Bevezetés az Access használatába

Ismerkedés az adatbázisokkal

Nagyobb hatást érhet el közleményekkel

Az adatbázisok és a webes alkalmazások nagy méretű üzleti előnyöket tudnak produkálni. Az adatbázis-tervezés kritikus fontosságú a célok eléréséhez, akár az alkalmazottak adatait, akár heti jelentéseket, akár az ügyfél rendeléseinek nyomon követését. Az adatbázisok tervezésének megértéséhez szükséges idő kiépítése segít az első alkalommal működő adatbázisok és a változó igények kielégítése érdekében.

Fontos: Az Access-webalkalmazások eltérnek az asztali adatbázisokkal. Ez a cikk nem tárgyalja a Web App látványtervét.

Fogalmak és fogalmak

Lássunk néhány alapvető kifejezést és fogalmat a tanulással kapcsolatban. Egy hasznos adatbázis kitervezéséhez olyan táblákat kell létrehoznia, amelyek egy tárgyra összpontosítanak. A táblázatokban a tárgyhoz szükséges összes adatot rögzíti a mezőkben, amelyek a lehető legkisebb adategységet tárolják.

Relációs adatbázisok

Egy adatbázis, amelyben az adattáblázatokraosztott az adattáblázatok, amelyek olyanok, mint a számolótáblák. Minden táblázatnak csak egy tárgya van, például vevők (egy tábla) vagy termékek (egy másik tábla).

Rekordok és mezők

Tárolhatja a táblázatban található különálló adattípusokat. A sorok (vagy rekordok) minden egyedi adatpontot tárolnak (például egy ügyfél nevét). Oszlopok (vagy mezők): az egyes adatpontokra rögzített adatok elkülönítése a lehető legkisebb egységbe – az utónév lehet egy oszlop, a vezetéknév pedig lehet egy másik.

Elsődleges kulcs:

Egy érték, amely biztosítja, hogy az egyes rekordok egyediek legyenek. Előfordulhat például, hogy két ügyfél ugyanazt a nevet használta, Elizabeth Andersen. Az Elizabeth Andersen egyik rekordja azonban az elsődleges kulcs a 12-es számmal, a másik pedig az 58 elsődleges kulcsa.

Szülő – gyermek viszonyok

Gyakori kapcsolatok a táblák között. Egy egyetlen ügyfél például több rendelést is tartalmazhat. A fölérendelt táblák elsődleges kulcsokkal rendelkeznek. A gyermektábla idegen kulcsokkalrendelkeznek, amelyek a gyermektábla rekordjait az elsődleges kulcsból mutatják be, és így szemléltetik, hogy miként kapcsolódnak a gyermektábla rekordjai a fölérendelt táblához. Ezek a kulcsok kapcsolattalvannak társítva.

Milyen a jó adatbázisterv?

A helyes adatbázis-tervezés két alapelv alapvető:

  • Kerülje az ismétlődő információkat (más néven redundáns adatokat). A hely elpusztítja a helyet, és növeli a hibák valószínűségét.

  • Ügyeljen arra, hogy az adatok helyesek és teljesek legyenek. A hiányos vagy hibás információk átáramlanak a lekérdezésekben és a jelentésekben, és ezek végül a tévesen kifogásolt döntésekhez vezetnek.

A probléma megoldásához:

  • Átoszthatja az adatbázis adatait a tematikus táblákba, keskeny fókusszal. Kerülje a több tábla adatainak duplikálása című témakört. (Például az ügyfél nevének csak egy táblába kell mennie.)

  • Bekapcsolódhat a táblákba, és nem az adatkettőzést, hanem a billentyűket is használhatja.

  • Megtudhatja, hogy mely folyamatok támogatják és biztosítják az adatbázis adatainak pontosságát és integritását.

  • Tervezze meg az adatbázist az adatfeldolgozással és a jelentéskészítési igényekkel.

Az adatbázisok hosszú távú hasznosságának javításához kövesse az alábbi öt tervezési lépést:

1. lépés: az adatbázis céljának meghatározása

Mielőtt elkezdené, az adatbázis célját használhatja.

A terv megőrzéséhez összegezni kell az adatbázis célját, és gyakran hivatkoznia kell az összegzésre. Ha egy otthoni használatra szánt kisméretű adatbázist szeretne használni, például a következőhöz hasonlót: "az ügyfél adatbázisa megőrzi az ügyféladatok listáját a levelezés és a jelentések készítése céljából." Nagyvállalati adatbázis esetén több bekezdésre van szükség, ha azt szeretné, hogy a különböző szerepkörökben szereplő személyek milyen módon használják az adatbázist és az adatforrást. Hozzon létre egy konkrét és részletes kiküldetési nyilatkozatot, amely a tervezési folyamat során hivatkozik.

2. lépés: a szükséges információk megkeresése és rendszerezése

Gyűjtse össze a rögzíteni kívánt adattípusokat, például a termékek nevét és a rendelési számokat.

Először a meglévő információs és követési módszerekkel. Előfordulhat például, hogy jelenleg rögzít egy vagy több beszerzési rendelést a munkalapon, vagy a papíralapú űrlapokon tartja meg az ügyfelek adatait. Ezekkel a forrásokkal felsorolhatja az aktuálisan rögzített információkat (például az űrlapon található összes mezőt). Ha jelenleg nem rögzíti a fontos információkat, gondolja végig, hogy milyen diszkrét információkat kell elvégeznie. Az egyes adattípusok az adatbázis mezőivé válnak.

Nem kell aggódnia, hogy az első lista tökéletes legyen – ez idővel finomíthatja. De gondolja át azokat a személyeket, akik ezt az információt használják, és kérje meg a gondolatait.

Ezután gondolja végig, hogy mit szeretne kivenni az adatbázisból, és milyen típusú jelentéseket vagy levelezéseket szeretne készíteni. Ezután győződjön meg arról, hogy a célok eléréséhez szükséges információkat rögzíti. Ha például egy olyan jelentést szeretne, amely a régiók szerinti értékesítést jeleníti meg, akkor az értékesítési adatoknak a regionális szinten kell rögzíteniük. Próbálja meg vázlatként kirajzolni a jelentést a tényleges adatokkal, amelyeket látni szeretne. Ezután felsorolhatja a jelentés létrehozásához szükséges adatforrást. Végezze el ugyanezeket a levelezéshez és az adatbázisból származó egyéb kimenetekhez.

Példa

Tegyük fel, hogy az ügyfelek számára lehetővé teszi, hogy az időszakos e-mail-frissítéseket (vagy kívülről) is bejelentkezzen, és ki szeretné nyomtatni azoknak a személyeknek a listáját, akikkel bejelentkezett. A Vevők táblában egy e-mail-küldési oszlopra van szüksége, az igen és a nem megengedhető értékekkel.

Azok számára, akik hajlandók e-maileket fogadni, szüksége van egy e-mail-címre, amelyhez mezőre is szükség van. Ha megfelelő megszólítást (például Mr., Mrs. vagy MS.) szeretne szerepeltetni, adjon meg egy megszólítás mezőt. Ha az ügyfeleket az első nevük alapján szeretné megcímezni az e-mailben, adjon hozzá egy keresztnév mezőt.

Tipp: Ügyeljen arra, hogy az egyes információkat a legkisebb hasznos részre, például a vezetéknév és az utónév nevet adja meg. Ha általános információk (például az ügyfél vezetékneve) alapján szeretne rendezni, keresni, kiszámítani vagy jelenteni (például az ügyfél vezetéknevét), akkor ezt az elemet kell külön mezőbe helyeznie.

3. lépés: adatok osztása táblázatokban

Az adatelemek fő entitásokra vagy témákra (például termékek, vevők és rendelések) való osztása. Az egyes tantárgyak táblázatként jelennek meg.

Miután megadta a szükséges információk listáját, adja meg az adatok rendszerezéséhez szükséges főbb entitásokat (vagy témákat). Kerülje az entitások adatainak ismétlődését. A termékek értékesítési adatbázisának előzetes listája például a következőképpen néz ki:

A témákban csoportosított információs elemek képernyőképe

A fő entitások a következők: vevők, szállítók, termékek és rendelések. Így kezdje el a következő négy táblát: az ügyfelekkel kapcsolatos tények, az egyik a beszállítókról és így tovább. Lehet, hogy ez nem a végső terv, hanem jó kiindulási pont.

Megjegyzés: A legjobb adatbázisok több táblát tartalmaznak. Kerülje a kísértésnek, hogy egyetlen táblában helyezze el az összes adatot. Ez a funkció ismétlődő információkat, nagyobb méretű adatbázisokat és nagyobb hibákat eredményez. Tervezés – minden egyes egyedkapcsolat csak egyszer rögzítése Ha ismétlődő információkat (például szállítói címet) talál, átalakíthatja az adatbázist az adatok külön táblában való elhelyezéséhez.

Ha meg szeretné érteni, hogy miért jobbak a táblázatok, mint az alábbi táblázat, vegye figyelembe az alábbiakat:

A termékek és szállítók adatainak megjelenítése

Minden sor információt tartalmaz a termékekről és a szállítóról. Mivel előfordulhat, hogy sok termék ugyanabból a szolgáltatótól származik, a szolgáltató nevét és címét többször meg kell ismételni. Ezzel lemezterületet pazarol. Ehelyett a szállítók adatait csak egyszer kell rögzítenie külön szállítók táblában, majd a táblázatot csatolnia kell a Products (termékek) táblázathoz.

A terv második hibája nyilvánvaló, ha módosítania kell a szolgáltatóval kapcsolatos információkat. Tegyük fel, hogy módosítania kell egy szállító címét. Mivel a cím több helyen jelenik meg, ezért előfordulhat, hogy az egyik helyen módosítja a címet, egy másik helyen viszont elfelejti megtenni. A nyertes ajánlattevő címét csak egy helyen rögzítve megoldja a problémát.

Végezetül tegyük fel, hogy csak egy, a coho Pincészet által szállított terméket szeretne törölni, és törölni szeretné a terméket, de meg szeretné őrizni a szállító nevét és címét. Ezzel a tervezéssel hogyan lehet törölni a terméket a beszállítói adatok elvesztése nélkül? A fenti táblában ezt nem teheti meg. Mivel minden rekord tartalmaz egy terméket a szállítókról szóló tényeken kívül, lehetetlen törölni egyet a másik felhasználó törlése nélkül. Ha meg szeretné őrizni ezeket a tényeket, Ossza szét ezt a táblázatot két részre: az első a termékinformációk és a második a beszállítói adatokhoz. Ezután a termékkulcs törlésekor csak a termékekkel kapcsolatos adatok törlődnek, a szállítóval kapcsolatos tények azonban nem.

4. lépés: az információs elemek bekapcsolása oszlopokba

Döntse el, hogy milyen információkat kell az egyes táblázatokban tárolnia. Ezek a diszkrét adatterületek mezői a táblázatban lesznek. Az alkalmazottak tábla például a vezetéknév, az utónév és a Hire dátum mezőket tartalmazhat.

Miután kiválasztotta az adatbázis-táblázat tárgyát, az abban a táblázatban szereplő oszlopok csak az adott tárgyra vonatkozó adatokat tárolhatják. A termékek táblázat például csak a termékekről, a szállítókról szóló tényeket tárolja.

Ha meg szeretné határozni, hogy milyen információkat szeretne nyomon követni a táblázatban, használja a korábban létrehozott listát. A Vevők tábla például a következő lehet: vezetéknév, Utónév, cím, e-mailek küldése, megszólítás és e-mail-cím. A táblázatban szereplő minden rekord (ügyfél) ugyanazokat az oszlopokat tartalmazza, így pontosan ugyanazokat az információkat tárolhatja minden ügyfélhez.

Hozza létre az első listát, majd nézze meg és pontosítsa. Ügyeljen arra, hogy az adatokat a legkisebbek között a lehető legkevesebb mezőbe lehessen bontani. Ha például az eredeti lista címe mező, akkor az utcára, a városra, az államra és az irányítószámra, illetve ha ügyfelei globálisak, még több mezőbe kerülnek. Így például a levelezést megteheti a megfelelő formátumban vagy a rendelések szerinti jelentéssel.

Miután kifinomította az egyes táblák adatoszlopait, készen áll az egyes táblák elsődleges kulcsának kiválasztására.

5. lépés: az elsődleges kulcsok megadása

Határozza meg az egyes táblák elsődleges kulcsát. Az elsődleges kulcs (például termékazonosító vagy azonosító) egyedileg azonosítja mindegyik rekordot. Ha nem rendelkezik egyértelmű, egyedi azonosítóval, az Access segítségével hozhat létre egyet Önnek.

Az egyes sorok minden egyes sorát egyedileg meg kell határoznia a táblázatokban. Emlékezzen arra a korábbi példára, amelyben két ügyfél ugyanazt a nevet kapta? Mivel osztanak meg egy nevet, külön-külön kell kijelölni.

Így minden táblázatnak tartalmaznia kell egy oszlopot (vagy oszlopokat), amelyek egyedileg azonosítják az egyes sorokat. Ezt nevezzük elsődleges kulcsnak , és gyakran egyedi szám, például egy alkalmazott azonosítószáma vagy egy sorozatszám. Az Access elsődleges kulcsokkal gyorsan társíthat több táblából származó adatot, és az adatot együttesen hozza magával.

Az elsődleges kulcs esetenként két vagy több mezőből áll. Például a rendelések sorokba rendezett Rendelési adatok táblázata két oszlopot használhat az elsődleges kulcsban: a rendelés azonosítója és termékazonosítója. Ha egy elsődleges kulcs egynél több oszlopot alkalmaz, azt más néven kompozit kulcsnaknevezzük.

A termékek tábla töredéke

Ha már rendelkezik egyedi azonosítóval egy olyan táblázatban, mint például a katalógusban minden terméket egyedileg azonosító cikkszám, akkor használja ezt a számot, de csak akkor, ha az értékek megfelelnek az alábbi szabályoknak az elsődleges kulcsok esetén:

  • Az azonosító mindig eltérő lesz minden rekordnál. Az elsődleges kulcs nem engedélyezi az ismétlődő értékeket.

  • Mindig van egy érték az elemhez. A táblázat minden rekordjához tartoznia kell egy elsődleges kulcsnak. Ha több oszlopot használ a kulcs (például a rész családja és a cikkszám) létrehozásához, mindkét értéknek mindig szerepelnie kell.

  • Az elsődleges kulcs egy olyan érték, amely nem változik. Mivel a billentyűket más táblák is hivatkoznak, az egyik táblában az elsődleges kulcs módosítása azt jelenti, hogy a módosítás mindenhol a hivatkozott. A gyakori módosítások növelik a hibák kockázatát.

Ha nem rendelkezik egyértelmű azonosítóval, használjon tetszőleges, egyedi számot elsődleges kulcsként. Hozzárendelheti például az egyes sorrendek egyedi rendelési számát a megrendelés azonosítása céljából.

Tipp: Ha egyedi számot szeretne elsődleges kulcsként létrehozni, vegyen fel egy oszlopot a számláló adattípussal. A Számláló adattípus automatikusan egyedi számértéket rendel minden rekordhoz. Ez az azonosító nem tartalmaz tényszerű adatokat, amelyek a megadott sort írják le. Ideális az elsődleges kulcsként való használatra, mert a számok nem változnak – ellentétben egy olyan elsődleges kulccsal, amely a sor adatait tartalmazza, például telefonszámot vagy ügyfél nevét.

Többre vágyik?

A mezők, vezérlők és objektumok elnevezési szabályai

Táblák – Bevezetés

Excel – oktatás

Outlook-oktatás

A legjobb adatbázisok jó szerkezeti kialakítással kezdődnek. Ebből a videóból megtudhatja, hogy mi az adatbázis, pontosabban egy RELÁCIÓs adatbázis, amelyet az Access használatával hozhat létre. Megtudhatja, hogy miként rendszerezheti adatbázisát TÁBLÁZATokkal, és hogyan hozhat létre kapcsolatot a táblázatok KULCSAIval.

Mi az adatbázis, mindenképpen? A legtágabb értelemben az adatbázis bármely szervezett adatgyűjteménye. A szakácskönyvek minden adatbázisból származnak, így ez az egyszerű lista a nevek és telefonszámok közül az Excelben.

A következő kérdés a következő: "Mitől más az Access-adatbázis? Miért érdemes használnom? A válasz egy RELÁCIÓs táblázatok SZERKEZETét jelenti, és a következőt jelenti:

Az adatait TÁBLÁZATOKba rendezi. Ezeket a táblákat a kulcsok nevű megosztott mezők kötik össze.

A billentyűk két dolgot tesznek meg. Először a táblázat minden sorához társítanak valamilyen értéket. Láthatja, hogy a Lester Baxley "1" értékkel van társítva a nevéhez, és Patricia White a nevéhez rendelt "2" értékkel rendelkezik.

A billentyűk úgy is összekapcsolják a táblázatokat, hogy az értékeket a mezők között osztja meg. Láthatja például, hogy a Lester-ös kulcs értéke két telefonszámmal van megosztva, és a telefonszámot a megfelelő módon teszi meg. Azt is megteheti, hogy a Naomi Barton legfontosabb értékeit háromszor osztják meg, és ezek a telefonszámok tartoznak hozzájuk.

Az adatbázis most két típusú billentyűt tartalmaz. A fő értékek ebben a mezőben jelennek meg, és ebben a mezőben a cél mező van megosztva. A program az elsődleges kulcs nevű mezőt, a cél mezőt pedig idegen KULCSnak nevezzük. De csak azokat a mezőket, amelyekhez nincs kapcsolat. Ezt úgy teheti meg, hogy kapcsolatot hoz létre a táblák között.

Lehet, hogy a következőt gondolja: "tartsa a második részen, úgy tűnik, mint sok munka." Miért van erre szükség? Nagy kérdés. Először a tárterület hatékonyabb. Láthatja, hogy milyen gyakran ismétlődik meg a nevek?

Relációs struktúra esetén a legtöbb adatot csak egyszer kell beírnia. Hogy sok helyet takaríthat meg. A relációs szerkezetek is növelik a pontosságot, mivel az adatok többszöri beírásakor a hibák kockázatát kockáztatja.

Példaként nézze meg, mi történik, ha hibásan írt a Naomi Barton nevet. Ezt a telefonszámot nehezebben megtalálhatja, és előfordulhat, hogy nem találja a hibát. Mivel a legtöbb adatot csak egy relációs szerkezetben adja meg, csökkenti a hiba lehetőségét. Ha azonban hibázik, akkor csak egy helyen kell kijavítania.

A relációs szerkezetek is nagyszerűen alkalmasak a tranzakciók rögzítésére. Az adatbázis jellegétől függően a tranzakcióban megadhatja, hogy mely diákok milyen osztályba tartoznak, milyen értékesítések történtek, vagy ki kölcsönzött a könyvét.

Most már tudja, hogy az adatbázis-tervezés az első három alapvető lépésből áll. Első lépésként rögzíteni kell a tárolandó összes adatot. Ebben a példában az ügyfél nevét, telefonszámát és a számok kategorizálását is szükség van.

A második lépés a várhatóan megismételni kívánt összes érték felismerése. Például a vevők nevei ebben a példában.

Végül a harmadik lépés az, ha az adott adatot a saját táblájába szeretné rendezni.

De észrevette az ismétlődő adatot a típus mezőben? Jó fogást. Ezt az adatot egy táblázatba lehet áttörni. Mivel azonban ezek csak néhány érték, a jobb lehetőség a kinézeti lista létrehozása, amely csak egy rövid lista az értékek közül.

A relációs struktúra létrehozása táblázatok és kulcsok használatával alapvető lépés a jó adatbázis-tervezésben. A relációs adatbázissal az Accessben időt takaríthat meg, mentheti a területet, csökkentheti a hibákat, és a fontos adatok köré rögzítheti a tranzakciókat, így hatékonyabban dolgozhat.

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×