Mengenal objek database

Tabel

Access menata informasi Anda ke dalam tabel: daftar baris dan kolom yang terlihat seperti pad akuntan atau lembar bentang. Setiap tabel menyimpan informasi tentang subjek tertentu, sehingga sebagian besar database menyertakan lebih dari satu tabel.

Setiap baris dalam tabel disebut catatan, dan setiap kolom disebut bidang. Sebuah rekaman berisi semua informasi spesifik untuk entitas tertentu, seperti pelanggan atau pesanan. Bidang adalah item tunggal dari informasi tentang entitas itu. Dalam tabel Produk, misalnya, setiap baris atau rekaman akan berisi informasi tentang satu produk. Setiap kolom atau bidang berisi beberapa tipe informasi tentang produk tersebut, seperti nama atau harganya. Jika Anda belum terbiasa menggunakannya, pelajari dasar-dasar database.

Kueri

Dalam database yang dirancang dengan baik, data yang ingin Anda sajikan melalui formulir atau laporan biasanya terletak dalam beberapa tabel. Anda menggunakan kueri untuk menarik informasi dari berbagai tabel dan merangkainya untuk ditampilkan dalam formulir atau laporan.

Kueri bisa merupakan permintaan untuk hasil data dari database Anda, atau kueri bisa digunakan untuk menjalankan tindakan pada data, atau mungkin keduanya. Gunakan kueri untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan sederhana, melakukan penghitungan menggunakan data, menggabungkan data dari tabel yang berbeda, serta menambahkan, mengubah, atau menghapus data dari database.

Terdapat banyak tipe kueri, tetapi dua tipe dasarnya adalah:

Formulir

Formulir mirip tampilan kasus di toko-formulir—itu memudahkan untuk melihat atau masuk ke item database yang Anda inginkan. Sama seperti formulir kertas, formulir Access adalah objek yang bisa Anda atau pengguna lain tambahkan, edit, atau tampilkan data yang disimpan di database desktop Access Anda. Penting untuk mengingat desain formulir anda sebagai tujuan penggunaan. Misalnya, jika didesain untuk beberapa pengguna, formulir yang didesain dengan baik akan membantu membuat entri data akurat, cepat, dan efisien.

Laporan

Laporan menawarkan cara menampilkan, memformat, dan meringkas informasi dari database Access Anda. Misalnya, buat laporan sederhana nomor telepon untuk semua kontak atau laporan rangkuman tentang penjualan total di seluruh wilayah dan periode waktu yang berbeda.

Laporan berguna saat Anda ingin menyajikan informasi dalam database Anda untuk:

• Menampilkan atau mendistribusikan rangkuman data.

• Mengarsipkan snapshot data.

• Menyediakan detail tentang rekaman individual.

• Membuat label.

Makro

Makro adalah alat yang memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas dan menambahkan fungsionalitas pada formulir, laporan, dan kontrol. Misalnya, jika Anda menambahkan tombol perintah pada formulir dan mengaitkan kejadian OnClick tombol ke makro, perintah kemudian akan menjalankan perintah setiap kali tombol diklik.

Access menyediakan lingkungan desain untuk membantu Anda membuat makro. Pada dasarnya, Anda menggunakan bahasa pemrograman yang disederhanakan untuk menyusun daftar tindakan yang akan dilakukan. Beberapa tindakan memerlukan informasi tambahan, seperti bidang mana yang akan ditampilkan untuk diisi. Lingkungan desain memudahkan untuk membuat makro, saat Anda memilih dari daftar tindakan dan mengisi informasi.

Makro digunakan untuk mengotomatisasi serangkaian tindakan, membuat perubahan pada data dalam database, dan lainnya. Melalui tampilan Desain, makro menyediakan subset perintah yang tersedia dalam Visual Basic for Applications (VBA). Sebagian besar orang merasa lebih mudah menyusun makro untuk menambahkan fungsionalitas pada formulir, laporan, dan kontrol daripada menulis kode VBA, namun Anda selalu bisa mengonversi makro ke VBA dari dalam tampilan Desain.

Misalnya, Anda ingin membuka laporan langsung dari salah satu formulir entri data Anda. Tambahkan tombol ke formulir Anda lalu buat makro yang membuka laporan. Makro dapat berupa makro mandiri (objek terpisah di database), yang kemudian terikat ke kejadian OnClick tombol, atau makro dapat disematkan secara langsung ke kejadian OnClick tombol itu sendiri. Mana pun caranya, saat tombol diklik, makro akan berjalan dan membuka laporan.

Modul

Modul adalah kode VBA yang Anda tulis untuk mengotomatiskan tugas dalam aplikasi dan untuk menjalankan fungsi akhir yang lebih tinggi. Modul ditulis dalam bahasa pemrograman VBA. Modul adalah kumpulan deklarasi, pernyataan, dan prosedur yang disimpan bersama-sama sebagai satu unit.