10 alasan teratas untuk menggunakan Access dengan Excel

Saat menggunakan rangkaian produk Office, Apakah Anda harus menggunakan Excel atau harus menggunakan Access untuk mengelola data tabular Anda? Artikel pendamping, menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda, membahas manfaat dari setiap produk dan apa yang mereka bawa ke tabel. Tapi mengapa memilih antara satu atau lainnya? Jika Anda menyimpan data Anda di Access dan menghubungkannya dari Excel, Anda akan mendapatkan manfaat dari keduanya. Berikut ini adalah sepuluh alasan mengapa menggunakan Excel dan Access bersama-sama membuat banyak akal.

Meskipun Excel bukan database, Excel secara luas digunakan untuk menyimpan data, dan sering digunakan untuk memecahkan masalah database sederhana. Namun, Excel adalah database file datar, bukan database relasional. Saat tabel sederhana perlu dikembangkan menjadi beberapa tabel data terkait, Access adalah pilihan pertama bagi pekerja informasi untuk membuat aplikasi database dengan cepat. Access selalu menjadi "Landing pad data" yang hebat untuk mengumpulkan dan mengonsolidasi data yang berbeda di seluruh perusahaan, yang banyak yang berada di dalam buku kerja Excel. Setelah data Anda di Access, Anda bisa menambahkan lebih banyak tabel dan menggabungkannya, membuat kueri (atau tampilan data Anda), menyusun data dan menentukan tipe data untuk membantu memastikan integritas data, berbagi dan memperbarui data di antara banyak pengguna, dan membuat laporan dan formulir yang andal.

Tidak seperti tata letak lembar bentang Excel yang sederhana, Access ditata secara berbeda dengan beberapa objek yang mungkin terlihat menakutkan pada awalnya. Tetapi Anda tidak harus menjadi ahli untuk menggunakan Access. Access didesain untuk semua jenis pengguna, dan Anda dapat melakukannya hanya sejauh yang diperlukan.

Kupas kembali akses lapisan sekaligus.

Mengakses lapisan

1. Gunakan Access dalam tiga cara: sebagai pengguna sesekali, pengguna daya, atau pengembang.

2. tabel, kueri, formulir, dan laporan saling menumpuk dan membentuk inti dari aplikasi database.

3. pengguna sesekali memiliki panduan, pembangun properti, antarmuka pengguna Office yang fasih, dan fitur seperti Excel untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

4. pengguna Power memiliki makro, panel properti, ekspresi, dan alat desain database untuk lebih mendalam dan melakukan lebih banyak hal.

5. pengembang dapat bekerja dengan modul dan mengembangkan kode VBA untuk membuat solusi database kustom dan menggunakan aplikasi runtime.

salin data excel ke access

Cara yang baik untuk memulai adalah menyalin data dari Excel ke Access. Anda dapat membuat tabel Access dan menampilkannya dalam tampilan lembar data, yang menyerupai lembar kerja Excel. Anda dapat melakukan tugas pembuatan tabel umum, seperti menentukan tipe data, nama bidang, atau bidang baru, tepat di tampilan lembar data. Misalnya, jika Anda memasukkan tanggal dalam bidang kosong, Access mengatur tipe data tanggal/waktu untuk bidang tersebut. Jika Anda memasukkan teks seperti nama, Access menerapkan tipe data teks ke bidang. Jika Anda ingin memindahkan bidang, cukup klik dan seret.

Saat Anda menyalin data dari Excel dan menempelkannya ke Access, Anda bahkan tidak perlu membuat tabel terlebih dahulu, atau membuka tabel dalam tampilan lembar data. Access secara otomatis meminta Anda jika data Anda memiliki header, membuat dugaan yang baik dengan menggunakan tipe data yang benar, dan membuat tabel Access. Tidak dapat lebih sederhana.

Untuk informasi selengkapnya, lihat membuka lembar data kosong.

tautkan data excel ke access

Salah satu cara termudah untuk mendapatkan manfaat dari Excel dan Access adalah dengan menautkan lembar kerja Excel ke tabel Access. Gunakan Link Access saat Anda berencana untuk menyimpan data di Excel, tetapi juga secara teratur memanfaatkan beberapa fitur Access, seperti pelaporan dan kueri. Anda menautkan data dari Access, dan bukan dari Excel.

Access mendukung dua cara yang secara fundamental berbeda untuk membuat tabel database. Pengguna dapat membuat tabel asli baru untuk menyimpan data dalam database Access, atau mereka bisa membuat link ke data yang sudah ada di luar database Access. Data dalam tabel tertaut muncul dan berperilaku dalam banyak cara seperti tabel asli. Panduan manajer tabel tertaut membantu Anda melacak, menemukan, dan memperbarui lembar kerja Excel atau sumber data lain jika bergerak dan link terputus.

Saat Anda menautkan ke lembar kerja Excel atau rentang bernama, Access membuat tabel baru yang ditautkan ke data Excel. Jika Anda ingin menambahkan, mengedit, atau menghapus data, Anda membuat perubahan di Excel, dan melakukan refresh (atau Re-query) data dalam tabel Access. Namun, Anda tidak bisa mengedit konten tabel di Access. Dengan data yang ditautkan ke Excel, Anda dapat membuat laporan, kueri, dan formulir baca saja di Access.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengimpor atau menautkan ke data dalam buku kerja Excel.

impor data dari excel ke access

Jika Anda memutuskan untuk memotong kabel data, Anda bisa memindahkan data ke Excel dengan mengimpor data ke Access. Perhatikan bahwa impor Word memiliki dua arti berbeda antara Excel dan Access. Di Excel, saat Anda mengimpor (atau menyambungkan), Anda membuat koneksi permanen ke data yang bisa direfresh. Di Access, saat Anda mengimpor, Anda membawa data ke Access sekali saja, tapi tanpa koneksi data permanen. Saat Anda mengimpor data, Access akan menyimpan data dalam tabel baru atau yang sudah ada tanpa mengubah data di Excel. Di Access, Anda bisa mengimpor setiap atau semua lembar kerja dalam buku kerja Excel dalam satu operasi.

Panduan impor memandu Anda menelusuri langkah-langkah impor dan membantu Anda membuat keputusan penting tentang apakah akan mengubah tipe data dan menambahkan header. Jika Anda menemukan kesalahan saat mengimpor data, Access memberi tahu Anda dan menyimpan kesalahan dalam tabel sehingga Anda bisa dengan cepat menemukan dan memperbaikinya. Misalnya, mungkin ada kode pos alfanumerik yang terkubur dalam kolom yang Anda pikir bersifat numerik, atau ID duplikat terdeteksi untuk bidang kunci utama. Anda bisa membuat perubahan dalam buku kerja Excel dan mengimpor ulang data, atau membuat perubahan dalam tabel Access yang baru. Saat Anda menyelesaikan operasi, Anda bisa menyimpan langkah-langkah yang Anda gunakan dan bahkan membuat tugas Outlook untuk mengingatkan Anda kapan harus melakukan operasi impor secara teratur.

Setelah data diimpor, maka sekarang asli ke Access, dan Anda bisa menggunakan lembar data dan formulir untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus data. Setelah mengimpor data, Anda bisa memutuskan apakah akan menghapus data dari Excel. Biasanya ide yang bagus hanya memiliki satu lokasi untuk memperbarui data.

Catatan: Mengimpor data dari Excel ke Access tidak mengimpor rumus, hanya hasil rumus tersebut.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

menyambungkan untuk mengakses data excel

Anda juga dapat menyambungkan kembali data Access ke Excel. Untuk melakukan ini, buat koneksi di Excel, sering kali disimpan dalam file koneksi data Office (. ODC), ke database Access dan ambil semua data dari tabel atau kueri. Setelah Anda menyambungkan ke data, Anda juga bisa secara otomatis melakukan refresh (atau memperbarui) buku kerja Excel Anda dari database Access asli setiap kali database diperbarui dengan informasi baru.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

Laporan karyawan dalam tata letak tabular

Setelah data Anda di Access, Anda bisa memanfaatkan array luar biasa dari pembuatan laporan dan alat kustomisasi. Ingin membuat laporan hanya dengan beberapa klik? Gunakan panduan laporan. Ingin mendesain dan mengubah tata letak laporan secara real time dengan data langsung, memindahkan dan mengubah ukuran blok data, menambahkan dan menghapus bidang, dan langsung melihat perubahan saat Anda membangunnya? Gunakan tampilan tata letak. Ingin berinteraksi dengan laporan untuk mencari, memfilter, dan mengurutkan data Live? Gunakan tampilan laporan. Ingin menambahkan tombol perintah, nomor halaman, Gambar, hyperlink, dan gaya profesional. Gunakan banyak panduan dan Galeri kontrol dalam grup kontrol dan tata letak pada tab desain di pita. Dengan menggunakan Access, Anda bisa dengan mudah membuat laporan sederhana, laporan grup dan ringkasan, label surat, laporan grafik, dan sub-laporan.

Setelah laporan dibuat, gunakan Access untuk mendistribusikan laporan secara elektronik. Misalnya, Anda bisa mengirim laporan dengan menggunakan pesan email, atau menyimpan laporan dalam format berbeda, seperti snapshot Access atau file PDF, untuk menambahkannya ke halaman web atau situs SharePoint.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

sampel formulir

Setelah data Anda di Access, Anda bisa memanfaatkan banyak alat pembuatan dan kustomisasi formulir. Ingin membuat formulir hanya dengan beberapa klik? Menggunakan panduan formulir. Ingin mendesain dan mengubah tata letak formulir secara real time dengan data langsung, memindahkan dan mengubah ukuran blok data, menambahkan dan menghapus bidang, dan langsung melihat perubahan saat Anda membangunnya? Gunakan tampilan tata letak. Ingin menambahkan tombol perintah, kotak Daftar, kotak kombo, grup opsi, Gambar, masker input, bagan, hyperlink, dan gaya profesional. Gunakan banyak panduan dan Galeri kontrol dalam grup kontrol dan tata letak pada tab desain di pita. Dengan menggunakan Access, Anda bisa dengan mudah membuat formulir sederhana, formulir bertab, formulir berkelanjutan, formulir popup, kotak dialog modal, dan subformulir.

Di Access, Anda bisa dengan mudah membuat formulir terpisah, yang menampilkan lembar data dan tampilan formulir yang disinkronkan sehingga Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari keduanya. Setelah Anda membuat formulir yang dipoles, mudah untuk menggulir, memfilter, dan bahkan mencari data di balik formulir dengan menggunakan tombol navigasi standar dan kotak pencarian di bagian bawah formulir.

Formulir terpisah

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

Filter Otomatis

Produk apa pun yang Anda gunakan, Anda memfilter data untuk bekerja dengan subset data, dan Anda mengurutkan data agar sesuai dengan yang Anda inginkan. Di Access, pengguna Excel bisa memfilter dan mengurutkan data dalam tampilan lembar data tanpa harus mempelajari ulang antarmuka pengguna yang benar-benar baru. Ikon, Menu perintah, perintah, kriteria, dan kotak dialog sangat mirip, baik Anda bekerja dengan teks, angka, tanggal, atau kosong. Anda bahkan bisa menyimpan filter dan mengurutkan serta tampilan lembar data.

Anda bisa membuat kueri di Access, dan bahkan tidak mengetahui apa singkatan SQL. Empat panduan kueri membantu Anda membuat kueri sederhana, menemukan duplikat, menemukan catatan yang tidak cocok, dan membuat kueri tab silang. Anda bahkan tidak perlu membuat kueri; cukup filter dan Urutkan data dengan cara yang Anda inginkan terlihat dan disimpan dengan lembar data.

Kriteria CountryRegion

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

Pandual label halaman pertama

Setelah keluarga Anda tumbuh, daftar kartu liburan Anda tiba-tiba bertambah besar dan Anda perlu melacak lebih banyak ulang tahun dan hari jadi. Bukan masalah. Anda bisa menggunakan tabel atau kueri Access sebagai sumber data gabungan surat, dan membuat operasi gabungan Surat menggunakan panduan gabungan Surat Word, untuk huruf, kartu, pesan email, dan amplop. Jika Anda hanya perlu membuat label surat, gunakan panduan label di Access untuk membuat dan mencetak label dari laporan yang Anda buat. Anda bahkan bisa secara otomatis menambahkan kode batang yang terkait dengan setiap alamat pelanggan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

Akses dan Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data dalam daftar SharePoint. Excel menyediakan koneksi baca-saja (satu arah) ke daftar SharePoint tertaut; Sedangkan Access memungkinkan Anda membaca dan menulis (dua arah) data dalam daftar SharePoint tertaut. Access dan daftar SharePoint bekerja dengan sangat baik. Tipe data SharePoint dan Access — seperti Rich Text, lampirkan saja (untuk mendukung pelacakan Riwayat revisi dalam bidang memo), lampiran, AutoNumber, pencarian, dan bidang multi-valuasi — buat integrasi yang mulus dan sedikit, jika ada, inkonsistensi data.

Setelah Anda menautkan data daftar SharePoint Anda ke database Access, Anda bahkan bisa membuat daftar SharePoint data offline dalam database Access lokal, bekerja dengan data secara lokal, lalu sambungkan kembali ke situs SharePoint untuk mengunggah perubahan apa pun. Setiap perubahan data berkonflik yang dibuat oleh pengguna lain akan ditangani oleh panduan pemecahan konflik. Formulir dan laporan yang Anda buat di Access didasarkan pada data yang sama, tetapi ditautkan ke daftar SharePoint.

Excel menyediakan titik integrasi berikut ini dengan SharePoint Server.

Titik integrasi yang fokus pada data Excel

1. Lakukan impor satu kali lembar kerja Excel data ke dalam daftar SharePoint, atau ekspor data lembar kerja Excel data ke daftar SharePoint untuk membuat koneksi data permanen dan satu arah.

2. Gunakan koneksi data permanen dan satu arah untuk melakukan refresh data di lembar kerja Excel dari daftar SharePoint.

3. menerbitkan buku kerja Excel di Excel Services, dan menampilkan dan berinteraksi dengan data dengan menggunakan komponen Web Excel Web Access di halaman komponen web.

4. mengimpor data (Sambungkan) ke dalam buku kerja Excel dari server OLAP, database SQL Server, dan Access, serta file datar.

Access menyediakan titik integrasi berikut ini dengan SharePoint Server.

1. Melakukan impor atau ekspor data satu kali antara tampilan Access dan daftar SharePoint.

2. tautkan data antara tabel Access dan daftar SharePoint dengan membuat koneksi dua arah permanen. (Data daftar yang diperbarui dapat dilihat dalam tabel Access; data tabel Access yang diperbarui dapat dilihat dalam daftar.)

3. Membawa data daftar offline, memperbarui di Access, membawa daftar data kembali online, menyinkronkan pembaruan, dan mengatasi konflik.

4. Menampilkan dan mengedit data daftar di lembar kerja Access, formulir, dan tampilan laporan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat:

Anda dapat membuat aplikasi database desktop yang cukup canggih tanpa harus menulis satu baris kode VBA. Setiap objek Access memiliki kumpulan properti dan acara yang luas yang mudah diakses dari lembar properti untuk membantu Anda mengustomisasi solusi Anda. Setiap objek memiliki desainer mendetail yang mengungkapkan semua fitur yang tersedia untuk Anda. Templat database tambahan tersedia di Office Online. Templat bidang dan tabel membantu Anda membuat dan mengustomisasi tabel baru dengan cepat. Anda bisa mendesain database baru dari awal dengan alat desain database bawaan.

Makro Access menggunakan lingkungan deklaratif yang tidak mengharuskan penulisan kode VBA, sehingga Anda tidak perlu menjadi pengembang. Setiap tindakan makro melakukan tugas, seperti membuka formulir, menjalankan kueri, menemukan rekaman, atau menampilkan pesan. Anda dapat menyematkan makro dalam setiap kejadian laporan, formulir, atau kontrol. Sebagian besar makro memiliki argumen, dan Anda bisa menambahkan logika bersyarat kepada mereka untuk membuat mereka melakukan apa yang Anda inginkan. Anda bahkan dapat menentukan variabel dan melakukan pengecekan kesalahan, lagi tanpa menulis kode VBA.

Mendesain prototipe dan menjalankannya oleh departemen TI. Buat solusi untuk tim Anda saat mereka membutuhkannya secepatnya, dan lakukan dengan staf yang bertelanjang tulang. Pantau tiket yang dijual untuk rombongan perusahaan, Lacak kehidupan rak dari bahan manufaktur, atau cetak Tag penerimaan untuk bagian. Lacak tugas, masalah, dan hasil kerja dalam proyek tim. Buat database alur penjualan untuk memantau penjualan prospektif dalam sekelompok kecil profesional penjualan.

Informasi selengkapnya

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×