Ismerkedés az adatbázisokkal

A terv fókuszának érdekében összegzi az adatbázis célját, és gyakran hivatkozik az összegzésre. Ha például egy kis méretű adatbázist szeretne egy otthoni vállalkozásnak, írjon valami egyszerűt, például: "Az ügyféladatbázis a vevőadatok listáját tárolja levelezés és jelentések készítése céljából". Vállalati adatbázis esetén előfordulhat, hogy több bekezdésre van szükség annak leírásához, hogy a különböző szerepkörben rendelkező személyek mikor és hogyan fogják használni az adatbázist és annak adatait. Hozzon létre egy konkrét és részletes küldetésnyilatkozatot, amely a teljes tervezési folyamatra vonatkozik.

Kezdje a meglévő információkkal és követési módszerekkel. Tegyük fel például, hogy a megrendeléseket egy főkönyvben rögzíti, vagy az ügyféladatokat papíralapú űrlapokon tartja. Használja ezeket a forrásokat az aktuálisan felörökítető információk (például az űrlapokon lévő összes mező) felsorolásához. Ha jelenleg nem rögzít fontos információkat, gondolja át, hogy milyen különálló információkra van szüksége. Az egyes adattípusok az adatbázis egy-egy mezőjévé válnak.

Ne aggódjon amiatt, hogy tökéletessé teszi az első listát , mert idővel finomhangolhatja. Vegye azonban figyelembe az összes olyan embert, aki használja ezt az információt, és kérdezze meg az ötleteiket.

Ezután gondolja át, hogy mit szeretne kihozni az adatbázisból, és hogy milyen típusú jelentéseket vagy levelezéseket szeretne készíteni. Ezután győződjön meg arról, hogy a célok eléréséhez szükséges információkat rögzíti. Ha például régiónkénti értékesítéseket bemutató jelentést szeretne, az értékesítési adatokat regionális szinten kell rögzítenie. Próbálja meg úgy vázolni a jelentést, hogy valós információkat is szeretne látni. Ezután sorolja fel a jelentés létrehozásához szükséges adatokat. Tegye ugyanezt az adatbázis levelezési és egyéb kimenetei esetén is.

Példa

Tegyük fel, hogy lehetőséget ad az ügyfeleknek arra, hogy feliratkoznak az e-mail rendszeres frissítésére (vagy kikapcsolják), és ki szeretné nyomtatni azoknak a listáját, akik részt választottak a frissítésben. Az Ügyfél táblában szüksége van egy E-mail küldése oszlopra, amely az Igen és a Nem értékeket is tartalmaz.

Az e-mailek fogadására való lehetőséghez szükség van egy e-mail-címre, amelyhez mező is szükséges. Ha megfelelő megszólítást (például Mr., Mrs. vagy Ms.) szeretne szerepelni, akkor a Megszólítás mezőt is meg kell ni. Ha az e-mailekben a vezetéknevük alapján szeretne címzettet adni az ügyfeleknek, vegyen fel egy Vezetéknév mezőt.

Miután megvan a szükséges információk listája, határozza meg, hogy mely entitások (vagy témák) szükségesek az adatok rendszerezéséhez. Kerülje az adatok entitások közötti másolását. Egy termékértékesítési adatbázis előzetes listája például így néz ki:

A nagyobb entitások: ügyfelek, szállítók, termékek és megrendelések. Kezdje a következő négy táblával: az egyik a vevők, a másik a szállítók és így tovább. Lehet, hogy nem ez a végleges látványterv, de jó kiindulási pont.

Ha meg tudja érteni, hogy miért jobb több tábla, mint kevesebb, tekintse át az alábbi táblázatot:

Minden sor a termékre és szállítóra vonatkozó információkat tartalmaz. Mivel ugyanannak a szállítónak több terméke is lehet, a szállító nevét és címét többször is meg kell ismételni. Ezzel lemezterületet pazarol. Ehelyett csak egyszer rögzítse a szállító adatait egy külön Szállítók táblában, majd csatolja a táblát a Termékek táblához.

A második probléma ezzel a tervvel az, hogy a szállító adatait kell módosítani. Tegyük fel, hogy módosítania kell egy szállító címét. Mivel a cím több helyen jelenik meg, ezért előfordulhat, hogy az egyik helyen módosítja a címet, egy másik helyen viszont elfelejti megtenni. A szállító címének egyetlen helyen való rögzítése megoldja a problémát.

Végül tegyük fel, hogy a Coho Winery csak egy terméket szállít, és ön törölni szeretné a terméket úgy, hogy megmarad a szállító neve és címe. Ezzel a kialakítással hogyan törölheti a termékrekordot anélkül, hogy elveszítené a szállító adatait? A fenti táblában ezt nem teheti meg. Mivel minden rekord a szállítóval kapcsolatos adatokon kívül adatokat is tartalmaz egy termékről, az egyiket nem lehet törölni a másik törlése nélkül. Ha külön-külön meg kell tartania ezeket az adatokat, ossza fel a táblát két részre: az elsőre a termékinformációk, a másodikat a szállító adataira. Ezután a termékrekord törlésekor csak a termékre vonatkozó adatokat törli, a szállítóra vonatkozó adatokat nem.

Miután kiválasztotta egy adatbázistábla tárgyát, a tábla oszlopai csak az egyes témával kapcsolatos adatokat tárolják. Egy terméktáblának például csak a termékekről kell adatokat tárolnia, nem a szállítóikról.

Ha el kell döntenie, hogy milyen információkat kell nyomon követnie a táblázatban, használja a korábban létrehozott listát. A Vevők tábla például a következőket tartalmazhatja: Vezetéknév, Vezetéknév, Cím, E-mail küldése, Megszólítás és E-mail-cím. A tábla minden egyes rekordja (ügyfél) azonos oszlopkészletet tartalmaz, így pontosan ugyanazt az információt kell tárolnia az egyes ügyfelek számára.

Hozza létre az első listát, majd ellenőrizze és finomítsa. Ne felejtse el az információkat a lehető legkisebb mezőkre lebontani. Ha például a kezdeti listában mezőként a Cím mező szerepel, ezt a Cím, a Település, az Állam és az Irányítószám mezőre kell lebontani – vagy ha az ügyfelek globálisak, még több mezőre lebontva. Ily módon például a megfelelő formátumban vagy állapotok szerint is bejelentheti a leveleket a rendelésekről.

Miután finomította az egyes tábla adatoszlopait, készen áll az egyes tábla elsődleges kulcsának választására.

Szüksége van egy módszerre, amely egyedileg azonosítja az egyes sorok mindegyikét az egyes táblázatban. Emlékszik a korábbi példára, amelyben két ügyfélnek ugyanaz a neve? Mivel a két személy megoszt egy nevet, külön-külön kell azonosítania őket.

Ezért minden táblázatnak tartalmaznia kell egy oszlopot (vagy oszlopkészletet), amely egyedileg azonosítja az egyes sorokat. Ez az elsődleges kulcs, amely gyakran egy egyedi szám, például egy alkalmazott azonosítója vagy egy sorozatszám. Az Access elsődleges kulcsokkal tudja gyorsan társítani több tábla adatait, és így egyesítani őket.

Az elsődleges kulcs időnként két vagy több mezőből áll. Egy rendelési tételeket tartalmazó Rendelés részletei tábla például két oszlopot használhat az elsődleges kulcsban: Rendelésazonosító és Termékazonosító. Ha egy elsődleges kulcs több oszlopot is alkalmaz, összetett kulcsnak is nevezzük.

Ha már van egy egyedi azonosítója a tábla információihoz, például olyan termékszámokkal, amelyek egyedileg azonosítják a katalógusban található egyes termékeket, használja azt, de csak akkor, ha az értékek megfelelnek az elsődleges kulcsokra vonatkozó szabályoknak:

• Az azonosító minden rekordban különböző lesz. Az elsődleges kulcs nem tartalmaz ismétlődő értékeket.

• A tételnek mindig van értéke. A táblában minden rekordhoz elsődleges kulcsnak kell lennie. Ha több oszlopot használ a kulcs (például a Családi rész és a Alkatrészszám) létrehozásához, mindkét értéknek jelen kell lennie.

• Az elsődleges kulcs olyan érték, amely nem változik. Mivel a kulcsra más táblák hivatkoznak, az elsődleges kulcs bármely módosítása az egyik táblában azt jelenti, hogy a kulcs mindenhol megváltozik, ahol a táblára hivatkozik. A gyakori változások növelik a hibák kockázatát.

Ha nincs egyértelmű azonosítója, használjon tetszőleges egyedi számot elsődleges kulcsként. Minden megrendeléshez hozzárendelhet például egy egyedi rendelésszámot kizárólag a rendelés azonosítására.