Az Office 365-csoportok használata a webhely postaládái helyett

Megjegyzés: Ez a cikk elvégezte a feladatát, és hamarosan megszűnik. „A lap nem található” üzenet elkerülése érdekében eltávolítjuk azokat a hivatkozásokat, amelyekről tudomásunk van. Ha létrehozott erre a lapra mutató hivatkozásokat, távolítsa el őket, így közösen naprakészen tartjuk a webet.

A webhelyek postaládáját számos szervezet használta a választási lehetőségek között. Egy olyan közös postaládával rendelkezik, amely segítséget nyújt a csoport és a projekttel kapcsolatos e-mailek egyetlen helyen való koordinálásában és tárolásában, valamint egy SharePoint-webhelyen az összes általános fájl tárolásához. Mivel azonban az együttműködés alatt álló személyek az évek során megváltoztak, az ügyfelek az együttműködés aktívabb formáját támogató megoldást kérnek. Ezért elavultak a webhelyek postaládái, és arra ösztönözzük Önt, hogy az Office 365-csoportokba lépjenek, amelyek sokkal gazdagabb együttműködési felületet biztosítanak.

A döntésről további információt a webhely- postaládákmegszűnése című témakörben talál.

Az Office-365 csoportjaival kiválaszthatja azokat a személyeket, akikkel együtt szeretne dolgozni, és egyszerűen állíthat be erőforrásokat azok számára, akiket meg szeretne osztani. Nem kell foglalkoznia azzal, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert azzal, hogy tagokat vesz fel a csoportba, automatikusan megadja nekik az engedélyeket a csoportban biztosított eszközökhöz.

Az Office 365-csoportok túllépik a webhely-postaládák által kínált lehetőségeket, és a következőket tartalmazzák:

  • Guest Access – a webhely postaládái nem tudnak segítséget nyújtani a szervezeten kívüli személyeknek. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez.

  • Megosztott Beérkezett üzenetek – a postaládában hagyományosan használt beszélgetések. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoportba érkező újonnan érkezők az előzményeken keresztül is kereshetnek vagy görgetnek, így gyorsan elérheti, hogy a csoport miként kommunikált korábban.

  • Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt.

  • Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra előfizetett minden tag automatikusan felkérést kap a naptárba írt eseményekre, hogy ezek az események az Office 365-naptárában is megjelenni tudják, ha szeretnék.

  • Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot.

  • A tartalom észlelhető: az Outlookban alapértelmezés szerint nyilvánosak az Outlookban, ami azt jelenti, hogy a szervezet más tagjai számára is könnyen felfedezheti és bekapcsolódhat a csoport anyagaival, illetve ellenőrizheti őket. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, a csoportot magánjellegűre válthatja, ami elrejti a nem tagok tartalmát, és a csoport tulajdonosának jóvá kell hagynia a csatlakozásra vonatkozó kérelmeket.

  • Önkiszolgáló létrehozása – a rendszergazdáknak nem kell lekérniük a csoportok létrehozásához a felhasználóktól érkező kérelmeket. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szeretné szabályozni, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, tekintse meg, hogy kik hozhatnak létre Office 365-csoportokat.

Címtár-kezelés

A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Az alábbiakban felsoroljuk az Office 365-csoportok által kínált eszközöket, amelyek megkönnyítik a következőket:

  • Elnevezési házirendek – az elnevezési házirendek segítségével megadhatja, hogy mi a teendő, és nem a megfelelő nevek a csoportok számára. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett a csoportok nevében érvényesítheti a cég szokásos előtagjait vagy utótagját is.

  • Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat.

  • Rejtett csoporttagság – ha okkal szeretné, hogy a csoport tagsági listája bizalmas legyen, például ha a tagok diákok, akkor elrejtheti a tagok listáját külső felektől.

  • Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában.

  • Naplók – Az Office 365-csoportok naplóival nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, illetve ki módosította a csoport tagságát, ezért nyugodtabban engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagságok kezelését.

Kézbesítés kezelése

A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Ezenkívül vannak olyan eszközök, amelyek figyelik az üzenetek áramlását.

  • Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.

  • Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.

  • Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe.

  • Átviteli szabályok – a szállítási szabályok ugyanúgy működnek a csoportokban, mint az Exchange-ben. A szabályok olyan üzeneteket kereshetnek, amelyek megfelelnek bizonyos feltételeknek, és ezután a fenti üzenetekre írhatnak.

  • E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.

  • Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését.

  • Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.

Tartalomkezelési szabályzatok

Az Office 365 néhány eszközt biztosít a csoportban megosztott tartalom típusához is.

Használati irányelvek – Megadhat használati irányelveket az Office 365-csoportokhoz, amelyekben tájékoztatja a felhasználókat a csoportok hatékonyságának megőrzését segítő ajánlott eljárásokról, és ismertetheti velük a belső tartalomkezelési szabályzatokat. Ennek példáját láthatja a következő témakörben: Használati irányelvek Microsoft-ügyfelek és -partnerek részére.

Adatosztályozás – testreszabható adatosztályozási rendszert hozhat létre az Office 365-csoportjai számára, amelyek lehetővé teszik a csoportok házirend szerinti elkülönítését (például "nem besorolt", "Vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ebben a módon a csoportok a szervezet más tartalmainak házirendjeit is mutathatnak. A bővíthető házirend lehetővé teszi, hogy a szervezet olyan végpontot konfiguráljon, amely a csoport létrehozásakor vagy módosításakor jelenik meg, és a csoportok létrehozására vagy módosítására szolgáló saját házirendeket is végrehajthatja.

Miért van szükség erre a változásra?

A webhely postaládái bátorítják az együttműködés passzív formát. Ha az együttműködés egyre fontosabbá válik a modern csapatokkal, ügyfeleink egyre gyakrabban kérnek megoldást az aktívabb együttműködést segítő megoldásokra. Ezért úgy döntöttünk, hogy a webhely postaládáit visszavonuljuk, és támogatjuk a csoportok használatát.

A csoportok használatának első lépései egyszerűek, és percek alatt használhatók.

Hozzon létre egy SharePoint Online-csoportwebhelyt, amely az alábbi lépésekkel jön létre Office 365-csoporttal:

  1. Nyissa meg a SharePoint Online-t. Innen bejelentkezhet az Office 365-portálra a https://www.Office.com-on, majd a böngésző jobb felső sarkában található app-megnyitó ikonra kattintva.

  2. A SharePoint-kezdőlapon kattintson a + webhely létrehozása elemre, és válassza a csoportwebhely lehetőséget.

  3. Adja meg az új csoportwebhely nevét és leírását a felugró ablaktáblában. Adja meg a szervezet által megkövetelt mezőket, és kattintson a továbbgombra.

  4. A következő ablaktáblában adja hozzá a tulajdonosokat és a tagokat a webhelyhez, majd kattintson a Befejezés gombra. Dönthet úgy, hogy felveszi a klasszikus felületű csoportwebhely tagjait.

Most már készen áll az újonnan létrehozott SharePoint Online-csoportwebhely használatra. További részletekért olvassa el a csoportwebhely létrehozása a SharePoint Online-ban című témakört.

A csoportok eléréséhez kattintson az App-megnyitó ikonra, és válassza a posta lehetőséget. A mappák csoportban megjelenik a csoportok lap, majd létrejön egy csoport a SharePoint-webhely nevével megegyező néven. Ez a csoport a megosztott postaládát egy beszélgetési hely formájában rendezi, a fájlok fülre, amely gyors áttekintést nyújt a SharePoint-webhelyről, a csoportos naptárról és egy jegyzetfüzetről, amely a SharePoint-webhelyről is megtekinthető.

Most már készen áll a csoport használatára.

Mi a helyzet a meglévő hely postaládákkal?

Tisztában vagyunk azzal, hogy néhány esetben lehet, hogy a webhelyek postaládájában kritikus adatait kell elvégeznie, amelyekre a műveletek folyamatosságához szüksége lesz. A meglévő postaláda-postaládák továbbra is működni fognak az idő előtt.

Mi a teendő, ha a Project online-t használom?

Ha Ön Project online -ügyfél, a SharePoint Online-csoportwebhely nem fog tudni csatlakozni a webhelyhez. Továbbra is használhatja azonban a klasszikus felületű projektcsapat webhelyét, amely továbbra is működni fog, és levonva az új postaláda létrehozásának lehetőségét. Ha a webhely mellett levelezési megoldásra van szüksége, azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy új Office 365-csoportot, és használja az e-mailekhez. További részletekért olvassa el a csoport létrehozása az Outlookban című témakört.

A hosszú távú megoldáson dolgozunk, és a felbontásunk után értesítést kap.

Mi a következő lépés?

A meglévő SharePoint-csoportwebhely új Office 365-csoportokhoz való csatlakoztatásához a bérlői rendszergazdai eszközöket kezdtük el. További információt ebben a bejegyzésbentalál.

További információ

Hallgatunk

Ezt a cikket legutóbb július 10-én frissítettük, a 2018 a megjegyzések eredményeként. Ha hasznosnak találta ezt az információt, és különösen akkor, ha nem, kérjük, hogy az alábbi visszajelzési vezérlőkkel jelezze nekünk, hogy hogyan teheti jobbá.

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×