A Access Összeg sorával gyorsan áttekintheti az adatlap oszlopainak összegét. Például egy beszerzési adatokat tartalmazó táblában megjeleníthetjük az ár vagy a megvásárolt egységek összegét, vagy a cikkek teljes számát úgy, hogy hozzáadunk egy Összeg sort az adatlaphoz:
Megjegyzés: Egy oszlop Összeg értékének megjelenítéséhez az oszlop adattípusát Szám, Decimális vagy Pénznem értékre kell állítani. Nem numerikus oszlopok esetén csak a Darabszám összegtípust választhatja ki.
Összegsor elhelyezése
-
Nyissa meg a táblát, lekérdezést vagy osztott űrlapot a navigációs ablakból úgy, hogy duplán kattint rá.
-
A Kezdőlap lap Rekordok csoportjában kattintson az Összesítés gombra.
Az adatlap végén megjelenik az Összeg sor.
-
Az Összeg sor minden olyan cellájában, ahol összeget szeretne megjeleníteni, kattintson a cellára, és válassza ki a kívánt összegtípust.
Az összegtípus kiválasztása
Az Összeg sor hozzáadása után kiválaszthatja, hogy milyen típusú összegérték jelenjen meg az egyes oszlopokhoz. Az összeghez hasonló összesítések például akkor jeleníthetők meg, ha az adattípus értéke Szám, Tizedes tört vagy Pénznem. Az értékek száma akkor lehetséges, ha az adattípus szöveges érték.
Most állítsuk be a példában szereplő adatlapon, hogy látható legyen a Vételár és a Megvásárolt darabszám oszlop összege, illetve a Cikk oszlop darabszáma az alábbi kép szerint:
-
Az első oszlopban az Összeg szó helyett az összes rekord számát jeleníthetjük meg. Kattintson az Elem oszlop összegsorára, kattintson a nyílra, és válassza a Darabszám lehetőséget az elemek teljes számának vagy számának megtekintéséhez.
-
Ezután kattintson a nyílra a Vételár oszlopban, és válassza az Összeg lehetőséget a cikkek összesített vételárának megjelenítéséhez.
-
Ismételje meg az előző lépést a Megvásárolt darabszám oszlopban, hogy megjelenjen a megvásárolt darabszámok összesítése.
Megjegyzés: Az Összeg sort nem lehet ugyan törölni vagy kivágni, de el lehet rejteni. Ehhez a Kezdőlap lap Összesítés gombjára kell kattintani.
A Sum és a többi összesítő függvény ismertetése
Az összesítő függvények egy adatoszlop értékeivel végeznek számítást, és egyetlen értéket adnak eredményül. Akkor használjon összesítő függvényeket, ha egyetlen értéket, például összeget vagy átlagot szeretne kiszámolni. A továbbiakban vegye figyelembe, hogy az összesítő függvényeket adatoszlopokon lehet használni. Ez magától értetődőnek tűnik, de az adatbázisok tervezése és használata során általában az adatsorokra, az egyes rekordokra szokott koncentrálni – arra, hogy a felhasználók megadhassanak egy adatot egy mezőben, majd a kurzort balra vagy jobbra mozdítva kitölthessék a következő mezőt stb. Ezzel szemben az összesítő függvényekkel több rekord egy-egy oszlopára összpontosíthat.
Tegyük fel például, hogy egy Access-adatbázisban tárolja és követi nyomon az értékesítési adatokat. Az összesítő függvényekkel megszámolhatja az eladott termékeket az egyik oszlopban, összesítheti az árbevételt a második oszlopban, és kiszámolhatja az egyes termékek átlagos árbevételét a harmadikban.
Az alábbi táblázat felsorolja az Access összegsoraiban használható összesítő függvényeket. Ne feledje, hogy az Access további összesítő függvényeket is tartalmaz, de azokat csak lekérdezésekben lehet használni.
|
Függvény |
Leírás |
Ilyen típusú adatokon használható |
Elérhető összegsorban? |
|
Átlag (Avg) |
Kiszámolja egy oszlop adatainak átlagértékét. Az oszlopnak numerikus, pénznem vagy dátum/idő adatokat kell tárolnia. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket. |
Szám, decimális, pénznem, dátum/idő |
Igen |
|
Szám (Count) |
Egy oszlopban található elemek számát adja eredményül. |
Bármely adattípus a komplex, ismétlődő skaláris adatok (például többértékű listákból álló oszlopok) kivételével. A többértékű listákról további információt a Többértékű mezők útmutatója és a Többértékű mezők létrehozása vagy törlése című témakörben talál. |
Igen |
|
Maximum (Max) |
A legnagyobb értékű elemet adja vissza. Szöveges adat esetében a legnagyobb értékű elem a betűrend szerint legutolsó; az Access a nagy- és kisbetűket egyformának tekinti. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket. |
Szám, decimális, pénznem, dátum/idő |
Igen |
|
Minimum (Min) |
A legkisebb értékű elemet adja vissza. Szöveges adat esetében a legkisebb értékű elem a betűrend szerint legelső; az Access a nagy- és a kisbetűket egyformának tekinti. A függvény figyelmen kívül hagyja a null értékeket. |
Szám, decimális, pénznem, dátum/idő |
Igen |
|
Szórás (StDev) |
Azt adja meg, hogy mennyire széles sávban térnek el az értékek az átlagtól (középérték). További információ a következő, További információ a szórás (StDev) és a variancia (Var) függvényről című szakaszban olvasható. |
Szám, decimális, pénznem |
Igen |
|
Összeg (Sum) |
Összeadja egy oszlop értékeit. Csak numerikus és Pénznem adatokon használható. |
Szám, decimális, pénznem |
Igen |
|
Variancia (Var) |
Az oszlop értékeinek statisztikai varianciáját számítja ki. Ez a függvény csak numerikus és pénznem típusú adatokon használható. Ha a tábla kettőnél kevesebb sort tartalmaz, az Access null értéket ad vissza. A varianciafüggvényekről a következő, További információ a szórás (StDev) és a variancia (Var) függvényről című szakaszban olvasható részletesebb tájékoztatást. |
Szám, decimális, pénznem |
Igen |
További információ a szórás (StDev) és a variancia (Var) függvényről
A szórás és a variancia függvény statisztikai értékeket számít ki. Konkrétabban azt fejezi ki az eredményük, hogy miképpen oszlanak el az értékek a középértékük (átlaguk) körül a normális eloszlásban (haranggörbén).
Tegyük fel például, hogy véletlenszerűen kiválaszt 10, ugyanazzal a géppel gyártott szerszámot, és megméri, milyen erő szükséges az eltörésükhöz; ezzel az eljárással tesztelheti a gépet és a minőség-ellenőrzési óvintézkedéseket. Ha kiszámítja az átlagos törési erőt, láthatja, hogy a legtöbb szerszámnak átlaghoz közeli a törési ereje, de van néhány amely nagyobb erővel, illetve kisebbel törhető el. Ha viszont csak az átlagos törési erőt számítja ki, abból nem tudja meg, hogy mennyire jól működik a minőség-ellenőrzési folyamat, mert néhány kivételesen erős vagy gyenge szerszám felfelé vagy lefelé torzíthatja az átlagot.
Erre a problémára nyújt megoldást a variancia és a szórás függvény: jelzi, hogy milyen közel vannak az értékek az átlaghoz. Konkrétan a törési erőnél mindkét függvény akkor jelzi azt, hogy jól működnek a minőség-ellenőrzési folyamatok, ha kis számot ad eredményül: ez esetben kevés szerszámnak a törési ereje kisebb vagy nagyobb az átlagnál.
A variancia és a szórás teljes ismertetése túlmutat ennek a cikknek a hatókörén. Mindkét témáról részletes tájékoztatást nyújtanak az interneten elérhető statisztikai webhelyek. Ne feledkezzen el a következő szabályokról a variancia és a szórás függvény használata esetén:
-
A függvények nem veszik figyelembe a null értékeket.
-
A variancia függvény a következő képletet használja:
-
A szórás függvény a következő képletet használja:
