Projektvezetői cél: Csapatbővítés és tevékenységek kiosztása

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .

Ha még nem ismerkedik a projektvezetéssel Ha még most ismerkedik a projektvezetés gyakorlatával, felmerülhet a gyanú, hogy a projektvezetés nem csak annyiból áll, hogy definiálni kell néhány tevékenységet, hanem más problémákkal is számolni kell – például hogy hányan dolgozzanak egy tevékenységen, hogyan lehet figyelembe venni a csapattagok szabadságait, illetve hogyan és hol lehet megadni telefonszámokat, e-mail címeket, bérezési információkat és más személyes adatokat a csapattagokról.

Néhány tippel szeretnénk segíteni az első lépésekben:

• Fontos tanulmányozni, milyen erőforrások szükségesek a tevékenységekhez:    Ha a projektbeli tevékenységekről már minden információt összegyűjtött, azonosítsa a szükséges erőforrások típusait.

  • Humán erőforrások:    Általában ilyen típusú erőforrásokról gondoljuk, hogy tevékenységeken tudnak dolgozni. A projektvezetők a humán erőforrásokat gyakran munka típusú erőforrásnak nevezik, megkülönböztetve őket az anyag és eszköz típusú erőforrásoktól.

  • Vállalati erőforrások:    Ebbe a csoportba a szervezeti szinten menedzselt és elosztott munka típusú erőforrások tartoznak. Ilyen erőforrásokat használ a Project Professional.

  • Anyag típusú erőforrások:    Az anyagi erőforrások közé tartoznak a tevékenységek elvégzéséhez szükséges számítógépek és más berendezések.

  • Általános erőforrások:    Ezek az erőforrások általános munkaerő-követelményeket fogalmaznak meg (például ács vagy szoftverfejlesztő), azaz nem egy-egy konkrét munkatársnak felelnek meg.

• Gondolja át, hogy az erőforrások száma hogyan módosítja az időtartamokat Ha több erőforrást helyez el egy tevékenységen, a tevékenység időtartamának rövidítésére számíthat. Sok esetben azonban az, hogy személyeket ad hozzá egy feladathoz, annak ellenkező hatása lehet. További költségeket, plusz kommunikációt és egyéb hatékonysági hiányosságokat is okozhat. Egy új díjköteles híd tervezése például valószínűleg nem fog gyorsabban menni, ha megduplázza a projekt tervezőinek számát. A Project lehetővé teszi annak szabályozását, hogy mi történjen a tevékenységek időtartamával, miután hozzáadta a tevékenységeket.

• Gondolja át, hogy egy személy képességei hogyan befolyásolják a tevékenységek időtartamát Egy személy tapasztalata közvetlenül befolyásolhatja a feladat időtartamát. Előfordulhat, hogy egy öt éves tapasztalattal rendelkező személy kevesebb idő alatt végez el egy feladatot, mint a kettővel rendelkezők.

Ha Ön tapasztalt projektmenedzser Ahogy a projektek egyre nagyobbak lesznek, több dologra kell gondolni. Most amiatt aggódik, hogy más részlegek erőforrásait használja, szállítókat vesz fel, száz ember munkáját követi nyomon, jelentéseket készít a vezetőknek, és számos egyéb összetettséget, amelyekről még nem is gondolt. Szerencsére a Microsoft Project rendelkezik a szükséges szakértői eszközökkel.

Íme, néhány hasznos projektvezetői tipp:

• Időtartam-becslések áttekintése és finomítása:    Az aktuális projektről és más hasonló projektekről gyűjtött információk használatával finomíthatja időtartam-becsléseit. A becslések pontossága az erőforrásigényeket (és végső soron a projektköltségeket) illetően nagyban függ a tevékenység időtartam-becslésének pontosságától.

• Folyamatosan kísérje figyelemmel az erőforrások munkáját:    Fontos, hogy a csapattagok rendszeresen küldjenek állapotjelentést a hozzájuk tartozó tevékenységekről. A Microsoft Project nézetei és jelentései segítenek, hogy ne veszítse el a nyomot, és pontosan tudja, ki mit csinál.

• Erőforrás-túlterhelési problémák azonosítása    A Project segít azonosítani, hogy mikor dolgoznak egyszerre túl sok tevékenységen.

• Az alaptervek figyelemmel követése    Az alaptervek révén betekintést kaphat projektjeibe, és így összehasonlíthatja az aktuális állapotot a kezdetben tervezettel.

• Feladatok simításos elosztása:    Ha egyes munkatársak egyszerre túl sok feladaton dolgoznak, a Project a hozzárendelések pontosításával reálisabb terhelést tud kialakítani. Az erőforrás-hozzárendelések simítása a terhelés kiegyensúlyozásának egyik módja.

• A projektadatok exportálása az Excelbe további elemezésre: Ha mélyreható elemzéseket szeretne végezni a projektadatokon, számíthat az Excelre – számolótáblába exportálhatja például a tevékenységek és az erőforrások adatait, ahol kifinomultabb algoritmusokkal elemezheti a megtermelt értéket. A számítások eredményét ezután értékgörbéken is megjelenítheti, így láthatja, hogy hogyan alakulnak a kiadások az elvégzett munka mennyiségének függvényében.
  
  
  
  Munkatársak továbbképzése:    A nagy szervezetek időt és pénzt fektetnek be munkavállalóik továbbképzésére, hogy új ismeretekre tegyenek szert, és új környezetekben szerezzenek tapasztalatot. A munkavállalók továbbképzése sokszor költséghatékonyabb teljesítménynövelő eszköz az új munkavállalók felvételénél.