Gabungan Surat: Menyisipkan Bidang Gabungan

Di artikel ini

Selengkapnya tentang bidang gabungan surat

Menambahkan bidang, atau tempat penampung

Tentang bidang gabungan surat

Tempat penampung, seperti alamat dan salam, disebut bidang gabungan surat. Bidang-bidang di Word terkait dengan judul-judul kolom dalam file data yang Anda pilih.

File data dengan kolom (kategori) dan baris (rekaman)

1. Kolom dalam file data menyatakan kategori informasi. Bidang yang Anda tambahkan pada dokumen utama merupakan tempat penampung bagi kategori ini.

2. Baris dalam file data menyatakan catatan informasi. Word menghasilkan salinan dokumen utama untuk setiap catatan saat Anda menjalankan gabungan surat.

Dengan meletakkan bidang di dalam dokumen utama, mengindikasikan bahwa Anda ingin kategori informasi tertentu, seperti nama atau alamat, muncul pada lokasi tersebut.

Bidang yang disisipkan dalam dokumen Word

Catatan: Saat Anda menyisipkan bidang gabungan surat ke dalam dokumen utama, nama bidang selalu diapit oleh tanda chevron (« »). Chevron ini tidak akan mucul dalam dokumen yang digabungkan. Chevron hanya membantu Anda untuk membedakan bidang dalam dokumen utama dari teks biasa.

Saat Anda menggabungkan, informasi dari baris pertama dalam file data menggantikan bidang dalam dokumen utama untuk membuat dokumen gabungan pertama. Informasi dari baris kedua dalam file data menggantikan bidang untuk membuat dokumen gabungan kedua, dan seterusnya.

menggabungkan informasi dari file data ke dokumen

Menambahkan bidang, atau tempat penampung

  1. Dalam dokumen utama, ketik konten apa pun yang Anda inginkan muncul di setiap salinan dokumen.

    Untuk menambahkan gambar, misalnya logo, klik Gambar pada grup Ilustrasi di tab Sisipkan.

  2. Klik di tempat Anda ingin menyisipkan bidang.

  3. Gunakan grup Tulis & Sisipkan Bidang pada tab Surat.

    Pita Office 2010

  4. Tambahkan salah satu hal berikut ini:

    Blok Alamat dengan nama, alamat, dan informasi lain

    1. Klik Blok Alamat.

    2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih elemen alamat yang Anda ingin sertakan dan format yang Anda inginkan, lalu klik OK.

    3. Jika kotak dialog Cocokkan Bidang muncul, ini berarti Word tidak dapat menemukan sebagian informasi yang diperlukannya untuk blok alamat. Klik panah di samping (tidak cocok), lalu pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk melakukan gabungan surat.

    Baris Salam

    1. Klik Baris Salam.

    2. Pilih format baris salam, yang mencakup salam, format nama, dan tanda baca yang mengikutinya.

    3. Pilih teks yang ingin Anda munculkan dalam kasus di mana Microsoft Word tidak bisa menginterpretasikan nama penerima, misalnya, ketika sumber data tidak berisi nama depan atau belakang penerima, tapi hanya nama perusahaan.

    4. Klik OK.

    5. Jika kotak dialog Cocokkan Bidang muncul, ini berarti Word tidak dapat menemukan sebagian informasi yang diperlukannya untuk baris salam. Klik panah di samping (tidak cocok), lalu pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk melakukan gabungan surat.

    Bidang individual

    Anda dapat menyisipkan informasi dari bidang individual, seperti nama depan, nomor telepon, atau jumlah kontribusi dari daftar donor. Untuk menambahkan bidang dengan cepat dari file data Anda ke dokumen utama, klik panah di samping Sisipkan Bidang Gabungan, lalu klik nama bidang.

    Untuk opsi lainnya dalam menyisipkan bidang individual di dokumen, lakukan hal berikut ini:

    1. Pada tab Surat, di grup Tulis & Sisipkan Bidang, klik Sisipkan Bidang Gabungan.

    2. Dalam kotak dialog Sisipkan Bidang Gabungan, lakukan salah satu hal berikut ini:

      • Untuk memilih bidang alamat yang akan secara otomatis sesuai dengan bidang di sumber data Anda, meski bidang sumber data tidak memiliki nama yang sama seperti bidang, klik Bidang Alamat.

      • Untuk memilih bidang yang selalu mengambil data secara langsung dari kolom dalam file data Anda, klik Bidang Database.

    3. Dalam kotak Bidang, klik bidang yang Anda inginkan.

    4. Klik Sisipkan, lalu klik Tutup.

    5. Jika kotak dialog Cocokkan Bidang muncul, ini berarti Microsoft Word tidak dapat menemukan sebagian informasi yang diperlukannya untuk menyisipkan bidang. Klik panah di samping (tidak cocok), lalu pilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang yang diperlukan untuk melakukan gabungan surat.

      Catatan: Jika Anda menyisipkan bidang dari daftar Bidang Database lalu beralih ke sumber data yang tidak memiliki kolom dengan nama yang sama, Word tidak akan dapat menyisipkan informasi bidang tersebut ke dalam dokumen yang digabungkan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×