Minden, amit a jóváhagyási munkafolyamatokról tudni érdemes

Minden, amit a jóváhagyási munkafolyamatokról tudni érdemes

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

SharePoint munkafolyamatok segítséget nyújtanak az üzleti folyamatok, és egységesebb és hatékonyabb is automatizálása. A jóváhagyási munkafolyamat segítségével irányítja a dokumentumokat és más SharePoint jóváhagyásra egy vagy több személynek tárolt elemek.

További információt A SharePoint beépített munkafolyamatai című cikkben talál.

Fontos: A jóváhagyási munkafolyamat alapértelmezés szerint nincs aktiválva, és nem szerepel a munkafolyamat-sablon kiválasztása legördülő listában a társítási űrlap. Elérhetővé szeretné tenni használatra, a webhely rendszergazdának aktiválnia kell őket a webhelycsoport szintjén. Ugrás a Webhely beállításai > Webhelycsoport-szolgáltatások > a munkafolyamatok szolgáltatás aktiválása. SharePoint 2013 emellett ezeket a munkafolyamat-sablonok alapján SharePoint 2010 kompatibilis üzemmód. SharePoint 2013 alapú munkafolyamatok létrehozását hasonló logika, használja a SharePoint Designer 2013.

Ha a Jóváhagyás munkafolyamatnak csak egy feladatát kell végrehajtania:    Görgesse le a lapot a VÉGREHAJTÁS szakaszig, majd bontsa ki. A többi szakaszra most valószínűleg nem lesz szüksége.

A kézi végrehajtás és az automatizált munkafolyamat összehasonlítása

A SharePoint-munkafolyamatok:

  • Hatékonyak és következetesek:    A jóváhagyási munkafolyamatok automatikusan irányítják a dokumentumot vagy elemet, véleményezési feladatokat rendelnek hozzá, nyomon követik ezek végrehajtását, és szükség esetén emlékeztetőket és értesítéseket küldenek. A munkafolyamathoz tartozó tevékenységek egy központi állapotleíró lapon figyelhetők és módosíthatók, a munkafolyamat futtatásának korábbi eseményei pedig befejezés után még 60 napig elérhetők.

  • Kevesebb munkát igényelnek Öntől:    A jóváhagyási munkafolyamatok időt takarítanak meg Önnek és munkatársainak, ráadásul sok gondtól is megszabadítanak, ugyanakkor egyszerűsítik és egységesítik a jóváhagyási folyamatot.

Az alábbi ábrán a Jóváhagyás munkafolyamat egyik rendkívül egyszerű változatának folyamatábrája látható.

Egy egyszerű Jóváhagyás munkafolyamat folyamatábrája

A cikkben foglalt információk tíz kibontható szakaszban jeleníthetők meg.

A cikk lehető leghatékonyabb használatát elősegítő tanácsokért kattintson ide.

Ha a Jóváhagyás munkafolyamatnak csak egy feladatát kell végrehajtania:    Görgesse le a lapot a VÉGREHAJTÁS szakaszig, majd bontsa ki. A többi szakaszra most valószínűleg nem lesz szüksége.

Ha el szeretné helyezni, indítsa el, a figyelni, és munkafolyamatok kezelése    Ha már nem ismeri a ezeket a feladatokat, akkor előfordulhat, hogy hasznos – ez a cikk a szakasz szerint szakaszban az első alkalommal, amikor adott meg Tervező, és a munkafolyamat hozzáadása a módon működnek. Ha jártas az adatok és a cikk elrendezést, is egyenes Ugrás a szakasz bármelyik visszatérési tartománynevére legközelebb.

Tartalom-jóváhagyás és közzététel-jóváhagyás:    Előfordulhat, hogy listáiban vagy tárjaiban olyan új elemek és/vagy korábbi elemek olyan új verziói vannak, amelyeket a tartalom pontossága, a forma és a stílus megfelelősége szempontjából véleményeztetni szeretne, mielőtt közzétenné azokat bárki számára, akinek hozzáférése van a listához. A véleményezési folyamatoknak ezt a fajtáját tartalom-jóváhagyásnak nevezik. A listák vagy tárak tartalom-jóváhagyására felhasználható a jóváhagyási munkafolyamat. (Van egy nagyon hasonló, közzététel-jóváhagyásnak nevezett munkafolyamat is, kifejezetten olyan SharePoint-webhelyek számára, amelyek az interneten tesznek közzé weblapokat.)

Néhány szó a cikk nyomtatásáról:    Ez egy hosszú cikk. Ha csak kiválasztott szakaszait szeretné kinyomtatni, akkor győződjön meg róla, hogy nyomtatáskor csak a kívánt szakaszok vannak kibontva. (Ha azt is szeretné, hogy a nyomtatott változat a teljes ábraanyagot tartalmazza, akkor ne álló, hanem fekvő tájolással nyomtasson.)

További néhány szó a keresésről:    Mielőtt bármilyen szöveget vagy kifejezést keresne ebben a cikkben, győződjön meg róla, hogy minden szakasz ki van bontva, amelyben keresni szeretne.

A jóváhagyási munkafolyamat olyan SharePoint-szolgáltatás, amellyel a SharePoint-listákba vagy -tárakba rendezett dokumentumok és egyéb elemek egy vagy több személyhez irányíthatók jóváhagyásra vagy elutasításra. A munkafolyamat a teljes folyamatot automatizálja, egyszerűsíti és egységesíti.

Egyszerű jóváhagyási munkafolyamat folyamatábrája

A SharePoint-termékek funkciói között szereplő alapvető jóváhagyási munkafolyamat egy sablon. Ezzel a sablonnal több jóváhagyási munkafolyamatot adhat hozzá webhelyeihez. Mindegyik hozzáadott munkafolyamat az alapvető jóváhagyási munkafolyamat egy verziója, saját speciális belső működéssel, amelyet Ön határozhat meg a hozzáadáskor megadott beállításokkal.

E szakasz részei

  1. Milyen haszonnal jár számomra a jóváhagyási munkafolyamat alkalmazása?

  2. Mire nem alkalmas a jóváhagyási munkafolyamat?

  3. Ki használhat ilyen típusú munkafolyamatot?

  4. Hogyan lehet ilyen típusú munkafolyamatot tervezni, hozzáadni, futtatni és karbantartani?

1. Milyen haszonnal jár számomra a jóváhagyási munkafolyamat alkalmazása?

  • Amikor először ad hozzá jóváhagyási munkafolyamatot saját listájához, tárához vagy webhelycsoportjához, meghatározhatja, hogy hány résztvevője legyen, és jelezheti, hogy a feladatokat egymás után (sorban) vagy egyszerre (párhuzamosan) kell-e végrehajtaniuk. Dönthet akár úgy is, hogy a résztvevők feladatait két vagy több lépésre osztja, és meghatározhatja az egyes feladatok végrehajtására megszabott határidőt és/vagy időtartamot. Ráadásul ezek a beállítások minden munkafolyamat kézi indításakor egyenként módosíthatók.

  • A munkafolyamat minden megadott résztvevőhöz egy-egy feladatot rendel. Mindegyik résztvevő több lehetséges válasz közül választhat: jóváhagyhatja vagy elutasíthatja az elemet, kérheti annak módosítását, új végrehajtót jelölhet ki, illetve megszakíthatja vagy törölheti a feladatot.

  • A munkafolyamat futása közben Ön figyelemmel kísérheti a folyamat menetét, és szükség esetén módosítást végezhet a munkafolyamat állapotát megjelenítő központi lapon.

  • A munkafolyamat adott végrehajtása (vagyis példánya) során történt munkafolyamat-események teljes listája a munkafolyamat befejeződése után még 60 napig elérhető a Munkafolyamat állapota lapon tájékozódás céljából.

Jóváhagyási munkafolyamat segítségével kezelhetők a lista vagy tár tartalom-jóváhagyási folyamat. További tudnivalókért lásd: Ez a cikk Vezérlés szakaszában.

2. Mire nem alkalmas a jóváhagyási munkafolyamat?

A jóváhagyási munkafolyamat résztvevőinek általában nincs engedélyük a véleményezett elemek módosítására. A résztvevők ehelyett az adott módosítások elvégzését kérhetik a munkafolyamat-példány elemén. Ha olyan munkafolyamatot szeretne hozzáadni, amelybe a résztvevők megjegyzéseket szúrhatnak be, vagy magát az elemet is módosíthatják, akkor nyissa meg a Minden, amit a visszajelzések összegyűjtésére szolgáló munkafolyamatokról tudni érdemes című témakört a Lásd még szakaszból.

Aláírások összegyűjtése is jóváhagyási munkafolyamatok nem verziójához. Ha szeretne egy Microsoft Word-dokumentumban aláírások összegyűjtése munkafolyamat használata, Microsoft Excel-munkafüzet, vagy a Microsoft InfoPath-űrlap ismertető, azösszes aláírás-összegyűjtési munkafolyamatokról tudni érdemesa Lásd még című szakaszban.

A szakasz elejére

3. Ki használhat ilyen típusú munkafolyamatot?

Munkafolyamat hozzáadása    Alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel hozzáadni egy munkafolyamat kell rendelkeznie. (A tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel rendelkezik, a tagok és a látogatói csoport kerülendő.)

Munkafolyamat indítása    Is alapértelmezés szerint engedéllyel kell rendelkeznie az elemek szerkesztése indítása egy munkafolyamatot, amely már szerepel. (A tagok és a tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint is Elemmódosítási engedéllyel, a látogatói csoport azonban nem.)

A tulajdonosok úgy is konfigurálhatnak meghatározott munkafolyamatokat, hogy azokat kizárólag a Tulajdonosok csoport tagjai tudják elindítani. (Ehhez a társítási űrlap első lapján be kell jelölni A munkafolyamat indításához listakezelési engedély szükséges jelölőnégyzetet.)

A szakasz elejére

4. Hogyan lehet ilyen típusú munkafolyamatot tervezni, hozzáadni, futtatni és karbantartani?

Az alaplépések a következők:

  • A munkafolyamat futása előtt (terv, hozzáadása, kezdje)   
    Ad hozzá egy munkafolyamatot, mielőtt használni, amelyhez (egyetlen lista vagy tár, illetve a teljes webhelycsoport) és a részleteit, hogy hogyan működik. Már hozzáadott és beállította a munkafolyamatot, a szükséges engedélyekkel rendelkező összes felhasználó egy adott elemet a munkafolyamat elindíthatja. A munkafolyamat is beállítható úgy automatikusanfusson. Automatikus futtató egyik vagy mindkét két kiváltó események alapján aktiválható: Ha minden elem van hozzáadva létrehozott egy listában vagy tárban, vagy vagy megváltozik, amikor bármelyik elemet a listában vagy tárban.

  • A munkafolyamat futása közben (befejezéséhez, megfigyelése, módosítása)   
    A munkafolyamat futása, miközben az egyes résztvevői a kijelölt feladataik fejezze be. Az emlékeztetők automatikus elküldi a résztvevőknek, akik nem felelnek meg a tevékenység határidők. Eközben a munkafolyamat végrehajtásának figyelhető a központi munkafolyamat állapota lapon, hogy a munkafolyamat adott példányának. A munkafolyamat futása megoldható, hogy ugyanazon a lapon, a tehetők és ha szükséges, az a munkafolyamat megszakad vagy onnan leállt.

  • MIUTÁN a munkafolyamat futása (véleményezés, jelentés, módosítás)   
    Amikor befejeződött a munkafolyamatot, a Futtatás (vagy példány) teljes előzmények ellenőrizhetőek 60 napig a munkafolyamat állapota lapon. Az ugyanazon a lapon a munkafolyamat-verzió teljesítményének statisztikai jelentéseket hozhat létre. Végül ha minden eddiginél mindent, a munkafolyamat-függvényekkel kapcsolatos módja módosítani szeretné, akkor is megnyithatja és szerkesztheti a társítási űrlapot befejezte, amikor először hozzáadta a munkafolyamatot.

Az alábbi folyamatábra a munkafolyamatot hozzáadó személy szemszögéből ábrázolja ezeket a lépéseket.

A munkafolyamat menete

Ebben a szakaszban azonosítjuk a szükséges döntéseket és az információkat, amelyeket a jóváhagyási munkafolyamat verziójának hozzáadása előtt össze kell gyűjtenie.

Ha van már tapasztalata az ilyen típusú munkafolyamatok hozzáadásában, és csak a konkrét lépéseket szeretné felidézni, akkor egyenesen a cikk megfelelő HOZZÁADÁS szakaszához (Lista/tár vagy Webhelycsoport) léphet.

E szakasz részei

  1. Sablonok és verziók

  2. A társítási űrlap bemutatása

  3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

1. Sablonok és verziók

A SharePoint-termékek funkciójába beépített munkafolyamatok mestersablonok, amelyekre felépíthetők a konkrét, egyéni munkafolyamatok, majd ezek hozzáadhatók a listákhoz, tárakhoz és webhelycsoportokhoz.

Minden alkalommal, amikor a jóváhagyási munkafolyamat hozzáadása például ténylegesen hozzáadni az általános jóváhagyási munkafolyamat-sablon verziója . Minden verzió megkapja a saját neve és a saját beállításokat, amelyeket akkor adja meg a társítási űrlapon adott verzióval hozzáadásakor. Ezzel a módszerrel vehet fel több munkafolyamatokat, a jóváhagyási munkafolyamat fő sablon alapján az összes verzió, de egyes a verziók nevű és, hogy szüksége lesz rájuk adott módjának szabott. A névvel ellátott verziója is lehet elnevezése munkafolyamat- példányok.

A szakasz elejére

2. A társítási űrlap bemutatása

Amikor felvette a tartalmazza a munkafolyamat-sablonok alapján új munkafolyamat-verziót,- társítási űrlap megadhatja, hogy azt szeretné, hogy az új példányának használata kitöltése meg.

A következő szakaszban egy kérdéslistát talál, amelynek alapján felkészülhet a társítási űrlap kitöltésére. Először azonban szánjon néhány másodpercet az űrlap és az abban foglalt mezők áttekintésére.

A társítási űrlap első lapja

Első kezdeményezési űrlap

A társítási űrlap második lapja

A futási információk megadására szolgáló űrlap

A második lapon pirossal jelölt mezők láthatók a kezdeményezési űrlapon is, amely a munkafolyamat minden kézi indításakor megjelenik, és az adott futásra vonatkozóan szerkeszthető.

A szakasz elejére

3. Tizenkét megválaszolandó kérdés

Ha az alábbi szakasz minden kérdésére megvan a válasz, akkor készen áll a munkafolyamat hozzáadására.

  1. Ez-e a megfelelő munkafolyamat-típus?

  2. Egy lista vagy tár, vagy az egész webhelycsoport? és Egy tartalomtípus vagy minden tartalomtípus?

  3. Mi legyen a neve?

  4. Feladatlisták és előzménylisták: meglévő vagy új?

  5. Hogyan (és ki által) indítható el ez a munkafolyamat?

  6. Vonatkozik-e ez a munkafolyamat azokra a tartalomtípusokra is, amelyek ebből a tartalomtípusból örökölnek?

  7. Résztvevők: kik legyenek, és milyen sorrendben?

  8. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

  9. Mikorra kell végrehajtani a feladatokat?

  10. Mikor ér véget a munkafolyamat?

  11. Kit kell értesíteni?

  12. Vezérel-e ez a munkafolyamat tartalom-jóváhagyást?

01. Ez-e a megfelelő munkafolyamat-típus?

Vannak olyan több munkafolyamat-sablonok "Jóváhagyási" szó szerepel a nevüket. Ez a cikk a munkafolyamat-sablonon, a Jóváhagyás – SharePoint 2010-bena menü megjelenő vonatkozik. Ha nem biztos abban, hogy a munkafolyamat-típus-e a legjobb választás, hivatkozhat a További tudnivalók a cikk szakaszában olvashatók. A többi a munkafolyamat-sablonok elérhető további tudnivalókat ismertető, a SharePoint beépített munkafolyamatai, a Lásd még című szakaszban.

A szakasz elejére

02. Egy lista vagy tár, vagy az egész webhelycsoport? (és) Egy tartalomtípus vagy minden tartalomtípus?

Legyen a jóváhagyási munkafolyamat verzióját elérhető egy listában vagy tárban csak vagy elérhetővé teheti az egész webhelycsoportban elérhető.

  • Ha a munkafolyamatot csak egyetlen lista vagy tár kezelése céljából adja hozzá, akkor beállíthatja, hogy minden tartalomtípuson vagy csak egyetlen tartalomtípuson fusson.

  • Ha a munkafolyamatot az egész webhelycsoportra vonatkozóan adja hozzá, akkor viszont úgy kell beállítania, hogy egyetlen webhely-tartalomtípuson fusson.

Webhelycsoport térképe a háromféle hozzáadási mód magyarázatával

Mi a tartalomtípus?

Minden dokumentum vagy egyéb SharePoint-listában vagy tárban tárolt elemek egy vagy egy másik tartalomtípustartozik. Tartalomtípus lehet az egyszerű és a dokumentum vagy az Excel-számolótáblaáltalános vagy a magas, speciális Jogi szerződés vagy a Tervezés termékleírást. Néhány tartalomtípusok érhetők el a alapértelmezés szerint a SharePoint-termékekben, de is testre szabható ezek és saját maga hozza létre másokat is hozzáadhat. További tudnivalókért lásd: létrehozása és testreszabása a webhely-tartalomtípus és hozzáadása listákhoz és tárakhoz tartalomtípus.

A szakasz elejére

03. Mi legyen a neve?

Munkafolyamatának olyan nevet adjon, amely:

  • Világosan jelzi, hogy mire való.

  • Világosan megkülönbözteti a többi munkafolyamattól.

Egy példa

Képzelje el, hogy Ön egy szerkesztőcsoport tagja. A csoport két különböző jóváhagyási munkafolyamatot szeretne alkalmazni a külső közreműködőktől származó dokumentumok kezelésére:

  • Az első munkafolyamat futtatásával mindegyik beküldött dokumentumról eldöntik, hogy befogadják-e a szerkesztési folyamatba.

  • A beküldött dokumentum elfogadása és szerkesztése után a szerkesztett tervezeten futtatják a második munkafolyamatot, és ennek során eldöntik, hogy elfogadják-e véglegesként.

Az első munkafolyamat neve lehetne Fogadja el a beküldött anyagok jóváhagyásának , és a másodikat pedig Végső tervezet jóváhagyásának.

Tipp: Szokás szerint érdemes következetes elnevezési szabályokat kialakítani, és gondoskodni arról, hogy ezeket a szabályokat a munkafolyamat minden résztvevője jól ismerje.

A szakasz elejére

04. Feladatlisták és előzménylisták: meglévő vagy új?

A munkafolyamatot, a webhely alapértelmezett feladatok és előzmények listájával, használata más meglévő feladatok és előzmények is csak e munkafolyamat számára listák vagy új kérés sorolja fel.

  • Ha a webhelynek számos munkafolyamata lesz, vagy egy munkafolyamatban számos feladatot kell végrehajtani, akkor fontolja meg, hogy minden munkafolyamathoz új listát kérjen. (A végeláthatatlan listák kezelése lelassítja a működést. A rendszer számára gyorsabb és egyszerűbb néhány rövidebb listát kezelni, mint egy nagyon hosszút.)

  • Ha a munkafolyamat feladatai vagy előzményei kényes vagy bizalmas adatokat fognak tartalmazni, amelyeket az általános Feladatok listától elkülönítve szeretne kezelni, akkor mindenképpen jelezze, hogy új, elkülönített listákat szeretne ehhez a munkafolyamathoz. (A munkafolyamat hozzáadása után pedig gondoskodjon az új listákra vonatkozó engedélyek megfelelő beállításáról.)

A szakasz elejére

05. Hogyan (és ki által) indítható el ez a munkafolyamat?

A munkafolyamatokban beállítható, hogy csak kézzel, csak automatikusan, vagy mindkét módon legyenek elindíthatók:

  • Jóváhagyási munkafolyamat egy adott dokumentum vagy elem manuális indítása, ha egy másik űrlap, a kezdeményezési űrlapjelenik meg. A kezdeményezési űrlap beállítást a társítási űrlap második lapja a legtöbb tartalmazza. Úgy, hogy ha a munkafolyamatot indító személy nem felel meg ezeket a beállításokat (az csak az aktuális példány) módosítsa, azok megteheti előtt azok kattintson a Startgombra. Nyissa meg a lista > elem helyi menüjének > munkafolyamatok > jelölje be a munkafolyamat kézi indításra.

  • Automatikus indítás esetén természetesen nincs lehetőség a kezdeményezési űrlap megjelenítésére, ezért a rendszer a társítási űrlapon meghatározott alapértelmezett beállításokat alkalmazza, minden módosítás nélkül.

Az alábbi ábra a kézi és az automatikus indítás közötti különbséget ábrázolja.

A kézi és automatikus indítás űrlapjainak összehasonlítása

A kezdeményezési űrlapon végrehajtott bármilyen módosítás kizárólag a munkafolyamat éppen futó példányára vonatkozik. A munkafolyamat állandó, alapértelmezett beállításainak módosításához az eredeti társítási űrlapot kell szerkesztenie, mégpedig a cikk MÓDOSÍTÁS szakaszában leírt módon.

Kézi indítások

Ha engedélyezi a kézi indítást, akkor a munkafolyamatot bárki, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel, bármikor, bármelyik alkalmas elemen elindíthatja.

A kézi indítás előnye, hogy Ön és munkatársai akkor futtathatják a munkafolyamatot, amikor csak úgy döntenek, és minden futtatás alkalmával lehetőségük van módosítani bizonyos beállításokat a kezdeményezési űrlapon.

Egy gyors példa:    Ha futtassa a munkafolyamatot csak egy író a csapaton kívül a program szerzője elemen, majd csak kézzel indítja fog, hogy a azt automatikusan futó, és a Csoporttársainak által létrehozott elemek. (Egy alternatív megoldás: egy lista vagy tár, csapata, és külön lista vagy dokumentumtár-elemek az összes többi szerző a szerző az elemek kezelése. Úgy, hogy futtathatja a munkafolyamat automatikusan, de csak az a szerzők külső listában. Egy másik megoldást: hozzáadása egy olyan Ha feltételbe, és az adott személy Által létrehozott értékűre. Munkafolyamat-feltételek gyorsreferencia további információt talál.)

A kézi indítás legfontosabb hátránya az, hogy valakinek észben kell tartania, hogy futtassa a munkafolyamatot, amikor arra szükség van.

Automatikus indítás

A munkafolyamatokban beállítható, hogy az alábbi események bármelyikének bekövetkezésekor automatikusan elinduljanak:

  • Valaki megpróbálja közzétenni egy elem főverzióját.

  • Új elemet hoznak létre vagy töltenek fel a listába vagy tárba.

  • A listában vagy tárban tárolt elemek valamelyikét módosítják.

Az automatikus indítás előnye, hogy senkinek sem kell észben tartania a munkafolyamat indítását. A munkafolyamat mindig fut, amikor a kiváltó esemény bekövetkezik.

Egy gyors példa:    Ha Ön a felelős egy lista elemeinek pontosságáért és megfelelőségéért, akkor hozzáadhat egy jóváhagyási munkafolyamatot az adott listához, és beállíthatja saját magát mint egyetlen résztvevőt. Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan mindig induljon el, ha a lista valamelyik eleme megváltozik, vagy amikor új elemet adnak hozzá a listához. Ily módon Ön mindig naprakész lesz.

Az automatikus indítás két hátránya:

  • Ha a kiváló események bármelyike bekövetkezik, akkor a munkafolyamat futtatása nem állítható le.

  • Az egyes példányok indításakor semmilyen beállítás nem módosítható.

Arról, hogy miképpen futtatható automatikusan a munkafolyamat, ha valaki megpróbálja közzétenni egy elem főverzióját, a cikk VEZÉRLÉS szakaszában talál bővebb információt.

A szakasz elejére

06. Vonatkozik-e ez a munkafolyamat azokra a tartalomtípusokra is, amelyek ebből a tartalomtípusból örökölnek?

Abban az esetben, ha egy tartalomtípusra vonatkozó munkafolyamatot az egész webhelycsoportra alkalmaz, lehetősége van arra, hogy a munkafolyamatot a webhelycsoport olyan más tartalomtípusaira is vonatkoztassa, amelyek abból a tartalomtípusból örökölnek, amelyhez a munkafolyamatot hozzáadta.

Megjegyzések

  • A további hozzáadásokat elvégző művelet végrehajtása hosszú időt vehet igénybe.

  • Ha bármelyik webhelyen vagy alwebhelyen, ahol ezt a munkafolyamatot alkalmazni szeretné az öröklő tartalomtípusokra, megszakadt az öröklés, akkor a művelet futtatása előtt győződjön meg róla, hogy az adott webhelyek vagy alwebhelyek mindegyikénél tagja a Tulajdonosok csoportnak.

A szakasz elejére

07. Résztvevők: kik legyenek, és milyen sorrendben?

Minden olyan személy nevét vagy e-mail címét meg kell adnia, akinek a munkafolyamat véleményezési feladatot fog kiosztani.

Egy vagy több szakasz?    Választhat, hogy a véleményezési feladatoknak csak egy szakaszuk vagy több szakaszuk legyen. Ha egynél több szakaszuk van, akkor a szakaszok végrehajtása egymás után következik.

Párhuzamos vagy egymás utáni véleményezések?    Bármelyik szakasz résztvevőinél beállíthatja, hogy a nekik kiosztandó véleményezési feladatokat egyszerre (párhuzamosan), vagy egymás után (sorban), az Ön által megadott sorrendben kell-e végrehajtani. Az egymás utáni lehetőség akkor hasznos például, ha olyan munkafolyamatot állít be, amely az első elutasítás után befejeződik – vagy ha szeretné, hogy a későbbi résztvevőknek a véleményezés során legyen lehetőségük megtekinteni a korábbi résztvevők által írt megjegyzéseket.

Egy példa

Ez az egyszerű forgatókönyv a többszakaszos és az egymás utáni véleményezések néhány előnyét is bemutatja:

Képzeljük el, hogy Ferenc felvesz egy új jóváhagyási munkafolyamatot. Szeretné, ha munkatársai, Anna és Sándor minden elemet véleményeznének, mielőtt ő maga véleményezi azokat. Szeretné azt is, hogy a munkafolyamat már az ő véleményezése előtt befejeződjön, ha Anna vagy Sándor elutasítja az elemet. Ferenc ezt kétféleképpen állíthatja be:

  • A soros Véleményezés használatával    Ferenc hoz létre egy egyetlen szakaszban egymás utáni áttekintés, amelyben Annának és Sándornak az első két résztvevők, és azt a harmadik; és ő kijelölése az első elutasításkor vége parancs.
    Ennél a módszernél Anna jóvá kell hagynia a elem András feladatot hozzárendelték, és ezután András jóvá kell hagynia a elem mielőtt Ferenc a feladatot hozzárendelték előtt. Anna elutasítja az elemet, ha Sándornak és Ferencnek nem fog kiosztani; tevékenység és ha Anna jóváhagyja, de András utasítja el, akkor a munkafolyamat továbbra is vége előtt Ferenc 's véleményezési feladatot hozzárendelték minden eddiginél.
    Az alábbiakban hogyan a Ferenc beállítja saját egyetlen szakaszban egymás utáni áttekintés.
    Űrlap az egyszakaszos beállítás kiemelésével
    a Befejezés az első elutasításkor lehetőség kiválasztásával

  • Két szakasz alkalmazásával:    Ha Ferenc Annának és Sándornak az egyes egy időben, az ellenőrzések nem felel meg, hogy András ahhoz, hogy kikkel megkezdhesse befejezéséhez Anna léptetése nem tartozik, ő beállíthatja az munkafolyamatokban két szakaszból áll: az első Annának és Sándornak 's felülvizsgálatokra a párhuzamos szakasz , és a második külön szakasz csak a saját véleményezésre. Ismét ő kijelölése az első elutasításkor vége parancs A másodszintű nem indul el, az első szakasz befejeztéig; így újra Annának vagy Sándornak vagy elutasítja az elemet, ha Ferenc 's véleményezési feladatot soha nem rendeli.
    Az alábbiakban hogyan a Ferenc beállítja saját kétszakaszos párhuzamos áttekintése.
    Űrlap a párhuzamos szakaszbeállítás kiemelésével
    a Befejezés az első elutasításkor lehetőség kiválasztásával

A két megoldás folyamatábrája alább látható.

Soros munkafolyamat és kétszakaszos munkafolyamat egymás mellett

Külső résztvevők:    Egy speciális folyamat segítségével olyan résztvevők is felvehetők, akik nem tagjai a SharePoint-szervezetnek. Ebben a folyamatban egy webhelytag szolgál a külső résztvevők közvetítőjeként (proxyjaként).

A folyamat ábrája a következő:

Külső résztvevők felvételének folyamatábrája

Az egész csoporthoz egyetlen feladatot rendel hozzá, vagy mindegyik csoporttaghoz egyet?    Ha a munkafolyamat résztvevői közé csoportcímet vagy terjesztési listát vesz fel, beállíthatja, hogy a munkafolyamat a csoport mindegyik tagjánakegy-egy feladatot osszon-e ki, vagy egyetlen feladatot osszon ki az egész csoportnak (de erről az egyetlen feladatról is küldjön emlékeztetőt mindegyik tagnak). Ha az egész csoport csak egyetlen feladatot kap, akkor a csoport bármelyik tagja magához veheti és végrehajthatja az adott feladatot. (A csoportfeladatok átvételére vonatkozó útmutató a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.

A szakasz elejére

08. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek

A társítási űrlapon van egy szövegmező, ahol útmutatást adhat, leírhatja a részletes követelményeket, erőforrásokat stb.

Itt két dolgot lehet érdemes leírni:

  • Kapcsolatfelvételi információk arra az esetre, ha a résztvevőknek nehézségei vagy kérdései lennének.

  • Ha a munkafolyamat egyetlen feladatot rendel mindegyik csoporthoz vagy terjesztési listához, akkor itt említse meg, hogy ezekből a csoportokból egy-egy tagnak magához kell vennie a feladatot, és ezután hajthatja végre. Ezzel megkímélheti a csoport többi tagját attól, hogy idejüket ugyanannak a feladatnak a végrehajtására pazarolják. A csoportfeladatok átvételére vonatkozó részletek a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvashatók.

A szakasz elejére

09. Mikorra kell végrehajtani a feladatokat?

A munkafolyamat feladatainak határidejét kétféleképpen jelezheti, akár egyszerre mindkét módon is:

Naptári dátummal:    Megadhat egy naptári dátumot, amikorra minden feladatot el kell végezni.

  • Ha a munkafolyamatot automatikus indításúként állítja be, akkor általában nem érdemes ezt a lehetőséget használni. Ennek az az oka, hogy a munkafolyamat automatikus indításakor a rendszer nem frissíti automatikusan a megadott dátumértéket az aktuális dátumhoz viszonyítva.

A feladatra megadott időtartammal:    Megadhatja, hogy a feladat kiosztásától számítva hány nap, hét vagy hónap áll rendelkezésre az egyes feladatok végrehajtására.

  • A naptári nappal megadott határidők felülírják a feladatokra megadott időtartamokat. Azaz: ha ma június 10-e van, és én ma kapok egy feladatot, amelyre három napot adnak, de a naptári nappal is megadott határidő június 11-e, akkor a feladat határideje június 11-e lesz (a naptári nappal megadott határidő), nem pedig június 13-a (a három napos időtartam vége).

A szakasz elejére

10. Mikor ér véget a munkafolyamat?

Elkerülheti, hogy mások fölösleges véleményezésekre pazarolják az idejüket, ha beállítja, hogy a munkafolyamat azonnal (a megadott vagy számított határidő előtt) leálljon, ha a következő két esemény valamelyike bekövetkezik:

  • Valamelyik résztvevő elutasítja az elemet.

  • Az elem valamilyen módon megváltozik.

Megjegyzés:  Nem indítható munkafolyamat olyan elemen, amely éppen ki van véve. A munkafolyamat indítása után azonban a véleményezendő elem kivehető, hogy védve legyen a módosításokkal szemben. (Amíg azonban be nem adják ugyanezt az elemet, addig nem indíthatók rajta más munkafolyamatok.)

A szakasz elejére

11. Kit kell értesíteni?

A társítási űrlap második lapjának Másolatot kap mezőjében megadhatja azok neveit vagy címeit, akiket értesíteni kell a munkafolyamat egyes indításairól vagy befejezéseiről.

  • Azzal, hogy itt megadja a nevet, még nem társít munkafolyamat-feladatot az adott személyhez.

  • Ha a munkafolyamatot kézzel indítják, akkor az indító személy mindenképpen megkapja az indítási és befejezési értesítést, ezért őt nem kell megadni ebben a mezőben.

  • Ha a munkafolyamat automatikusan indul, akkor a munkafolyamatot eredetileg hozzáadó személy kapja meg az indítási és befejezési értesítést, ezért őt nem kell megadni ebben a mezőben.

A szakasz elejére

12. Vezérel-e ez a munkafolyamat tartalom-jóváhagyást?

Előfordulhat, hogy listáiban vagy táraiban olyan új tételek és/vagy meglévő elemek olyan új verziói vannak, amelyeket a tartalom pontossága, a forma és a stílus megfelelősége szempontjából véleményeztetni szeretne, mielőtt közzétenné bárki számára, akinek hozzáférése van a listához. A véleményezési folyamatnak ezt a típusát tartalom-jóváhagyásnak nevezik.

A SharePoint-termékekben a jóváhagyási munkafolyamattal még egyszerűbbé és hatékonyabbá tehető a tartalom-jóváhagyási folyamat. Az ezzel kapcsolatos további tudnivalók a cikk Tartalom-jóváhagyás vezérlése című szakaszában olvashatók.

Következő lépések

Ha készen áll arra, hogy új jóváhagyási munkafolyamatát felvegye a listájába, tárába vagy webhelycsoportjába, akkor ugorjon a cikk megfelelő HOZZÁADÁS szakaszához (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Előfordulhat, hogy listáiban és tárjaiban olyan új tételek és/vagy meglévő elemek olyan új verziói vannak, amelyeket a tartalom pontossága, a forma és a stílus megfelelősége szempontjából véleményeztetni szeretne, mielőtt közzétenné bárki számára, akinek hozzáférése van a listához. A véleményezési folyamatnak ezt a típusát tartalom-jóváhagyásnak nevezik.

A tartalom-jóváhagyás munkafolyamat nélkül, kézzel is elvégezhető a SharePoint-termékekben, de a SharePoint jóváhagyási munkafolyamatával még könnyebbé és hatékonyabbá tehető ez a folyamat.

Ha még nem jártas a SharePoint-termékek verziószámozási és tartalom-jóváhagyási funkcióinak használatában, akkor javasoljuk, hogy kezdje az ismerkedést a következő cikkek átolvasásával:

A jóváhagyási munkafolyamatok kétféle módszert biztosítanak a tartalom-jóváhagyási folyamat vezérlésére. Mindegyik módszer a társítási űrlap egyetlen vezérlőjéhez kapcsolódik, amelyet a munkafolyamat első hozzáadásakor kell kitölteni. A munkafolyamat csak az egyikkel vagy mindkettővel együtt is használható.

Főverziók közzétételének vezérlése

Az első lap Indítási beállítások területén van egy beállítási lehetőség, amelynek a következő a neve: A munkafolyamat indítása főverziójú elem közzétételének jóváhagyásához. Néhány megjegyzés:

  • Ez a jelölőnégyzet csak olyan jóváhagyási munkafolyamatoknál érhető el, amelyek egyetlen lista vagy tár minden tartalomtípusán futnak, és nem érhető el azoknál, amelyek csak egyetlen tartalomtípus elemein futnak.

  • Ahhoz, hogy ez a lehetőség elérhető legyen, a Verziószámozási beállítások lapon engedélyezni kell a lista vagy tár tartalom-jóváhagyását, és ugyanezen a lapon be kell jelölni a Fő- és alsóbbrendű verziók (piszkozatok) létrehozása választógombot.

  • Ha ezt a lehetőséget választja, akkor az ezt követő két jelölőnégyzet: A munkafolyamat automatikus indítása új elem létrehozásakor és A munkafolyamat indítása bármely elem módosulásakor elérhetetlenné válik.

  • Ha ezt a lehetőséget választja, akkor a munkafolyamat csak akkor fog automatikusan futni egy elemen, ha valaki megpróbálja közzétenni az adott elem valamelyik főverzióját.

  • Bármely listában vagy tárban csak egy olyan jóváhagyási munkafolyamat lehet, amely főverziók közzétételének jóváhagyására szolgál. Ha ugyanabban a listában vagy tárban megpróbál egy második munkafolyamatot is kijelölni erre a célra, akkor a rendszer üzenetet jelenít meg, és az egyiket vagy a másikat kell választania.

Nem verziószámozáson alapuló vezérlés

A társítási űrlap második lapjának Tartalom-jóváhagyás engedélyezése területén látható A jóváhagyás állapotának frissítése (ez a munkafolyamat szabályozza a tartalom-jóváhagyást) beállítás.

Ez a beállítás elérhető az űrlapon, függetlenül attól, hogy a listában vagy tárban kötelező-e a tartalom jóváhagyása vagy nem. Az elem Jóváhagyás mezőjének értékét mindkét esetben a munkafolyamat kimenetele határozza meg.

Ezzel a beállítással lehetővé válik, hogy:

  • a munkafolyamatot mindig kézzel futtassák, vagy

  • kiválasszanak egy vagy több automatikus indítási beállítást a társítási űrlap első lapján, vagy

  • a kézi és az automatikus indítást is engedélyezzék.

Webes közzétételi helyek tartalomvezérlése

A tartalomvezérlés a weben lapokat közzétevő webhelyekre szabott speciális folyamat. Ennek megfelelően a rendszer egy speciális közzétételi jóváhagyási munkafolyamatot biztosít a közzétételi webhelyek számára, valamint egy webhelysablont (ennek neve Közzétételi webhely munkafolyamattal), amely a munkafolyamat webes közzétételre szabott verzióját foglalja magában.

Következő lépések

Ha készen áll arra, hogy új jóváhagyási munkafolyamatát felvegye a listájába, tárába vagy webhelycsoportjába, akkor ugorjon a cikk megfelelő HOZZÁADÁS szakaszához (Lista/tár vagy Webhelycsoport).

Ha még nem jártas a munkafolyamatok hozzáadásában, akkor hasznos lehet átolvasnia a cikk ISMERKEDÉS és TERVEZÉS szakaszát, mielőtt e szakasz lépéseit végrehajtaná.

E szakasz részei

  1. Első lépések

  2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Első lépések

A munkafolyamat hozzáadása előtt két dologról kell gondoskodni:

E-mailben    Ahhoz, hogy a munkafolyamat értesítő e-mailek és emlékeztetők küldése e-mailek engedélyezve kell lennie a SharePoint-webhelyen. Ha nem biztos abban, hogy ez által már elvégzett, kérdezze meg a SharePoint-rendszergazdától. További tájékoztatás SharePoint 2013-ban Step by step: kimenő E-mail beállítása beállítása.

Engedélyek:    A SharePoint alapértelmezett beállításai megkövetelik, hogy Ön listakezelési engedélyekkel rendelkezzen, ha a listákhoz, tárakhoz vagy webhelycsoportokhoz munkafolyamatokat szeretne hozzáadni. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel; a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem. Az engedélyekkel kapcsolatos további tudnivalók a cikk ISMERKEDÉS szakaszában olvashatók.)

A szakasz elejére

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

  2. Kattintson a menüszalag Lista vagy Tár fülére.

    Megjegyzés: A fül neve a lista vagy a tár típusától függ, naptár esetén például Naptár lesz a neve.

  3. Kattintson a Beállítások csoport Munkafolyamat-beállítások gombjára.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lap Ilyen típusú munkafolyamat-társítások megjelenítése listájában adja meg, hogy a dokumentumon, a listán vagy egy mappán szeretné-e futtatni a munkafolyamatot, majd kattintson a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.

  5. Töltse ki a társítási űrlap első lapja.
    (Útmutatást kövesse az ábrán.)

    Munkafolyamat hozzáadásának alapvető adatai szakaszokkal

    Első beállítás

    Tartalomtípus

    Második beállítás

    Sablon

    Jelölje ki a Jóváhagyás – SharePoint 2010 -sablont.

    Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 -sablon nem jelenik meg a listában, lépjen kapcsolatba a SharePoint-rendszergazdájához, megtudhatja, hogy aktiválását a webhelycsoportja vagy munkaterülete számára. Ha Ön rendszergazda, olvassa el a Webhely beállításai > Webhelycsoport-szolgáltatások > Aktiválása munkafolyamatok szolgáltatás.

    Harmadik beállítás

    Név

    Írjon be egy nevet a munkafolyamat számára. Ez a név fogja azonosítani a munkafolyamatot a lista vagy tár felhasználói számára.

    A munkafolyamat elnevezésére vonatkozó ajánlások a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Negyedik beállítás

    Feladatlista

    Válassza ki a munkafolyamat során használni kívánt feladatlistát. Választhat a meglévő feladatlisták közül, vagy az Új feladatlista pontra kattintva létrehozhat egy új listát.

    Az új feladatlista létrehozása mellett szóló érvek (a meglévő listák közüli választással szemben) a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Ötödik beállítás

    History List

    Válassza ki a munkafolyamattal használni kívánt előzménylistát. Választhat a meglévő előzménylisták közül, vagy a Munkafolyamat előzményei (új) pontra kattintva létrehozhat egy új listát.

    Az új előzménylista létrehozása mellett szóló érvek (a meglévő listák közüli választással szemben) a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Hatodik beállítás

    Indítási beállítások

    Adja meg, hogy milyen módon lehessen elindítani ezt a munkafolyamatot.

    Az indítási beállításokkal kapcsolatos tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Ha a munkafolyamatot tartalom-jóváhagyás vezérlésére szeretné használni, akkor az ezzel kapcsolatos tudnivalókról, többek között a főverziók közzétételének módjáról a cikk VEZÉRLÉS szakaszában olvashat.

    • A fontos tudni, hogy a lehetőség egy elem közzétételének jóváhagyásához munkafolyamat indítása nem jelenik meg, ha a munkafolyamatot csak egyetlen tartalomtípus ad hozzá.

    • További megjegyzés: ha A munkafolyamat indítása főverziójú elem közzétételének jóváhagyásához lehetőséget választja, akkor a következő két jelölőnégyzet elérhetetlenné válik.

  6. Ha az űrlapon minden beállítás a kívántnak megfelelő, akkor kattintson a Tovább gombra.

  7. Töltse ki a társítási űrlap második lapja.
    (Útmutatást kövesse az ábrán.)

    Megjegyzés: A SharePoint-termékek a munkafolyamat kézi indításakor mindig megjelenítik ennek a második lapnak az első néhány beállítását – egész pontosan az alábbi ábrán látható első hét beállítást, a Jóváhagyók mezőtől a Másolatot kap mezőig – így ezek a beállítások csak az adott példányra vonatkozóan is megadhatók.

    A Munkafolyamat hozzáadása lap alapértelmezett értékei mezőkkel

    Első beállítás

    Hozzárendelés

    Második beállítás

    Sorrend:

    Adja meg, hogy a feladatokat egyesével (egymás után), vagy egyszerre (párhuzamosan) kell-e kiosztani.

    Az egymás utáni és a párhuzamos végrehajtással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Harmadik beállítás

    Új szakasz hozzáadása

    Ha a most konfigurált első szakasz után továbbiakat is szeretne, akkor ezzel a paranccsal adhatja hozzá őket a munkafolyamathoz.

    • Egy egész szakasz törléséhez kattintson a szakaszra a Hozzárendelés mezőben, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

    A több szakasz használatával kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Negyedik beállítás

    Csoportok kibontása

    • Ha minden csoport minden olyan tagjának külön feladatot szeretne kiosztani, akit a Hozzárendelés mezőben megadott, akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést fog kapni a feladatról, és mindenki saját végrehajtandó feladatot kap.)

    • Ha az egész olyan csoport számára csak egy feladatot szeretne kiosztani, amelyet a Hozzárendelés mezőben megadott, akkor törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja értesítést fog kapni a feladatról, amelyet valamelyiküknek magához kell vennie, ezután végrehajthatja azt az egész csoport nevében. A csoportfeladatok átvételére vonatkozó útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

    Ötödik beállítás

    Kérés

    Az itt megadott szöveg minden feladatértesítésnek része lesz, amelyet a munkafolyamat küld. Ne feledje el megadni a további útmutatást és erőforrásokat, amelyekre a résztvevőknek esetleg szükségük lehet. Ezek lehetnek többek között:

    • Kapcsolatfelvételi információk.

    • Megfelelő esetben egy megjegyzés az egész csoportoknak vagy terjesztési listáknak kiadott közös feladatokról. (A csoportfeladatok átvételével kapcsolatos útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

    Hatodik beállítás

    Határidők és a feladatok időtartamai

    Itt megadhatja a teljes munkafolyamat végső határidejét és/vagy megadhatja, hogy hány nap, hét vagy hónap áll rendelkezésre a feladat végrehajtására annak kiosztásától számítva.

    • Ha a munkafolyamat bármikor automatikusan is elindulhat, akkor érdemes üresen hagyni Az összes feladat határideje mezőt, és az időtartamot szabályozó két mezővel meghatározni a határidőt. Amikor a munkafolyamatot kézzel indítja, akkor a kezdeményezési űrlapon mindig lesz lehetősége konkrét határidőt megadni.

    A határidők és feladat-időtartamok közötti választással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Hetedik beállítás

    Másolatot kap

    Itt megadhatja azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail címét, akiket értesíteni kell a munkafolyamat indításairól vagy befejezéséről.

    • Azzal, hogy itt megadja a nevet, még nem oszt ki munkafolyamat-feladatot.

    • Ha a munkafolyamatot kézzel indítják, akkor az indító személy mindenképpen megkapja az indítási és leállítási értesítést, ezért őt nem kell megadni ebben a mezőben.

    • Ha a munkafolyamat automatikusan indul, akkor a munkafolyamatot eredetileg hozzáadó személy kapja meg az indítási és leállítási értesítést, ezért őt nem kell megadni ebben a mezőben.

    Nyolcadik beállítás

    A munkafolyamat befejezése

    E beállítások közül választhatja az egyiket, mindkettőt vagy egyiket sem.

    A beállításokkal kapcsolatos tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Kilencedik beállítás

    Tartalom-jóváhagyás engedélyezése

    Ha a munkafolyamatot tartalom-jóváhagyásra fogja használni, akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet.

    A munkafolyamatot tartalom-jóváhagyás, többek között a Főverziók közzétételének, akkor olvassa el a cikk Vezérlés szakaszában használatáról további információt.

  8. Ha a lapon minden beállítás a kívántnak megfelelő, akkor a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

Ha még nem jártas a munkafolyamatok hozzáadásában, akkor hasznos lehet átolvasnia a cikk ISMERKEDÉS és TERVEZÉS szakaszát, mielőtt e szakasz lépéseit végrehajtaná.

E szakasz részei

  1. Első lépések

  2. A munkafolyamat hozzáadása

1. Első lépések

A munkafolyamat hozzáadása előtt két dologról kell gondoskodni:

E-mailben    Ahhoz, hogy a munkafolyamat értesítő e-mailek és emlékeztetők küldése e-mailek engedélyezve kell lennie a webhelyen. Ha nem biztos abban, hogy ez által már elvégzett, kérdezze meg a SharePoint-rendszergazdától. További tájékoztatás SharePoint 2013-ban Step by step: kimenő E-mail beállítása beállítása.

Engedélyek:    A SharePoint alapértelmezett beállításai megkövetelik, hogy Ön listakezelési engedélyekkel rendelkezzen, ha a listákhoz, tárakhoz vagy webhelycsoportokhoz munkafolyamatokat szeretne hozzáadni. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel; a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem. Az engedélyekkel kapcsolatos további tudnivalók a cikk ISMERKEDÉS szakaszában olvashatók.)

A szakasz elejére

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Lépjen a webhelycsoport kezdőlapjára (de ne a webhelycsoporton belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapjára).

  2. Kattintson a Beállítások gombra, majd a Webhely beállításai parancsra.

  3. A Webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.

  4. Kattintson a Webhely tartalomtípusai lapon annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelynek kezeléséhez munkafolyamatot szeretne hozzáadni.

    Megjegyzés:  Az egész webhelycsoporthoz hozzáadott munkafolyamat csak egyetlen tartalomtípus elemeihez rendelhető hozzá.

    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

    1. A kiválasztott tartalomtípus lapjának Beállítások területén kattintson a Munkafolyamat-beállítások hivatkozásra.

    2. Kattintson a Munkafolyamat-beállítások lapon a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.

    3. Töltse ki a társítási űrlap első lapja.
      (Útmutatást kövesse az ábrán.)

    Munkafolyamat beállítási lapja

    Első beállítás

    Sablon

    Második beállítás

    Név

    Írjon be egy nevet a munkafolyamat számára. Ez a név fogja azonosítani a munkafolyamatot a webhelycsoport felhasználói számára.

    A munkafolyamat elnevezésére vonatkozó ajánlások a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Harmadik beállítás

    Feladatlista

    Válassza ki a munkafolyamat során használni kívánt feladatlistát. Választhat a meglévő feladatlisták közül, vagy az Új feladatlista pontra kattintva létrehozhat egy új listát.

    Az új feladatlista létrehozása mellett szóló érvek (a meglévő listák közüli választással szemben) a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Negyedik beállítás

    History List

    Válassza ki a munkafolyamattal használni kívánt előzménylistát. Választhat a meglévő előzménylisták közül, vagy a Munkafolyamat előzményei (új) pontra kattintva létrehozhat egy új listát.

    Az új előzménylista létrehozása mellett szóló érvek (a meglévő listák közüli választással szemben) a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Ötödik beállítás

    Indítási beállítások

    Adja meg, hogy milyen módon lehessen elindítani ezt a munkafolyamatot.

    Az indítási beállításokkal kapcsolatos tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Hatodik beállítás

    A Munkafolyamat hozzá legyen adva a gyermek-tartalomtípusokhoz?

    Adja meg, hogy ezt a munkafolyamatot minden más webhely- és lista-tartalomtípushoz is hozzá kell-e adni (és ahhoz társítani), amely ebből a tartalomtípusból örököl.

    • A további hozzáadásokat elvégző művelet végrehajtása hosszú időt vehet igénybe.

    • Ha bármelyik webhelyen vagy alwebhelyen, ahol ezt a munkafolyamatot alkalmazni szeretné az öröklő tartalomtípusokra, megszakadt az öröklés, akkor a művelet futtatása előtt győződjön meg róla, hogy az adott webhelyek vagy alwebhelyek mindegyikénél tagja a Tulajdonosok csoportnak.

  5. Ha a lapon minden beállítás a kívántnak megfelelő, akkor kattintson a Tovább gombra.

  6. Töltse ki a társítási űrlap második lapja.
    (Útmutatást kövesse az ábrán.)

    Megjegyzés: A SharePoint-termékek a munkafolyamat kézi indításakor mindig megjelenítik ennek a második lapnak az első néhány beállítását – egész pontosan az alábbi ábrán látható első hét beállítást, a Jóváhagyók mezőtől a Másolatot kap mezőig – így ezek a beállítások csak az adott példányra vonatkozóan is megadhatók.

    A Munkafolyamat hozzáadása lap alapértelmezett értékei mezőkkel

    Első beállítás

    Hozzárendelés

    Második beállítás

    Sorrend:

    Adja meg, hogy a feladatokat egyesével (egymás után), vagy egyszerre (párhuzamosan) kell-e kiosztani.

    Az egymás utáni és a párhuzamos végrehajtással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Harmadik beállítás

    Új szakasz hozzáadása

    Ha a most konfigurált első szakasz után továbbiakat is szeretne, akkor ezzel a paranccsal adhatja hozzá őket a munkafolyamathoz.

    • Egy egész szakasz törléséhez kattintson a szakaszra a Hozzárendelés mezőben, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

    A több szakasz használatával kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Negyedik beállítás

    Csoportok kibontása

    • Ha minden csoport minden olyan tagjának külön feladatot szeretne kiosztani, akit a Hozzárendelés mezőben megadott, akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést fog kapni a feladatról, és mindenki saját végrehajtandó feladatot kap.)

    • Ha azt szeretné, csak egy tevékenység rendelve egy teljescsoport , hogy beírta a hozzárendelése mezőben, törölje ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagjának tevékenység szóló értesítést kap, de minden egy olyan tag igényelheti és a egyetlen feladat a teljes csoport nevében. Találhatók csoportfeladatok átvételével Ez a cikk teljes szakaszában az utasításokat.)

    Ötödik beállítás

    Kérés

    Az itt megadott szöveg minden feladatértesítésnek része lesz, amelyet a munkafolyamat küld. Ne feledje el megadni a további útmutatást és erőforrásokat, amelyekre a résztvevőknek esetleg szükségük lehet. Ezek lehetnek többek között:

    • Kapcsolatfelvételi információk.

    • Megfelelő esetben egy megjegyzés az egész csoportoknak vagy terjesztési listáknak kiadott közös feladatokról. (A csoportfeladatok átvételével kapcsolatos útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

    Hatodik beállítás

    Határidők és a feladatok időtartamai

    Itt megadhatja a teljes munkafolyamat végső határidejét és/vagy megadhatja, hogy hány nap, hét vagy hónap áll rendelkezésre a feladat végrehajtására annak kiosztásától számítva.

    • Ha a munkafolyamat bármikor automatikusan is elindulhat, akkor érdemes üresen hagyni Az összes feladat határideje mezőt, és az időtartamot szabályozó két mezővel meghatározni a határidőt. Amikor a munkafolyamatot kézzel indítja, akkor a kezdeményezési űrlapon mindig lesz lehetősége konkrét határidőt megadni.

    A határidők és feladat-időtartamok közötti választással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Hetedik beállítás

    Másolatot kap

    Itt megadhatja azoknak a személyeknek a nevét vagy e-mail címét, akiket értesíteni kell a munkafolyamat indításairól vagy befejezéséről.

    • Azzal, hogy itt megadja a nevet, még nem oszt ki munkafolyamat-feladatot.

    • Ha a munkafolyamatot kézzel indítják, akkor az indító személy mindenképpen megkapja az indítási és leállítási értesítést, ezért őt nem kell megadni ebben a mezőben.

    • Ha a munkafolyamat automatikusan indul, akkor a munkafolyamatot eredetileg hozzáadó személy kapja meg az indítási és leállítási értesítést, ezért őt nem kell megadni ebben a mezőben.

    Nyolcadik beállítás

    A munkafolyamat befejezése

    E beállítások közül választhatja az egyiket, mindkettőt vagy egyiket sem.

    A beállításokkal kapcsolatos tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Kilencedik beállítás

    Tartalom-jóváhagyás engedélyezése

    Ha a munkafolyamatot tartalom-jóváhagyásra fogja használni, akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet.

    A munkafolyamatot tartalom-jóváhagyás, többek között a Főverziók közzétételének, akkor olvassa el a cikk Vezérlés szakaszában használatáról további információt.

  7. Ha a lapon minden beállítás a kívántnak megfelelő, akkor a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

Következő lépések

Ha készen áll, lépjen a cikk INDÍTÁS szakaszához, és indítsa el az első példányt az új munkafolyamat tesztelése céljából.

A munkafolyamatokban beállítható, hogy csak kézzel, csak automatikusan, vagy mindkét módon legyenek elindíthatók:

  • Kézzel bármikor, bárki által, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel.

  • Automatikusan meghatározott kiváltó események bármelyike bekövetkezik. Ez azt jelenti, hogy egy elemet a listához vagy tárhoz való hozzáadásakor , illetve Ha egy elemet a listában van valamilyen módon megváltozik, és/vagy , ha valaki megpróbálja közzétenni egy elem főverzióját).
    (A kiváltó esemény vagy események vannak megadva a társítási űrlap első lapja az eredeti társítási és a munkafolyamat konfigurációs során. További tudnivalókért lásd: Ez a cikk a terv szakaszához.)

Megjegyzés:  Nem indítható munkafolyamat olyan elemen, amely éppen ki van véve. A munkafolyamat indítása után azonban a véleményezendő elem kivehető, hogy védve legyen a módosításokkal szemben. (Amíg azonban be nem adják ugyanezt az elemet, addig nem indíthatók rajta más munkafolyamatok.)

E szakasz részei

  1. A munkafolyamat automatikus indítása

  2. A munkafolyamat kézi indítása

  3. Kézi indítás a listából vagy tárból

  4. Kézi indítás Microsoft Office programból

1. A munkafolyamat automatikus indítása

Ha a munkafolyamat automatikus indításúként van konfigurálva, akkor a munkafolyamat minden alkalommal futni kezd azon az elemen, amelyen a kiváltó esemény bekövetkezett.

A munkafolyamat az indítás után kiosztja az első feladatot vagy feladatokat, és feladatértesítőt küld mindegyik végrehajtónak. Eközben indítási értesítőt is küld (amely a feladatértesítőtől különböző) annak a személynek, aki a munkafolyamatot eredetileg hozzáadta, valamint azoknak, akik szerepelnek a társítási űrlap második lapjának Másolatot kap mezőjében.

Megjegyzés:  Amikor automatikus indítású új munkafolyamatot adnak hozzá a rendszerhez, a társítási űrlap második lapján található Az összes feladat határideje mezőt általában érdemes üresen hagyni, mivel az ott megadott konkrét dátum nem alkalmazkodik automatikusan ahhoz a dátumhoz, amelyen a munkafolyamat elindul. A további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

A szakasz elejére

2. A munkafolyamat kézi indítása

Az engedélyekkel kapcsolatos megjegyzés:    A munkafolyamatok indításához rendes esetben elemszerkesztési engedély szükséges. (A Tagok csoport és a Tulajdonosok csoport tagjainak alapértelmezés szerint megvan ez az engedély, de a Látogatók csoport tagjainak nincs. Egy Tulajdonos azonban munkafolyamatról munkafolyamatra eldöntheti, hogy az indításhoz megköveteli-e a listakezelési engedélyt. Ezzel a beállítással a Tulajdonosok lényegében azt adhatják meg, hogy az adott munkafolyamatot csak ők és más Tulajdonosok indíthatják el. A további részletek a cikk Ismerkedés szakaszában olvashatók.)

Két indítási hely

Egy munkafolyamatot két helyről indíthat el kézzel:

  • Abból a listából vagy tárból , amely az elemet tárolja

  • Magából az elemből , miután megnyitotta abban a Microsoft Office programban, amelyben létrehozta. (Ennek telepített programnak kell lennie, nem lehet webes alkalmazásverzió.)

A szakasz hátralévő két része útmutatást ad mindkét módszerhez.

A szakasz elejére

3. Kézi indítás a listából vagy tárból

  1. Lépjen ahhoz a listához vagy tárhoz, ahol az az elem található, amelyen a munkafolyamatot futtatni szeretné.

  2. Kattintson az elem neve melletti három pontra, a megjelenő párbeszédpanelen lévő három pontra kattintva nyissa meg az elem menüjét, és válassza abban a Munkafolyamatok parancsot.

  3. A Munkafolyamatok: elem neve lap Új munkafolyamat indítása területén kattintson a futtatni kívánt munkafolyamatra.

  4. Végezze el a kezdeményezési űrlap Munkafolyamat módosítása lapján azokat a módosításokat, amelyeket a munkafolyamat jelenlegi példányára szeretne alkalmazni.

    Megjegyzés:  A kezdeményezési űrlapon elvégzett módosítások kizárólag a munkafolyamat aktuális példányának futtatásáig érvényesek. Ha úgy szeretne egy beállítást módosítani, hogy az a munkafolyamat minden futtatására érvényes legyen, vagy olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ezen az űrlapon, akkor olvassa el e cikk MÓDOSÍTÁS szakaszát.

    Kezdeményezési űrlap

    Első beállítás

    Hozzárendelés

    Második beállítás

    Sorrend:

    Győződjön meg róla, hogy a feladatok kiosztásának módját – az egymás utáni (soros) vagy egyszerre történő (párhuzamos) kiosztást – meghatározó beállítások a kívántnak megfelelőek.

    Az egymás utáni és a párhuzamos végrehajtással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Harmadik beállítás

    Új szakasz hozzáadása

    Itt hozzáadhat új szakaszokat azokon túl, amelyek már konfigurálva vannak.

    • Egy egész szakasz törléséhez kattintson a szakaszra a Hozzárendelés mezőben, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

    A több szakasz használatával kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Negyedik beállítás

    Csoportok kibontása

    • Szeretné, hogy egy tevékenység rendelve minden tagja az egyes csoportok , hogy beírta a hozzárendelés mezőben Jelölje be a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagjának a tevékenység értesítést kap, és minden tag lesz a saját feladatok elvégzéséhez.)

    • Ha az egész olyan csoport számára csak egy feladatot szeretne kiosztani, amelyet a Hozzárendelés mezőben megadott, akkor törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja értesítést fog kapni a feladatról, amelyet valamelyiküknek magához kell vennie, ezután végrehajthatja azt az egész csoport nevében. A csoportfeladatok átvételére vonatkozó útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

    Ötödik beállítás

    Kérés

    Az itt megadott szöveg minden feladatértesítésnek része lesz, amelyet a munkafolyamat küld. Ne feledje el megadni a további útmutatást és erőforrásokat, amelyekre a résztvevőknek esetleg szükségük lehet. Ezek lehetnek többek között:

    • Kérdések és problémák esetén használható kapcsolatfelvételi információk

    • Megfelelő esetben egy megjegyzés az egész csoportoknak vagy terjesztési listáknak kiadott közös feladatokról. (A csoportfeladatok átvételével kapcsolatos útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

    Hatodik beállítás

    Határidők és a feladatok időtartamai

    Itt megadhatja a teljes munkafolyamat végső határidejét és/vagy megadhatja, hogy hány nap, hét vagy hónap áll rendelkezésre a feladat végrehajtására annak kiosztásától számítva.

    A határidők és feladat-időtartamok közötti választással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

    Hetedik beállítás

    cc#

    A listát tetszés szerint bővítheti vagy szűkítheti. Ne feledje:

    • Azzal, hogy itt megadja a nevet, még nem oszt ki munkafolyamat-feladatot.

    • Mivel a munkafolyamatot kézzel indítja, ezért akkor is megkapja az indítási és leállítási értesítést, ha saját neve vagy címe nem szerepel ebben a mezőben.

  5. Ha a kezdeményezési űrlapon minden beállítás a kívántnak megfelelő, akkor az Indítás gombra kattintva elindíthatja a munkafolyamatot.

A munkafolyamat kiosztja az első feladato(ka)t, eközben indítási értesítést küld Önnek és azoknak, akik a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében fel vannak sorolva.

A szakasz elejére

  1. Nyissa meg az elemet a számítógépére telepített Office programban.

  2. A megnyitott elemben kattintson a Fájl fülre, majd a Mentés és küldés pontra, és kattintson arra a munkafolyamatra, amelyet futtatni szeretne az elemen.

  3. Ha a következő üzenet jelenik meg, amely közli, hogy a munkafolyamat végrehajtásához az elemet be kell adni, akkor kattintson a Beadás gombra.

  4. Kattintson a nagy Munkafolyamat indítása gombra.

  5. Végezze el a kezdeményezési űrlap Munkafolyamat módosítása lapján azokat a módosításokat, amelyeket a munkafolyamat jelenlegi példányára szeretne alkalmazni.

    Megjegyzés:  A kezdeményezési űrlapon elvégzett módosítások kizárólag a munkafolyamat aktuális példányának futtatásáig érvényesek. Ha úgy szeretne egy beállítást módosítani, hogy az a munkafolyamat minden futtatására érvényes legyen, vagy olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ezen az űrlapon, akkor olvassa el e cikk MÓDOSÍTÁS szakaszát.

    Kezdeményezési űrlap

Első beállítás

Hozzárendelés

Második beállítás

Sorrend:

Győződjön meg róla, hogy a feladatok kiosztásának módját – az egymás utáni (soros) vagy egyszerre történő (párhuzamos) kiosztást – meghatározó beállítások a kívántnak megfelelőek.

Az egymás utáni és a párhuzamos végrehajtással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

Harmadik beállítás

Új szakasz hozzáadása

Itt hozzáadhat új szakaszokat azokon túl, amelyek már konfigurálva vannak.

  • Egy egész szakasz törléséhez kattintson a szakaszra a Hozzárendelés mezőben, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

A több szakasz használatával kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

Negyedik beállítás

Csoportok kibontása

  • Ha minden csoportmindegyik olyan tagjának külön feladatot szeretne kiosztani, akit a Hozzárendelés mezőben megadott, akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja értesítést fog kapni a feladatról, és mindenki saját végrehajtandó feladatot kap.)

  • Ha az egész olyan csoport számára csak egy feladatot szeretne kiosztani, amelyet a Hozzárendelés mezőben megadott, akkor törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből. (A csoport minden tagja értesítést fog kapni a feladatról, amelyet valamelyiküknek magához kell vennie, ezután végrehajthatja azt az egész csoport nevében. A csoportfeladatok átvételére vonatkozó útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

Ötödik beállítás

Kérés

Az itt megadott szöveg minden feladatértesítésnek része lesz, amelyet a munkafolyamat küld. Ne feledje el megadni a további útmutatást és erőforrásokat, amelyekre a résztvevőknek esetleg szükségük lehet. Ezek lehetnek többek között:

  • Kérdések és problémák esetén használható kapcsolatfelvételi információk.

  • Megfelelő esetben egy megjegyzés a csoportoknak vagy terjesztési listáknak kiadott közös feladatokról. (A csoportfeladatok átvételével kapcsolatos útmutatás a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszában olvasható.)

Hatodik beállítás

Határidők és a feladatok időtartamai

Itt megadhatja a teljes munkafolyamat végső határidejét és/vagy megadhatja, hogy hány nap, hét vagy hónap áll rendelkezésre a feladat végrehajtására annak kiosztásától számítva.

A határidők és feladat-időtartamok közötti választással kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

Hetedik beállítás

cc#

A listát tetszés szerint bővítheti vagy szűkítheti. Ne feledje:

  • Azzal, hogy itt megadja a nevet, még nem oszt ki munkafolyamat-feladatot.

  • Mivel a munkafolyamatot kézzel indítja, ezért akkor is megkapja az indítási és leállítási értesítést, ha saját neve vagy címe nem szerepel ebben a mezőben.

  1. Ha a kezdeményezési űrlap beállításai a kívántnak megfelelőek, akkor az Indítás gombra kattintva elindíthatja a munkafolyamatot.

A munkafolyamat kiosztja az első feladato(ka)t, eközben indítási értesítést küld Önnek és azoknak, akik a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében fel vannak sorolva.

Következő lépések

  • Először ez a munkafolyamat futtatása esetén a többi résztvevő lehet szükséges információkat és segítségnyújtás a kijelölt feladataik elvégzéséhez. (Ezek hasznosak lehetnek a teljes cikk szakaszában olvashatók.)

  • Ezenkívül érdemes ellenőrizni, hogy a résztvevők megkapják-e az értesítő e-maileket, és külön figyelmet fordítani arra, nehogy a levélszemétszűrők kiszűrjék az értesítéseket.

  • Végül természetesen Önnek is lehetnek végrehajtandó feladatai a munkafolyamatban. A végrehajtás módjának részletes leírásáért lépjen a cikk VÉGREHAJTÁS szakaszához.

  • Eközben a cikk MEGFIGYELÉS szakaszából arról is információkat szerezhet, hogy miként követheti nyomon a munkafolyamat aktuális példányának végrehajtását.

Ha ez az első alkalom, hogy feladatot kapott egy jóváhagyási munkafolyamatban, akkor bizonyára hasznosnak fogja találni a cikk következő szakaszának áttekintését, mielőtt végrehajtaná a feladatot. Ebben az esetben minden lehetőségről tudni fog, amely az Ön rendelkezésére áll.

Megjegyzés: Ha tudomása van róla, hogy munkafolyamat-feladatot osztottak ki Önnek, de beérkező levelei között nem látja az erről szóló értesítést, akkor győződjön meg róla, hogy a levélszemétszűrő nem irányította át az értesítést. Ha mégis ez történt, akkor állítsa át a szűrő beállításait a megfelelő módon.

Először győződjön meg róla, hogy a helyes cikket olvassa

A különböző munkafolyamat-típusokban különbözőképpen kell a feladatokat végrehajtani.

A végrehajtás megkezdése előtt győződjön meg róla, hogy az Önnek kiosztott feladat valóban egy jóváhagyási munkafolyamat feladata, nem pedig valamilyen más típusú munkafolyamaté.

Keresse a Hagyja jóvá a következőt szöveget a következő helyeken:

  • A feladatértesítő Tárgy sorában

  • A véleményezendő elemben az üzenetsávon

  • A Munkafolyamat állapota lap feladatcímében

Ha egyik helyen sem látja a Hagyja jóvá a következőt szöveget, akkor kérdezze meg a munkafolyamatot eredetileg indító vagy hozzáadó személyt, hogy melyik munkafolyamat-sablonnal dolgozott – esetleg egyéni munkafolyamatról van-e szó. A cikk Lásd még szakaszában hivatkozásokat talál azokra a cikkekre, amelyek ismertetik a SharePoint-termékek egyéb típusú munkafolyamatainak használatát.

Ha valóban jóváhagyási feladatot kapott, akkor jó helyen jár, csak olvasson tovább!

E szakasz részei

  1. A folyamat áttekintése

  2. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a feladatértesítőből

  3. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a listából vagy tárból

  4. Az elem véleményezése:

  5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

  6. Határidőre figyelmeztető értesítők

  7. Csoportfeladat átvétele és végrehajtása (nem kötelező)

  8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

  9. A jóváhagyási feladat átadása valaki másnak (nem kötelező)

  10. A feladat végrehajtása külső résztvevő nevében (nem kötelező)

1. A folyamat áttekintése

Ha egy munkafolyamatban feladatot osztanak ki Önnek, akkor arról általában háromféle módon szerezhet tudomást:

  • Értesítő e-mailt kap a feladatról.

  • Egy Microsoft Office-dokumentum megnyitásakor üzenet jelenik meg az üzenetsávon, amely tájékoztatja, hogy egy kapcsolódó feladatot osztottak ki Önnek.

  • A SharePoint-webhely megnyitásakor láthatja, hogy egy vagy több feladat van kiosztva Önnek.

Miután tudomást szerzett arról, hogy feladatot kapott egy jóváhagyási munkafolyamatban, általában két dolgot kell tennie:

  • Az elem véleményezése:    Állapítsa meg, hogy az elem alkalmas-e jelenlegi állapotában a jóváhagyásra.

  • A feladat befejezése:    A feladatűrlap segítségével küldje el a véleményezés eredményét.

A feladat végrehajtásában tehát leggyakrabban a következő három elem játszik szerepet:

  • Az értesítő üzenet (amelyet e-mailként kap)

  • A jóváhagyásra elküldött elem (amelyet megnyit és véleményez)

  • A feladatűrlap (amelyet megnyit, kitölt és elküld)

Ez a három elem a következőképpen néz ki.

Feladatértesítő, véleményezendő elem és feladatűrlap

Megjegyzés: A feladatértesítő menüszalagjának Feladat megnyitása gombja csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitotta meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

A szakasz elejére

2. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a feladatértesítőből

Hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson a feladatértesítő Elvégzendő feladat sorral kezdődő utasításai között az elemre mutató hivatkozásra.

  2. Az elem megnyitása után kattintson az üzenetsáv Feladat megnyitása gombjára.

Az elem és a feladatűrlap elérése az értesítő e-mailből

Megjegyzés: A feladatértesítő menüszalagjának Feladat megnyitása gombja csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitotta meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

A szakasz elejére

3. Az elem és a feladatűrlap megnyitása a listából vagy tárból

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson az elemhez és munkafolyamathoz kapcsolódó Folyamatban hivatkozásra abban a listában vagy tárban, amely a véleményezésre váró elemet tárolja.

  2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére.

  3. A feladatűrlap Ez a munkafolyamat a(z) Elem címe dokumentumra vonatkozik üzenetsávjában kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

Elem és feladat elérése listából vagy tárból

A szakasz elejére

4. Az elem véleményezése

A következő példában szereplő elem egy Microsoft Word-dokumentum.

Tipp:  Ha a feladat csoportfeladat – tehát olyan feladat, amelyet egy egész csoport vagy terjesztési lista számára osztottak ki, és egyetlen csoporttag végrehajthatja az egész csoport nevében – akkor az elem véleményezése előtt érdemes a feladatot magához vennie. Ezáltal csökkentheti annak esélyét, hogy a csoportból egy másik tag is véleményezze az elemet. Az erre vonatkozó útmutatás a szakasz 7., Csoportfeladat átvétele és végrehajtása című részében található.

Véleményezendő elem megnyitás után, sárga sávval

A dokumentum tetején két sárga üzenetsávot láthat:

  • Írásvédett kiszolgálói    A dokumentum meg nyitva, csak olvasható módban – Ez azt jelenti, hogy erről a dokumentumot, de nem bármilyen módosítást rajta.
    (Tájékoztatjuk, hogy jóváhagyási munkafolyamat-feladat befejezésekor nem általában bármilyen módosítást közvetlenül a az elemben. Ehelyett használhatja a Feladatűrlap regisztrálhatja minden Ön által adott válaszok.)

  • Munkafolyamat-feladat    Amikor készen áll arra, hogy válaszait lejegyezze a feladatűrlapon, kattintson a feladat megnyitása gombra.

A szakasz elejére

5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

A jóváhagyási munkafolyamatok feladatűrlapja az alábbihoz hasonló.

Munkafolyamat-feladat űrlapja

Ha a feladatűrlapot a véleményezendő elemből nyitja meg, akkor az első két elem (Elem törlése és Ez a munkafolyamat-feladat a(z) Elem címe dokumentumra vonatkozik) nem jelenik meg rajta.

Első beállítás

Elem törlése

Második beállítás

Ez a munkafolyamat-feladat a(z) Elem címe dokumentumra vonatkozik

A véleményezendő elem megnyitásához kattintson erre a hivatkozásra.

Harmadik beállítás

Állapot, Igénylő, Összesített megjegyzések, Határidő

Ebben a négy mezőben nem módosíthatja a bejegyzéseket, de a megjelenített információk hasznosak lehetnek.

Az Összesített megjegyzések mezőben nemcsak a feladat végrehajtására vonatkozó további útmutatás látható, hanem a saját feladatukat már végrehajtó résztvevők adott munkafolyamat-példányra vonatkozó megjegyzései is.

Miután elküldte saját űrlapját, a fentiekhez hasonlóan az Ön által a Megjegyzések mezőbe (4) beírt megjegyzések is meg fognak jelenni az Összesített megjegyzések mezőben a soron következő résztvevők számára.

Negyedik beállítás

Megjegyzések

Az itt megadott szöveg látható lesz a munkafolyamat előzményei között, valamint az Összesített megjegyzések mezőben (3) a soron következő résztvevők számára.

Ötödik beállítás

Jóváhagyás

Ha jóvá szeretné hagyni az elemet, akkor először írja be közölni kívánt megjegyzéseit a Megjegyzések mezőbe (4), majd kattintson erre a gombra.

Hatodik beállítás

Elutasítás

Ha el szeretné utasítani az elemet, akkor először írja be közölni kívánt megjegyzéseit a Megjegyzések mezőbe (4), majd kattintson erre a gombra.

Hetedik beállítás

Mégse

Ha a változtatások és válaszok mentése nélkül szeretné bezárni a feladatot, akkor kattintson erre a gombra. A feladat befejezetlen feladatként az Öné marad.

Nyolcadik beállítás

Módosítás kérése

Ha az éppen véleményezett elem módosítását szeretné kérni, akkor kattintson erre a gombra.

A kérés részleteinek megadására szolgáló űrlap ábrája és a további útmutatás a szakasz 8., Az elem módosításának kérése című részében található.

Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a lehetőség egyes munkafolyamat-feladatoknál ki van kapcsolva.

Kilencedik beállítás

Feladat máshoz rendelése

Ha másvalakire szeretné bízni a jóváhagyási feladatot, akkor kattintson erre a gombra.

Az átadás részleteinek megadására szolgáló lap ábrája és a további útmutatás a szakasz 7., A jóváhagyási feladat átadása valaki másnak című részében található.

Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a lehetőség egyes munkafolyamat-feladatoknál ki van kapcsolva.

A szakasz elejére

6. Határidőre figyelmeztető értesítők

Ha egy feladat vagy teljes munkafolyamat végrehajtása nem történik meg a határidőig, akkor a rendszer automatikusan értesítőket küld a következőknek:

  • Annak a személynek, akihez a feladatot hozzárendelték

  • Annak a személynek, aki elindította a munkafolyamatot (vagy automatikus indítás esetén annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot)

A szakasz elejére

7. Csoportfeladat átvétele és végrehajtása (nem kötelező)

Ha egy csoport, amelyhez Ön tartozik, egyetlen közös feladatot kap, akkor a csoport bármelyik tagja magához veheti a feladatot, és az egész csoport nevében végrehajthatja.

A feladatot az elem véleményezéseelőtt kell átvenni. Amint átvette a feladatot, az Önhöz lesz rendelve, így a csoport többi tagja közül senki nem tudja végrehajtani. (Így csak egy személy végzi el a szükséges munkát.)

  1. Mutasson a Munkafolyamat állapota lapon az Ön csoportjához társított feladat nevére, amíg meg nem jelenik egy nyíl.

  2. Kattintson a nyílra, majd az Elem szerkesztése pontra, végül a feladatűrlapon kattintson a Feladat igénylése gombra.
    Csoportfeladat igénylése

A Munkafolyamat állapota lap frissítése után láthatja, hogy a feladat már nem a csoporthoz, hanem kifejezetten Önhöz van rendelve.

Ha később vissza szeretné adni a csoportnak a feladatot anélkül, hogy végrehajtotta volna, akkor ugyanezekkel a lépésekkel térhet vissza a feladatűrlapra, csak ekkor a Feladat visszaadása gombra kell kattintania.

A feladatűrlap Feladat visszaadása gombja

A szakasz elejére

8. Az elem módosításának kérése (nem kötelező)

A folyamat megkezdése előtt fontolja meg, hogy a munkafolyamat a beállításoktól függően azonnal befejeződhet, amint valaki valamilyen módosítást végez az elemen. Érdemes lehet érdeklődni annál a személynél, aki a munkafolyamatot eredetileg hozzáadta, és meggyőződni róla, hogy az elem módosításának és a munkafolyamat adott ponton való lezárásának nincs semmilyen akadálya.

A módosításkérési lehetőséget két forgatókönyvön keresztül mutatjuk be:

Először tegyük fel, hogy az Ön neve Ferenc.

Képzelje el, hogy egy Anna nevű munkatársa jóváhagyási munkafolyamatot indít el egy általa éppen létrehozott dokumentumon.

Anna új dokumentumának véleményezésekor úgy érzi, hogy a bevezető túl hosszú.

Ekkor a munkafolyamat-feladat űrlapjának alján látható Módosítás kérése gombra kattint, és kitölti ezt az űrlapot.

Elem módosításának kérésére szolgáló űrlap

Első beállítás

Módosítás kérése a következőtől

Második beállítás

Új kérés

Írja le, hogy milyen módosítást kér, és lássa el a módosításhoz szükséges információkkal a végrehajtó személyt. (Az itt megadott szöveg megjelenik az Összesített megjegyzések területen.)

Harmadik beállítás

Új időtartam

Az alábbi három lehetőség közül választhat:

  • A meglévő határidő megtartása:    Hagyja üresen a mezőt.

  • A határidő érvénytelenítése:    Írja be a 0 értéket.

  • Új határidő megadása:    Írjon be egy számot, majd adja meg a következő mezőben az időtartam egységét. A két bejegyzés együtt határozza meg, hogy mennyi időn belül kell módosítani a feladatot.

Negyedik beállítás

Új időtartam egysége

Ha új időtartamot ad meg a feladatra, akkor az Új időtartam mezővel és ezzel a mezővel együttesen határozhatja meg, hogy mennyi idő álljon rendelkezésre a feladathoz. (Például: 3 nap vagy 1 hónap vagy 2 hét.)

Ha az űrlap minden bejegyzése megfelelő, akkor kattintson a Küldés gombra, és ezzel az aktuális feladat Kész megjelölést kap. (Ezzel azonban még nem végzett. Miután Anna elvégezte a módosítási feladatot, Ön újabb jóváhagyási feladatot fog kapni.)

Anna eközben a következő értesítő e-mailt kapja:

Elemmódosítás kérésekor küldött értesítő

Anna a Tárgy sor (az ábrán 1-es számmal jelölve) alapján azonnal látja, hogy ez nem egy szokásos jóváhagyási értesítő, hanem egy kérés, hogy változasson valamit az elemen. A kért módosítás konkrét részleteiről a Módosítást kérte szöveg (2-es szám) nyújt neki bővebb információt.

Anna kiveszi az elemet, elvégzi, majd menti a kért módosításokat, és ismét beadja az elemet.

Ezután a Munkafolyamat állapota lapra lép, amelynek Feladatok területéről megnyitja a módosítás-kérési feladatot.


A kért módosítás elvégzése után elküldött űrlap

Anna beírja észrevételeit a Megjegyzések mezőbe, majd a Válaszküldés gombra kattint. A munkafolyamat ekkor két műveletet hajt végre:

  • Kész megjelöléssel látja el az Annától kért módosítási feladatot.

  • Új jóváhagyási feladatot ad ki Önnek (az Összesített megjegyzések mezőben Anna megjegyzéseivel), és értesítést küld Önnek a feladatról.

Most folytathatja a jóváhagyást, és elvégezheti a módosított elem véleményezését.

Mindeközben a rendszer minden műveletet nyomon követ és megjelenít a Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakaszában, amint az a következő ábrán látható.

Módosításkérés során végrehajtott műveletek a Munkafolyamat előzményei szakaszban

Íme a teljes folyamat folyamatábrája.

A módosításkérés folyamatábrája

A szakasz elejére

9. A jóváhagyási feladat átadása valaki másnak (nem kötelező)

Ha az Önnek kiosztott munkafolyamat-feladatot valaki mással szeretné elvégeztetni, akkor kattintson a munkafolyamat-feladat űrlapján a Feladat máshoz rendelése gombra.

Ekkor a következő űrlap jelenik meg.

Feladat-átadási űrlap

Első beállítás

Feladat hozzárendelése a következőhöz

Második beállítás

Új kérés

Adjon meg az új végrehajtónak minden olyan információt, amelyre szüksége lesz a feladat végrehajtásához. (Az itt megadott szöveg megjelenik az Összesített megjegyzések területen.)

Harmadik beállítás

Új időtartam

Az alábbi három lehetőség közül választhat:

  • A meglévő határidő megtartása:    Hagyja üresen a mezőt.

  • A határidő érvénytelenítése:    Írja be a 0 értéket.

  • Új határidő megadása:    Írjon be egy számot, majd adja meg a következő mezőben az időtartam egységét. A két bejegyzés együtt határozza meg, hogy mennyi időn belül kell módosítani a feladatot.

Negyedik beállítás

Új időtartam egysége

Ha új időtartamot ad meg a feladatra, akkor az Új időtartam mezővel és ezzel a mezővel együttesen határozhatja meg, hogy mennyi idő álljon rendelkezésre a feladathoz. (Például: 3 nap vagy 1 hónap vagy 2 hét.)

Az űrlap kitöltése után kattintson a Küldés gombra. A rendszer Kész megjelöléssel látja el a feladatot, és új feladatot rendel hozzá az új felelőshöz, majd erről feladatértesítőt küld.

Az Ön által megadott új információk megjelennek az új feladatértesítő Delegálta részében (az ábrán 1-es számmal jelölve).

Feladatértesítő az átruházott feladatról

Eközben a Munkafolyamat állapota lap Feladatok és Előzmények szakasza minden módosítást nyomon követ, és az alább látható módon megjelenít.

Átadott feladat Munkafolyamat állapota lapjának Feladatok és Előzmények területe

A szakasz elejére

10. A feladat végrehajtása külső résztvevő nevében (nem kötelező)

Egy speciális folyamat segítségével olyan résztvevők is felvehetők, akik nem tagjai a SharePoint-szervezetnek. Ebben a folyamatban egy webhelytag szolgál a külső résztvevők közvetítőjeként (proxyjaként):

  1. Vegye fel a külső résztvevő e-mail címét a megfelelő Hozzárendelés szakaszba a társítási űrlap második lapján.

  2. A munkafolyamat valójában ahhoz a webhelytaghoz rendeli a külső résztvevő feladatát, aki a munkafolyamatot indítja – vagy ha a munkafolyamat automatikusan indult, akkor a munkafolyamat eredeti hozzáadójához. Ez a személy, akivel a feladat valójában rendelve van, a külső résztvevő proxyjaként szolgál.

  3. A webhelytag által kapott feladatértesítő útmutatása alapján az elemet el kell küldeni véleményezésre a külső résztvevőnek. (Eközben a külső résztvevő is értesítést kap a feladatról, amely hasznos figyelmeztetésként vagy előkészületként szolgálhat.)

  4. Az a webhelytag, akihez a feladat valójában társítva lett, elküldi az elem másolatát a külső résztvevőnek.

  5. A külső résztvevő véleményezi az elemet, és visszaküldi válaszát a webhelytagnak.

  6. Amikor a külső résztvevő válasza megérkezik, a webhelytag a külső résztvevő nevében végrehajtja a rendszerben tárolt feladatot.

Íme a folyamat folyamatábrája.

Külső résztvevők felvételének folyamatábrája

A futó munkafolyamatok megfigyelésének, módosításának és leállításának központi helye az adott munkafolyamat-példány Munkafolyamat állapota lapja.

Először megmutatjuk, hogyan érheti el ezt a lapot, majd a lapon található lehetőségek és információk használatának módját, végül pedig két további lapot, amelyen további megfigyelési információkhoz juthat.

E szakasz részei

  1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

  2. A munkafolyamat lefolyásának megfigyelése a Munkafolyamat állapota lapon

  3. Aktív (már kiosztott) feladatok módosítása

  4. Jövőbeni (még ki nem osztott) feladatok módosítása

  5. A munkafolyamat aktuális futásának megszakítása vagy leállítása

  6. Adott elemen futó munkafolyamatok megjelenítése

  7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak nyomon követése

1. A Munkafolyamat állapota lap megnyitása

Abban a listában vagy tárban, ahol az elem található, kattintson a kívánt elem vagy munkafolyamat Folyamatban hivatkozására.

Az alábbi példában az elem egy Beszédtervezet nevű dokumentum, a munkafolyamat pedig a 3. jóváhagyás.

Kattintás a munkafolyamat állapothivatkozására

Megjelenik a Munkafolyamat állapota oldal.

Megjegyzések: 

  • Ha a lista vagy tár nagyszámú elemet tartalmaz, akkor rendezéssel és/vagy szűréssel gyorsabban megtalálhatja a keresett elemet. Ha észreveszi, hogy egymás után többször ugyanazt a rendezést és/vagy szűrést hajtja végre, akkor javasolt egy egyéni nézet létrehozása, amely automatikusan az adott elrendezést jeleníti meg.

  • A Munkafolyamat állapota lap úgy is elérhető, ha a kérdéses munkafolyamat-példány indításáról értesítő e-mailben A munkafolyamat állapotának megtekintése hivatkozásra, vagy a befejezéséről értesítő e-mailben a Munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra kattint.

A szakasz elejére

2. A munkafolyamat lefolyásának megfigyelése a Munkafolyamat állapota lapon

A Munkafolyamat állapota lap egyes szakaszait megjelenítő ábrák alatt megtalálja azokat a megfigyeléssel kapcsolatos kérdéseket, amelyekre a szakasz választ ad.

Munkafolyamat adatai szakasz

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat adatai szakasza

Megválaszolt kérdések:

  • Ki indította ezt a munkafolyamat-példányt?

  • Mikor lett elindítva a példány?

  • Mikor történt a példányon az utolsó művelet?

  • Melyik elemen fut ez a példány?

  • Mi a példány aktuális állapota?

Feladatok szakasz

Munkafolyamat állapota lap Feladatok területe

Megválaszolt kérdések:

  • Mely feladatok lettek létrehozva és kiosztva, és jelenleg milyen állapotban vannak?

  • Mely feladatokat végezték már el, és mi lett az eredményük?

  • Mik a már létrehozott és kiosztott feladatok határidői?

Ebben a szakaszban nem jelennek meg azok a feladatok, amelyeket töröltek vagy még nem osztottak ki.

Munkafolyamat előzményei szakasz

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakasza

Megválaszolt kérdések:

  • Milyen események történtek eddig a munkafolyamat adott példányán?

  • Megjegyzés: a lejárt határidejű feladatok és az ezekre vonatkozó értesítők nem láthatók ezen a területen.

A szakasz elejére

3. Aktív (már kiosztott) feladatok módosítása

A már kiosztott, de még végre nem hajtott feladatok módosítása kétféleképpen végezhető el:

  • Egyetlen aktív feladat módosítása

  • Minden aktív feladat módosítása

Egyetlen aktív feladat módosítása

Engedélyek   Egy tevékenységhez rendelt valaki kívül saját maga módosítást a listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie. (A tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel rendelkezik, a tagok csoportban, és a látogatók csoportok nem van-e. Ezt akkor lehet, például, hogy az engedélyek, amelyek lehetővé teszik, de nem az, ha módosítani szeretné egy másik résztvevő feladat munkafolyamat indítása.)

Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel:

  1. Kattintson a feladat címére a Feladatok listában.
    Feladat címére kattintás a listában

  2. A feladatűrlap segítségével hajtsa végre, törölje vagy ossza ki másnak a feladatot.

A Feladatűrlap használatával kapcsolatos részletes útmutatásért olvassa el a Ez a cikk teljes szakaszát.

Minden aktív feladat módosítása

Engedélyek    Mind a négy, az alábbi ábrán a parancs hivatkozások jelennek meg a munkafolyamat állapota lapon, a listák kezelése engedéllyel rendelkező összes személy megtekintheti. Az első három hivatkozások jelennek meg a lapon annak a személynek, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a a munkafolyamat leállítása hivatkozásra nem jelennek meg, kivéve, ha az adott személy is rendelkezik, listák kezelése engedéllyel. (Ismét a tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel rendelkezik, a tagok csoport és a látogatók csoportjai kerülendő.)

  1. Kattintson A Jóváhagyás aktív feladatainak frissítése hivatkozásra közvetlenül a munkafolyamat képi ábrázolása alatti területen.

  2. Végezze el a módosításokat a megjelenő űrlapon, majd kattintson az OK gombra.

    • A futásban feladatot kapó személyek üzenetet kapnak az elvégzett módosításokról.

    • Az űrlapon végrehajtott módosítások nem érintik azokat a feladatokat, amelyeket már elvégeztek, töröltek vagy még nem osztottak ki.

    • Ha még ki nem osztott feladatokon szeretne módosításokat végrehajtani, akkor olvassa el a Jövőbeni feladatok módosítása című szakaszt.

Aktív feladatok módosítására szolgáló űrlap

Első beállítás

Feladatonkénti időtartam, Időtartam egysége

Második beállítás

Kérés

  • A kérés szövegének    módosítása:    Végezze el a kívánt módosításokat a szövegmezőben.

  1. Ha az űrlap minden mezője a kívántnak megfelelő, akkor kattintson az OK gombra.

A rendszer az aktuális példány minden aktív feladatát frissíti.

A szakasz elejére

4. Jövőbeni (még ki nem osztott) feladatok módosítása

Engedélyek    Mind a négy, az alábbi ábrán a parancs hivatkozások jelennek meg a munkafolyamat állapota lapon, a listák kezelése engedéllyel rendelkező összes személy megtekintheti. Az első három hivatkozások jelennek meg a lapon annak a személynek, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a megszakítja a munkafolyamatot most hivatkozás nem jelennek meg, kivéve, ha az adott személy is rendelkezik, listák kezelése engedéllyel. (Ismét a tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel rendelkezik, a tagok csoport és a látogatók csoportjai kerülendő.)

  1. Kattintson A Jóváhagyás munkafolyamathoz tartozó jóváhagyók hozzáadása vagy frissítése hivatkozásra a Munkafolyamat állapota lapon, közvetlenül a munkafolyamat képi ábrázolása alatt.

  2. Végezze el a módosításokat a megjelenő űrlapon, majd kattintson a FRISSÍTÉS gombra.

    Megjegyzés: Az űrlapon végrehajtott módosítások nincsenek hatással a már létrehozott és kiosztott feladatokra.

Jövőbeni feladatok módosítására szolgáló űrlap

Első beállítás

Résztvevők, Sorrend, Csoportok kibontása

Második beállítás

Kérés

  • A kérés szövegének    módosítása:    Végezze el a kívánt módosításokat a mezőben lévő szövegen.

Harmadik beállítás

Az összes feladat határideje, Feladatonkénti időtartam, Időtartam egysége

  • Naptári határidő módosítása vagy eltávolítása:    Törölje a meglévő dátumot, és vagy adjon meg egy újat, vagy ha az adott határidőt teljes egészében törölni szeretné, akkor hagyja üresen a mezőt. (Ne írjon nullát a mezőbe. Ennek a mezőnek vagy naptári dátumot kell tartalmaznia, vagy üresnek kell lennie.)

  • A meglévő időtartam    megtartása:    Hagyja üresen a Feladatonkénti időtartam mezőt, és ne módosítsa az Időtartam egysége mezőt.

  • Az időtartam    eltávolítása:    Írja be a 0 értéket a Feladatonkénti időtartam mezőbe.

  • A feladat időtartamának    meghosszabbítása:    A két időtartam-mező kitöltésével határozza meg, hogy hány időegységgel szeretné megnyújtani az időtartamot. A határidők és időtartamok beállításával kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában olvashatók.

  1. Ha az űrlap minden mezője a kívántnak megfelelő, akkor kattintson az OK gombra.

A továbbiakban az aktuális példány minden jövőbeni feladata tükrözni fogja a módosításokat.

A szakasz elejére

5. A munkafolyamat aktuális futásának megszakítása vagy leállítása

A futó munkafolyamat-példány kétféleképpen állítható le, ha még nem fejeződött be:

  • A munkafolyamat megszakításával:    Ezzel minden feladat végrehajtását megszakítja, de a feladatok megmaradnak a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén.

  • A munkafolyamat leállítása    Ezzel az összes feladatot megszakítja, és a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről is törli. (A Munkafolyamat előzményei területen azonban továbbra is megjelennek.)

Az alábbiakban útmutatást adunk mindkét módszerhez.

Megszakítás (minden feladat megszakad, de a Feladatok listában és az előzmények között is megmarad)

Engedélyek    Mind a négy, az alábbi ábrán a parancs hivatkozások jelennek meg a munkafolyamat állapota lapon, a listák kezelése engedéllyel rendelkező összes személy megtekintheti. Az első három hivatkozások jelennek meg a lapon annak a személynek, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a a munkafolyamat leállítása hivatkozásra nem jelennek meg, kivéve, ha az adott személy is rendelkezik, listák kezelése engedéllyel. (Ismét a tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel rendelkezik, a tagok csoport és a látogatók csoportjai kerülendő.)

Ha egy munkafolyamat aktuális példányára már nincs szükség, akkor leállítható.

  • Kattintson a Minden Jóváhagyás feladat leállítása hivatkozásra a Munkafolyamat állapota lapon, közvetlenül a Munkafolyamat képi ábrázolása csoportban.

  • Az Igen gombra kattintva hagyja jóvá a műveletet.

Minden feladat megszakítása hivatkozás

Ekkor minden aktuális feladat megszakad, és a munkafolyamat Megszakítva állapottal befejeződik. A megszakított feladatok továbbra is láthatók maradnak a Feladatok és a Munkafolyamat előzményei területen.

Leállítás (minden feladat törlődik a feladatok listájából, de megmarad az előzmények között)

Engedélyek    Mind a négy, az alábbi ábrán a parancs hivatkozások jelennek meg a munkafolyamat állapota lapon, a listák kezelése engedéllyel rendelkező összes személy megtekintheti. Az első három hivatkozások jelennek meg a lapon annak a személynek, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a a munkafolyamat leállítása hivatkozásra nem jelennek meg, kivéve, ha az adott személy is rendelkezik, listák kezelése engedéllyel. (Ismét a tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint a listák kezelése engedéllyel rendelkezik, a tagok csoport és a látogatók csoportjai kerülendő.)

Ha hiba történik, vagy a munkafolyamat futása megszakad, és a munkafolyamat nem válaszol, akkor leállítható.

Kattintson A munkafolyamat leállítása hivatkozásra a Munkafolyamat állapota lapon, közvetlenül a munkafolyamat képi ábrázolása alatt, és az Igen gombra kattintva hagyja jóvá a műveletet.

Ekkor a munkafolyamat által létrehozott minden feladat megszakad, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről, de továbbra is megmarad a Munkafolyamat előzményei területen. A munkafolyamat Munkafolyamat megszakítva állapottal befejeződik.

A szakasz elejére

6. Adott elemen futó munkafolyamatok megjelenítése

Minden elem Munkafolyamatok lapján megtekinthető azoknak a munkafolyamatoknak a listája, amelyek az adott elemen éppen futnak.

  1. Lépjen az elemet tároló listához vagy tárhoz.

  2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok parancsára.

  3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Futó munkafolyamatok területén láthatja az elemen futó példányok listáját.

Megjegyzés:  Megjegyzés: egy munkafolyamat-verziónak egy időben egy elemen csak egy példánya futhat. Tegyük fel például, hogy felvesznek két munkafolyamatot, amelyek mindegyike a Jóváhagyás sablonra épül. Az egyik neve legyen Tervjóváhagyás, a másiké pedig Költségvetés-jóváhagyás. Egy elemen egy időpontban a Tervjóváhagyás és a Költségvetés-jóváhagyás egy-egy példánya futhat, de két példány ugyanabból a munkafolyamatból nem.

A szakasz elejére

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatainak nyomon követése

A webhelycsoportgazdák egy pillantással áttekinthetik a következőket:

  • Hány van az egyes munkafolyamat-sablonokra épülő munkafolyamatokból a webhelycsoportban.

  • Aktív vagy inaktív-e egy adott munkafolyamat-sablon a webhelycsoportban.

  • Az egyes munkafolyamat-sablonokra épülő munkafolyamat-verziók hány példánya fut éppen a webhelycsoportban.

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (de ne a webhelycsoporton belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

  2. Kattintson a Beállítások gombra, majd a Webhely beállításai parancsra.

  3. A Webhely beállításai lap Hely felügyelete csoportjában kattintson a Munkafolyamatok hivatkozásra.

Megnyílik a Munkafolyamatok lap, és megjeleníti az információkat.

Következő lépések

Ha első alkalommal futtatja a munkafolyamat-példányt, akkor a cikk ÁTTEKINTÉS szakaszában leírt útmutató segítségével megtekintheti a példány eseményeit, és feltárhatja, hogy a munkafolyamat a kívánt módon működik-e.

A munkafolyamat-példány befejezése után áttekintheti az előzmények között rögzített eseményeket. (Minden példány bejegyzései a példány befejezésétől számított 60 napig elérhetők.)

Fontos:  A munkafolyamat-előzmények csak tájékoztatás céljára szolgálnak. Nem használhatók hivatalos ellenőrzésekhez vagy bármilyen egyéb jogi, bizonyítási célra.

A munkafolyamat különböző példányok futtatása során elért teljesítményéről jelentéseket is készíthet.

E szakasz részei

  1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

  2. Példányelőzmények elérése 60 napra visszamenőleg

  3. Munkafolyamat teljesítményjelentéseinek létrehozása

1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

Amíg egy elem ugyanabban a listában vagy tárban marad, és az elemen többször futtatják ugyanazt a munkafolyamatot, addig a legutóbbi példány előzményei elérhetők a listából vagy tárból.

Tetszőleges elemen futtatott munkafolyamat legutóbbi példányának megtekintése a Munkafolyamat állapota lapon:

  • Kattintson az elem és munkafolyamat állapothivatkozására abban a listában vagy tárban, ahol az elem található.

Ebben a példában az elem a Beszédvázlat című dokumentum, a munkafolyamat pedig az Új dokumentum jóváhagyása.

Kattintson a munkafolyamat állapothivatkozására

A Munkafolyamat előzményei szakasz a Munkafolyamat állapota lap alsó része felé található.

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakasza

A szakasz elejére

2. Példányelőzmények elérése 60 napra visszamenőleg

Mi a teendő akkor, ha egy példány előzményeit azután szeretné áttekinteni, hogy ugyanazt a munkafolyamatot újra futtatta ugyanazon az elemen?

Erre valójában 60 napig lehetősége van, mégpedig a következő két belépési pontról: a listából vagy tárból, illetve a munkafolyamat befejezési értesítőből.

A listából vagy tárból

  1. Lépjen az elemet tároló listához vagy tárhoz.

  2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok parancsára.

  3. A munkafolyamatok: elem neve lap Befejezett munkafolyamatokterületén kattintson a név vagy a munkafolyamat-példányt, amely a megtekinteni kívánt állapotát.
    Befejezett munkafolyamatok listája az elem Munkafolyamatok lapján
    Az adott példányhoz tartozó munkafolyamat állapota lapon nyílik meg.

A munkafolyamat befejezési értesítőjéből

  • Nyissa meg az áttekinteni kívánt példány befejezési értesítőjét, majd kattintson a Munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra.


Megjelenik az adott példányhoz tartozó Munkafolyamat állapota lap.

Ha szeretne minden befejezési értesítőt megtartani, akkor érdemes létrehoznia egy Outlook-szabályt. Állítsa be a szabályt úgy, hogy másoljon saját külön mappába minden olyan bejövő üzenetet, amelynek a Tárgy sorában szerepel a befejeződött vagy kész szövegrész. (Győződjön meg róla, hogy az Outlook-szabály nem csak egyszerűen áthelyezi, hanem másolja a beérkező üzeneteket, különben nem fognak megjelenni a Beérkezett üzenetek mappában.)

A szakasz elejére

3. Munkafolyamat teljesítményjelentéseinek létrehozása

Ha szeretné tudni, hogy általában milyen teljesítményt nyújtanak munkafolyamat-példányai – hosszabb idő alatt és több példányon – akkor létrehozhatja a két előre meghatározott jelentés egyikét, vagy mindkettőt:

  • Jelentés a tevékenységek időtartamáról:    Ez a jelentés megjeleníti, hogy átlagosan mennyi ideig tart a munkafolyamaton belüli egyes tevékenységek végrehajtása, illetve mennyi ideig tart az adott munkafolyamat-futás, vagyis példány befejezése.

  • Megszakítási és hibajelentés:    Ez a jelentés megjeleníti, hogy milyen gyakran szakítják meg a munkafolyamatot befejezés előtt, illetve milyen gyakran fordulnak elő benne hibák.

A rendelkezésre álló jelentések létrehozása a munkafolyamatról

  1. Kattintson bármelyik állapothivatkozásra az adott munkafolyamat listájának vagy tárának Állapot oszlopában.

  2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a Munkafolyamat előzményei terület Munkafolyamat-jelentések megtekintése hivatkozására.

  3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.

  4. A Testreszabás lapon ne, vagy módosítsa a helyet, ahol a jelentést tartalmazó fájl létrejön, és kattintson az OKgombra.
    Kattintás az OK gombra a fájl mentési helyénél
    A jelentés létrejön, és menti a megadott helyre.

  5. Ha elkészült a jelentés, akkor az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megjelenítheti. Egyébként kattintson az OK gombra a befejezéshez és a párbeszédpanel bezárásához. (Ha később készen áll a jelentés megtekintésére, akkor a korábbi lépésben megadott helyen megtalálja.)

Következő lépések

Ha a munkafolyamat a pontosan a kívánt módon működik, akkor minden készen áll, hogy használatba vegye.

Ha a működésen bármilyen módosítást szeretne végezni, akkor olvassa el a cikk MÓDOSÍTÁS szakaszát.

Előfordulhat, hogy az új jóváhagyási munkafolyamat első példányának futtatása, majd az eredmények áttekintése után egy vagy több változtatást szeretne végrehajtani a munkafolyamat konfigurációján.

Előfordulhat az is, hogy később különböző időpontokban további módosításokat szeretne végezni a konfiguráción.

Végül egy bizonyos ponton arra is sor kerülhet, hogy hosszabb-rövidebb időre le szeretné tiltani a munkafolyamatot anélkül, hogy eltávolítaná – vagy éppenséggel teljesen el szeretné távolítani.

E szakasz részei

  1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

  2. Munkafolyamat letiltása és eltávolítása

1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

Egy meglévő munkafolyamat beállításainak állandó módosításához ugyanazt a társítási űrlapot kell megnyitnia és szerkesztenie, amelyet eredetileg a hozzáadásához használt.

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

  2. Kattintson a menüszalag Lista vagy Tár fülére.

    Megjegyzés: A fül neve a lista vagy a tár típusától függ, naptár esetén például Naptár lesz a neve.

  3. Kattintson a Beállítások csoport Munkafolyamat-beállítások gombjára.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve (kattintson ide a beállítások módosításához) területén kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelynek beállításait módosítani szeretné.

    Megjegyzés:  Ha a kívánt jóváhagyási munkafolyamat nem jelenik meg a listában, akkor lehet, hogy csak egy tartalomtípushoz van társítva. Azt, hogy mely munkafolyamatok jelennek meg a listában, az Ezek a munkafolyamatok arra lettek kialakítva, hogy az alábbi elemtípusokon fussanak vezérlő határozza meg, amely közvetlenül a lista alatt helyezkedik el. (Lásd az ábrát.) Kattintson végig a legördülő menüben megjelenő tartalomtípus-lehetőségeken, amíg meg nem találja azt, amelyiknél megjelenik a kívánt munkafolyamat. Ha a munkafolyamat megjelent a listában, kattintson a nevére.

  5. Módosítsa a beállításokat ugyanannak a társítási űrlapnak a két lapján, amelyet a munkafolyamat hozzáadásához is használt, majd mentse a módosításokat.

    A társítási űrlap mezőivel és vezérlőivel kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában, valamint a HOZZÁADÁS szakasz megfelelő részében (Lista/tár vagy Webhelycsoport) olvashatók.

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport minden listájában és tárában fut

  1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (de ne a webhelycsoporton belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

  2. Kattintson a Beállítások gombra, majd a Webhely beállításai parancsra.

  3. A Webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.

  4. Kattintson a Webhely tartalomtípusai lapon annak a tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.

  5. A kiválasztott tartalomtípus lapjának Beállítások területén kattintson a Munkafolyamat-beállítások hivatkozásra.

  6. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve (kattintson ide a beállítások módosításához) területén kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelynek beállításait módosítani szeretné.

  7. Módosítsa a beállításokat ugyanannak a társítási űrlapnak a két lapján, amelyet a munkafolyamat hozzáadásához is használt, majd mentse a módosításokat.

    A társítási űrlap mezőivel és vezérlőivel kapcsolatos további tudnivalók a cikk TERVEZÉS szakaszában, valamint a HOZZÁADÁS szakasz megfelelő részében (Lista/tár vagy Webhelycsoport) olvashatók.

A szakasz elejére

2. Munkafolyamat letiltása és eltávolítása

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

  2. Kattintson a menüszalag Lista vagy Tár fülére.

    Megjegyzés: A fül neve a lista vagy a tár típusától függ, naptár esetén például Naptár lesz a neve.

  3. Kattintson a Beállítások csoport Munkafolyamat-beállítások gombjára.

  4. Kattintson a Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat eltávolítása, blokkolása vagy visszaállítása hivatkozására.

  5. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlappal letilthatja, újra engedélyezheti, valamint eltávolíthatja a munkafolyamatokat.

Az űrlapon öt oszlop van:

  • Munkafolyamat:    A munkafolyamat neve.

  • Példányok:    A munkafolyamat elemeken futó aktuális példányainak száma.

  • Engedélyezés:    Beállítási lehetőség, amellyel engedélyezheti a munkafolyamat további rendes működését.

  • Új példányok tiltása:    Beállítási lehetőség, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat még futó példányai befejeződjenek, de a munkafolyamat le legyen tiltva, ezáltal ne lehessen új példányokat futtatni. (Ez a művelet visszavonható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, akkor térjen vissza erre az oldalra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

  • Eltávolítás:    Beállítási lehetőség, amely véglegesen eltávolítja a munkafolyamatot a listából vagy tárból. Ezzel minden futó példányt azonnal lezár, és az adott munkafolyamat oszlopa a továbbiakban nem fog megjelenni a lista vagy tár lapján. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport minden listájában és tárában fut

  1. Nyissa meg a webhelycsoport kezdőlapját (de ne a webhelycsoporton belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját).

  2. Kattintson a Beállítások gombra, majd a Webhely beállításai parancsra.

  3. A Webhely beállításai lap Minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.

  4. Kattintson a Webhely tartalomtípusai lapon annak a tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.

  5. A kiválasztott tartalomtípus lapjának Beállítások szakaszában kattintson a Munkafolyamat-beállítások hivatkozásra.

  6. Kattintson a Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat eltávolítása, blokkolása vagy visszaállítása hivatkozására.

  7. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlappal letilthatja, újra engedélyezheti, valamint eltávolíthatja a munkafolyamatokat.

Az űrlapon öt oszlop van:

  • Munkafolyamat:    A munkafolyamat neve.

  • Példányok:    A munkafolyamat elemeken futó aktuális példányainak száma.

  • Engedélyezés:    Beállítási lehetőség, amellyel engedélyezheti a munkafolyamat további rendes működését.

  • Új példányok tiltása:    Beállítási lehetőség, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat még futó példányai befejeződjenek, de a munkafolyamat le legyen tiltva, ezáltal ne lehessen új példányokat futtatni. (Ez a művelet visszavonható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, akkor térjen vissza erre az oldalra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

  • Eltávolítás:    Beállítási lehetőség, amely véglegesen eltávolítja a munkafolyamatot a webhelycsoportból. Ezzel minden futó példányt azonnal lezár, és az adott munkafolyamat oszlopa a továbbiakban nem fog megjelenni a lista vagy tár lapján. (Ez a művelet nem vonható vissza.)

Következő lépések

Ha módosította a munkafolyamatot, akkor futtasson egy tesztpéldányt, hogy ellenőrizze a módosítások hatását.

További testreszabás

A SharePoint-termékek beépített munkafolyamatai számos további módszerrel is testre szabhatók.

Nulláról indulva akár egyéni munkafolyamatokat is létrehozhat.

Erre az alábbi programok mindegyike használható:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013:    Munkafolyamatok, űrlapok, műveletek és viselkedések testreszabása.

  • Microsoft Visual Studio:    Saját egyéni munkafolyamat-műveletek összeállítása.

További információk a Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerében találhatók.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×