A szervezetek évek óta a terjesztési csoportokra alapozták úgy a vállalaton belüli, mint azon kívüli csoportokkal való kommunikációjukat és együttműködésüket. Most azonban Microsoft 365 Csoportok az Outlookban hatékonyabb megoldást kínál az együttműködéshez.
Tipp: Ha azokról a csoportokról keres tájékoztatást, amelyek segítségével több partnernek – például ismerősei egy csoportjának – küldhet e-mailt az Outlookban, a Partnercsoport vagy terjesztési lista létrehozása az Outlookban című cikkben talál tájékoztatást.
Mik azok a Microsoft 365 csoportok?
Amikor beállít egyMicrosoft 365 csoportot az Outlookban, kiválaszthatja azoknak a személyeknek a csoportját, akikkel együtt szeretne működni, és egyszerűen beállíthat egy erőforrásgyűjteményt a megosztáshoz. Nem kell azzal foglalkoznia, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert a tagok felvételével a csoportba automatikusan engedélyezi számukra a csoport által biztosított eszközök használatát.
A további erőforrások közé tartoznak az alábbiak:
-
Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.
Tipp: Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.
-
Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: Csoportfájlok megosztása.
-
Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. Lásd: Értekezlet ütemezése csoportnaptárba az Outlookban.
-
Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot.
-
Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. Lásd: Vendéghozzáférés Microsoft 365-csoportok.
-
A tartalom felderíthető – Az Outlook csoportjai alapértelmezés szerint nyilvánosak, ami azt jelenti, hogy a szervezet más tagjai könnyen felfedezhetik és csatlakozhatnak a csoporthoz, illetve áttekinthetik a csoportban lévő anyagokat. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, átválthat privátra, amely elrejti a tartalmat a nem tagok elől, és megköveteli a csoport tulajdonosától, hogy hagyja jóvá a csatlakozási kérelmeket.
-
Önkiszolgáló létrehozás – Az IT-részlegnek nem kell a felhasználók csoportlétrehozási kéréseivel az időt töltenie. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szabályozni szeretné, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, olvassa el a következő témakört: Annak kezelése, hogy ki hozhat létre Microsoft 365-csoportok.
A fentiekben csupán néhány funkciót ismertünk meg azok közül, amelyeknek köszönhetően a terjesztési csoportoknál sokkal hatékonyabb megoldást jelentenek a csoportok.
A csoportok felügyelete
Microsoft 365 számos hasznos eszközt és képességet kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez. Az egyes előnyökről az alábbi címsorokra kattintva olvashat bővebben.
A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Íme néhány eszköz, Microsoft 365 kínál, hogy megkönnyítse az alábbiakat:
-
Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.
Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásáról a Speciális szabályok létrehozása attribútumok használatával című témakörben talál további információt.
-
Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.
-
Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: A Microsoft 365-csoportok létrehozásának kezelése.
-
Auditnaplók – Nagyobb megbízhatósággal engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagság kezelését, mivel Microsoft 365 csoportok auditnaplói segítségével nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, vagy módosította a csoport tagságát. Lásd: Keresés az auditnaplóban a Microsoft 365 Biztonsági & Megfelelőségi központban.
A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket.
-
Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.
-
Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.
-
Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe. Lásd: Vendéghozzáférés Microsoft 365-csoportok.
-
Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.
-
E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.
-
Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. Lásd: Többtartományos támogatás Microsoft 365-csoportokhoz – Rendszergazda súgó
-
Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.
Microsoft 365 a csoportban megosztott tartalomtípus kezelésére is biztosít néhány eszközt.
-
Használati irányelvek – Meghatározhat használati irányelveket Microsoft 365 csoportok számára, hogy megismertethesse a felhasználókat azokkal az ajánlott eljárásokkal, amelyek segítenek a csoportok hatékony megőrzésében és a belső tartalomszabályzatok megismerésében.
-
Adatbesorolás – Létrehozhat egy testreszabható adatbesorolási rendszert Microsoft 365 Csoportok számára, amely lehetővé teszi a csoportok szabályzattípus szerinti elkülönítését (például "besorolatlan", "vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ily módon a csoportok a szervezet más tartalmainak szabályzatait is kiállíthatják. A bővíthető szabályzat lehetővé teszi a szervezet számára egy olyan végpont konfigurálását, amelyet a rendszer meghív egy csoport létrehozásakor vagy módosításakor, majd saját szabályzatokat implementálhat a csoportlétrehozáshoz vagy -módosításhoz.
Változáskezelés
A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:
Mik a csoportok az Outlookban?
Microsoft 365 csoportok az Outlookban egyetlen együttműködési megoldást jelentenek azoknak a csapatoknak/csoportoknak, amelyek egységesen, könnyen megtalálható módon szeretnék megosztani a vitafórumokat, fájlokat, naptárakat és jegyzeteket. Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.
Miért módosítjuk ezt?
A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.
Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.
Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?
Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.
Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?
Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.
Emellett minden mobilplatformon (iOS, Android stb.) ingyenes mobilügyfelek érhetők el Microsoft 365 csoportokhoz, így útközben is könnyen elérheti a csoportot.
Tudok továbbra is e-mailezni?
Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.
Továbbá…
Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.
A terjesztési listák áttelepítése
Készen áll a terjesztési lista csoportra frissítésére? Lásd: Terjesztési listák áttelepítése Microsoft 365-csoportokba – Rendszergazda súgó.
Mely terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra?
Csak a felhőalapú, egyszerű, nem beágyazott terjesztési listák frissíthetők Microsoft 365-csoportokra. Lásd: A terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra – Exchange | Microsoft Learn
Mik a következő lépések?
Miután frissítette a terjesztési csoportot egyMicrosoft 365 csoportra, érdemes lehet elvégeznie néhány követési feladatot, hogy zökkenőmentesen működjön.
-
Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.
-
Az előjegyzési jelentések monitorozása – A Microsoft 365 Rendszergazda portálon néhány jó jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó használja a csoportot, milyen gyakran és milyen funkciókat használ. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. Lásd: Tevékenységjelentések a Microsoft 365 Felügyeleti központ.
-
A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.
Lásd még
Kérdései vannak Microsoft 365 csoportokkal kapcsolatban?
Látogasson el a Microsoft 365-csoportok Technikai Közösségbe.
Hallgatunk
Ez a cikk legutóbb 2020. október 16-án frissült a visszajelzései alapján. Ha úgy találta, hogy hasznos információkhoz vezetett, és különösen, ha nem, kérjük, kattintson az alábbi visszajelzési vezérlőkre, és írjon nekünk néhány építő jellegű megjegyzést, hogy folytathassuk a továbbfejlesztést. Köszönjük!
