Projektet vezetni ritkán egyszerű. Ez az útmutató azonban segít megérteni a projektvezetést a Project használata során. Minden alábbi hivatkozás egy lapra mutat, ahol a projektvezetés adott részfeladatát ismertetjük alaposan cikkekkel és rövid oktatóagyagokkal.
A projekttervezés kezdeti fázisa
Minél bonyolultabb egy projekt, annál többet kell megterveznie a Project használatának megkezdése előtt. A projekt kezdeti szakaszában jellemzően a Word, az Excel és a SharePoint segíti a gondolkodást.
|
Projektcél |
LEÍRÁS |
|
Gyakran kudarcba fulladnak azok a projektek, amelyek a kezdeti fázisban nélkülözik a korai tervezést. Ezen a ponton fontolja meg, kik az érdekeltek és a támogatók, és vázolja fel a projekt alapító dokumentumát, korai specifikációit és esetleg a költségvetést. Kisebb projekteken ennek a munkának jelentős részét elvégezheti a Microsoft Projectben. Nagyobb projekteken használja a Wordöt, az Excelt, a SharePointot vagy akár a telefonját is gondolatai rögzítésére. |
|
|
Nem mindig egyszerű az érdekeltekkel fenntartott kommunikációs csatornák működtetése. Ez azonban létfontosságú a projekt sikere érdekében. |
|
|
A kommunikáció időrabló részéhez a Project néhány kattintással elérhető jelentésekkel nyújt segítséget. Rögzítheti a kezdeti terveket, a projekt főbb mérföldköveit, a költségvetési elvárásokat, a személyi szükségleteket és így tovább. |
Projektütemezés felállítása
A projekt ütemezése hosszadalmas munka lehet. A projekt menetrendjét könnyebben felállíthatja, ha a lépéseket az alábbi négy kategóriára bontja:
-
Tevékenységek hozzáadása
-
A tevékenységek rendszerezése
-
Személyek felvétele
-
Csapaton belüli kommunikáció
|
Projektcél |
LEÍRÁS |
|
A kezdeti tervezési fázis befejezése után ideje elindítani a Projectet, és felállítani az új ütemezést. Kiindulhat üres projektből, vagy használhat sablonokat, amelyeket projektmenedzselésben jártas vagy az Önéhez hasonló vállalkozásokban dolgozó projektvezetők készítettek. |
|
|
A tevékenységek a projektek során elvégzett feladatok. Ismerje meg, hogy miként vehet fel tevékenységeket, módosíthatja a tulajdonságaikat és becsülheti meg az időtartamukat. |
|
|
Amikor először felveszi a tevékenységeket, sorrendjük nem feltétlenül felel meg a kezeléshez. Ismerje meg, hogy összefoglaló tevékenységekkel, altevékenységekkel és a tevékenységek összekapcsolásával hogyan rendszerezheti őket. |
|
|
Miután felvette a tevékenységeket a projektbe, gondolja át, hogy kikkel szeretné elvégeztetni őket. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a személyek felvétele és tevékenységekhez rendelése két különböző művelet a Projectben. |
|
|
Az erőforrások megosztása erőforráskészletek és főprojektek használatával |
A személyek projektek közötti kezelését megkönnyíti, ha a projektekben részt vevő összes személyt egyetlen projektfájlba helyezi. Ez a fájl erőforráskészletként működik. Az erőforráskészlet-fájlból megoszthatja az erőforrásokat több projekt között (a Project Server nélkül). |
|
A projektköltségek kezelése bármelyik projektkezelő dolgát megnehezítheti. A Project használatával rá fog jönni, hogy ez nem is olyan nehéz feladat. Ismerje meg tippjeinket, amelyekkel tarthatja a költségvetést. |
A projekt vezetése
A munka nem áll le az ütemezés összeállítása után. A projekt kezelése több időt vesz igénybe, mint felépíteni. Például a tevékenységek megváltoznak, a felhasználók fel lesznek véve, a befejezési dátumnak vissza kell lépnie, és így tovább. A Projectben minden eszközzel figyelheti az előrehaladást, és módosításokat hajthat végre a sikeres eredmény érdekében.
|
CÉL |
LEÍRÁS |
|
Az ütemezés összetettségén a megfelelő nézet kiválasztásával vághat rendet. Gantt-diagramokkal egyfajta képet kaphat a projekt alakulásáról. A különböző szintű részletek megtekintéséhez használhatja a naptárnézetet, a hálódiagramot és az ütemtervet is. |
|
|
A kezdeti ütemezés létrehozása után ideje látni, hogyan haladnak a dolgok. Az alapterv létrehozása és a megfelelő nézetek használata segít nyomon követni a projekt előrehaladását. |
|
|
Az előrehaladás nyomon követése bonyolultnak tűnhet, de a Gantt-diagram folyamatjelző sávjának használatával gyorsan megjelenítheti a készültségi százalékot. |
|
|
A erőforrások legjobb teljesítményének és eredményeinek eléréséhez kezelnie kell az erőforrás-számítási feladatokat, hogy elkerülje a túlterheléseket és az alulterheltségeket. |
|
|
A projektvezetők legrosszabb rémálma, ha az ütemterv módosításakor csúszik a befejezési dátum. Ismerkedjen meg a projekt befejezési dátumának kézben tartására vonatkozó stratégiákkal. |
|
|
Gyakran nem könnyű a kommunikáció, különösen rossz hírek esetén. Az érintettekkel és a vezetőkkel való kommunikációt segítik a Project vonzó és profi jelentései, amelyek néhány egyszerű lépésben elkészíthetők és elküldhetők. |
|
|
Túllépte a költségvetést? Ki kell igazítania a költségeket? Tudja meg, hogyan oldhatja meg az ütemterv költségproblémáit. |
|
|
A megtermelt érték speciális nyomkövetési módszer. Mindazonáltal nem csak szakértők használhatják. A projekt figyelésére Ön is bevetheti. |
|
|
A projektben mindenhol jelen van a kockázat. Idejekorán azonosítsa a problémás pontokat, és keressen rájuk megoldást, mielőtt a gondok elhatalmasodnak. |
|
|
A Project olyan eszközöket biztosít, amelyekkel kezelheti a projektközi függőségeket, még azokat a tevékenységeket is, amelyek egy másik projekt befejezésétől függenek. |
