SharePoint-nézetek módosítása szűréssel

SharePoint-nézetek módosítása szűréssel

A szűréssel csökkenthető az adott nézetben megjelenő elemek száma úgy, hogy csak a kívánt adatok legyenek láthatók. A szűrővel kiválaszthatók a megadott feltételeknek megfelelő elemek (például hely, elem típusa vagy ártartomány). Indexek és szűrők használatával az adatok elérése is egyszerűbbé válik, illetve könnyebben betartható a Listanézet küszöbe beállításhoz megadott küszöbérték. A szűrők önmagukban, illetve a jobb formázás érdekében csoportosítva vagy rendezve is használhatók adatok lekérdezéséhez.

Az indexek a szűrőkkel együttműködve növelik azok teljesítményét. Ha a listában vagy tárban lévő elemek száma túllépi a Listanézet küszöbe beállítás értékét, de még nem éri el a 20 000-et, a legtöbb esetben felvehet indexeket meglévő oszlopokra. Ezt követően szűrőket alkalmazva a megjelenített adatokat hozzáadhatja az 5000 értékű Listanézet küszöbe csoporthoz.

A szűrők különböző műveletek (például nagyobb mint vagy kisebb mint) alapján elemeket kiválasztva és az adatokat egyeztetve csökkentik az eredményül kapott adatok mennyiségét. Szűrt nézet létrehozásakor a szűrőkifejezésben lévő első indexelt oszlop csökkenti a legnagyobb mértékben az adatkészletet. Egy állapot- vagy dátummezőre való szűrés például jelentős mértékben csökkentheti a megjelenő adatok mennyiségét. Ha például 15 000 eleme van, megadhatja, hogy az első index kevesebb, mint 5000 elemet adjon vissza. Ha az adatkészletben legfeljebb 5000 elem szerepel, akkor is érdemes lehet így tennie.

A SharePoint kijelöli a lekérdezés első indexelt oszlopát, majd a többi oszlop használatával kijelöli az adatokat. A listanézetben megadott egyéb oszlopok lehetnek indexelt vagy nem indexelt oszlopok. A nézet nem használja ezeket az indexeket, még ha a szűrt nézet végső eredménye a listanézet küszöbértékénél kevesebbet is ad vissza.

Tegyük fel például, hogy a következő lekérdezése van: méret = nagy ÉS szín = piros. A listában a méret nem indexelt, a szín azonban igen. Mindaddig, amíg a listában 5000-nél kevesebb „piros” elem szerepel, a lekérdezés sikerrel jár egy nagy listában. A méret = nagy VAGY szín = piros lekérdezés esetén azonban előfordulhat, hogy az adatbázis megtalálja az összes piros elemet, de a teljes listát át kell vizsgálnia az összes nagy elem megkereséséhez. Több mint 5000 elem visszaadása esetén a lekérdezés szabályozott.

Ha a szűrőkifejezésben két vagy több oszlopot használ, a meghatározó indexnek vagy indexeknek ÉS operátort kell használniuk. Tegyük fel például, hogy a kutyákat szeretné lekérdezni egy állatokat tartalmazó nagy listából. Van egy Fajok nevű nem indexelt oszlopa, amelynek egyik értéke a Kutya. Ha kizárólag a Fajok = Kutya elemre szűkíti a keresést, a lekérdezés szabályozott lesz. Ha azonban rendelkezik egy Osztály nevű indexelt oszloppal, a lekérdezés Osztály = Emlősök ÉS Fajok = Kutya lesz. Az Osztály = Emlősök ÉS Fajok = KUTYA VAGY Fajok = Macskák) lekérdezéssel macskákat és kutyákat is kereshet. A második lekérdezés kijelöli az összes emlőst, majd kutyákra és macskákra szűri a találatokat.

Megjegyzés: A rendszer a Lomtárba helyezett elemeket is beszámítja, amikor azt határozza meg, hogy a szűrőkifejezés túllépi-e a listanézet küszöbértékét. Ha azonban kiüríti a lomtárat, ezek az elemek a továbbiakban már nem számítanak be. További információt A lomtár kiürítése vagy a fájlok visszaállításacímű témakörben talál.

Ha a szűréshez használni kívánt oszlopokhoz nem tartoznak indexek, először létre kell hoznia őket. További információt az Index hozzáadása egy SharePoint-oszlophoz című cikkben talál.

Miután indexelt egy oszlopot, felveheti azt egy nézet létrehozásakor vagy módosításakor, és szűrheti vele a nézetet. A nézetek létrehozása előtt érdemes lehet több oszlopot is a listához adni, mivel így a rendezés, a csoportosítás és a szűrés rugalmasabban megoldható. A rendezéshez és a szűréshez olyan oszlopokat is választhat, amelyek szerepelnek ugyan az adatkészletben, de nem jelennek meg.

Nézet létrehozása

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol nézetet szeretne létrehozni.

  2. A használt verziótól függően hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

    • A SharePoint 2016, 2013, 2010 vagy a SharePoint Online klasszikus felületén kattintson a Lista vagy a Tár fülre, és kattintson a Nézet létrehozása gombra.

      A SharePoint-tár Nézet létrehozása gombja a menüszalagon
    • A SharePoint Online-ban vagy a csoporthoz csatlakoztatott SharePointban kattintson a Nézetbeállítások gomb lefelé mutató nyilára, és kattintson a Nézetek kezelése vagy a Jelenlegi nézet szerkesztése parancsra.

      A nézetek kiválasztására szolgáló menü, amelyben a Nézetek kezelése elem van kijelölve
      A jelenlegi nézet szerkesztése
  3. Görgessen le a Nézetek csoportra, és kattintson a Nézet létrehozása elemre.

  4. A Nézet típusa lapon kattintson a használni kívánt nézetre. Ha nem biztos abban, hogy melyiket szeretné használni, válassza a Szokásos nézet típust.

    Nézettípusok lapja
  5. Írjon be egy nevet a Nézet neve mezőbe.

    Név és opcionálisan egy fájlnév megadása a nézethez
  6. Szerkessze a nézet webcímét, vagy fogadja el az alapértelmezett beállítást. Később visszatérhet ide, és módosíthatja a címet.

  7. A Szűrő szakaszban kattintson a Csak azon elemek megjelenítése, amelyekre igaz a következő állítás elemre, majd válassza ki, hogy miként szeretné szűrni az elemeket az indexelt oszlopok egyike alapján.

    Ha például csak az aktuális napon megváltozott elemekből szeretne nézetet létrehozni, válassza a Módosítva (indexelt) oszlopot és az egyenlő feltételt, majd írja be a [Ma] értéket.

    Indexelt mező választása a SharePoint Online-ban

    Megjegyzés: Ha egyetlen oszlop neve után sem látja az (Indexelt) szót, akkor az adott listában vagy tárban nincs indexelt oszlop, és először az Egyszerű vagy összetett index létrehozása műveletre van szükség.

  8. Az egyes lapokon megjelenítendő elemek számának korlátozásához görgessen le a Maximális elemszám mezőhöz, és adja meg a Megjelenítendő elemek száma értéket. Nézet létrehozásakor a megjelenítendő elemek alapértelmezett száma 30.

    A megjelenítendő elemek számának beállítása a Nézet beállításai lapon
  9. A lapok maximális elemszámának beállítása során két lehetőség közül választhat:

    • Az Elemek megjelenítése a megadott méretű kötegekben választógombot bejelölve az adatok laponként jeleníthetők meg. Ez akkor hasznos, ha nem interaktív módon tallóz az elemek között.

      Ha a beállított korlátnál nagyobb az elemszám, a megjelenítés lapozható lesz.

      Funkció képe

    • A visszaadott elemek számának korlátozása a megadott mennyiségre választógomb bejelölése esetén merev korlátot léptet életbe, amely nem feltétlenül jeleníti meg a szűrőművelet valamennyi eredményét, de hasznos lehet a nézet tesztelésekor, prototípusok létrehozásakor vagy ha csak egy nézet felső értékeire kíváncsi.

  10. A Stílus csoportban a Betekintő ablaktábla lehetőséget választva a listában lévő összes információt függőleges ablaktábla formátumban jelenítheti meg. A betekintő ablaktábla a nézetstílusok egyike, amelyet a nézetek létrehozásakor vagy szerkesztésekor a Stílusok csoportban választhat ki.

    Választható stílusok a Nézet beállításai lapon

    Ha a lap bal oldalán rámutat a görgethető területen látható elemcímre, gyorsabban navigálhat az adatok között, és láthatja az aktuális elemnek az oldal jobb oldalán függőlegesen kilistázott oszlopértékeit. Kevesebb kezdőérték lesz látható, és ez gyorsítja a nézet megjelenítését. Ez a stílus akkor is nagyon hasznos, ha a lista túl széles, vagy sok oszlopból áll, és az adatok áttekintéséhez vízszintes irányú görgetésre lenne szükség.

    Funkció képe

  11. Kattintson az OK gombra.

A nézetekkel további lépéseket is elvégezhet, de ennyi is elegendő ahhoz, hogy megjelenítse a Listanézet küszöbe beállítás értékét meghaladó adatokat. Az adatok rendezését, csoportosítását, a végösszegeket beállítását, a mappák kibontását és a nézet optimalizálását mobileszközön is elvégezheti.

Nézet módosítása

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol nézetet szeretne létrehozni.

  2. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • A SharePoint 2016, 2013, 2010 vagy a SharePoint Online klasszikus felületén kattintson a Lista vagy a Tár fülre, a Jelenlegi nézet csoportban jelölje ki a nézetet, és kattintson a Nézet módosítása elemre.

      Tár lap, amelyen a Nézet módosítása elem van kiemelve
    • A SharePoint Online-ban kattintson a Nézetbeállítások gomb lefelé mutató nyilára, majd a Jelenlegi nézet szerkesztése parancsra.

      A nézetek kiválasztására szolgáló menü, amelyben a Nézetek kezelése elem van kijelölve
  3. Görgessen le a Nézetek csoportra, és kattintson egy nézetre.

  4. Ezután a fenti Nézet létrehozása szakasz 5–9. lépésében vázoltak szerint módosíthatja a beállításokat.

  5. Kattintson az OK gombra.

Ha egy nézetben gyorsan szeretne sok elemet szűrni, a szűrő első oszlopának indexeltnek kell lennie. A nézetszűrőben megadott többi oszlop indexelt és nem indexelt is lehet, a nézet azonban nem használja ezeket az indexeket. A szűrő első oszlopának a küszöbértéknél kevesebb elemet kell visszaadnia.

Ha a szűrő első oszlopa a listanézet küszöbértékénél több találatot ad, akkor használhat két vagy több oszlopból álló szűrőt. Két vagy több oszlopot használó szűrt nézet definiálása esetén az ÉS operátorral korlátozhatja a kapott találatok számát. Azonban még ebben az esetben is azt az oszlopot kell megadnia a szűrő első oszlopaként, amely valószínűsíthetően a legkevesebb találatot adja. A VAGY szűrő használata majdnem mindig növeli a találatok számát, és az említett esetben nem lesz hatékony.

A nézetekről a Lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása és törlése című cikkben tájékozódhat.

Fontos:  Bár a teljesítmény javítása érdekében indexelhet egyetlen keresőoszlopot, az indexelt keresőoszlop használatával nem védhető ki a listanézet küszöbértékének túllépése. Az elsődleges vagy másodlagos indexként használjon másik oszloptípust.

Fontos:  Lista indexelt mező szerinti szűrése esetén ellenőrizze a Lomtárban, hogy nincsenek-e a listából vagy a tárból törölt elemek. A Lomtár mappában lévő elemek beleszámítanak a listanézet küszöbértékébe, és mindaddig nem törlődnek a háttéradatbázisból, amíg el nem távolítja őket. Ha a lista és a Lomtár összes szűrt elemének teljes száma nagyobb, mint a lista küszöbértéke, akkor az eredmények hiányosak lesznek, vagy meg sem jelennek. További információt A lomtár kiürítése vagy a fájlok visszaállítása című cikkben talál.

Létezik két kulcsszó, amellyel az eredményeket az aktuális nap [Ma], illetve az aktuális felhasználó [Én] alapján lehet szűrni. Ezek a kulcsszavak dinamikusak, mivel a felhasználótól vagy a dátumtól függően változhatnak.

Az [Én] kulcsszót akkor érdemes használni, ha csak a saját dokumentumait szeretné megtekinteni egy nagy méretű tárban. Az [Én] kulcsszó a személyeken alapuló oszlopokon (például Létrehozta vagy Módosította) működik. Ha például az összes Ön által létrehozott dokumentumot szeretné megtekinteni, állítson be egy szűrőt úgy, hogy a Létrehozta oszlop értékeként az [Én] értéket használja. Ha szerkesztőként azokat a fájlokat szeretné látni, amelyeken Ön dolgozott, állítson be egy [Én] szűrőt a Módosította oszlophoz. Ha mindkettőt meg szeretné jeleníteni, hozzon létre két szűrőt a Vagy operátorral összekapcsolva.

Az [Én] címkét használó szűrők
Az Ön által létrehozott vagy módosított dokumentumokat megjelenítő szűrő

A [Ma] kulcsszó a dátumalapú oszlopokon működik. Matematikai műveletek használatával megjelenítheti az aktuális dátummal együtt változó tartományokat. Ha például az összes olyan dokumentumot szeretné látni, amelyet az elmúlt 30 napban módosítottak, létrehozhat egy olyan szűrőt a Dátum oszlopon, amely nagyobb vagy egyenlő, mint [Ma]-30. Ha ki szeretné hagyni az aktuális napot, állítson be egy második szűrőt a Dátum oszlopon, amely kisebb mint [Ma], és kapcsolja őket össze az És operátorral.

A [Ma] címkét használó szűrő
Az elmúlt 30 napban módosított fájlokat megjelenítő szűrő

Anélkül is szűrhet gyorsan listából vagy tárból, hogy fel kellene vennie még egy nézetet. Ez esetben azonban nem tud élni az operátorok (például nagyobb vagy egyenlő) nyújtotta rugalmassággal. A szűrők listája az oszlopban lévő adatokból származik. Egy részlegek számára fenntartott oszlop esetén például rászűrhet a HR- vagy az IT-részlegre.

  1. A listában vagy tárban mutasson a szűrni kívánt oszlopra, és kattintson a lefelé mutató nyílra.

  2. A legördülő lista alsó részén kattintson a szűréshez használni kívánt értékek egyikére. Ekkor megjelenik egy jelölőnégyzet a kiválasztott értékkel, ha eddig nem volt látható.

    Kattintson az oszlopfejlécre, és válassza ki azt az értéket, amely alapján szűrni szeretne.
    SharePoint 2010, 2013 vagy 2016
    Gyors szűrés egy oszlop fejlécére kattintva
    SharePoint Online vagy csoporthoz csatlakoztatott SharePoint-webhelyek
  3. Ha elkészült, és ismét meg szeretné jeleníteni az összes értéket, kattintson a lefelé mutató nyílra, válassza a Szűrők törlése (az oszlopnévből) elemet, és kattintson a Bezárás gombra.

Néhány javaslat az indexelt oszlopokkal jellemzően jól működő nézetekre:

Szűrési feltétel:

Mit kell indexelni:

Példa:

Nemrég megváltozott elemek:

Módosítva oszlop

Ha csak a múlt héten megváltoztatott elemeket szeretné látni, alkalmazza a Módosítva nagyobb, mint[Ma]-7szűrőt.

Új elemek:

Létrehozva oszlop

Ha csak a múlt héten hozzáadott elemeket szeretné látni, alkalmazza a Létrehozva nagyobb, mint [Ma]-7 szűrőt.

Saját elemek

Létrehozta oszlop

Ha csak az Ön által létrehozott elemeket szeretné látni, alkalmazza a Létrehozta egyenlő [saját név] szűrőt.

Ma esedékes elemek

Határidő oszlop (amelyet Ön hoz létre egy listában vagy tárban)

Ha csak az aktuális napon esedékes elemeket szeretné látni, alkalmazza a Határidő egyenlő [Ma] szűrőt.

Vitafórum-frissítések:

Utolsó frissítés oszlop

Ha csak az elmúlt egy hónapban frissített vitákat szeretné látni, alkalmazza az Utolsó frissítés nagyobb, mint [Ma]-30 szűrőt.

Archivált fájlok egy dokumentumtárban:

Módosítás dátuma

Ha a 2016 óta nem módosított (archiválandó) dokumentumokat szeretné látni, használja a Módosítás dátuma kisebb, mint 2016. december 31. szűrőt.

Pénzügyi adatok alegységének keresése:

Régió, Év (két egyszerű indexként)

Ha az északkeleti régió 2015-re vonatkozó pénzügyi adatait szeretné megjeleníteni, akkor a Régió egyenlő "ÉK" ÉS Év egyenlő 2015 szűrőt használja, mivel a Régió oszlop valószínűleg kevesebb értéket tartalmaz, mint az Év oszlop.

Megjegyzés: A listanézet küszöbértékének túllépése esetén a program akkor is blokkolhat bizonyos további műveleteket, ha az oszlopindexek alapján hoz létre szűrt nézetet, mivel a műveletekhez a teljes listához vagy tárhoz hozzá kell férni. Ezek a műveletek a következők: index hozzáadása vagy törlése; a nézetdefiníció rendezése; egy oszlop összegének megjelenítése; valamint számított mezők hozzáadása, frissítése vagy törlése. Ha ez történik, futtassa a műveletet a napi időkeret során, amikor magasabbak a korlátok.

Támogatott oszloptípusok

  • Egysoros szöveg

  • Választási lehetőség (egyetlen érték)

  • Szám

  • Pénznem

  • Dátum és idő

  • Személy vagy csoport (egyetlen érték)

  • Kezelt metaadatok

  • Igen/Nem

  • Keresés

Nem támogatott oszloptípusok

  • Többsoros szöveg

  • Választási lehetőség (többértékű)

  • Számított

  • Hivatkozás vagy kép

  • Egyéni oszlopok

  • Személy vagy csoport (többértékű)

  • Külső adatok

Mondja el nekünk

Létrehozva: 2017. április 30.

Hasznos volt ez a cikk? Ha igen, kérjük, tudassa velünk a lap alján. Ha nem találta hasznosnak, tudassa velünk, hogy mi volt zavaró, vagy mi hiányzott. Kérjük, hogy a visszajelzésben tüntesse fel, hogy milyen verziójú SharePointot, operációs rendszert és böngészőt használ. Visszajelzése alapján felül fogjuk vizsgálni a cikkben szereplő adatokat, valamint további információkkal egészítjük ki és frissítjük a cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×