari sumber lain, seperti yang diuraikan dalam artikel ini.

    • Untuk mengubah nama kolom (bidang), klik ganda judul kolom, lalu ketikkan nama baru.

      Tips: Beri nama yang bermakna pada tiap bidang sehingga Anda dapat mengetahui isinya tanpa harus melihat data.

    • Untuk memindahkan kolom, pilih kolom tersebut dengan mengklik judul kolomnya, lalu seret ke tempat yang Anda inginkan. Anda juga bisa memilih beberapa kolom yang bersebelahan dan seret semuanya ke lokasi baru bersama-sama.

      Untuk menambahkan lebih banyak bidang ke tabel Anda, Anda mungkin bisa mulai mengetik di kolom Klik untuk menambahkan di tampilan lembar data, atau Anda bisa menambahkan bidang baru dengan menggunakan perintah di grup Tambahkan & Hapus pada tab bidang .

Membuat tabel dimulai dalam tampilan desain    Dalam tampilan Desain, buat struktur tabel baru terlebih dahulu. Lalu Anda baik beralih ke tampilan lembar data untuk memasukkan data, atau Anda memasukkan data Anda dengan menggunakan beberapa metode lain, seperti dengan formulir.

Tampilan Desain tidak tersedia untuk tabel dalam web database.

  1. Pada tab Buat, dalam grup Tabel,klik Desain Tabel. Gambar tombol

  2. Untuk setiap bidang dalam tabel, ketikkan nama dalam kolom Nama Bidang, lalu pilih tipe data dari daftar Tipe Data.

  3. Anda bisa memasukkan informasi tambahan untuk setiap bidang dalam kolom Deskripsi . Deskripsi yang Anda masukkan ditampilkan di bilah status ketika titik penyisipan dalam bidang tersebut, dan digunakan sebagai teks bilah status untuk setiap kontrol yang Anda buat dengan menyeret bidang dari panel Daftar bidang ke formulir atau laporan , dan untuk setiap kontrol yang dibuat untuk bidang itu dengan panduan formulir atau laporan panduan.

  4. Setelah menambahkan seluruh bidang, simpan tabel:

    • Pada tab File, klik Simpan.

  5. Anda bisa mulai memasukkan data ke tabel Kapan saja dengan beralih ke tampilan lembar data, mengklik di sel pertama yang kosong, dan mengetik. Anda juga dapat menempelkan data dari sumber lain, seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya.

Membuat tabel berdasarkan pada daftar SharePoint    Dengan daftar SharePoint, data Anda bisa digunakan oleh orang-orang yang tidak memiliki akses. Selain itu, daftar data disimpan di server, yang biasanya menawarkan lebih baik perlindungan terhadap hilangnya data dari file yang disimpan di komputer desktop. Anda dapat mulai salah satu dengan daftar baru, atau Anda bisa menautkan ke daftar yang sudah ada. Anda harus memiliki izin yang memadai di situs SharePoint tempat Anda ingin membuat daftar; ini bisa berbeda-beda berdasarkan situs jadi kontak administrator SharePoint Anda untuk detail tentang opsi Anda.

Fitur ini tidak tersedia dalam Web database.

  1. Pada tab Buat, di grup Tabel,klik Daftar SharePoint.

  2. Anda bisa menggunakan salah satu Templat daftar untuk membuat daftar SharePoint standar, seperti kontak atau acara.

    Anda juga dapat memilih untuk membuat daftar kustom, atau untuk menautkan ke atau mengimpor daftar yang sudah ada. Pilih opsi yang Anda inginkan.

  3. Jika Anda memilih salah satu Templat daftar atau untuk membuat daftar kustom, kotak dialog Buat daftar baru akan terbuka untuk memandu Anda melalui proses. Jika Anda memilih untuk menggunakan daftar yang sudah ada, kotak dialog Dapatkan Data eksternal akan terbuka untuk membantu Anda.

Untuk informasi selengkapnya tentang tabel, lihat artikel Pengenalan tabel.

Atas Halaman

Tempelkan data dari sumber lain ke dalam tabel Access

Jika data Anda saat ini disimpan di program lain, seperti Excel, Anda bisa menyalin dan menempelkan data ke dalam tabel Access. Secara umum, cara ini berfungsi sangat baik jika data sudah dipisahkan ke dalam kolom, seperti dalam lembar kerja Excel. Jika data Anda di word program pemrosesan, Anda harus terlebih dahulu memisahkan kolom data dengan menggunakan tab, atau mengubah data ke dalam tabel dalam program pemrosesan kata, dan lalu salin data. Jika data Anda memerlukan pengeditan atau manipulasi (misalnya, dipisahkan nama lengkap menjadi nama depan dan belakang) apa pun, Anda mungkin ingin melakukannya sebelum Anda menyalin data, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan akses.

Ketika menempelkan data ke tabel kosong, Access akan mengatur tipe data setiap bidang sesuai jenis data yang ditemukan di dalamnya. Misalnya, jika bidang yang ditempelkan hanya berisi nilai tanggal, Access akan menerapkan tipe data Tanggal/Waktu pada bidang tersebut. Jika bidang yang ditempelkan hanya berisi kata "ya" dan "tidak", Access akan menerapkan tipe data Ya/Tidak pada bidang tersebut.

Access memberi nama bidang tergantung pada hal yang ditemukan dalam baris pertama data yang ditempelkan. Jika baris pertama data yang ditempelkan tipe sama dengan baris yang mengikuti, Access menentukan bahwa baris pertama merupakan bagian dari data dan menetapkan bidang nama generik (bidang1, bidang2, dan seterusnya). Jika baris pertama data ditempelkan mirip dengan tidak baris yang mengikuti, Access menggunakan baris pertama sebagai nama bidang, dan mengecualikan baris pertama di data aktual.

Jika Access menetapkan nama bidang yang generik, ganti nama bidang segera untuk menghindari kebingungan. Gunakan prosedur berikut ini:

  1. Pada File tab, klik Simpan untuk menyimpan tabel.

  2. Dalam tampilan lembar data, klik ganda setiap judul kolom, dan lalu ketikkan nama untuk kolom.

  3. Simpan tabel lagi.

Atas Halaman

Mengimpor atau menautkan ke data dari sumber lain

Anda mungkin memiliki data yang Anda telah mengumpulkan di program lain yang ingin Anda gunakan di Access. Mungkin Anda bekerja dengan orang-orang yang menyimpan data mereka di program lain, dan Anda ingin bekerja dengan data di Access. Atau, mungkin memiliki beberapa berbeda sumber data, Anda perlu "pendaratan pad" tempat Anda bisa memunculkannya bersamaan untuk analisis lebih mendalam.

Access memudahkan untuk mengimpor atau menautkan data dari program lain. Anda dapat membawa data dari lembar kerja Excel, dari tabel dalam database Access lain, dari daftar SharePoint, atau dari salah satu dari berbagai sumber lain. Proses agak berbeda tergantung pada sumber data, tetapi instruksi berikut ini dapat membantu Anda memulai:

  1. Pada tab Data eksternal , dalam grup impor & Link , klik perintah untuk tipe file yang Anda impor dari.

    Misalnya, jika mengimpor data dari lembar kerja Excel, klik Excel. Jika Anda tidak melihat program yang tepat tipe, klik selengkapnya.

    Catatan: Jika Anda tidak dapat menemukan tipe benar format dalam grup impor & Link , Anda mungkin perlu memulai program tempat Anda pembuat data, dan lalu gunakan program itu untuk menyimpan data dalam format file yang didukung Access (seperti file teks dipisahkan) , dan lalu mengimpor atau menautkan ke data.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , klik Telusuri untuk menelusuri ke file data sumber, atau ketikkan jalur lengkap file data sumber dalam kotak nama File .

  3. Klik opsi yang Anda inginkan di bawah Tentukan bagaimana dan di mana Anda ingin menyimpan data dalam database saat ini. Anda dapat membuat tabel baru dengan menggunakan data yang diimpor, atau membuat sebuah tabel tertaut yang mempertahankan link ke sumber data.

  4. Klik OK.

    Bergantung pada pilihan Anda, kotak dialog Link objek atau Impor objek kotak dialog terbuka.

  5. Gunakan kotak dialog untuk menyelesaikan proses. Prosedur yang tepat yang Anda ikuti bergantung pada opsi impor atau link yang Anda pilih.

  6. Pada halaman terakhir panduan, klik Selesai.

    Jika Anda memilih untuk mengimpor, akses menanyakan apakah Anda ingin menyimpan detail operasi impor yang baru saja Anda selesai.

  7. Jika Anda merasa bahwa Anda akan melakukan operasi impor ini sama lagi, klik Simpan langkah impor, dan lalu masukkan detail.

    Anda bisa lalu dengan mudah reproduksi operasi impor dengan mengklik Impor tersimpan dalam mengimpor grup pada tab Data eksternal , mengklik spesifikasi impor, lalu mengklik Jalankan.

  8. Jika tidak ingin menyimpan detail operasi, klik Tutup.

Access akan mengimpor data ke tabel baru, dan lalu menampilkan tabel di bawah tabel di panel navigasi.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara mengimpor data ke Access, ikuti tautan di bagian Lihat juga dari artikel ini.

Atas Halaman

Langkah berikutnya

Proses desain berbeda-beda tergantung pada tujuan Anda, tetapi Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat kueri, formulir, laporan, dan makro. Artikel ini tidak menyediakan informasi tentang membuat objek database tambahan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel berikut ini:

Atas Halaman

Mengimpor data dari lembar bentang atau program lain

Jika Anda terbiasa dengan program lain database atau lembar bentang, Anda mungkin tahu dasar-dasar cara kerja aplikasi ini dan database apa yang digunakan untuk. Akses berbeda dari banyak aplikasi database lain oleh memungkinkan Anda untuk membuat database relasional, dan lebih lanjut berbeda dengan sebagian besar program lembar bentang dengan menawarkan alat untuk mengembangkan canggih kueri, formulir, dan laporan. Access juga menyediakan banyak opsi untuk bekerja dengan program database lain, seperti SQL Server.

Mengimpor kerja Excel ke Access

Banyak orang mulai menjelajahi akses setelah pertama menyusun daftar di Excel. Excel adalah tempat yang bagus untuk memulai daftar, tetapi daftar bertambah, menjadi sulit untuk menata dan tetap diperbarui. Memindahkan daftar ke Access biasanya adalah logika langkah berikutnya.

Tabel database mirip dalam struktur lembar kerja, bahwa data disimpan dalam baris dan kolom. Sebagai akibatnya, mudah biasanya untuk mengimpor lembar kerja ke dalam tabel database. Perbedaan utama antara menyimpan data Anda dalam lembar kerja dan menyimpan di database berada dalam cara penataan data. Cukup mengimpor seluruh lembar kerja Anda sebagai tabel baru dalam database tidak akan memecahkan masalah yang terkait dengan mengatur dan memperbarui data Anda, terutama jika lembar kerja Anda berisi data yang berlebihan. Untuk memecahkan masalah tersebut, Anda harus memisahkan data lembar bentang menjadi tabel terpisah, masing-masing berisi data terkait. Untuk informasi selengkapnya tentang cara menyusun data dalam tabel Anda, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Mengakses fitur panduan Penganalisis tabel, yang bisa membantu Anda untuk menyelesaikan proses ini. Setelah mengimpor data ke tabel, panduan membantu Anda untuk memisahkan tabel menjadi tabel terpisah, masing-masing berisi data yang tidak diduplikasi di salah satu tabel lainnya. Panduan juga membuat diperlukan hubungan antara tabel.

Atas Halaman

Mengimpor kerja Excel sebagai tabel dalam database baru

  1. Klik tab File, klik Baru, lalu klik Database Kosong.

  2. Ketikkan nama untuk database baru dalam kotak Nama File , dan lalu klik buat.

    Database baru terbuka, dan Access membuat tabel kosong baru, tabel1.

  3. Menutup tabel1.

    Ketika ditanya apakah Anda ingin menyimpan perubahan ke desain Table1, klik tidak.

  4. Pada tab Data eksternal , dalam grup impor & Link , klik Excel. Gambar tombol

  5. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , klik Telusuri.

  6. Gunakan kotak dialog Buka File untuk menemukan file Anda.

  7. Pilih file, lalu klik Buka.

  8. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , pastikan bahwa opsi impor data sumber ke tabel baru dalam database saat ini dipilih.

  9. Klik OK.

    Panduan impor lembar bentang dimulai, dan meminta beberapa pertanyaan tentang data Anda.

  10. Ikuti instruksi, mengklik berikutnya atau kembali untuk menavigasi ke halaman. Pada halaman terakhir panduan, klik Selesai.

    Catatan: Akses menanyakan apakah Anda ingin menyimpan detail operasi impor yang baru saja Anda selesai. Jika Anda merasa bahwa Anda akan melakukan ini sama mengimpor operasi lagi, klik ya, dan lalu masukkan detail. Anda bisa lalu dengan mudah reproduksi operasi di masa mendatang dengan mengklik Impor tersimpan dalam grup impor di tab Data eksternal . Jika tidak ingin menyimpan detail operasi, klik Tutup.

Access akan mengimpor data ke tabel baru, dan lalu menampilkannya di bawah Semua tabel di panel navigasi.

Atas Halaman

Menggunakan panduan Penganalisis tabel untuk menata data Anda

Setelah data Anda telah diimpor ke dalam tabel Access, Anda bisa menggunakan panduan Penganalisis tabel untuk dengan cepat mengidentifikasi data berlebihan. Panduan lalu menyediakan cara sederhana untuk menata data menjadi tabel terpisah, yang disimpan di cara paling efisien. Akses mempertahankan tabel asli sebagai cadangan, dan lalu membuat tabel baru yang bisa Anda gunakan sebagai basis untuk aplikasi database Anda.

  1. Buka database Access yang berisi tabel yang ingin Anda analisis.

  2. Pada tab Alat Database , dalam grup analisis , klik Analisis tabel.

    Panduan Penganalisis tabel dimulai.

    Dua halaman pertama panduan berisi tutorial singkat — lengkap dengan tombol yang bisa Anda klik untuk melihat contoh. Jika Anda tidak melihat halaman pengantar, tetapi sebagai gantinya melihat kotak centang berlabel memperlihatkan halaman pengantar?, pilih kotak centang, dan kemudian klik kembali dua kali untuk melihat pengenalan. Jika Anda tidak ingin melihat halaman pengantar lagi setelah membaca pengenalan, Anda dapat menghapus memperlihatkan halaman pengantar? kotak centang.

  3. Pada tabel yang berisi bidang dengan nilai yang diulang di banyak catatan? halaman, pilih tabel yang ingin dianalisis, dan lalu klik berikutnya.

  4. Anda bisa membiarkan panduan memutuskan bidang mana masuk di mana tabel, atau Anda dapat membuat keputusan Anda sendiri. Jika Anda mengikuti panduan saran, Anda masih dapat melakukan perubahan ke tata letak tabel di halaman berikutnya panduan.

    Catatan: Jika Anda memperbolehkan panduan memutuskan bidang mana untuk menaruh tabel mana, pilihan yang selalu mungkin tidak sesuai untuk data Anda, terutama jika tidak ada banyak data untuk dikerjakan. Periksa panduan hasil dengan saksama. Di sisi lain, panduan mungkin menyarankan organisasi lebih efisien dari salah satu yang Anda berpikir, sehingga baiknya setidaknya Cobalah panduan keputusan sekali. Jika Anda tidak menyukai saran, Anda masih bisa menyusun bidang secara manual, dan Anda bisa selalu klik kembali dan menyusun semua bidang diri Anda sendiri.

  5. Klik Berikutnya. Di Halaman ini, Anda menentukan tabel mana yang berisi bidang yang. Jika Anda memilih untuk membiarkan menentukan panduan, Anda akan melihat beberapa tabel yang tersambung dengan garis hubungan. Jika tidak, Access membuat hanya satu tabel berisi semua bidang. Dalam kasus lain, Anda dapat membuat perubahan pada Halaman ini.

    • Anda bisa menyeret bidang dari tabel ke sebuah area kosong halaman untuk membuat tabel baru yang berisi bidang tersebut. Access meminta Anda untuk nama tabel.

    • Anda bisa menyeret bidang dari satu tabel ke tabel lain jika Anda merasa bahwa mereka akan disimpan secara lebih efisien ada.

    • Sebagian besar tabel akan diberikan ID atau bidang ID unik dihasilkan . Untuk mempelajari selengkapnya tentang bidang ID, klik Tips di sudut kanan panduan.

    • Untuk membatalkan perubahan, klik tombol Batalkan .

    • Untuk mengganti nama tabel, klik ganda webnya bilah judul, ketikkan nama baru, dan lalu klik OK.

  6. Setelah Anda memiliki bidang yang disusun cara yang Anda inginkan, klik berikutnya.

  7. Jika panduan menemukan catatan yang memiliki nilai sangat mirip, itu akan mengidentifikasi nilai tersebut sebagai kemungkinan kesalahan ketik dan menyajikan layar tempat Anda bisa mengonfirmasi apa yang harus dilakukan tentang mereka. Gulir menelusuri daftar untuk menemukan apa pun yang memiliki nilai di kolom koreksi , lalu klik item yang sesuai di daftar turun bawah. Pilih (membiarkan sebagai-adalah) agar panduan membuat perubahan terhadap nilai. Bila Anda sudah selesai, klik berikutnya.

  8. Panduan menanyakan apakah Anda ingin membuat kueri yang terlihat seperti tabel asli Anda. Jika Anda sudah memiliki dibangun formulir dan laporan yang didasarkan pada tabel asli, membuat kueri tersebut ide yang bagus. Jika Anda memilih ya, membuat kueri, panduan mengganti nama tabel asli oleh menambahkan "_OLD" untuk nama tabel, dan lalu nama kueri baru dengan menggunakan nama tabel asli. Formulir dan laporan yang berdasarkan pada tabel sekarang menggunakan kueri untuk data mereka, dan mereka terus bekerja seperti sebelumnya.

  9. Klik Selesai.

    Panduan membuat tabel baru seperti yang ditentukan, dan membuka mereka. Tutup mereka bila Anda sudah selesai memeriksa hasil.

Atas Halaman

Bekerja dengan data dari program lain

Access 2010 menyediakan fitur untuk bekerja dengan data yang disimpan di program lain.

Membuat database Access baru yang menautkan ke data dalam format file lain    Anda dapat menggunakan Access untuk membuka file dalam format file lain seperti teks, dBASE atau lembar bentang. Access secara otomatis membuat Access database tautan dan file untuk Anda.

  1. Memulai Access.

  2. Pada tab File, klik Buka.

  3. Dalam kotak dialog buka , klik tipe file yang ingin Anda buka dalam daftar. Jika Anda tidak yakin dengan tipe file, klik semua file (*. *).

  4. Jika diperlukan, telusuri ke folder berisi file yang ingin Anda buka. Saat Anda menemukan file, klik ganda untuk membukanya.

  5. Ikuti instruksi di panduan. Pada halaman terakhir panduan, klik Selesai.

Mengimpor atau menautkan data ke database Access yang sudah ada    Anda bisa baik mengimpor data dari sumber dan program lainnya ke dalam tabel Access agar data terdapat di dalam Access file, atau Anda bisa menautkan ke data dari Access sehingga data tetap berada di file asli (luar Access file).

  1. Pada tab Data eksternal , dalam grup impor & Link , klik format yang di mana data disimpan.

    Anda dapat mengimpor atau menautkan ke data dari sumber berikut:

    • Excel    Anda bisa membawa data dari lembar kerja atau rentang bernama dalam buku kerja Excel. Setiap lembar kerja atau rentang bernama harus diimpor atau ditautkan secara terpisah.

    • Access    Ini sangat berguna untuk memisahkan proses Anda dari data Anda, membuat database terpisah. Yaitu, Anda bisa menggunakan satu database untuk memuat semua formulir, laporan, dan makro, dan mempertahankan data Anda di database lain. Anda bisa mengembangkan penyempurnaan tanpa mengganggu pekerjaan siapa pun. Anda juga bisa menggabungkan data dari banyak database Access yang berbeda dalam satu, membuatnya lebih mudah untuk meringkas data di seluruh Departemen atau antara mitra bisnis.

    • database ODBC    Banyak program mendukung format ini, termasuk banyak produk server database. Ini membantu Anda membuat database "pendaratan pad", tempat Anda menggabungkan data dari sistem berbeda.

    • File teks    Anda bisa menyambungkan ke file teks sederhana, dan bahkan dapat menggunakan Access untuk mengubah konten file tersebut. Ini dapat membantu memudahkan akses data mengkonsumsi oleh berbagai program.

    • File XML    Format ini juga menawarkan kompatibilitas dengan berbagai program lain, termasuk beberapa server web.

    • Daftar SharePoint    Ini membuat data Anda yang dapat digunakan dengan browser web, cara standar untuk menggunakan daftar SharePoint.

    • Layanan Data    Anda bisa menyambungkan ke layanan data web dalam perusahaan Anda.

    • Dokumen HTML    

    • Folder Outlook    Anda bisa menyambungkan ke folder Outlook, sehingga Anda lebih mudah mengintegrasikan informasi kontak Anda dengan seluruh data Anda.

    • dBase file    dBase adalah sistem populer database alternatif yang didukung oleh Access

      Kotak dialog Dapatkan Data eksternal muncul.

  2. Ikuti instruksi dalam kotak dialog.

    Access akan mengimpor atau menautkan data ke database Anda. Untuk sebagian besar format, Anda harus menentukan lokasi data, dan lalu pilih bagaimana Anda ingin data disimpan di database Anda.

Atas Halaman

Menggunakan database versi yang lebih lama di beberapa versi Access

Jika proyek Access atau Access database Anda dibuat di Access 2000 atau yang lebih baru, Anda bisa menggunakan database atau proyek dalam versi Access di tempatnya dibuat atau di semua versi yang lebih baru — bahkan jika file berada keamanan yang diaktifkan. Misalnya, file Access 2000 bisa digunakan di Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007, dan Access 2010.

Anda mungkin memiliki situasi di mana Anda ingin menyimpan data Anda dalam versi Access yang lebih lama, tapi Anda memiliki pengguna dengan versi yang lebih baru Access yang ingin Anda tautkan ke data tersebut tetapi masih memanfaatkan fitur versi yang lebih baru. Solusi adalah membuat database "front-end" baru di versi yang lebih baru (berisi formulir, laporan, kueri, makro, tapi tidak ada tabel), tautkan ke tabel dalam file versi sebelumnya. Gunakan salah satu prosedur berikut, bergantung pada apakah database Anda terdapat dalam satu file, atau sudah pemisahan aplikasi terdepan/terbelakang.

Menggunakan file database Access di beberapa versi Access

Jika semua tabel, formulir, dan objek lainnya dari database Access versi yang lebih lama yang dimuat dalam satu file, dan Anda ingin menggunakan database dalam beberapa versi Access, Anda dapat membuat database front-end baru dalam versi yang lebih baru dan tautkan ke file asli. Pengguna yang memiliki versi Access yang lebih lama masih dapat menggunakan database asli. Pengguna yang memiliki versi yang lebih baru dapat menggunakan database front-end yang baru untuk menautkan ke data yang sama. Anda bisa membuat beberapa versi front-end jika Anda perlu untuk mengakomodasi beberapa versi Access.

Atas Halaman

Langkah 1: Membuat salinan database yang sudah ada, dan menyimpannya dalam format baru

Gunakan prosedur berikut untuk mengonversi database ke salah satu dari tiga format terbaru: Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007. Perintah ini mempertahankan database asli dalam format aslinya, dan membuat salinan dalam format yang Anda tentukan.

  1. Tutup Access file. Jika file database Access Multipengguna yang terletak di server atau dalam folder bersama, pastikan bahwa tidak ada orang lain memiliki ini terbuka.

  2. Mulai Access 2010.

  3. Pada tab File, klik Buka.

  4. Telusuri ke lokasi file yang ingin Anda konversi, dan lalu klik ganda untuk membukanya.

    Jika kotak dialog Database penyempurnaan muncul, menanyakan apakah Anda ingin meningkatkan database, klik tidak.

  5. Jika formulir terbuka ketika Anda memulai database, tutup formulir.

  6. Pada File tab, klik Simpan Database sebagai.

  7. Dalam kotak dialog Simpan sebagai , ketikkan nama untuk database baru.

    Catatan: Kecuali Anda akan menyimpan database baru di lokasi berbeda, nama tersebut harus berbeda dari database asli. Dalam kasus lain, biasanya terbaik untuk menggunakan nama yang berbeda, sehingga Anda dapat dengan mudah membedakan antara front-end database dan database back-end. Namun, jika Anda mengonversi ke format Access 2007, ekstensi nama file berubah dari .mdb menjadi .accdb, sehingga Anda bisa menggunakan nama file yang sama.

  8. Klik Simpan.

Atas Halaman

Langkah 2: Memisahkan database Salin, dan gunakan file asli sebagai database back-end

Memisahkan database dikonversi dengan menggunakan prosedur berikut ini:

  • Pada tab Alat Database , di grup Pindahkan Data , klik Access Database. Gambar tombol

  • Dalam kotak dialog Pemisah Database , klik Database terpisah.

    Anda dapat membuat cadangan jika Anda ingin, tetapi Anda bisa juga bisa membuat ulang salinan dengan menggunakan database asli.

  • Ketikkan nama untuk database back-end, dan lalu klik Pisahkan.

Atas Halaman

Langkah 3: Menyambungkan baru front-end ke database asli

  1. Menghapus database back-end yang alat Database pemisah buat — sedang-hati jangan sampai menghapus database asli Anda.

  2. Menautkan database front-end baru ke tabel dalam database asli: pada tab Data eksternal , dalam grup impor & Link , klik Manajer tabel tertaut. Gambar tombol

  3. Klik Pilih Semua, dan lalu pilih kotak centang selalu meminta lokasi baru .

  4. Klik OK, telusuri ke database versi yang lebih lama, dan lalu klik dua kali.

    Jika semuanya berjalan dengan baik, Access menampilkan pesan yang mengatakan bahwa semua tabel tertaut dipilih berhasil direfresh.

Anda kini dapat meningkatkan database front-end yang baru untuk mendukung fitur baru untuk pengguna yang memiliki versi Access yang lebih baru. Pengguna yang memiliki versi yang lebih lama bisa terus menggunakan database versi yang lebih lama.

Atas Halaman

Menggunakan aplikasi terdepan-akhir/back-end dalam beberapa versi Access

Jika database Access Anda sudah aplikasi terdepan/terbelakang, Anda bisa mengonversi ujung depan ke format file baru. Tidak ada perubahan diperlukan untuk database back-end.

Prosedur berikut ini memperlihatkan kepada Anda cara menggunakan perintah Simpan Database sebagai untuk mengonversi front-end database ke salah satu dari tiga format terbaru: Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007. Perintah ini mempertahankan database asli dalam format aslinya dan membuat salinan dalam format yang Anda tentukan.

  1. Tutup front-end database. Jika file database Access Multipengguna yang terletak di server atau dalam folder bersama, pastikan bahwa tidak ada orang lain memiliki ini terbuka.

  2. Mulai Access 2010.

  3. Pada tab File, klik Buka.

  4. Telusuri ke lokasi front-end database, dan lalu klik ganda untuk membukanya.

    Jika kotak dialog Database penyempurnaan muncul, menanyakan apakah Anda ingin meningkatkan database, klik tidak.

  5. Jika formulir muncul saat Anda membuka database, tutup formulir.

  6. Pada File tab, klik Simpan Database sebagai.

  7. Dalam kotak dialog Simpan sebagai , ketikkan nama untuk database baru.

  8. Klik Simpan.

Anda kini dapat meningkatkan database front-end yang baru untuk mendukung fitur baru.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×