Útmutató jelentések tervezéséhez

Vázlat készítése a jelentésről

Ez a lépés nem kötelező – előfordulhat, hogy a Jelentés elérése varázsló vagy a Jelentés eszköz (mindkettő elérhető a Létrehozás lap Jelentések csoportjában) megfelelő kezdőtervet biztosít a jelentéshez. Ha azonban úgy dönt, hogy ezen eszközök használata nélkül tervezi meg a jelentést, hasznos lehet egy durva vázlatot készíteni a jelentésről egy papírlapra úgy, hogy egy dobozt rajzol az egyes mezőkbe, és mindegyik mezőbe beírja a mező nevét. Másik lehetőségként használhat olyan programokat, mint a Word vagy a Visio, hogy létrehozhassa a jelentés utánzatát. Bármelyik módszert is használja, ügyeljen arra, hogy elegendő sort tartalmazzon az adatok ismétlődési módjának jelzéséhez.

Használhat például egy sort a termékinformációkhoz, majd több ismétlődő sort az adott termék értékesítéséhez, végül pedig egy értékesítési összegsort a termékhez. Ezután a sorozat a következő terméknél ismétlődik, és így tovább a jelentés végéig. Vagy lehet, hogy a jelentés a táblázat adatainak egyszerű felsorolása, amely esetben a vázlat csak sorokat és oszlopokat tartalmazhat.

A vázlat létrehozása után határozza meg, hogy melyik tábla vagy táblák tartalmazzák a jelentésben megjeleníteni kívánt adatokat. Ha az összes adat egyetlen táblában található, a jelentést közvetlenül erre a táblára alapozhatja. A kívánt adatokat gyakran több táblában tárolja a rendszer, amelyeket egy lekérdezésben kell összekérnie, mielőtt megjelenítené azokat a jelentésben. A lekérdezés beágyazható a jelentés RecordSource tulajdonságába, vagy létrehozhat egy külön, mentett lekérdezést, és erre alapozhatja a jelentést.

Az egyes jelentésszakaszokban elhelyezendő adatok meghatározása

Minden jelentés egy vagy több jelentésszakaszsal rendelkezik. Az egyetlen szakasz, amely minden jelentésben megtalálható, a Részletek szakasz. Ez a szakasz egyszer ismétlődik a tábla vagy lekérdezés minden olyan rekordja esetében, amelyen a jelentés alapul. Más szakaszok nem kötelezőek, és ritkábban ismétlődnek, és általában rekordok egy csoportjára, a jelentés egy oldalára vagy a teljes jelentésre jellemző információk megjelenítésére szolgálnak.

Az alábbi táblázat ismerteti az egyes szakaszok helyét és általában a szakasz használatát.

A jelentésfej- és élőlábszakaszok, illetve az oldalfejlécek és élőlábszakaszok hozzáadásáról és eltávolításáról a jelen cikk Jelentés- vagy oldalfejléc- és élőlábszakaszok hozzáadása vagy eltávolítása című szakaszában olvashat. Csoportfejléc- és élőlábszakaszokat a Csoportosítás, Rendezés és Összeg panel elrendezési vagy tervező nézetben való használatával vehet fel.

Döntse el, hogyan rendezze el a részletes adatokat

A jelentések többsége táblázatos vagy halmozott elrendezésben van elrendezve, de Access a rekordok és mezők tetszőleges elrendezését rugalmasan használhatja.

Táblázatos elrendezés    A táblázatos elrendezés hasonló a számolótáblákhoz. A címkék felül találhatók, az adatok pedig oszlopokba vannak igazítva a címkék alatt. A táblázatos az adatok táblaszerű megjelenésére utal. Ez az a jelentéstípus, amelyet Access akkor hoz létre, amikor a Létrehozás lap Jelentések csoportjában a Jelentés elemre kattint. A táblázatos elrendezés akkor hasznos, ha a jelentés viszonylag kevés mezőt tartalmaz, amelyeket egyszerű listaformátumban szeretne megjeleníteni. Az alábbi ábrán egy táblázatos elrendezéssel létrehozott alkalmazotti jelentés látható.

Halmozott elrendezés    A halmozott elrendezés hasonlít egy űrlapra, amelyet akkor tölt ki, amikor megnyit egy bankszámlát, vagy vásárol egy online kereskedőtől. Minden egyes adat címkével van ellátva, és a mezők egymásra vannak halmozva. Ez az elrendezés olyan jelentésekhez használható, amelyek túl sok mezőt tartalmaznak ahhoz, hogy táblázatos formátumban jelenjenek meg – vagyis az oszlopok szélessége meghaladná a jelentés szélességét. Az alábbi ábrán egy halmozott elrendezéssel létrehozott alkalmazotti jelentés látható.

Vegyes elrendezés    A táblázatos és halmozott elrendezések elemeit kombinálhatja. Például minden rekordhoz rendezhet néhány mezőt egy vízszintes sorban a Részletek szakasz tetején, és egy vagy több halmozott elrendezésben rendezheti a többi mezőt ugyanabból a rekordból a felső sor alá. Az alábbi ábrán egy vegyes elrendezéssel létrehozott alkalmazotti jelentés látható. Az Id(Azonosító), a Last Name (Vezetéknév) és a First Name (Utónév) mezők táblázatos vezérlőelem-elrendezésben vannak elrendezve, a Beosztás és a Munkahelyi telefon mezők pedig halmozott elrendezésben vannak elrendezve. Ebben a példában a rácsvonalak az egyes alkalmazottak mezőinek vizuális elkülönítését biztosítják.

Sorkizárt elrendezés    Ha a Jelentés varázslóval hozza létre a jelentést, választhat, hogy egy sorkizárt elrendezést használ. Ez az elrendezés a lap teljes szélességét használja a rekordok lehető kompakt megjelenítéséhez. Természetesen ugyanezeket az eredményeket a Jelentés varázsló használata nélkül is elérheti, de a mezők pontos igazítása gondos folyamat lehet. Az alábbi ábrán egy alkalmazotti jelentés látható, amelyet a Jelentés varázsló indokolt elrendezésével hoztak létre.

A sorkizárt elrendezés akkor hasznos, ha nagy számú mezőt jelenít meg a jelentésben. Az előző példában, ha táblázatos elrendezéssel jeleníti meg ugyanazokat az adatokat, a mezők kinyúlnak az oldal szélétől. Ha halmozott elrendezést használ, minden rekord sokkal több függőleges területet foglal el, ami papírt pazarol, és megnehezíti a jelentés olvasását.

Vissza a lap tetejére

Jelentés- vagy oldalfejléc- és élőlábszakaszok hozzáadása

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, majd válassza a helyi menü Tervező nézet parancsát.

2. Ellenőrizze, hogy mely szakaszok szerepelnek már a jelentésben. A szakaszokat árnyékolt vízszintes sávok, úgynevezett szakaszválasztók választják el egymástól. Az egyes szakaszválasztók címkéje jelzi, hogy mi az alatta lévő szakasz.

   

   Minden jelentés tartalmaz egy Részlet szakaszt, és tartalmazhat jelentésfejlécet, oldalfejlécet, oldallábat és jelentésláb szakaszt is. Emellett, ha a jelentésben vannak csoportosítási szintek, csoportfejlécek vagy élőlábak is megjelenhetnek (például az előző ábrán látható Fájl fejlécként ). Alapértelmezés szerint a csoportfejlécek és élőlábak neve a csoport alapjául használt mezőnév vagy kifejezés használatával történik. Ebben az esetben a csoportosítási mező neve "Fájlformátum".

3. Ha oldalfej- és élőlábszakaszokat, illetve jelentésfej- és élőlábszakaszokat szeretne hozzáadni a jelentéshez, kattintson a jobb gombbal valamelyik szakaszválasztóra, majd kattintson a helyi menü Oldalfej/élőláb vagy Jelentés élőfeje/élőláb parancsára.

   Figyelmeztetés: Ha a szakasz már szerepel a jelentésben, az Access figyelmezteti, hogy törli a meglévő szakaszt és a benne lévő vezérlőket.

   Most már áthelyezheti a meglévő vezérlőket, vagy új vezérlőket adhat hozzá az új szakaszokhoz.

Access mindig párokban adja hozzá az oldal- és jelentésfejléceket és élőlábszakaszokat. Ez azt jelenti, hogy nem adhat hozzá oldal- vagy jelentésfejlécszakaszt a megfelelő élőlábszakasz hozzáadása nélkül. Ha nincs szüksége mindkét szakaszra, nem törölhet szakaszokat, de átméretezheti a nem használt szakaszt nulla (0) magasságra, hogy elkerülje a jelentés további függőleges térközének hozzáadását. Helyezze a mutatót a nem használt szakasz aljára, amíg kétirányú nyíllá nem változik , majd húzza felfelé, amíg a szakasz el nem rejtve marad. Ha vannak vezérlők a szakaszban, törölnie kell őket, mielőtt teljesen elrejtené a szakaszt.

Jelentés- vagy oldalfejléc- és élőlábszakaszok eltávolítása

1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, majd válassza a helyi menü Tervező nézet parancsát.

2. Kattintson a jobb gombbal bármelyik szakaszválasztóra, majd a helyi menüben kattintson az Oldalfej/élőláb vagy a Jelentés élőfeje/élőláb parancsára.

Ha eltávolít egy élőfej- és élőlábpárt, és ezek a szakaszok vezérlőket tartalmaznak, Access figyelmezteti, hogy a szakaszok törlése a vezérlőket is törli, és nem fogja tudni visszavonni a műveletet. Kattintson az Igen gombra a szakaszok eltávolításához és a vezérlők törléséhez, vagy kattintson a Nem gombra a művelet megszakításához.

Vissza a lap tetejére

Formázási stílusok beállítása rich text mezőt megjelenítő szövegmezőhöz

1. Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü Elrendezési nézet parancsára.

2. Kattintson a Rich Text mezőt megjelenítő szövegdobozra, majd a Formátum lap Betűtípus csoportjában kattintson az alkalmazni kívánt formázási stílusra.

   Access a rich text mező összes olyan szövegére alkalmazza a formázást, amely még nem rendelkezik az adatbevitelt támogató nézetben alkalmazott formázási típussal (de nem értékkel), például egy tábla vagy lekérdezés Adatlap nézetével vagy űrlap űrlapnézetével. Ha például a mező szövegének egy része piros betűszínnel van formázva, és kék betűszínt alkalmaz a szövegdobozra, Access az összes szöveget kékre változtatja, kivéve azt, amelyiket az egyénileg pirosként formázott. Egy másik példaként, ha a mező szövegének egy része 11 pontos betűmérettel van formázva, és 14 pontos betűméretet alkalmaz a szövegdobozra, Access a 14 pontos betűméretet alkalmazza az összes szövegre, kivéve azt, amelyet egyenként 11 ponttal formázott.

   Mellékletmezők    A mellékletmezők olyan speciális vezérlőt használnak, amelyet semmilyen más adattípushoz nem használnak. Egyetlen Melléklet mező használatával több fájlt is csatolhat egy rekordhoz, de a mező egyszerre csak egy melléklettel kapcsolatos információkat jeleníthet meg. Alapértelmezés szerint a mellékletvezérlő ikont vagy képet jelenít meg attól függően, hogy milyen fájltípusú mellékletet jelenít meg a vezérlő. Ha szeretné, beállíthatja a mellékletvezérlő tulajdonságait úgy, hogy az összes csatolt fájl ikonként jelenjen meg, vagy hogy a mező egyszerűen megjelenítse a papírkapocs ikont és a mellékletek számát. Feltételezve, hogy már használ mellékletvezérlőt a jelentésben, az alábbi eljárással módosíthatja a vezérlő tulajdonságait a vezérlő különböző felhasználási módjaihoz.

Mellékletmező megjelenítési tulajdonságainak beállítása

1. Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü Elrendezési nézet parancsára.

2. Kattintson a mellékletvezérlőre. Ha a tulajdonságlap még nem látható, jelenítse meg az F4 billentyű lenyomásával. A tulajdonságlapon kattintson a Formátum fülre.

   A mellékletvezérlő tulajdonságainak beállításához használja az alábbi táblázatot.

   Tulajdonság	Beállítás
   Megjelenítés másként	Az Image/Icon a képeket képekként, az összes többi fájlt pedig ikonként jeleníti meg. Ez az alapértelmezett beállítás. Az ikon ikonként jeleníti meg az összes fájlt. A paperclip egy papírkapocs ikont jelenít meg, amelyet a mellékletek száma követ zárójelben.
   Alapértelmezett kép	Ha alapértelmezett képet szeretne megjeleníteni a mellékletvezérlőben, ha nincsenek csatolt fájlok, kattintson a elemre a tulajdonságmezőben, tallózással keresse meg a kívánt képet, majd kattintson a Megnyitás gombra. Megjegyzés: Az alapértelmezett kép nem jelenik meg, ha a Megjelenítés másként tulajdonság paperclip értékre van állítva.
   Kép igazítása	Válassza ki a kívánt igazítást a listából. Az alapértelmezett beállítás a Középre igazítás. A beállítás módosítása a Képméret mód tulajdonságtól függően váratlan eredményeket eredményezhet.
   Képméret mód	Ez a beállítás csak akkor érhető el, ha a Megjelenítés másként tulajdonság kép/ikon értékre van állítva. A klip a kép tényleges méretében jeleníti meg. A rendszer kivágja a képet, ha túl nagy ahhoz, hogy elférjen a vezérlőben. A Stretch kinyújtja a képet, hogy kitöltse a teljes vezérlőt. Megjegyzés: Ha a mellékletvezérlő nem azonos a kép méretével, akkor ezzel a beállítással eltorzítja a képet, így függőlegesen vagy vízszintesen nyújtva jelenik meg. A Nagyítás lehetőség szerint jeleníti meg a képet a kép kivágása vagy torzítása nélkül. Ez az alapértelmezett beállítás.

3. Ha a vezérlőt grafikus elemek megjelenítésére használja, módosítsa a mellékletvezérlő méretét, hogy látható legyen a kívánt részletesség.

Vissza a lap tetejére