Mulai menggunakan database

Agar desain Anda tetap terfokus, ringkas tujuan database dan sering merujuk pada ringkasan. Jika Anda menginginkan database kecil untuk bisnis berbasis rumah, misalnya, Anda mungkin menulis sesuatu yang sederhana, seperti, "Database pelanggan menyimpan daftar informasi pelanggan untuk tujuan menghasilkan surat-surat dan laporan." Untuk database perusahaan, Anda mungkin memerlukan beberapa paragraf untuk menjelaskan kapan dan bagaimana orang-orang dalam peran yang berbeda akan menggunakan database dan datanya. Buat pernyataan misi spesifik dan mendetail yang akan merujuk ke seluruh proses desain.

Mulailah dengan informasi dan metode pelacakan yang sudah ada. Misalnya, mungkin saat ini Anda merekam pesanan pembelian di ledger atau menyimpan informasi pelanggan di formulir kertas. Gunakan sumber tersebut untuk mencantumkan informasi yang saat ini Anda tangkap (misalnya, semua kotak di formulir Anda). Jika saat ini Anda tidak dapat merekam informasi penting, pikirkan tentang informasi diskret yang diperlukan. Setiap tipe data individual menjadi bidang dalam database Anda.

Jangan khawatir tentang menyempurnakan daftar pertama Anda—Anda dapat menyesuaikannya seiring waktu. Tetapi pertimbangkan semua orang yang menggunakan informasi ini dan minta ide-ide mereka.

Berikutnya, pikirkan apa yang Anda inginkan dari database dan tipe laporan atau surat yang ingin dihasilkan. Lalu, pastikan Anda mengambil informasi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Misalnya, jika Anda ingin laporan yang memperlihatkan penjualan menurut wilayah, Anda perlu merekam data penjualan di tingkat kawasan. Cobalah untuk membuat sketsa laporan dengan informasi aktual seperti yang ingin Anda lihat. Kemudian, list data yang Anda perlukan untuk membuat laporan. Lakukan hal yang sama untuk surat-surat atau output lain yang Anda inginkan dari database.

Contoh

Misalnya, Anda memberikan kesempatan kepada pelanggan untuk memilih (atau menonaktifkan) pembaruan email berkala, dan ingin mencetak daftar orang-orang yang telah memilih untuk bergabung. Anda memerlukan kolom Kirim Email dalam tabel Pelanggan, dengan nilai Ya dan Tidak yang diizinkan.

Untuk orang-orang yang bersedia menerima email, Diperlukan alamat email, yang juga memerlukan bidang. Jika Anda ingin menyertakan salam yang pantas (seperti Tn., Ny., atau Ms),sertakan bidang Salam. Jika Anda ingin memberi alamat pelanggan berdasarkan nama depan mereka di email, tambahkan bidang Nama Depan.

Setelah anda memiliki daftar informasi yang diperlukan, tentukan entitas utama (atau subjek) yang Anda perlukan untuk menata data Anda. Hindari menduplikasi data di seluruh entitas. Misalnya, daftar pendahuluan untuk database penjualan produk mungkin terlihat seperti ini:

Entitas utama adalah: pelanggan, pemasok, produk, dan pesanan. Jadi mulai dengan empat tabel tersebut: satu untuk fakta tentang pelanggan, satu untuk fakta tentang pemasok, dan lain-lain. Ini mungkin bukan desain akhir Anda, tetapi merupakan titik awal yang bagus.

Untuk memahami mengapa lebih banyak tabel lebih baik daripada lebih sedikit, pertimbangkan tabel yang diperlihatkan di sini:

Setiap baris berisi informasi tentang produk dan pemasoknya. Karena mungkin Anda memiliki banyak produk dari pemasok yang sama, informasi nama dan alamat pemasok harus berulang kali. Ini akan membuang ruang disk. Sebagai gantinya, rekam informasi pemasok hanya sekali dalam tabel Pemasok terpisah lalu tautkan tabel tersebut ke tabel Produk.

Masalah kedua dengan desain ini adalah pembuk masalahnya ketika Anda perlu mengubah informasi tentang pemasok. Misalnya Anda perlu mengubah alamat pemasok. Karena alamat email muncul di banyak tempat, Anda mungkin secara tidak sengaja mengubah alamat di satu tempat tapi lupa mengubahnya di tempat yang lain. Merekam alamat pemasok di satu tempat saja yang dapat mengatasi masalah tersebut.

Akhirnya, anggaplah hanya ada satu produk yang disediakan oleh Coho Winery, dan Anda ingin menghapus produk namun mempertahankan informasi nama dan alamat pemasok. Dengan desain ini, bagaimana cara menghapus catatan produk tanpa kehilangan informasi pemasok? Anda tidak bisa. Karena setiap catatan berisi fakta tentang produk di samping fakta tentang pemasok, tidak mungkin menghapus salah satunya tanpa menghapus yang lain. Agar fakta-fakta ini tetap terpisah, pisahkan tabel ini menjadi dua: tabel pertama untuk informasi produk dan tabel kedua untuk informasi pemasok. Lalu, bila Anda menghapus catatan produk, Anda hanya menghapus fakta tentang produk tersebut—bukan fakta tentang pemasok.

Setelah Anda memilih subjek untuk tabel database, kolom dalam tabel itu seharusnya hanya menyimpan fakta tentang satu subjek tersebut. Sebagai contoh, tabel produk hanya boleh menyimpan fakta tentang produk, bukan tentang pemasoknya.

Untuk memutuskan informasi apa yang dilacak dalam tabel, gunakan daftar yang Anda buat sebelumnya. Misalnya, tabel Pelanggan mungkin menyertakan: Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, Kirim Email, Salam, dan Alamat Email. Setiap catatan (pelanggan) dalam tabel berisi kumpulan kolom yang sama, jadi Anda menyimpan informasi yang sama persis untuk setiap pelanggan.

Buat daftar pertama Anda, lalu tinjau dan perbaiki. Ingatlah untuk memecah informasi ke dalam bidang terkecil yang memungkinkan. Misalnya, jika daftar awal Anda memiliki Alamat sebagai bidang, bagi alamat tersebut menjadi Alamat Jalan, Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos—atau, jika pelanggan Anda global, menjadi lebih banyak bidang lagi. Dengan cara itu, misalnya, Anda bisa melakukan surat-surat dalam format yang tepat atau melaporkan pesanan menurut negara bagian.

Setelah memperbaiki kolom data dalam setiap tabel, Anda siap untuk memilih setiap kunci utama tabel.

Anda memerlukan cara mengidentifikasi setiap baris dalam setiap tabel secara unik. Ingat contoh sebelumnya di mana dua pelanggan memiliki nama yang sama? Karena nama tersebut saling berbagi, Anda memerlukan cara untuk mengidentifikasi setiap nama secara terpisah.

Jadi setiap tabel harus menyertakan kolom (atau kumpulan kolom) yang mengidentifikasi setiap baris secara unik. Ini disebut kunci utama dan sering kali merupakan nomor yang unik, seperti nomor ID karyawan atau nomor seri. Access menggunakan kunci primer untuk dengan cepat mengaitkan data dari beberapa tabel dan menyatukan data untuk Anda.

Terkadang kunci utama terdiri dari dua bidang atau lebih. Misalnya, tabel Detail Pesanan yang menyimpan item baris untuk pesanan mungkin menggunakan dua kolom di kunci primernya: ID Pesanan dan ID Produk. Ketika kunci primer menggunakan lebih dari satu kolom, kunci ini juga disebut kunci komposit.

Jika sudah memiliki pengidentifikasi unik untuk informasi dalam tabel, seperti nomor produk yang mengidentifikasi setiap produk dalam katalog secara unik, gunakanlah, namun hanya jika nilai memenuhi aturan ini untuk kunci utama:

• Pengidentifikasi akan selalu berbeda untuk setiap rekaman. Nilai duplikat tidak diizinkan di kunci utama.

• Selalu ada nilai untuk item tersebut. Setiap catatan dalam tabel Anda harus memiliki kunci utama. Jika Anda menggunakan beberapa kolom untuk membuat kunci (seperti Keluarga Bagian dan Nomor Komponen), kedua nilai tersebut harus selalu ada.

• Kunci primer adalah nilai yang tidak berubah. Karena tombol dirujuk oleh tabel lain, perubahan apa pun pada kunci utama dalam satu tabel berarti perubahan pada tabel tersebut di mana pun perubahan tersebut direferensikan. Perubahan yang sering terjadi akan meningkatkan risiko kesalahan.

Jika tidak memiliki pengidentifikasi yang terlihat, gunakan nomor unik arbitrer dan sebagai kunci primer. Misalnya, Anda dapat menetapkan nomor pesanan unik untuk tujuan mengidentifikasi pesanan tersebut.