Create Content Organizer rules to route documents

Tartalom

• A szabályok létrehozása előtt: első lépések

• A dokumentumok átirányításának ismertetése

• Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

A szabályok létrehozása előtt: első lépések

Mielőtt szabályokat hoz létre az útválasztási dokumentumokhoz, több fontos lépést kell követnie.

1. A tartalom-szervező funkció aktiválása

2. Létrehozhat olyan tárakat és mappákat, amelyeket át szeretne irányítani a dokumentumokba. Szükség esetén célszerű lehet mappákat létrehozni az összes olyan típusú dokumentumhoz, amelyet köröztetni szeretne. Létrehozhat például egy tárat csak az e-mail-rekordok vagy az Excel-számolótáblák számára. A tárak létrehozásáról további információt a dokumentumtár létrehozása a SharePointbancímű témakörben talál.

3. A tartalomtípusokhoz társítani kell a köröztetni kívánt dokumentumokat. A tartalomtípus része lehet annak a feltételnek, amely a dokumentum tárolási helyét határozza meg.

Vissza a lap tetejére

A dokumentumok átirányításának ismertetése

A dokumentumokat a rekordtár webhelyeken vagy más típusú SharePoint-webhelyeken található tárakba vagy mappákba irányíthatja át. A tartalom-szervező funkció aktiválása során automatikusan létrehozott legördülő tár alapértelmezett helyként szolgál. A dokumentumok útválasztási folyamata számos elemből áll:

• Célkönyvtár és-mappák    A tartalmi gondnokok vagy a rekordok kezelői manuálisan hozhatnak létre tárakat és mappákat, ahol a dokumentumokat át kell irányítani, és a tárakat célként kell kijelölni.

• Webhely-tartalomtípusok    Minden dokumentumban szerepelnie kell egy tartalomtípusnak, és a felhasználók manuálisan adhatják meg a megfelelő webhely-tartalomtípusokat a tárak eléréséhez.

• Tár legördülő listája    Azok a dokumentumok, amelyek nem felelnek meg a szabályoknak, vagy hiányoznak a szükséges metaadatok, a felhasználók a szükséges metaadatokat adhatják meg. A tartalmat szervező úgy is beállítható, hogy az összes feltöltött dokumentum átmenetileg a legördülő könyvtárba kerüljön.

  Megjegyzés: A legördülő lista az olyan elemek "catch-all" ("catch-all") célja, amely nem felel meg a szabályoknak. Ideiglenes helyként, és nem állandó együttműködési webhelyként van tervezve.

• Dokumentum szabályok listája    Ez az összes útválasztási szabály gyűjteménye. A tartalmi gondnokok vagy a rekordok kezelői ezt a listát az útválasztási szabályok létrehozásához, kezeléséhez és megtekintéséhez tekintheti meg.

A következő ábra azt szemlélteti, hogy a dokumentumok és az e-mailek milyen módon jutnak el az értekezlet bizonyos feltételei alapján, és hogy a hiányzó információkat tartalmazó dokumentumok hogyan kerülnek vissza a legördülő listára.

Vissza a lap tetejére

Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

A Record Routing listához hozzáadott minden rekordtípus esetében adja meg a rekord címét és leírását. Itt adhatja meg azt a helyet a webhelyen, ahol a rekordot tárolják. Ha gondoskodni szeretne arról, hogy a megfelelő rekordok a megfelelő helyre legyenek átirányítva, megadhatja a rekordtípus helyettesítő nevét is.

1. Nyissa meg azt a webhelyet, amelyhez a tartalomkezelési szabályokat létre szeretné hozni.

2. A webhely tartalma lehetőséget a fontos rovatok sávon, a továbbiaklehetőséget választva jelenítheti meg.

3. Az alkalmazások menüből válassza a Beállításoklehetőséget.

4. A webhely beállításai lap webhely felügyelete csoportjában válassza a tartalomalapú tartalomkezelési szabályoklehetőséget.

5. A tartalom-szervező szabályai lapon kattintson az új elem hozzáadásáhozválassza a Hozzáadáslehetőséget.

6. A szabály neve csoportban adjon meg egy olyan nevet, amely leírja a szabály feltételeit és műveleteit.

7. Ha a szabályt a beérkező tartalomra szeretné alkalmazni, válassza a szabály állapota és prioritás csoportban az aktívlehetőséget. Ezután válasszon ki egy prioritást a tartalom átirányításának meghatározásához, ha a tartalom több szervező szabálynak is megfelel.
   Ha nem szeretné, hogy ez a szabály a beérkező tartalmakra vonatkozzon, válassza az inaktívlehetőséget.

8. A beküldött tartalom típusa csoportban társítsa a szabályt egy tartalomtípushoz. Ehhez a tartalom-szervezőhöz való beadásokat a program kijelöli a kijelölt tartalomtípussal, és azonosítja a szabály feltételeiben használt tulajdonságokat.

   • Válassza ki a megfelelő tartalomtípust. A kiválasztott csoport határozza meg, hogy a következő lépésben milyen tartalomtípusokat lehet választani.

   • Válassza ki a megfelelő tartalomtípust.

   • Ha a kijelölt tartalomtípushoz más név tartozik egy másik SharePoint-webhelyen, a helyettesítő nevekcsoportban jelölje be a jelölőnégyzetet. Ezután írja be a megadott mezőbe a másik webhelyen használt nevet, és válassza a Hozzáadásgombot. Az alternatív tartalomtípusok nevei az alatta lévő listában jelennek meg.

9. A feltételek csoportban adja meg, hogy milyen feltételek mellett legyenek a beküldési tulajdonságok a szabálynak. Ha például azt szeretné, hogy a szabály minden olyan dokumentumra érvényes legyen, amely a címben a "költségvetés" szót tartalmazza. További feltételek hozzáadásához kattintson a másik feltétel hozzáadása hivatkozásra.

   Megjegyzés: A tulajdonság legördülő listájában elérhető tulajdonságok a 6. lépésben kiválasztott tartalomtípustól függően változhatnak.

10. A célhely csoportban adja meg, vagy tallózással keresse meg azt a helyet, amely megfelel a szabálynak. Ha a hasonló dokumentumokat mappákba szeretné csoportosítani, jelölje be a mappa automatikus létrehozása jelölőnégyzetet. Ha például van olyan tulajdonsága, amely felsorolja a szervezetében lévő projektek összes dokumentumát, akkor kényszerítheti a tartalmat szervezőt, hogy hozzon létre külön mappát minden projekthez.

    Megjegyzés: A tartalomszolgáltatók szabályai azt jelentik, hogy a dokumentumokat a különböző helyekre kell átirányítani. Nem támogatjuk a szabályok használatát arra, hogy az együttműködés során ugyanazon a helyen történjen a fájlok ismételt közzététele.

Vissza a lap tetejére