Amikor beállít egy SharePoint a Microsoft 365-ben a Microsoft 365, valószínűleg vannak olyan dokumentumai és fájljai, amelyek a csoportwebhelyre fel vannak állítva. Íme néhány módszer arra, hogy hogyan adhat különböző típusú tartalmakat a webhelyhez.
Megjegyzés: A fájlok és a csoportwebhelyek együttes OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió az Office 365fájltárolási és fájlmegosztási beállítása cikkben talál egy cikket.
A témakör tartalma
Előzetes tennivalók
Mielőtt áthelyezné a fájlokat, ellenőrizze, hogy mennyi tárterülete van a SharePoint a Microsoft 365-ben a Microsoft 365. A tárterületkorlátokkal kapcsolatos információkért lásd: SharePoint a Microsoft 365-benSharePoint-korlátozások.
Tipp: Fontos megjegyezni, hogy az Microsoft 365-ban a SharePoint a Microsoft 365-ben (a csoportwebhely) tárterületkorlátja különbözik az Exchange Online tárhelykorlátjaitól (e-mail-fiókok esetén). A postaláda-tárterületkorlátokkal kapcsolatos további információkért lásd: Címzettek Exchange Online szolgáltatásleírásai.
A következő lépés a jelenleg rendelkezésre álló tartalom elemzése. Ez a dokumentumokra, képekre, űrlapokra és így tovább vonatkozik.
Tipp: A Fájlkezelőben méret és dátum szerint is kereshet a meglévő fájlok között. Ez segíthet a nemrégiben használt vagy nagyon nagy fájlok gyors azonosításában.
Gondolja át, hogy mennyi tartalmat használnak rendszeresen, és hogy az összes tartalmat egy Microsoft 365. Ahogyan egy kisebb házra költözéskor tenné, a cél az, hogy eldöntse, mi fér el az új webhelyen. Ha például a szervezete most már több tárterületet használ a Microsoft 365SharePoint a Microsoft 365-ben korlátnál, akkor az alábbihoz hasonló döntéseket kell hoznia:
-
Milyen fájlokat szeretne áthelyezni?
-
Több tárterületet szeretne vásárolni?
-
Tervez-e helyet a webhelye növekedésének? (Feltétlenül fog)
Ha a szervezete nagy vagy összetett, érdemes egy szakértőt meghívni, hogy segítsen Önnek. Jó hírű segítséget a Microsoft Pinpoint webhelyen talál. A Pinpoint gyors és egyszerű módja annak, hogy a vállalatok az egész világon hivatalos Microsoft-szakértőket és szakmai szolgáltatásokat keressenek.
Mappák, tárak és alwebhelyek létrehozása
Miután azonosította az áthelyezni kívánt tartalmat, gondolja át, hogy miként szeretné rendszerezésre. Először is feltölthet fájlokat a csoportwebhely Dokumentumok tárába. A tartalom rendszerezése különösen akkor lehet hasznos, ha idővel rengeteg fájlja lesz. A tartalom mennyiségének növekedésével további dokumentumtárakat, űrlaptárakat és képtárakat hozhat létre a tartalom tárolására. Alwebhelyeket is létrehozhat a különböző típusú dokumentumokhoz vagy projektekhez.
A webhely tartalmának rendszerezésére vonatkozó szerkezet megtervezéséről további információt A csoportwebhely tartalmának megtervezése.
Dokumentumok, képek és fájlok feltöltése
Fájlok, például Word-dokumentumok, PDF-fájlok vagy JPG-fényképek feltöltéséhez töltse fel őket egy tárba vagy egy tár egy mappájába.
Megjegyzés: Egy fájl legfeljebb 2 GB méretű lehet, és feltölthetők SharePoint a Microsoft 365-ben tárakba. Ezenkívül egyszerre csak 100 vagy kevesebb fájlt lehet feltölteni.
Ennek legjobb módja a fájlok számától függ. Először keresse meg a céltárat, majd az alábbi táblázat segítségével válasszon egy módszert:
|
Fájlok száma |
Feltöltési mód |
|---|---|
|
Egyetlen dokumentum |
Válassza az Új dokumentum > MEGLÉVŐ FÁJL FELTÖLTÉSelehetőséget, majd keresse meg a fájlt a számítógépen. |
|
Sok dokumentum és mappa |
Válassza a Megnyitás Intézővel gombot a menüszalag Tár lapján. Ezután a Fájlkezelővel húzza át a fájlokat. |
További információ: Fájlok feltöltése, létrehozása és törlése tárakban.
Megjegyzés: Vannak bizonyos fájltípusok, amelyek nem tehetők fel a tárakba. Ezek listáját az Olyan fájltípusok, amelyek nem lehet hozzáadni egy listához vagy tárhoz cikkben találja.
Fontolja meg SharePoint listák létrehozását névjegyekhez, naptárakhoz és számolótáblákhoz
Minden vállalkozásnak számos formában vannak adatai, például naptárak, feladatok és számolótáblák. Ilyen típusú adatokhoz áthelyezheti vagy listába konvertálhatja a tartalmat a webhelyen. A kapcsolattartó-listát például partnerlistába konvertálhatja. Ezenkívül a naptárakat gyakran átalakíthatja SharePoint naptárakká, ami egy speciális típusú lista.
-
Ha meg szeretne tudni, hogy miként hozhat létre csoportnaptárt a SharePoint a Microsoft 365-ben, nézze meg ezt a videót: Saját naptár létrehozása.
Ha most Microsoft Excel-számolótáblákat használ az információk követésére, feltöltheti ezeket a számolótáblákat közvetlenül egy dokumentumtárba a SharePoint a Microsoft 365-ben. Vagy importálhat egy számolótáblát SharePoint listaként. Mivel sok ember képes egyszerre frissíteni egy listát, a SharePoint segít az együttműködésben. Különböző listák nézetét is létrehozhatja, hogy pontosan a kívánt információkat tegye elérhetővé.
-
A listákról további információt a Listák létrehozása és beállítása – oktatásban olvashat.
Fontolja SharePoint hagyományos üzleti igények megoldását
A tartalom áthelyezésének másik módja, ha egy SharePoint megoldással jabb módon kezeli a meglévő feladatokat. A legtöbb szervezet például szeretné rögzíteni és megosztani az ott dolgozó személyek napi ismereteit. A webhelyen található wikiwebhelyek nagyszerűek lehetnek pontosan az ilyen típusú megosztáshoz.
Az alábbi táblázat SharePoint szolgáltatásokat, amelyek segítenek az üzleti folyamatok kezelésében.
|
Üzleti folyamat |
Leírás |
|---|---|
|
A wikin megoszthatja a csapat tudását és működhet együtt másokkal |
A wikik olyan speciális webhelyek, ahol a felhasználók közössége információkat hoz létre és tart fenn. A wikik nagyszerű eszközt használhatja az Ön munkához fontos folyamatinformációk vagy általános referenciainformációk rögzítésére és megosztására. |
|
Erőforrás-ütemezés áthelyezése SharePoint csoportba |
A csoportnaptár jó módszer a közös erőforrások, például konferenciatermek, audio- és audioeszköz-eszközök ütemezésére. Mivel egy csoport naptára egy SharePoint a Microsoft 365-ben webhelyen található, a csapat minden tagja könnyedén megtekintheti azt a SharePoint az Outlookban.
|
|
Adatbázis-alkalmazások átalakítása Access-alkalmazáská |
A Microsoft Access 2013 segítségével adatbázist tervezhet és tehet közzé, majd létrehozhat egy Access-alkalmazást a csoportwebhely adatbázisának használatára.
|
|
Üzleti folyamatok automatizálása munkafolyamatokkal |
A munkafolyamatok automatizálják és nyomon követik az üzleti folyamatok főbb feladatait. Nagyszerűen hasznosak olyan feladatokhoz, mint a jóváhagyási folyamatok vagy a visszajelzések összegyűjtése. |
A webhelyhasználók segítik a tartalom keresését
Miután áthelyezi dokumentumait és fájljait a csoportwebhelyre, mondja el a többi felhasználónak. A webhely tartalmának keresésére többféle módszert is kínálhat.
Az alábbi táblázat a különböző módszerek használatát ismerteti.
|
Módszer |
Leírás |
|---|---|
|
Tartalom keresése a kereséssel |
A legegyszerűbben a keresési funkcióval kereshet SharePoint a Microsoft 365-ben webhelyen.
|
|
Listák és tárak nézeteinek konfigurálása a tartalom felfedezhetővé való beállításához |
Kijelölheti a nézetben megjelenő elemeket. Egy nézetben például a címet és a szerzőt is megadhatja. Előfordulhat, hogy egy másik nézetben csak az adott dátum után hozzáadott elemeket szeretné látni. |
|
Webhelynavigáció testreszabása |
Testre szabhatja a csoportwebhely navigációs sávját, hogy a webhely felhasználói könnyebben megtalálhatják a tartalmakat. |
|
Keresés online tartalomban offline állapotban |
A OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió outlookkal offline állapotban is kereshet SharePoint a Microsoft 365-ben webhelyen található tartalmakat.
|
|
A tartalomfrissítések nyomon követése |
Ha szeretne többet megtudni arról, hogy milyen módokon segíthet a webhelyhasználóknak a tartalom egyszerű keresésében, olvassa el a Tervezési útmutató A tartalom megtervezése a csoportwebhelyek számára cikket.
Visszajelzés küldése
Hasznos volt ez a cikk? Ha igen, kérjük, jelezze számunkra a lap alján. Ha nem találta hasznosnak, tudassa velünk, hogy mi volt zavaró, vagy mi hiányzott. Visszajelzése alapján felül fogjuk vizsgálni a cikkben szereplő adatokat, kiegészítjük további információkkal és frissítjük a cikket.
