Tervezési szempontok az adatfrissítéshez

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

Egy jól megtervezett adatbázis nemcsak az adatok integritását segíti, hanem könnyebben karbantartható és frissíthető. Az Access-adatbázis nem azonos a Microsoft Word-dokumentumokkal vagy a Microsoft PowerPoint-bemutatókkal. Ehelyett az objektumok (táblák, űrlapok, jelentések, lekérdezések stb.) gyűjteménye, amelynek együtt kell működnie ahhoz, hogy megfelelően működjön.

A felhasználók elsősorban a vezérlőelemek segítségével lépnek fel az adatbevitelre A megadott vezérlőktől függ, hogy az alapul szolgáló táblamező adattípusa, az adott mezőhöz tartozó tulajdonságok és a vezérlőhöz beállított tulajdonságok. Végül fontolja meg a további adatbázis-technológiák használatát, például az érvényesítést, az alapértelmezett értékeket, a listákat és a kereséseket, valamint a Kaszkádolt frissítéseket. 

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy miként frissítheti az adatokat egy felhasználói pontról, tekintse át a következő témakört: a rekordok hozzáadását, szerkesztését és törlésÉt szolgáló lehetőségek.

Tartalom

Az adatbázis tervezésének hatása az adatbevitelre

Az adatbázisokban tárolt információkat tábláktárolják, amelyek egy adott tárgyra, például eszközökre vagy névjegyekre vonatkozó adatokat tartalmaznak. A táblák mindegyik rekordja tartalmaz információkat egy elemről, például egy adott névjegyről. A rekordok mezőiből (például név, cím és telefonszám) állnak. A rekord neve általában egy sor, és egy mezőt általában oszlopnak nevezünk. Az objektumoknak meg kell felelniük a tervezési elveknek vagy az adatbázisnak, vagy az adatbázisnak megfelelően kell működniük, vagy nem kell teljes egészében működniük. Ezek a tervezési elvek pedig befolyásolják az adatbevitel módját. Vegye figyelembe az alábbiakat:

  • Táblázatok    Az Access minden adatot egy vagy több táblában tárol. A használt táblázatok száma az adatbázis kialakításától és összetettségétől függ. Noha az Access az űrlapokon, jelentésekben vagy a lekérdezések eredményében is megtekintheti az adatot, az Access csak a táblákban tárolja az adatforrásokat, az adatbázis többi objektuma pedig az adott táblákra épül. A táblázatoknak egyetlen tárgyon kell alapulniuk. A kapcsolattartó-adatok táblázata például nem tartalmazhat értékesítési információkat. Ha igen, a helyes információk megkeresése és szerkesztése nehézzé válik, ha nem lehetséges.

  • Adattípusok:    A táblák mindegyik mezője általában egyetlen adattípust fogad el. A jegyzetek nem tárolhatók például számok fogadásához. Ha egy ilyen mezőben szöveget próbál meg beírni, az Access hibaüzenetet jelenít meg. Ez azonban nem kemény és gyors szabály. A mezőkben tárolhat például számokat (például irányítószámokat) a rövid szöveg adattípushoz, de nem végezhet számításokat az adott adaton, mivel az Access egy szövegrészt jelenít meg.

    Néhány kivétellel a rekord mezőinek csak egy értékét kell elfogadnia. Nem adhat meg például egynél több címet a cím mezőben. Ez ellentétben áll a Microsoft Excel programmal, amely lehetővé teszi, hogy egy cellában tetszőleges számú nevet vagy címet vagy képet írjon be, hacsak nem állítja be a cellát korlátozott adattípusok elfogadására. 

  • Többértékű mezők:    Az Access a többértékű mező nevű funkció segítségével több adatrészletet csatolhat egyetlen rekordhoz, és több értéket tartalmazó listákat hoz létre. A többértékű listák mindig felismerhetők, mert az Access megjeleníti az egyes listaelemek melletti jelölőnégyzetet. Csatolhat például egy Microsoft PowerPoint-diát és tetszőleges számú képet az adatbázis egy rekordjához. Létrehozhatja a nevek listáját is, és tetszés szerint kijelölhet annyi nevet is. A többértékű mezők használata úgy tűnhet, hogy megszakítja az adatbázis-tervezés szabályait, mert egy táblamező esetében több rekordot is tárolhat. Az Access azonban kikényszeríti a "színfalak mögött" szabályokat az adatok speciális, rejtett táblázatokban való tárolásával.

  • Űrlapok használata    Általában akkor hozhat létre űrlapokat, ha megkönnyíti az adatbázisok használatát, és hogy a felhasználók pontosan beadja az adatbevitelt. Az adatszerkesztési űrlapok használata az űrlap kialakításától függ. Az űrlapok tetszőleges számú vezérlőt tartalmazhatnak, például listákat, szövegdobozokat, gombokat és akár adatlapokat is. Az űrlapon található vezérlőelemek pedig két különböző feladatot láthatnak el: adatok beolvasása a kapcsolódó táblamezőből vagy írás az adott táblamezőbe.

További információt az adatbázisok tervezésének alapjai és a táblázat létrehozása és mezők hozzáadásacímű témakörben találhat.

Vissza a lap tetejére

Mező vagy vezérlőelem alapértelmezett értékének beállítása

Ha nagyszámú rekord ugyanazt az értéket adja meg egy adott mezőben (például város vagy ország/régió), időt takaríthat meg, ha a mezőhöz vagy a mezőhöz kötött vezérlőelem alapértelmezett értékét állítja be. Amikor megnyit egy új rekordot az űrlapon vagy a táblázatban, az alapértelmezett érték megjelenik a vezérlőben vagy a mezőben.

Táblázatban

  1. Nyissa meg a táblát Tervező nézetben.

  2. A nézet tetején válassza ki a mezőt.

  3. A nézet alján válassza az általános fület.

  4. Állítsa be az alapértelmezett érték tulajdonságot a kívánt értékre.

Űrlapon

  1. Nyissa meg az űrlapot elrendezés vagy Tervező nézetben.

  2. Kattintson a jobb gombbal a használni kívánt vezérlőre, és válassza a Tulajdonságok parancsot.

  3. Az adatlapon állítsa az alapértelmezett érték tulajdonságot a kívánt értékre.

Vissza a lap tetejére

Az adatkorlátozás érvényesítési szabályainak használata

Az asztali Access-adatbázisokban az adatérvényesítési szabályok használatával ellenőrizheti az Access asztali adatbázisokban tárolt adattípusokat. Az érvényesítési szabályok a Táblatervező nézetben vagy a tábla Adatlap nézetében állíthatók be. Háromféle érvényességi szabály van:

  • Mezőérvényesítési szabály:    A mező-Érvényességi szabály segítségével megadhatja, hogy minden érvényes mezőértékek feleljen-e meg. Az aktuális mezőt csak akkor kell megadnia a szabály részeként, ha a mezőt egy függvényben használja. A mezőkbe beírható karakterek típusára vonatkozó korlátozások egyszerűbben megadhatók egy beviteli maszk használatával. Egy dátum mezőnek lehet például olyan érvényességi szabálya, amely nem engedi meg a múltbeli értékeket.

  • Rekord érvényesítési szabálya    A rekord érvényesítése szabály segítségével megadhatja, hogy minden érvényes rekordnak eleget kell-e tennie. Ezenkívül összehasonlíthatja különböző mezők értékeit. Egy két dátummező tartalmazó rekord esetén például az egyik mező értékeinek mindig a másik mező értékei előtt kell lenniük (például a StartDate a EndDate előtt).

  • Űrlap érvényességének ellenőrzése:    Az űrlapok vezérlőelemeinek Érvényességi szabály tulajdonságában meghatározhat egy feltételt, amelyet az adott vezérlőelemmel megadott értékeknek teljesíteniük kell. Az Érvényességi szabály vezérlőtulajdonság a mezőérvényesítési szabályhoz hasonlóan működik. Általában akkor érdemes űrlap-érvényesítési szabályt használni mezőérvényesítési szabály helyett, ha a szabály csak az adott űrlapra vonatkozik, és nem a táblára, függetlenül attól, hogy hol lett felhasználva.

További tudnivalókért olvassa el az adatbevitel korlátozása érvényességi szabályok használatávalcímű témakört.

Vissza a lap tetejére

Az értéklista és a keresőmezők használatával végezhető műveletek

Az Accessben kétféle lista-adattípus létezik:

  • Értéklista    Ezek olyan nehezen kódolt értékeket tartalmaznak, amelyeket kézzel kell beírni. Az értékek a mező Sorforrás tulajdonságában találhatók.

  • Keresőmezők:    Ezekkel a lekérdezésekkel beolvashatja az értékeket egy másik táblából. A mező Sorforrás tulajdonsága egy olyan lekérdezést tartalmaz, amely nem az értékek nehezen kódolt listáját tartalmazza. A lekérdezés az adatbázis egy vagy több táblájából olvassa be az értékeket. A keresőmező alapértelmezés szerint a lista formájában jeleníti meg ezeket az értékeket. Attól függően, hogy hogyan állítja be a keresőmezőt, kijelölhet egy vagy több elemet a listából.

    Megjegyzés    A keresőmezők megtagadhatják az új Access-felhasználókat, mert az elemek listája egyetlen helyen (az Access által a keresőmező adatainak alapján létrehozott lista) jelenik meg, de az adat egy másik helyen (az adatokat tartalmazó táblázatban) is megtalálhatók.

Az Access alapértelmezés szerint lista típusú vezérlőt jelenít meg, de megadhat egy lista típusú vezérlőt is. Megnyílik egy kombinált lista a lista megjelenítéséhez, és a kijelölés után bezárul. Egy lista, ezzel ellentétben, továbbra is nyitva marad.

A listák szerkesztéséhez futtathatja a listaelemek szerkesztése parancsot is, vagy szerkesztheti az adatforrásokat közvetlenül a forrás tábla Sorforrás tulajdonságában. A keresőmező adatainak frissítésekor frissíti a forrástábla tartalmát.

Ha a lista vagy a kombinált lista Sorforrás típusa tulajdonsága az értéklista értékrevan állítva, akkor szerkesztheti az értékek listáját, miközben az űrlap Űrlap nézetben nyílik meg – elkerülve a Tervező nézetre vagy az Elrendezés nézetre való váltás szükségességét, a tulajdonságlap megnyitását. , és szerkessze a vezérlő Sorforrás tulajdonságát minden alkalommal, amikor módosítania kell a listát. Az értékek listájának szerkesztéséhez a lista vagy kombinált lista értéklista szerkesztése tulajdonságát Igenértékűre kell állítani.

További információt a választási lehetőségek listáJának létrehozása lista vagy kombinált lista használatávalcímű témakörben talál.

Az értéklista űrlap nézetben való szerkesztésének megakadályozása

  1. Kattintson a jobb gombbal az űrlapra a navigációs ablakban, és válassza a Tervező nézet vagy az elrendezési nézetparancsot.

  2. Kattintással jelölje ki a vezérlőt, majd a tulajdonságlap megjelenítéséhez nyomja le az F4 billentyűt.

  3. A tulajdonságlap adatok lapján adja meg az értéklista szerkesztésének engedélyezése tulajdonságot nemértékre.

  4. Kattintson a fájl fülre, majd a Mentésparancsra, vagy nyomja le a CTRL + S Gombkép .

Másik űrlap megadása az értéklista szerkesztéséhez

Az Access alapértelmezés szerint beépített űrlapot biztosít az értéklista szerkesztésének céljára. Ha más formában szeretné használni ezt a célt, a listaelemEk szerkesztése űrlap tulajdonságban megadhatja az űrlap nevét, az alábbiak szerint:

  1. Kattintson a jobb gombbal az űrlapra a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet vagy elrendezési nézet parancsára.

  2. Kattintással jelölje ki a vezérlőt, majd a tulajdonságlap megjelenítéséhez nyomja le az F4 billentyűt.

  3. A tulajdonságlap adatok lapján kattintson a listaelem-szerkesztési űrlap tulajdonságmezőben a legördülő nyílra.

  4. Kattintson az értéklista szerkesztéséhez használni kívánt űrlapra.

  5. Kattintson a fájlra , majd a Mentésparancsra, vagy nyomja le a CTRL + S Gombkép .

Keresőmező vizsgálata űrlapon

  1. Nyissa meg az űrlapot elrendezés vagy Tervező nézetben.

  2. Kattintson a jobb gombbal a lista vagy a kombinált lista vezérlőelemre, és válassza a Tulajdonságok parancsot.

  3. A tulajdonságlapon kattintson az összes fülre, és keresse meg a Sorforrás típusa és a Sorforrás tulajdonságot. A Sorforrás típusa tulajdonságnak értéklista vagy tábla/lekérdezésszükségesnek kell lennie, és a Sorforrás tulajdonságnak tartalmaznia kell pontosvesszővel vagy lekérdezéssel elválasztott elemek listáját. Több hely esetén kattintson a jobb gombbal a tulajdonságra, és válassza a Nagyítás vagy a SHIFT + F2 billentyűkombinációt.

    Az értéklista általában az alábbi alapvető szintaxist használja: "elem"; " elem";" elem"

    Ebben az esetben a lista dupla idézőjelek között található elemek halmaza, és pontosvesszővel elválasztva.

    Választó lekérdezések: használja ezt az alapvető szintaxist: SELECT [table_or_query_name]. [ mezőnév] from [table_or_query_name].

    Ebben az esetben a lekérdezés két záradékból áll (SELECT és FROM). Az első záradék egy táblára vagy lekérdezésre, valamint a tábla vagy lekérdezés egy mezőjére hivatkozik. A második záradék csak a táblára vagy a lekérdezésre vonatkozik. Az alábbi fontos megjegyezni: a SELECT záradékok nem tartalmazzák a tábla vagy a lekérdezés nevét, noha ajánlott, és legalább egy mező nevét tartalmaznia kell. A FROM záradéknak azonban mindig hivatkoznia kell egy táblára vagy lekérdezésre. Így mindig megtalálhatja a keresőmezőt vagy a forrás lekérdezést a keresőmezők számára a FROM záradék elolvasásával.

  4. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Értéklista használata esetén szerkessze a lista elemeit. Ügyeljen arra, hogy minden elemet idézőjelek közé helyezze, és pontosvesszővel válassza el egymástól az egyes elemeket.

    • Ha a keresési listában szereplő lekérdezés egy másik lekérdezésre hivatkozik, nyissa meg a második lekérdezést Tervező nézetben (kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre a navigációs ablakban, és válassza a Tervező nézetparancsot. Jegyezze fel annak a táblának a nevét, amely megjelenik a lekérdezéstervező felső részén, majd ugorjon a következő lépésre.

      Ha a keresőmező lekérdezése táblázatra hivatkozik, jegyezze fel a táblázat nevét, és folytassa a következő lépéssel.

  5. Nyissa meg a táblát Adatlap nézetben, majd szükség szerint szerkessze a listaelemeket.

Keresési mező vizsgálata a táblázatban

  1. Nyissa meg a táblát Tervező nézetben.

  2. A lekérdezéstervező rács felső részén, az adattípus oszlopban kattintson vagy más módon helyezze a fókuszt a szöveg, a szám vagy az igen/nem mezőre.

  3. A táblatervező rács alsó részén kattintson a Keresés fülre, majd nézze meg a Sorforrás típusa és a Sorforrás tulajdonságot.

    A Sorforrás típusa tulajdonságnak értéklista vagy tábla/lekérdezéskell olvasnia. A Sorforrás tulajdonságnak értéklista vagy lekérdezés szerint kell szerepelnie.

    Értéklista: az alábbi alapvető szintaxist használja: "elem"; " elem";" elem"

    Ebben az esetben a lista dupla idézőjelek között található elemek halmaza, és pontosvesszővel elválasztva.

    A választó lekérdezések általában az alábbi szintaxist használják: SELECT [table_or_query_name]. [ mezőnév] from [table_or_query_name].

    Ebben az esetben a lekérdezés két záradékból áll (SELECT és FROM). Az első záradék egy táblára vagy lekérdezésre, valamint a tábla vagy lekérdezés egy mezőjére hivatkozik. A második záradék csak a táblára vagy a lekérdezésre vonatkozik. Az alábbi fontos megjegyezni: a SELECT záradékok nem tartalmazzák a tábla vagy a lekérdezés nevét, noha ajánlott, és legalább egy mező nevét tartalmaznia kell. A FROM záradéknak azonban mindig hivatkoznia kell egy táblára vagy lekérdezésre. Így mindig megtalálhatja a keresőmezőt vagy a forrás lekérdezést a keresőmezők számára a FROM záradék elolvasásával.

  4. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Értéklista használata esetén szerkessze a lista elemeit. Ügyeljen arra, hogy minden elemet idézőjelek közé helyezze, és pontosvesszővel válassza el egymástól az egyes elemeket.

    • Ha a keresőmező egy másik lekérdezésre hivatkozik, a navigációs ablakban nyissa meg ezt a második lekérdezést Tervező nézetben (kattintson a jobb gombbal a lekérdezésre, és válassza a Tervező nézetparancsot. Jegyezze fel annak a táblának a nevét, amely megjelenik a lekérdezéstervező felső részén, majd ugorjon a következő lépésre.

      Ha a keresőmező lekérdezése táblázatra hivatkozik, jegyezze fel a táblázat nevét, és folytassa a következő lépéssel.

  5. Nyissa meg a táblát Adatlap nézetben, majd szükség szerint szerkessze a listaelemeket.

Vissza a lap tetejére

Adatok törlése egy értéklista vagy keresőmező alapján

Az értéklista elemei ugyanabban a táblában találhatóak, amelyben a rekord többi értéke is. A keresőmezők adatainak kontrasztja egy vagy több másik táblában található. Ha el szeretne távolítani egy értéket a listából, nyissa meg a táblázatot, és szerkessze az elemeket.

Ha eltávolít egy keresési listából származó adatot, további lépésekre van szükség, és ezek a lépések attól függően változnak, hogy a keresési listák lekérdezése egy táblából vagy egy másik lekérdezésből származik-e. Ha a keresési lista lekérdezése egy táblán alapul, akkor a táblázatot és a listában megjelenő adatot tartalmazó mezőt kell kijelölnie. Ezután megnyitja a forrás táblát, és szerkeszti az adott mezőben lévő adatot. Ha a keresési lista lekérdezése egy másik lekérdezésre irányul, nyissa meg a második lekérdezést, keresse meg azt a táblát és azt a mezőt, amelyből a második lekérdezés lekéri az adatokat, és módosítsa annak a táblának az adatait.

Adatok eltávolítása értéklistából

  1. Nyissa meg a táblát Tervező nézetben.

  2. A tervezőrács felső részében válassza ki azt a táblamezőt, amely az értéklistát tartalmazza.

  3. A rács alsó részében kattintson a Megjelenítés fülre, és keresse meg a Sorforrás tulajdonságot.

    Alapértelmezés szerint az értéklista értékei idézőjelek között láthatóak, a tételeket pedig pontosvessző választja el egymástól: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. A listából távolítsa el a nem kívánt elemeket. Ne feledje törölni a törölt elemekhez tartozó idézőjeleket. A lista elején ne hagyjon pontosvesszőt, ne hagyjon egymás mellett két pontosvesszőt (;;), és ha a lista utolsó elemét törli, a pontosvesszőt is törölje a lista végéről.

    Fontos    Ha olyan elemet töröl egy értéklistából, amelyet a tábla rekordjai már használnak, a törölt elem mindaddig megmarad az azt használó rekordokban, amíg nem módosítja a rekordokat. Tegyük fel például, hogy a vállalat rendelkezik egy raktárral „A” városban, de később eladja a raktárépületet. Ha törli az „A város” elemet a raktárak listájából, a táblában mindaddig továbbra is megmarad az „A város”, ameddig nem módosítja a szóban forgó adatokat.

Keresési mező adatainak eltávolítása

  1. Nyissa meg a táblát Tervező nézetben.

  2. A tervezőrács felső részében jelölje ki a keresési listát.

  3. A tervezőrács alsó részében kattintson a Megjelenítés fülre, és keresse meg a Sorforrás típusa és a Sorforrás tulajdonságokat.

    Ha minden rendben működik, a Sorforrás típusa mező értéke Tábla/lekérdezés, a Sorforrás tulajdonság értéke pedig egy olyan lekérdezés, amely egy táblára vagy egy másik lekérdezésre irányul. A keresőmezők lekérdezése mindig a kijelölt szó szerint kezdődik .

    A választó lekérdezések általában (de nem mindig) az alábbi szintaxist használják: SELECT [tábla_vagy_lekérdezés_neve].[mező_neve] FROM [tábla_vagy_lekérdezés_neve].

    Ebben az esetben a lekérdezés két záradékból áll (SELECT és FROM). Az első záradék egy táblára és a tábla egy mezőjére hivatkozik, míg a második záradék csak a táblára. Fontos tudnivalók: A FROM záradék mindig tartalmazza a forrástábla vagy a forráslekérdezés nevét. A SELECT záradék nem mindig tartalmazza a tábla vagy lekérdezés nevét, de legalább egy mező nevét tartalmaznia kell. A FROM záradéknak azonban mindig hivatkoznia kell egy táblára vagy lekérdezésre.

  4. Tegye a következők valamelyikét:

    • Ha a keresőmező egy másik lekérdezésre hivatkozik, kattintson a Szerkesztés gombra (a tulajdonságlap adatok lapján kattintson a Szerkesztő gomb tovább) gombra a lekérdezés Tervező nézetben való megnyitásához. Jegyezze fel annak a táblának a nevét, amely megjelenik a lekérdezéstervező felső részén, majd folytassa az 5 lépéssel.

    • Ha a keresőmező lekérdezése táblára hivatkozik, jegyezze fel a tábla nevét, majd lépjen az 5. pontra.

  5. Nyissa meg a forrás táblát Adatlap nézetben.

  6. Keresse meg azt a mezőt, amely a keresési listában használt adatokat tartalmazza, és szükség szerint módosítsa az adatokat.

Vissza a lap tetejére

Az adattípusok hatása az adatbevitel módjára

Amikor megtervez egy adatbázis-táblázatot, kijelöl egy adattípust a táblázat minden mezőjéhez, egy olyan folyamatot, amely pontosabb adatbevitelt biztosít.

Az adattípusok megtekintése

Tegye a következők valamelyikét:

Adatlap nézet használata

  1. Nyissa meg a táblát Adatlap nézetben.

  2. A mezők lap Formázás csoportjában ellenőrizze az adattípusok lista értékét. Az érték megváltozik, amikor a kurzort a táblázat különböző mezőibe helyezi:

    Az Adattípus lista

Tervező nézet használata

  1. Nyissa meg a táblát Tervező nézetben.

  2. Nézze meg a tervezőrácson. A rács felső részén látható az egyes táblamező-mezők neve és adattípusa.

    Mezők Tervező nézetben

Az adattípusok hatása az adatbevitelre

Az egyes táblamező adattípusa adja meg, hogy az egyes mezők milyen típusú adatot használhatnak a mezőkben. Bizonyos esetekben, például a hosszú szöveg mezőben megadhatja a kívánt adatot. Más esetekben, például a Számláló típusú mezőkben a mező adattípusa beállítás megakadályozza, hogy semmilyen információt ne adjon meg. Az alábbi táblázat felsorolja a Access által szolgáltatott adattípusokat, és ismerteti, hogy miként befolyásolják az adatbevitelt.

További információért olvassa el az asztali Access-adatbázisok adattípusai című témakört, és módosítsa vagy módosítsa a mezőadattípusának beállítását.

Adattípus

Az adatbevitelre gyakorolt hatások

Rövid szöveg

Megjegyzés: az Access 2013-ban kezdődően a szöveg adattípus a rövid szövegnevet kapta.

A rövid szöveg típusú mezők szöveges vagy numerikus karaktereket (többek között az elemek körülhatárolt listáját) fogadnak el. Egy szövegmező kisebb számú karaktert fogad el, mint a hosszú szöveg mező (0 – 255 karakter). Bizonyos esetekben a konverziós függvényekkel számításokat végezhet a rövid szöveg típusú mezőkben.

Hosszú szöveg

Megjegyzés: az Access 2013-től kezdődően a feljegyzés adattípus a hosszú szövegnevet kapta.

Ebben a típusú mezőben nagy mennyiségű szöveget és numerikus adatot adhat meg legfeljebb 64 000 karakterből. Azt is megteheti, hogy a mezőt úgy állítja be, hogy támogatja a Rich Text formázást, és a Word-programokban (például a Wordben) általában megtalálható formázási típusokat alkalmazza. Több betűtípust és betűméretet alkalmazhat például a szöveg adott karaktereinek formázására, és félkövér vagy dőlt formázást is alkalmazhat. HTML (Hypertext Markup Language) címkéket is hozzáadhat az adatsorokhoz. További információt a Rich Text mező beszúrása vagy hozzáadásacímű témakörben találhat.

A hosszú szöveg típusú mezők a csak Hozzáfűzésnevű tulajdonságot is magukban foglalják. Ha engedélyezi ezt a tulajdonságot, az új adatot hozzáfűzheti egy hosszú szövegmezőhöz, a meglévőket azonban nem módosíthatja. A funkció olyan alkalmazásokban használható, mint például az adatbázis-nyilvántartási adatbázisokban, ahol szükség lehet egy olyan állandó rekord megtartására, amely változatlan marad. Ha a kurzort egy hosszú szövegmezőbe helyezi, és a csak Hozzáfűzés tulajdonság engedélyezve van, alapértelmezés szerint eltűnik a mezőben lévő szöveg. A szöveg formázását és egyéb módosításait nem lehet alkalmazni.

A rövid szöveg típusú mezőkhöz hasonlóan a konverziós függvényeket is futtathatja a hosszú szövegmezőben lévő adatokkal.

Szám

Ebben a típusú mezőben csak számok adhatók meg, és egy szám típusú mezőben szereplő értékeken is végezhet számításokat.

Nagy szám

Megjegyzés: a nagy méretű szám adattípusok csak az Access Office 365-előfizetéses verziójában érhetők el.

Ebben a típusú mezőben csak számok adhatók meg, és a nagy szám mezőben szereplő értékeken is végezhet számításokat.

További információ: A Nagy szám adattípus használata.

Dátum/Idő

Ebben a típusú mezőben csak dátumok és időpontok adhatók meg. 

Beállíthatja a mező beviteli maszkját (a mező kijelölésekor megjelenő literális és helyőrző karakterek sorozatát), a szóközöket és a maszk által szolgáltatott formátumot kell beírnia. Ha például egy maszkot lát, például a MMM_DD_YYYY, a 11 2017 a beírni kívánt helyekhez kell beírnia a TOT-ot. Nem adhat meg teljes havi nevet vagy kétjegyű éves értéket. További tudnivalókat az adatbeviteli formátumok szabályozása beviteli maszkokkalcímű témakörben találhat.

Ha nem hoz létre beviteli maszkot, megadhatja az értéket bármely érvényes dátum-vagy időformátummal. Beírhatja például a következőt: 11 okt. 2017, 10/11/17, október 11, 2017 stb.

A mezőre is alkalmazhat megjelenítési formátumot. Abban az esetben, ha nincs megadva beviteli maszk, az érték szinte bármilyen formátumban megadható, de az Access a megjelenítési formátummal összhangban jeleníti meg a dátumokat. Beírhatja például a 10/11/2017, de a megjelenítési formátumot úgy is beállíthatja, hogy az érték 11 – okt-2017 legyen látható.

További információt az aktuális dátum beszúrásacímű témakörben talál.

Pénznem

Ebben a típusú mezőben csak pénznem értékeket adhat meg. Azt is megteheti, hogy nem kell manuálisan beírnia egy pénznem szimbólumot. Az Access alapértelmezés szerint a Windows területi beállításai között megadott pénznem szimbólumot (¥, £, $ stb.) alkalmazza. Ha szükséges, módosíthatja ezt a pénznemszimbólumot a másik pénznemet is tükrözheti.

Számláló

Az ilyen típusú mezőkben lévő adatot nem lehet bármikor beírni vagy módosítani. Az Access egy Számláló típusú mezőben adja meg az értékeket, valahányszor új rekordot vesz fel egy táblába.

Számított

Az ilyen típusú mezőkben lévő adatot nem lehet bármikor beírni vagy módosítani. A mező eredményét egy meghatározott kifejezés határozza meg. Az Access akkor frissíti a számított mező értékeit, ha új rekordot vesz fel vagy szerkeszt egy táblába.

Igen/Nem

Ha egy erre az adattípusra beállított mezőre kattint, az Access egy jelölőnégyzetet vagy legördülő listát jelenít meg, attól függően, hogy miként formázza a mezőt. Ha úgy formázza a mezőt, hogy megjelenjen egy lista, az Igen vagy a nem, a true vagy a falsevagy a be vagy a ki lehetőség választása a listáról, a mezőre alkalmazott formátumtól függően. Nem adhat meg értékeket a listában, és nem módosíthatja a lista értékeit közvetlenül egy űrlapról vagy táblázatból.

OLE-objektum

Ezt a típusú mezőt akkor használja, ha egy másik programmal létrehozott fájlból szeretne adatot megjeleníteni. Megjeleníthet például egy szövegfájlt, egy Excel-diagramot vagy egy PowerPoint-bemutatót egy OLE-objektum típusú mezőben.

A mellékletek gyorsabban, egyszerűbben és rugalmasabban szolgálják az egyéb programokból származó adatmegjelenítést.

Hyperlink

Bármilyen adatot megadhat ilyen típusú mezőben, és az Access egy webcímben rögzítheti azt. Ha például beír egy értéket a mezőbe, az Access a szöveget a http://www-val veszi körül .your_text. com. Ha érvényes webcímet ad meg, a hivatkozás működni fog. Egyéb esetben a hivatkozás egy hibaüzenetet ad eredményül.

A meglévő hivatkozások szerkesztése bonyolult lehet, mert a hivatkozás mezőre kattintva megnyithatja a böngészőt, és a hivatkozásban megadott webhelyre lép. A hivatkozás mező szerkesztéséhez jelöljön ki egy szomszédos mezőt, és a TAB billentyűvel vagy a nyílbillentyűkkel vigye a fókuszt a Hiperhivatkozás mezőbe, majd nyomja le az F2 billentyűt a Szerkesztés engedélyezéséhez.

Melléklet

Más programokból származó adatot is csatolhat ilyen típusú mezőhöz, de a szöveg vagy a numerikus adattípust nem írhatja be vagy más módon.

További információt a fájlok és képek csatolása az adatbázis rekordjaihozcímű témakörben talál.

Keresés varázsló

A Keresés varázsló nem adattípus. Ehelyett a varázslóval két típust hozhat létre a legördülő listákból: értéklista és keresőmezők. Az értéklista a Keresés varázsló használatakor kézzel megadott elemek tagolt listáját használja. Ezek az értékek függetlenek lehetnek az adatbázis bármely más adattal vagy objektumával.

Ezzel szemben a keresőmező lekérdezéssel beolvassa az adatbázis egy vagy több táblájából származó adatot. Ekkor a keresőmező megjeleníti az adatot egy legördülő listában. A Keresés varázsló alapértelmezés szerint a tábla mezőt a szám adattípusra állítja.

A keresőmezők közvetlenül a táblázatokban, valamint az űrlapokon és jelentésekben is használhatók. A keresőmező értékei alapértelmezés szerint egy kombinált lista típusú vezérlőben, a legördülő nyilat tartalmazó listákban jelennek meg:

Üres keresési lista

A további elemek megjelenítéséhez a gördítősávot tartalmazó listákat is használhatja:

Egy űrlapon található egyszerű lista vezérlőelem

Attól függően, hogy hogyan állítja be a keresőmezőt és a kombinált listát, szerkesztheti a lista elemeit, és az elemeket felveheti a listára, ha kikapcsolja a keresési mezőre vonatkozó korlátozás tulajdonságot.

Ha közvetlenül nem szerkesztheti egy lista értékeit, az előre definiált értéklista vagy a keresőmező forrásaként szolgáló táblázatban kell megadnia vagy módosítania az adatokat.

Végül ha keresőmezőt hoz létre, tetszés szerint beállíthatja több érték támogatását is. Amikor ezt megtette, az eredményül kapott lista megjeleníti az egyes listaelemek melletti jelölőnégyzetet, és tetszés szerint kijelölhet vagy törölhet annyi elemet. Az alábbi ábra egy tipikus többértékű listát ábrázol:

Jelölőnégyzetes lista

Ha többet szeretne tudni a többértékű keresőmezők létrehozásáról és az így létrejövő listák használatáról, olvassa el a többértékű mező létrehozása vagy törlésecímű témakört.

Vissza a lap tetejére

A Táblamező tulajdonságainak hatása az adat beírásának módjára

Az adatbázis szerkezetét és az adattípusokat szabályozó tervezési elveken kívül több mezőtulajdonságok is befolyásolhatják az adatok Access-adatbázisba való beírását.

Táblamező tulajdonságainak megtekintése

Az Access kétféle módon jeleníti meg a táblamező tulajdonságait.

Adatlap nézetben

  1. Nyissa meg a táblát Adatlap nézetben.

  2. Kattintson a mezők fülre, és a Formázás csoportban található vezérlőkkel tekintse meg az egyes táblamező-mezők tulajdonságait.

Tervező nézetben

  1. Nyissa meg a táblát Tervező nézetben.

  2. A rács alsó részén kattintson az általános fülre, ha még nincs kiválasztva.

  3. A keresőmező tulajdonságainak megjelenítéséhez kattintson a Keresés fülre.

A tulajdonságok hatása az adatbevitelre

Az alábbi táblázat felsorolja azokat a tulajdonságokat, amelyek a legnagyobb hatással vannak az adatbevitelre, és ismertetik, hogy miként befolyásolják az adatbevitelt.

Tulajdonság

Hely a táblázat tervezőrácsán

Lehetséges értékek

Viselkedés az adatbevitelkor

Mezőméret

Általános lap

0-255

A karakteres korlát csak a szöveg adattípusra beállított mezőkre vonatkozik. Ha a megadott számú karakternél többet próbál meg beírni, a mező kivágja őket.

Kötelező

Általános lap

Igen/Nem

Ha be van kapcsolva, ez a tulajdonság egy érték megadására kényszeríti a mezőt, és az Access nem teszi lehetővé az új adat mentését, amíg el nem fejezi a szükséges mezőt. Ha ki van kapcsolva, a mező null értéket fog elfogadni, vagyis a mező üres maradhat.

A null érték nem egyezik meg a nulla értékkel. A nulla egy számjegy, a "NULL" pedig hiányzik, nem meghatározott vagy ismeretlen érték.

Nulla hosszúságú karakterláncok engedélyezése

Általános lap

Igen/Nem

Ha be van kapcsolva, nulla hosszúságú karakterláncokat, karaktereket nem tartalmazó karakterláncokat adhat meg. Ha nulla hosszúságú karakterláncot szeretne létrehozni, a idézőjelek közé kell beírnia a mezőbe ("").

Indexelt

Általános lap

Igen/Nem

A táblamezők indexelése során az Access nem teszi lehetővé az ismétlődő értékek hozzáadását. Több mezőből is létrehozhat tárgymutatót. Ha ezt megteheti, a két mezőben nem szereplő értékeket duplikálhatja.

Beviteli maszk

Általános lap

Literális és helyőrző karakterek előre definiált vagy egyéni halmazai

A beviteli maszk arra kényszeríti, hogy az adatokat előre meghatározott formátumban adja meg. A maszkok akkor jelennek meg, amikor kijelöl egy mezőt egy táblázatban vagy űrlapon lévő vezérlőelemben. Tegyük fel például, hogy egy Date mezőre kattint, és a következő karaktereket jeleníti meg: MMM – DD – ÉÉÉÉ. Ez egy beviteli maszk. A hónap értékét három betűből (például a TOT-ról), a Year (év) négy számjeggyel (például okt-15-2017) kell beírnia.

A beviteli maszkok csak az adatok beírásának, illetve az adatok tárolásának és megjelenítésének módját szabályozzák.

További információt az adatbeviteli formátumok szabályozása beviteli maszkokkal és a dátum és idő mező formázásacímű témakörben találhat.

Lista korlátozása

Keresés lap

Igen/Nem

Engedélyezi vagy letiltja a keresőmezők elemeinek módosításait. A felhasználók időnként megkísérlik manuálisan módosítani a keresőmezők elemeit. Ha az Access megakadályozza a mezők elemeinek módosítását, a tulajdonság értéke Igen. Ha a tulajdonság engedélyezve van, és módosítania kell egy lista elemeit, meg kell nyitnia a listát (ha módosítani szeretne egy értéklista) vagy a listához tartozó forrásadatokat tartalmazó táblát (Ha szerkeszteni szeretné a keresőmezőt), és módosítani szeretné az értékeket.

Értéklista szerkesztésének engedélyezése

Keresés lap

Igen/Nem

Engedélyezi vagy letiltja a listaelemEk szerkesztése parancsot az értéklista esetén, a keresőmezők esetében azonban nem. Ha engedélyezni szeretné ezt a parancsot a keresőmezők mezőihez, adjon meg egy érvényes nevet a listaelemEk szerkesztése űrlap tulajdonságban. Az értéklista szerkesztésének engedélyezése parancs megjelenik egy helyi menüben, amelyet a jobb gombbal a lista vagy kombinált lista vezérlőelemre kattintva nyithat meg. A parancs futtatásakor megjelenik a listaelemEk szerkesztése párbeszédpanel. Ha a listaelemEk szerkesztése űrlap tulajdonságban megadja az űrlap nevét, az Access az űrlapot a párbeszédpanel megjelenítése helyett elindítja.

Futtathatja a listaelemek szerkesztése parancsot a lista és a kombinált lista vezérlőelemei között az űrlapokon, valamint a tábla és a lekérdezés eredményének halmazában található kombinált lista vezérlőelemekről. Az űrlapokat tervező vagy Tallózás nézetben kell megnyitni; a táblákat és a lekérdezési találatokat Adatlap nézetben kell megnyitni.

Listaelem-szerkesztő űrlap

Keresés lap

Az adatbeviteli űrlap neve

Ha beírja az adatbeviteli űrlap nevét a táblázat tulajdonság értékeként, akkor az űrlap akkor nyílik meg, ha a felhasználó futtatja a listaelemEk szerkesztése parancsot. Egyéb esetben megjelenik a listaelemEk szerkesztése párbeszédpanel, amikor a felhasználók futtatják a parancsot.

Vissza a lap tetejére

Az elsődleges és az idegen kulcs értékeinek módosítása kaszkádolt frissítésekkel

Időnként előfordulhat, hogy frissítenie kell az elsődleges kulcs értékét. Ha az elsődleges kulcsot idegen kulcsként használja, az idegen kulcs minden alárendelt példányán automatikusan frissítheti a módosításokat.

Emlékeztetőként az elsődleges kulcs egy olyan érték, amely egyedileg azonosítja az egyes sorokat (rekordokat) az adatbázis-táblában. Az idegen kulcs egy olyan oszlop, amely megfelel az elsődleges kulcsnak. A külső kulcsok általában más táblázatokban találhatók, és lehetővé teszik, hogy kapcsolatot (hivatkozást) hozzon létre a táblák adatainak között.

Tegyük fel például, hogy egy termékazonosító számot használ elsődleges kulcsként. Egy azonosító számot egyedileg azonosít egy terméket. Azt is megTeheti, hogy az azonosító számot idegen kulcsként használja az Order Data (rendelések) táblában. Így minden olyan rendelést megtalálhat, amely minden terméket bevon, mert bármely alkalommal, amikor valaki megrendeli a terméket, az azonosító a rendelés részévé válik.

Előfordulhat, hogy ezek az azonosító számok (vagy más típusú elsődleges kulcsok) változnak. Ha mégis megváltoztatta, módosíthatja az elsődleges kulcs értékét, és az összes kapcsolódó alárendelt rekordban automatikusan lépcsőzetesen átrendezheti a módosításokat. Ezt a működést úgy engedélyezheti, hogy bekapcsolja a hivatkozási integritást és a Kaszkádolt frissítéseket a két tábla között.

Emlékezzen ezekre a fontos szabályokra:

  • A Kaszkádolt frissítéseket csak a szöveg vagy szám adattípusokra beállított elsődleges kulcs mezőkhöz engedélyezheti. Az Számláló adattípusú mezők kaszkádolt frissítése nem használható.

  • Kaszkádolt frissítéseket csak egy-a-többhöz kapcsolatot tartalmazó táblák között engedélyezhet.

További információ a kapcsolatok létrehozásáról. Lásd: útmutató a táblák közötti kapcsolatokhoz, valamint a kapcsolat létrehozása, szerkesztése vagy törlése.

Az alábbi eljárásokkal kéz-kéz segítségével megtudhatja, hogy miként hozhat létre kapcsolatot, majd engedélyezze az adott kapcsolathoz tartozó lépcsőzetes frissítéseket.

Kapcsolat létrehozása

  1. Kattintson az Adatbáziseszközök lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában a Kapcsolatok gombra.

  2. Kattintson a tervezés lap kapcsolatok csoportjában a tábla megjelenítésegombra.

  3. A tábla megjelenítése párbeszédpanelen kattintson a táblák fülre, jelölje ki a módosítani kívánt táblákat, kattintson a Hozzáadás, majd a Bezárásgombra.

    Több tábla kijelöléséhez nyomja le a SHIFT billentyűt, vagy a táblázatokat külön-külön is felveheti. Csak a kapcsolat "egy" és "több" oldalán lévő táblázatok kijelölése

  4. A kapcsolatok ablakban húzza az elsődleges kulcsot a kapcsolat "egy" oldalán található táblából, és a kapcsolat "több" oldalán lévő táblázat idegen kulcs mezőjében.

    Megjelenik a Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanel. A következő ábra a párbeszédpanelt jeleníti meg:

    Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanel egy meglévő kapcsolattal

  5. Jelölje be a hivatkozási integritás megőrzése jelölőnégyzetet, és kattintson a Létrehozásgombra.

Kaszkádolt frissítések engedélyezése az elsődleges kulcsokban

  1. Kattintson az Adatbáziseszközök lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában a Kapcsolatok gombra.

  2. Ekkor megjelenik a kapcsolatok ablak, és az adatbázis táblái között az illesztések (összekötő vonalakként) jelennek meg. A következő ábrán egy tipikus kapcsolat látható:

  3. Kattintson a jobb gombbal a fölérendelt és a gyermektábla közötti illesztési sorhoz, és válassza a Kapcsolat szerkesztéseparancsot.

    Kapcsolat két tábla között

    Megjelenik a Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanel. A következő ábra a párbeszédpanelt jeleníti meg:

    A Kapcsolatok szerkesztése párbeszédpanel

  4. Jelölje be a kapcsolt mezők kaszkádolt frissítésejelölőnégyzetet, ellenőrizze, hogy be van-e jelölve a hivatkozási integritás megőrzése jelölőnégyzet, majd kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Miért tűnik ki az azonosító számok a szám kihagyását?

Ha Számláló adattípusú mezőt hoz létre, az Access automatikusan létrehoz egy értéket az adott mezőhöz minden új rekordban. Az érték alapértelmezés szerint növekszik, így minden új rekord a következő elérhető sorszámot kapja. A Számláló adattípus célja olyan érték megadására, amely alkalmas elsődleges kulcsként való használatra. További információt az elsődleges kulcs hozzáadása, beállítása, módosítása és eltávolításacímű témakörben talál.

Ha egy olyan táblából töröl egy sort, amely egy Számláló adattípusú mezőt tartalmaz, a program az adott sor számláló mezőjében szereplő értéket nem mindig automatikusan újrahasználja. Ebből az okból kifolyólag előfordulhat, hogy az Access által generált szám nem a várt szám, és a rések az azonosító számok sorrendjében jelenhetnek meg – ez a terv alapján történik. Csak a Számláló típusú mezők értékeinek egyediségét kell figyelembe vennie, a sorrendet nem.

Vissza a lap tetejére

Az adatTömeges frissítés lekérdezésekkel

A hozzáfűző, frissítő és törlő lekérdezések segítségével tömegesen vehet fel, módosíthat és távolíthat el rekordokat. Emellett a tömeges frissítések egyszerűbbek és hatékonyabbak, ha az adatbázis-tervezés jó elveit használja. A hozzáfűző, frissítő vagy törlő lekérdezés használata időtakarékos lehet, mert a lekérdezést később is felhasználhatja.

Fontos    A lekérdezések használata előtt készítsen biztonsági másolatot az adatMentésről. Miután a biztonsági másolat kéznél van, segítséget nyújt a véletlenül elvégezhető hibák gyors kijavításában.

Lekérdezések összefűzése    Több rekord felvétele egy vagy több táblába. A hozzáfűző lekérdezések egyike a leggyakrabban használt rekordok egy vagy több táblájából egy vagy több táblából a céladatbázis egy vagy több táblájába való felvételéhez. Tegyük fel például, hogy néhány új ügyfelet és egy, a vevőkről tájékoztató táblázatot tartalmazó adatbázist kapott. Ha el szeretné kerülni, hogy az új adat manuálisan legyen beírva, az adatbázis megfelelő táblájához vagy tábláihoz is hozzáfűzheti. További információt a rekordok felvétele a táblába a hozzáfűző lekérdezés segítségévelcímű témakörben találhat.

Frissítő lekérdezések    Számos meglévő rekord részének (de nem mindegyikének) hozzáadására, módosítására és törlésére használható. A frissítő lekérdezéseket a Keresés és csere párbeszédpanel hatékony formájának tekintheti át. Megadhat egy Select feltételt (egy keresési karakterlánc durva egyenértékét) és egy frissítési feltételt (a helyettesítő karakterlánc durva egyenértékét). A párbeszédpaneltől eltérően a frissítő lekérdezések több feltételt is elfogadhatnak, és lehetővé teszik, hogy az egyik lépésben frissítsen egy nagy számú rekordot, és lehetővé teszi több tábla rekordjainak módosítását. További információt a frissítő lekérdezés létrehozása és futtatásacímű témakörben talál.

Lekérdezések törlése    Ha gyorsan törölni szeretné a sok adatot, vagy rendszeresen törölni szeretne egy adathalmazt, akkor a törlés akkor lehet hasznos, ha a lekérdezések lehetővé teszik az adatok gyors megtalálását és törlését lehetővé tevő feltételek megadását. További információt a rekordok hozzáadásának, szerkesztésének és törlésÉnek módjaicímű témakörben találhat.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×