Fontos: Microsoft már nem javasolja az Access 2010 webes adatbázisainak létrehozását és használatát. További információ: Access 2010 webes adatbázisok ütemterve.
Az Access 2010 Services webes adatbázissablonja egy használatra kész adatbázist hoz létre, amely lehetővé teszi az ajánlatok, számlák, ügyfelek és egyéb, szolgáltatásokkal kapcsolatos adatok nyomon követését.
Az alábbi videó röviden bemutatja, hogyan használható ez a sablon.
Ha még nem tette meg, töltse le a Szolgáltatások sablont.
A cikkből megtudhatja, hogyan hozhat létre saját adatbázist a sablonnal, és hogyan kezdheti el használni vállalkozása működtetéséhez.
Ebben a cikkben
Az adatbázis első indítása
Megjelenik egy párbeszédpanel, amelyen kiválaszthatja, hogy megtartja-e a mintaadatokat, vagy törli őket, hogy elkezdhesse beírni a saját adatait:
1. Kattintson a bal oldali gombra az adatbázis megnyitásához és a mintaadatokkal való munkához. Az Access feltölti a Services adatbázist a kitalált Northwind Traders vállalat adataival.
2. Kattintson a jobb oldali gombra a mintaadatok törléséhez, hogy elkezdhesse beírni a saját adatait.
A mintaadatok törlése azt is megakadályozza, hogy az indítási párbeszédpanel később újra megjelenjen.
3. Törölje a jelet a jelölőnégyzetből, hogy a párbeszédpanel ne jelenjen meg később.
Megjegyzés: A Pénznemadatokat megjelenítő Szolgáltatások sablon minden mezője és vezérlőeleme dollárjelet ($) használ pénznemszimbólumként. Ha a területi beállítás más pénznemszimbólumot használ, érdemes lehet módosítani az érintett mezőket és vezérlőelemeket, mielőtt eltávolítaná a mintaadatokat.
Első lépések: Meglévő adatok hozzáadása a Services-adatbázishoz
A Első lépések lap az alábbi füleket tartalmazza, amelyek segítenek az üzleti adatok megfelelő állapotba helyezésében és az indulásra való felkészülésben:
|
Első lépések lapok |
Funkciók |
|---|---|
|
Hasznos forrásokra mutató hivatkozások |
|
|
A vállalat adatainak tárolására szolgáló mezők számlákon és más jelentésekben való használatra |
|
|
Az alkalmazottak adatlap nézete. A bejelentkezett alkalmazottat az új ajánlatok és számlák rögzítik |
|
|
Az árajánlatokhoz és számlákhoz hozzáadható szolgáltatások adatlap nézete |
|
|
Adatlap nézet az ön által újraeladásra vagy felhasználásra kerülő anyagokról. Ezeket a termékeket hozzáadhatja az idézőjelekhez és számlákhoz |
|
|
Két adatlapnézet: az árajánlatok és a számlák |
Amikor az Indítás párbeszédpanelen az Adatok bevitelének megkezdése gombra kattint, az Access a Első lépésekWelcome lapra nyitja meg, ahol megkezdheti az adatok beírását az új Services-adatbázisba.
Az összes adat megadásához nem kell a Első lépések lapot használnia. A lap a gyors kezdés megkönnyítése érdekében jelenik meg. A következő Első lépések lapokra beírható információk többsége a fő füleken is megadható, például az Árajánlatok vagy a Számlák lapon. A Cégadatok lapon azonban csak a céges adatokat adhatja meg (amelyek megjelennek az árajánlatokban és a számlákon).
Üdvözlőlap: Súgó és egyéb források
Az Üdvözlőlapon található hivatkozások a legfrissebb erőforrásokra mutatnak, amelyek segítenek a szolgáltatások adatbázisának kihozásában. Bár a hivatkozások nem változnak, a hivatkozási célok az új erőforrások elérhetővé válásával frissülnek.
-
Ha befejezte az információk megtekintését az Üdvözlőlapon , kattintson a Tovább gombra a Céges adatok lapra lépéshez.
Cégadatok lap: Adja meg a vállalati adatokat
A Cégadatok lapon megadhatja a vállalat adatait, például a nevet, a helyet, a telefonszámot és az e-mail-címet. Ezek az információk megjelennek az adatbázis által létrehozott számlákon és egyéb jelentéseken.
-
Írja be a cég adatait a mezőkbe, majd kattintson a Tovább gombra.
Alkalmazottak lap: Adja meg az alkalmazottak adatait
Az Alkalmazottak lapon megkezdheti az alkalmazottak felvételét az adatbázisba. Ez segít nyomon követni, hogy melyik alkalmazott mit tett. Új ajánlat létrehozásakor például a bejelentkezett alkalmazott az új ajánlat részeként lesz rögzítve.
-
Írja be az egyes alkalmazottak adatait az adatlapba, majd kattintson a Tovább gombra.
Az alkalmazottakat a fő Alkalmazottak lapon is megtekintheti, szerkesztheti és hozzáadhatja .
Szolgáltatások lap: Adja meg a szolgáltatás adatait
A Szolgáltatások lapon adja meg az Ön által biztosított szolgáltatásokra vonatkozó információkat, például az egyes szolgáltatások óradíját. A szolgáltatásokat a törlésük vagy a megszüntetett megjelölésük révén is eltávolíthatja. Csak akkor törölhet egy szolgáltatást, ha az nem jelenik meg egyetlen ajánlatban vagy számlán sem.
Amikor szolgáltatást ad hozzá egy ajánlathoz vagy számlához, a szolgáltatás alapértelmezett óradíja hozzá lesz adva az ajánlathoz vagy a számlához. Az adott ajánlat vagy számla elküldése előtt azonban módosíthatja bármely szolgáltatás óradíját. Az ajánlat vagy számla díjának módosítása nem befolyásolja a szolgáltatás alapértelmezett óradíját.
Az Excelben tárolt szolgáltatások adatainak hozzáadása
Az Excelből adatokat másolhat és illeszthet be egy Access-adatlapba. Az adatok másolása és beillesztése időt takaríthat meg, különösen akkor, ha az Excelben az adatok már olyan sorokban vagy oszlopokban találhatók, amelyek megegyeznek vagy nagyon hasonlóak az adatlap oszlopaihoz.
Az Excel-adatok accessbe való másolásának és beillesztésének előkészítésekor két fő szempontot kell figyelembe vennie:
-
Ha az Excel-adatok sorokba vannak rendezve (nem oszlopokba), akkor az Accessbe való beillesztés előtt transzponálást kell elvégeznie az Excelben .
-
Ha az Excel-oszlopok nem ugyanabban a sorrendben vannak, mint az Access-adatlap oszlopai, akkor az Excelben át kell rendeznie az oszlopokat , mielőtt beillesztené őket az Accessbe
Fontos: A Service Code oszlopnak minden szolgáltatáshoz rendelkeznie kell egy értékkel, az értéknek pedig egyedinek kell lennie – vagyis két vagy több szolgáltatás neve nem lehet azonos.
Megjegyzés: Az ebben a szakaszban ismertetett lépések feltételezik, hogy a Szolgáltatások adatlap mind a négy oszlopához rendelkezik adatokkal. Ha nem rendelkezik az összes adatával, átmásolhatja azokat az adatokat, amelyekkel rendelkezik. Az egyetlen kötelező oszlop, amely egyedi értékekkel rendelkezik, a Service Code.
Excel-adatok transzponálása sorokból oszlopokba
Tipp: Ha az adatok sorrendje nem egyezik meg az Access-adatlap oszlopainak sorrendjével, érdemes lehet munkalapot beszúrni az Excelbe, és az adatokat az új munkalapra transzponáltuk. Az új munkalapok használatával egyszerűbben rendezheti az adatokat az Access-adatlap oszlopaihoz hasonló sorrendben.
-
Az Excelben jelölje ki az adatokat, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.
Tipp: Ha több nem szomszédos cellacsoportot szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt a kijelölés közben.
-
Kattintson a jobb gombbal egy, a kijelölt adatokon kívül eső cellára (például a kijelölés legalsó sora alatti cellára), majd a Beillesztés beállításai csoportban kattintson a Transzponálás gombra:
A Szolgáltatások adatlaptól eltérő sorrendben lévő Excel-adatok oszlopainak átrendezése
-
Nyissa meg a szolgáltatások adatait tartalmazó Excel-munkafüzetet.
-
Új munkalap beszúrása Ezzel a lépéssel kapcsolatban a Munkalap beszúrása vagy törlése Excel-cikkben talál segítséget.
-
Az új munkalapon:
-
Írja vagy illessze be a Szolgáltatáskódot az A1 cellába.
-
Írja vagy illessze be a Szolgáltatás leírása kifejezést a B1 cellába.
-
Írja be vagy illessze be az Alapértelmezett óradíj elemet a C1 cellába.
-
Írja vagy illessze be a Jegyzetek elemet a D1 cellába.
-
-
Másolja a szolgáltatások nevét vagy kódját az A oszlopba:
-
Kattintson annak a munkalapnak a fülére, ahol a nevek vagy kódok szerepelnek.
-
Jelölje ki a nevek vagy kódok listáját, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt
-
Kattintson az új munkalap fülére.
-
Jelölje ki az A2 cellát, majd nyomja le a CTRL+V billentyűkombinációt.
-
-
Másolja a szolgáltatások leírását a B oszlopba:
-
Kattintson a B2 cellára, és írjon be egy egyenlőségjelet (=).
-
Kattintson annak a munkalapnak a fülére, ahol a leírások szerepelnek.
-
Kattintson az első leírást tartalmazó cellára, majd nyomja le az ENTER billentyűt.
Az Excel beilleszti a cellahivatkozást az új munkalap B2 cellájába. -
Az új munkalapon kattintson ismét a B2 cellára, majd kattintson duplán a kitöltőjel
Az Excel beilleszti a lista többi részének cellahivatkozásait a B oszlopba.
-
-
Ismételje meg az 5. lépést, de használja a C oszlopot, és másolja ki a szolgáltatások alapértelmezett óradíjait.
-
Ismételje meg az 5. lépést, de használja a D oszlopot, és másolja a szolgáltatások jegyzeteit.
Adatok beillesztése olyan oszlopokból, amelyek ugyanabban a sorrendben vannak, mint a Services-adatlap oszlopai
-
Az Excelben jelölje ki az adatokat, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.
Ha több nem szomszédos cellacsoportot szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt a kijelölés közben.
-
Az Access Szolgáltatások lapján kattintson a jobb gombbal az adatlapon a csillagra, majd kattintson a Beillesztés parancsra.
Szolgáltatások hozzáadása egyenként
-
Kattintson az Új szolgáltatás hozzáadása elemre a Szolgáltatás részletei űrlap megnyitásához és a szolgáltatás adatainak megadásához.
-Vagy– -
Adja meg az adatokat az adatlapon a Szolgáltatások lapon.
Termékek lap: Adja meg a termékek adatait
A Termékek lapon adja meg a szolgáltatás során elajándékozható vagy használt termékekre vonatkozó információkat.
Amikor egy terméket hozzáad egy ajánlathoz vagy számlához, a rendszer az egységárat az ajánlat vagy számla részeként rögzíti. Az egyes termékek egységárát azonban módosíthatja, mielőtt elküldené az adott árajánlatot vagy számlát. Az ajánlat vagy számla árának módosítása nem befolyásolja a termék egységárát.
Az Excelben tárolt termékadatok hozzáadása
Az Excelből adatokat másolhat és illeszthet be egy Access-adatlapba. Az adatok másolása és beillesztése időt takaríthat meg, különösen akkor, ha az Excelben az adatok már olyan sorokban vagy oszlopokban találhatók, amelyek megegyeznek vagy nagyon hasonlóak az adatlap oszlopaihoz.
Az Excel-adatok accessbe való másolásának és beillesztésének előkészítésekor két fő szempontot kell figyelembe vennie:
-
Ha az Excel-adatok sorokba vannak rendezve (nem oszlopokba), akkor az Accessbe való beillesztés előtt transzponálást kell elvégeznie az Excelben .
-
Ha az Excel-oszlopok nem ugyanabban a sorrendben vannak, mint az Access-adatlap oszlopai, akkor az Excelben át kell rendeznie az oszlopokat , mielőtt beillesztené őket az Accessbe
Fontos: A Product Code oszlopnak minden szolgáltatáshoz rendelkeznie kell egy értékkel, az értéknek pedig egyedinek kell lennie – vagyis két vagy több szolgáltatás neve nem lehet azonos.
Megjegyzés: Az ebben a szakaszban ismertetett lépések feltételezik, hogy a Termékek adatlap mind a négy oszlopához rendelkezik adatokkal. Ha nem rendelkezik az összes adatával, átmásolhatja azokat az adatokat, amelyekkel rendelkezik. Az egyetlen kötelező oszlop, amely egyedi értékekkel rendelkezik, a Termékkód.
Excel-adatok transzponálása sorokból oszlopokba
Ha az adatok sorokban (nem oszlopokban) találhatók, akkor az Adatok transzponálása az Excelben, mielőtt beillesztené őket az Accessbe.
Tipp: Ha az adatok sorrendje nem egyezik meg az Access-adatlap oszlopainak sorrendjével, érdemes lehet munkalapot beszúrni az Excelbe, és az adatokat az új munkalapra transzponáltuk. Az új munkalapok használatával egyszerűbben rendezheti az adatokat az Access-adatlap oszlopaihoz hasonló sorrendben.
-
Az Excelben jelölje ki az adatokat, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.
Ha több nem szomszédos cellacsoportot szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt a kijelölés közben.
-
Kattintson a jobb gombbal egy, a kijelölt adatokon kívül eső cellára (például a kijelölés legalsó sora alatti cellára), majd a Beillesztés beállításai csoportban kattintson a Transzponálás gombra:
A Termékek adatlaptól eltérő sorrendben lévő Excel-oszlopok átrendezése
-
Nyissa meg a termékek adatait tartalmazó Excel-munkafüzetet.
-
Új munkalap beszúrása Ezzel a lépéssel kapcsolatban a Munkalap beszúrása vagy törlése Excel-cikkben talál segítséget.
-
Az új munkalapon:
-
Írja vagy illessze be a termékkódot az A1 cellába.
-
Írja be vagy illessze be a termékleírást a B1 cellába.
-
Írja vagy illessze be az Egységár kifejezést a C1 cellába.
-
Írja vagy illessze be a Mennyiség egységenként cellát a D1 cellába.
-
Írja vagy illessze be a Jegyzetek elemet az E1 cellába.
-
-
Másolja a termékek nevét vagy kódját az A oszlopba:
-
Kattintson annak a munkalapnak a fülére, ahol a nevek vagy kódok szerepelnek.
-
Jelölje ki a nevek vagy kódok listáját, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt
-
Kattintson az új munkalap fülére.
-
Jelölje ki az A2 cellát, majd nyomja le a CTRL+V billentyűkombinációt.
-
-
Másolja a termékek leírását a B oszlopba:
-
Kattintson a B2 cellára, és írjon be egy egyenlőségjelet (=).
-
Kattintson annak a munkalapnak a fülére, ahol a leírások szerepelnek.
-
Kattintson az első leírást tartalmazó cellára, majd nyomja le az ENTER billentyűt.
Az Excel beilleszti a cellahivatkozást az új munkalap B2 cellájába. -
Az új munkalapon kattintson ismét a B2 cellára, majd kattintson duplán a kitöltőjel
Az Excel beilleszti a lista többi részének cellahivatkozásait a B oszlopba.
-
-
Ismételje meg az 5. lépést, de használja a C oszlopot, és másolja ki a termékek egységárát.
-
Ismételje meg az 5. lépést, de használja a D oszlopot, és másolja ki a termékek mennyiségét egységenként.
-
Ismételje meg az 5. lépést, de használja az E oszlopot, és másolja a termékek megjegyzéseit.
Adatok beillesztése olyan oszlopokból, amelyek ugyanabban a sorrendben vannak, mint a Termékek adatlap oszlopai
-
Az Excelben jelölje ki az adatokat, majd nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt.
Ha több nem szomszédos cellacsoportot szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt a kijelölés közben.
-
Az Access Termékek lapján kattintson a jobb gombbal az adatlapon a csillagra, majd kattintson a Beillesztés parancsra.
Termékek hozzáadása egyenként
-
Kattintson az Új termék hozzáadása elemre a Termékinformációs űrlap megnyitásához és a termékinformációk megadásához.
-Vagy– -
Adja meg az adatokat az adatlapon a Termékek lapon.
Quotes & Invoices tab: Enter quotes and invoices
Ha már rendelkezik néhány árajánlatkal és számlával, azOkat az Árajánlatok & Számlák lapon adhatja meg az adatlapokon.
-
Árajánlat megadásához kattintson az Új ajánlat hozzáadása gombra. Számla megadásához kattintson az Új számla hozzáadása gombra.
-
A megnyíló részletek űrlapon adja meg a rendelkezésére áll információkat, például az állapotot, az árajánlatot vagy számlát készítő alkalmazottat és az ügyfelet.
-
Ha olyan ügyfelet ad meg, aki nem szerepel az adatbázisban, az Access kéri, hogy adja meg az új ügyfelet. Kattintson az Igen gombra, majd adja meg az új ügyféllel kapcsolatos információkat. Az adatlap bezárásakor az ügyfél elérhető lesz az Ügyfél legördülő listában.
-
Kattintson a Mentés & Bezárás gombra az egyes árajánlatok vagy számlák befejezése után. A rendszer menti az adatokat, és bezárja az űrlapot.
-
Ha befejezte a meglévő árajánlatok és számlák hozzáadását, kattintson a Tovább gombra.
Irányítópult: Aktív ajánlatok és számlák nyomon követése
Az Irányítópult lapon kényelmesen nyomon követheti a nyitott idézőjeleket és a ki nem fizetett számlákat, valamint új árajánlatot vagy számlát adhat hozzá.
Ajánlat vagy számla részleteinek megtekintése
-
Kattintson egy értékre az Ajánlat# területen az ajánlatHoz tartozó Ajánlat részletei űrlap megnyitásához.
Az ajánlat részleteit még a beküldés előtt szerkesztheti – vagyis ha az Állapotúj.
-
Kattintson egy értékre a Számla# területen a számla Számla részletei űrlapjának megnyitásához
Új ajánlat vagy számla létrehozása
-
Kattintson az Új ajánlat vagy az Új számla elemre, majd töltse ki a megjelenő űrlapot.
Megjegyzés: Ha nincs bejelentkezve az adatbázisba, válassza ki a nevét az Üzletkötő legördülő listából, és adja hozzá a nevét az ajánlathoz vagy a számlához.
Idézetek: Az összes ajánlat kezelése
Az Árajánlatok lap nézetekkel segít az ajánlatok állapotuk alapján történő kezelésében.
Az idézőjelek az alábbi lapokon jelennek meg:
-
Aktív A nem számlázott, elutasított vagy lejárt idézőjeleket sorolja fel.
-
Jóváhagyva A jóváhagyott vagy számlázott idézőjelek felsorolása.
-
Számlázott A kiszámlázott idézőjeleket sorolja fel. Megtekintheti a felsorolt árajánlatok számláját.
-
Lejárt Felsorolja azokat az idézőjeleket, amelyek számlázás nélkül lejártak.
-
Elutasítva Az elutasított idézeteket sorolja fel. Jóváhagyhat egy elutasított árajánlatot, hogy az elérhető legyen a számlázáshoz.
Árajánlat részleteinek megtekintése
-
Kattintson egy értékre az Ajánlat# területen az ajánlatHoz tartozó Ajánlat részletei űrlap megnyitásához.
Az ajánlat részleteit még a beküldés előtt szerkesztheti – vagyis ha az Állapotúj.
Árajánlat részletei űrlap
1. Az ajánlat száma és állapota az Ajánlat részletei űrlap bal felső sarkában jelenik meg.
2. Az Ajánlat részletei űrlap tetején található gombokkal elküldhet, jóváhagyhat, elutasíthat vagy kiszámlázhat egy árajánlatot, másolatot készíthet egy ajánlatról, és megtekintheti az árajánlatot a nyomtatás előkészítése során.
3. Az ajánlatokkal kapcsolatos általános információk az Ajánlat részletei űrlap tetején található gombok alatti mezőkbe kerülnek.
4. Az Ajánlat részletei űrlap közepén található lapok az ajánlat részleteit tartalmazzák: sorelemek (szolgáltatások és termékek), a szolgáltatás helye, adók és feltételek, valamint megjegyzések. A sortételek árait és egységárait bármely árajánlatban módosíthatja anélkül, hogy ez hatással van a társított szolgáltatás vagy termék alapértelmezett értékére.
5. A szolgáltatások, termékek és adók teljes összege az Ajánlat részletei űrlap jobb alsó sarkában látható. Ha a Sortételek vagy az Adók & Feltételek lapon frissíti a részleteket, kattintson az Összegek frissítése gombra az ezen a területen megjelenő összegek frissítéséhez.
Új ajánlat létrehozása
-
Az Árajánlatok lapon kattintson az Új ajánlat elemre, majd töltse ki az Ajánlat részletei űrlapot.
Megjegyzés: Ha nincs bejelentkezve az adatbázisba, válassza ki a nevét az Üzletkötő legördülő listából, és adja hozzá a nevét az ajánlathoz.
Ajánlat elküldése jóváhagyásra
A még be nem küldött idézőjelek nem rendelkeznek idézőjelszámmal; a [...] érték az Ajánlat# alatt jelenik meg.
-
Az Árajánlatok lapon kattintson a beküldeni kívánt árajánlatot tartalmazó sor [...] elemére.
Az Access megnyitja az Ajánlat részletei űrlapot, és megjeleníti az árajánlatot. -
Tekintse át az ajánlatra vonatkozó általános információkat és részleteket, és végezze el a szükséges módosításokat, például a sorelemek hozzáadását vagy eltávolítását, a sortételek díjának vagy egységárának módosítását, illetve a jegyzetek hozzáadását.
-
Az Ajánlat részletei űrlap tetején kattintson a Küldés gombra.
Elküldött ajánlat jóváhagyása vagy elutasítása
-
Az Árajánlatok lapon kattintson egy értékre az Ajánlat# területen az Ajánlat részletei űrlap megnyitásához és az ajánlat megjelenítéséhez.
-
Tekintse át az ajánlat adatait, és tegye a következők egyikét:
-
Ha az ajánlat elfogadható, kattintson a Jóváhagyás gombra az Ajánlat részletei űrlap tetején.
-
Ha az ajánlat kisebb módosításokkal elfogadható lenne, kattintson a Duplikálás elemre az Ajánlat részletei űrlap tetején. Az Access létrehoz egy új idézőjelet az eredeti alapján. Ezután módosíthatja és elküldheti az új árajánlatot, majd jóváhagyhatja azt.
-
Ha az ajánlat nem fogadható el, kattintson az Elvetés gombra az Ajánlat részletei űrlap tetején.
-
Jóváhagyott ajánlat átalakítása számlává
-
Az Árajánlatok lapon kattintson a Jóváhagyott fülre.
Az Access a jóváhagyott idézőjeleket jeleníti meg, beleértve a már kiszámlázott idézőjeleket is. -
Kattintson egy értékre az Ajánlat# területen az ajánlatHoz tartozó Ajánlat részletei űrlap megnyitásához.
-
Tekintse át az ajánlat adatait.
Megjegyzés: A jóváhagyott ajánlat részletei nem módosíthatók. Ha azonban duplikált árajánlatot szeretne készíteni, kattintson a Duplikálás gombra, módosítsa és küldje el a duplikált árajánlatot, majd hagyja jóvá és használja ezt az árajánlatot a számla létrehozásához.
-
Az Ajánlat részletei űrlap tetején kattintson a Számla elemre.
Árajánlat nyomtatása vagy e-mail küldése e-mailben
-
Az Árajánlatok lapon kattintson egy értékre az Ajánlat# területen az Ajánlat részletei űrlap megnyitásához és az ajánlat megjelenítéséhez.
-
Az Ajánlat részletei űrlap tetején kattintson az Árajánlat megtekintése gombra.
Az Access abban az űrlapban nyitja meg az árajánlatot, amelyben kinyomtatni fogja.Megjegyzés: Az árajánlat tetején lévő gombok nem jelennek meg a végső példányon.
-
Kattintson a megfelelő gombra az ajánlat tetején.
Számlák: Az összes számla kezelése
A Számlák lapon új számlákat hozhat létre, és állapot szerint tekintheti át a számlákat.
A számlák a következő lapokon jelennek meg:
-
Kifizetetlen Felsorolja azokat a számlákat, amelyek még nem lettek kifizetve, de még nincsenek esedékesek.
-
Lejárt esedékességű azon számlák listája, amelyek nem lettek kifizetve, és lejárt esedékességűek.
-
Fizetős : A kifizetett számlákat listázza.
Számla részleteinek megtekintése
-
Kattintson egy értékre a Számla# területen a számla Számla részletei űrlapjának megnyitásához.
A számlák adatait még az elküldése előtt szerkesztheti – azaz ha az Állapotúj.
Számla részletei űrlap
1. A számlaszám és az állapot a Számla részletei űrlap bal felső sarkában jelenik meg.
2. A Számla részletei űrlap tetején található gombokkal elküldhet vagy megjelölhet egy számlát, másolatot készíthet egy számláról, megtekintheti, hogy hogyan fog kinézni egy számla nyomtatáskor, illetve mentheti a számlák módosításait, és bezárhatja a Számla részletei űrlapot.
3. A számlával kapcsolatos általános információk a Számla részletei űrlap tetején található gombok alatt található mezőkbe kerülnek. Ha a számla idézőjelből lett létrehozva, az az ajánlattól örökli ezeket az információkat, de a számlát módosíthatja anélkül, hogy ez hatással lenne az eredeti ajánlatra.
4. A Számla részletei űrlap közepén található lapok a számla részleteire vonatkoznak: sortételek (szolgáltatások és termékek), szolgáltatás helye, adók és feltételek, valamint megjegyzések. Ha a számla egy ajánlatból lett létrehozva, az az ajánlattól örökli ezeket az adatokat, de a számla részleteit módosíthatja anélkül, hogy ez hatással lenne az eredeti ajánlatra. A sortételek díjait és egységárait is módosíthatja a számlán anélkül, hogy ez hatással lehet a társított szolgáltatás vagy termék alapértelmezett értékére.
5. A szolgáltatások, termékek és adók teljes összege a Számla részletei űrlap jobb alsó sarkában látható. Ha a Sortételek vagy az Adók & Feltételek lapon frissíti a részleteket, kattintson az Összegek frissítése gombra az ezen a területen megjelenő összegek frissítéséhez.
Új számla létrehozása
-
Kattintson az Új számla elemre, majd töltse ki a Számla részletei űrlapot.
Megjegyzés: Ha nincs bejelentkezve az adatbázisba, válassza ki a nevét az Üzletkötő legördülő listából, és adja hozzá a nevét az ajánlathoz.
Számla elküldése fizetésre
A még be nem nyújtott számlák nem rendelkeznek számlaszámmal; a [...] érték a Számla# területen jelenik meg.
-
A Számlák lapon kattintson a [...] gombra a fizetésre elküldeni kívánt számlát tartalmazó sorban.
Az Access megnyitja a Számla részletei űrlapot, és megjeleníti a számlát. -
Tekintse át a számla általános adatait és részleteit, és végezze el a szükséges módosításokat, például a sorelemek hozzáadását vagy eltávolítását, a sortételek díjának vagy egységárának módosítását, illetve a jegyzetek hozzáadását.
-
A Számla részletei űrlap tetején kattintson a Küldés gombra.
Számla nyomtatása vagy e-mail küldése e-mailben
-
A Számlák lapon kattintson egy értékre a Számla# területen a Számla részletei űrlap megnyitásához és a számla megjelenítéséhez.
-
A Számla részletei űrlap tetején kattintson a Számla megtekintése elemre.
Az Access abban az űrlapon nyitja meg a számlát, amelyben kinyomtatni fogja.Megjegyzés: A számla tetején lévő gombok nem jelennek meg a végső példányon.
-
Kattintson a megfelelő gombra a számla tetején.
Kifizetett számla megjelölése
-
A Számlák lap Ki nem fizetett lapján kattintson egy értékre a Számla# területen a Számla részletei űrlap megnyitásához és a számla megjelenítéséhez.
-
A Számla részletei űrlap tetején kattintson a Fizetett megjelölése gombra.
Jelentésközpont: Jelentések megtekintése és nyomtatása
A Services adatbázissablon négy jelentést tartalmaz: egy ügyféllistát és három értékesítési jelentést (havonta, negyedévente és évente).
Jelentés előnézetének megtekintése:
-
Kattintson a Jelentésközpont fülre, majd a Jelentés kiválasztása csoportban kattintson a megtekinteni kívánt jelentésre.
Az Access megjeleníti a jelentést az előnézeti panelen.
Az előnézetet az előnézeti panel tetején megjelenő beállításokkal szabhatja testre. A megjelenő beállítások attól függenek, hogy melyik jelentést tekinti meg.
Jelentés nyomtatása:
-
A nyomtatni kívánt jelentés előnézete.
-
A Jelentésközpont lapon kattintson a Megnyitás új lapon parancsra, majd nyomja le a CTRL+P billentyűkombinációt.
Speciális: Szolgáltatások, termékek, alkalmazottak és ügyfelek kezelése
A Speciális lapon kényelmesen kezelheti a következő listákat:
-
Ügyfelek
-
Alkalmazottak
-
Termékek
-
Szolgáltatások
Minden lista adatlapként jelenik meg, ahol könnyebb észlelni az inkonzisztenciákat, és tömegesen módosítani az adatokat.
Következő lépések
Amikor elkezdi használni a Services-adatbázist a vállalkozása kezeléséhez, valószínűleg új módszerekre fog gondolni, amelyekkel lekérdezheti vagy szűrheti az adatokat. Azt is felfedezheti, hogy az adatbázist az igényeinek megfelelően szeretné módosítani. Az ebben a szakaszban található hivatkozásokra kattintva további információt kaphat a elvégezhető tipikus feladatokról és módosításokról.
-
Az Adatok keresése, szűrése és lekérdezése az Accessben című témakörben talál további információt:
-
Az új adatbázis-objektumok létrehozásával kapcsolatos részletesebb információkért tekintse meg a következőket:
-
Végül pedig egy fontos cikk az adatok védelméről: Adatok védelme biztonsági mentési és visszaállítási folyamatokkal
