Projektvezetési cél: a projektinformációk kommunikálása

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

Csapaton belüli kommunikáció

Gyakran bonyolult a projektadatok kommunikációja, függetlenül attól, hogy a csapattól kapott-e állapotadatokat, vagy a projekt állapotát vezetők számára kommunikálja.

MegTudhatja, hogy mikor és hogyan kommunikálhat, és hogyan jelentheti be a projektadatok adatait. Máskülönben a hatékony együttműködés szenved, és a projekt sikere veszélyeztetett lehet.

A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .

  • Az érintettek listája    A projekt megkezdése előtt Ismerje meg, hogy kik az érdekeltek. A projekt elakadása egy biztos mód arra, hogy felejtse el egy kritikus érdekeltet, aki a projekten kívüli ugrást vagy nincs hatással van.

  • A korai kommunikációs terv beSzerzése    Kommunikációs stratégiákat és folyamatokat tervezhet a projekthez a projekt elkezdése előtt. Még jobb, ha a projekt első sorában a kommunikációs folyamatok tevékenységként jelennek meg, így az együttműködés kritikus része mindenki elkötelezettségének válik.

  • Gyakori kommunikáció    A tevékenység állapotára vonatkozó információk hetente egyszer való összeGyűjtésekor a problémák jobbról lefelé jelennek meg, mielőtt megnőnek. Ha gyakrabban kommunikál, mint a csapattagok, akkor a csapattagok elküldhetik a frissítéseket, mert az a további idő a felkészülés során.

  • Keresés a problémák között    Ha úgy tűnik, hogy minden rendben jó, mert semmi negatívat sem hallott, valószínűleg a probléma felé vezet. Még a legjobb Run-projektek is problémák lépnek fel. A feladata az, hogy megtalálja őket, mielőtt nagyobb problémákba nőnek.

  • A megfelelő technológia használata    Ismerje meg a csapattagok és az érdekeltek kommunikációs igényeit. A csapattagok a tevékenység állapotáról szóló jelentések például az e-maileket vagy a Project online-t is használhatják, míg a vezetői egy jól megtekintett diagramot vagy kimutatást is előnyben részesítik. Az alábbiakban felsoroljuk a kommunikációban segítséget nyújtó programokat.

Alkalmazás

Előnyök

Hátrányok

Project

  • Beépített bemutató eszközökkel rendelkezik az érintettek minden szintjén.

  • Könnyen érthető idővonal és Csapattervező nézet.

  • Az Excel és a Visio adatainak exportálása komplex adatkapcsolatok esetén.

  • Előfordulhat, hogy a vállalata nem használja a projectet.

  • Azok a projektek, amelyeken a vállalat működik, lehet, hogy túl kicsik ahhoz, hogy kihasználhassak a hatékony ütemezési szoftvert.

Project Online

  • A legjobb a speciális kommunikációhoz és a projektadatok szervezeten belüli jelentéséhez.

  • Összehasonlíthatja több projekt vagy projekt portfoliójának állapotát.

  • A kisvállalatoknak segítségre lehet szüksége a Project online telepítéséhez és használatához.

Excel

  • A Project a speciális elemzés céljából exportálhatja az Excelben az adatot, például a EGYTÉNYEZŐS VARIANCIAANALÍZIS és a megtermelt értékek elemzését.

  • Ideális a projektek vagy később a projecthez később felvehető magas szintű termékek korai tervezéséhez.

  • Az Excel nem tartalmaz automatikus ütemezési funkciókat az összetettebb projektekhez.

Word

  • Ideális a kezdeményezési fázisban, amikor tervezési dokumentumokat (például költségvetést és végtermékek) kell megosztania.

  • A vezetői résztvevők számára nem ideális a vizuális bemutatók számára. Használja inkább az Excel, a Visio, a PowerPoint vagy a Project saját jelentéskészítési funkcióját.

SharePoint

  • A Project Server nélküli szinkronizálási funkciókat nyújt. Egy feladatlistában bekövetkezett változások tükröződni fognak a másikban.

  • Költséges üzembe helyezés a vállalaton belül. Ha nem rendelkezik a SharePoint telepítéséhez szükséges vállalati erőforrásokkal, az Office 365-t használhatja a SharePoint Online.

PowerPoint

  • Ideális a vezető résztvevőknek szánt hatásos bemutatók számára.

  • Az elemzőknek és a mérnököknek részletesebb diagramokra lehet szükségük az összetett költségvetés-elemzéshez.

Visio

  • Lehet, hogy túl sok információt nyújt egy végrehajtó közönségnek. Használja inkább a projekt saját jelentéskészítési funkcióit.

Microsoft Teams

  • Ideális a különböző helyekhez tartozó csoportok számára. A projektadatok a csevegés, a hang, a videó vagy az online értekezletek során is megoszthatók.

  • Lehet, hogy az IT-részlegnek telepítenie kell.

A projektadatok közlése

Állapot-frissítések ellenőrzése a Project online-ban

Ha a csapata Project online-t használ, akkor töltse le a feladat állapota frissítéseket a kiszolgálóról, mielőtt a projekt előrehaladásával kommunikál a csapattal.

Az ütemterv haladásának nyomon követése – kezdőtől a szakértői szintig

Egyszerűbben nyomon követheti a folyamatokat, és összetettebb módokat is tartalmaz. MegTudhatja, hogy hogyan működik a legjobban a projekt és a csoport számára.

Létrehozottérték-adatok közlése

A létrehozottérték-adatok rögzítése egy fejlettebb, de nagyon hatékony lépés a projekt teljesítményének a jó és a rossz működésének felfedezése felé. A legfelső szintű tények, amelyeket az Ön által megvásárolt, az érdekeltek számára.

Projektjelentés készítése

A Projectben bármilyen más szoftver használata nélkül feltűnő grafikus jelentéseket hozhat létre, és testre szabhatja bármely projekt adatairól. A projekt használatakor a jelentések a legújabb információkat tükrözik – nincs szükség manuális frissítésre.

Szinkronizálás SharePoint-feladatlistával

A csapattagok megtekinthetik az ütemtervet, és frissíthetik a munkájukat a SharePointban, és a változtatásokat a Projectben fogják látni. Ráadásul ez fordítva is működik.

Az Office 365 használata

A projektadatok közlése az Office 365 használatával. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban.

Tevékenységek módosításainak közzététele a kiszolgálón

Amikor végrehajtja a feladatokat, közzéteszi ezeket a módosításokat a Project online-ban, hogy minden felhasználó megfelelő információkat készítsen a munkavégzés folytatásához.

Kommunikáció a Microsoft Teams segítségével

Ha a felhasználók nem tudnak értekezletet bekapcsolódni, akkor a Teams segítségével oszthatják meg a projekt adatait. MegOszthatja a PowerPoint-diákat, az Excel-munkalapokat vagy egy OneNote-jegyzetfüzetet a projekttervek megosztásához. A személyek az Office-ban, otthonban vagy mobileszközön való használat közben is részt vehetnek az online értekezleteken.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×