Levelek létrehozása és nyomtatása a Körlevél funkcióval a Mac Word 2016-ban

Ha tömeges levelet szeretne a levelezőlistáján szereplő személyeknek küldeni, körlevelet használva létrehozhat egy kötegnyi személyre szabott levelet. Az elrendezés, a formázás, a szöveg és a grafikus elemek minden levél esetén azonosak. A levélnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak.

A levelek létrehozásában és nyomtatásában három fájl vesz részt a körlevélkészítés folyamatában:

  • Törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az egyesített körlevél minden verziójában azonos szöveget és ábrát (például egy emblémát és képet) tartalmaz. A levél törzse az azonos tartalom példája.

  • Levelezőlista
    Ez a dokumentum a levélben az információk kitöltéséhez szükséges adatokat tartalmazza. A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az a levél, amelynek a listában szereplő személyek lesznek a címzettjei.

  • Egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista adatait használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp minden személy esetében egy személyre szabott levél jön létre.

Az alábbi lépéseket követve személyre szabott leveleket hozhat létre és nyomtathat ki a Körlevél funkcióval.

Mielőtt hozzálátna a körlevélhez, készítse elő a levelét. Ha például egy közelgő eseményről szeretne másokat tájékoztatni, adja meg az esemény nevét, dátumát, időpontját és helyét. Ezek azok a részletek, amelyek a levél minden címzettje számára fontosak.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > Levelek lehetőséget.

    formalevelek

  2. A Wordben írja be annak a levélnek a törzsét, amelyet mindenkinek el szeretne küldeni.

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Excel-számolótábla, egy Outlook-címtár, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyeket a Word használ az információk beolvasására a levél létrehozásához.

Tippek

  • Ha nincs levelezőlistája, létrehozhat egyet a körlevélkészítés közben. Mielőtt elkezdené a körlevélkészítési folyamatot, gyűjtse össze az összes adatrekordját, és adja hozzá őket az adatforrásához.

  • Ha Excel-számolótáblát használ, ügyeljen arra, hogy az irányítószámokat tartalmazó oszlopot szövegként formázza, hogy egyetlen nullát se veszítsen el.

  • Ha az Outlook-címjegyzékét szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram. Ehhez nyissa meg az Apple Mail alkalmazást, majd a Mail menüben válassza a Beállítások lehetőséget. Az Általános lap Alapértelmezett e-mail-olvasó eleme mellett válassza a Microsoft Outlook elemet.

  • Apple-névjegyeit is használhatja; ez esetben győződjön meg arról, hogy az Apple Mail az alapértelmezett levelezőprogram.

  • A körlevélkészítéshez egy FileMake Pro-adatbázist is használhat adatforrásként.

  1. A Levelezés lapon válassza a Címzettek kiválasztása elemet, majd válasszon a megjelenő beállítások közül.

    A Levelezés lapon kiemelt Címzettek kiválasztása elem az elérhető lehetőségekkel

    Választandó beállítás

    Művelet

    Új lista létrehozása

    Új címlista készítése a körlevél beállításainak megadásakor

    Meglévő lista használata

    Címlista készítése Excel-számolótábla vagy más típusú adatfájl alapján

    Outlook-névjegyek alapján

    Címlista készítése az Outlook-névjegyek között szereplő nevek alapján

    Apple-névjegyek

    Címlista készítése az Apple-címjegyzékben szereplő nevek alapján

    FileMaker Pro

    Adatok importálása a FileMaker Pro adatbázisából

  2. Ha az Új lista létrehozása lehetőséget választotta, kövesse az alábbi lépéseket:

    1. A Lista mezőinek szerkesztése párbeszédpanelen a Word automatikusan oszlopokat hoz létre az alapvető adatok, például a vezetéknév, az utónév vagy a cím számára. Itt felveheti a további szükséges mezőket (például az üzenetnek), majd a bejegyzés írásakor kitöltheti őket. Az Új mezőnév csoportban írja be a hozzáadni kívánt mező nevét, majd kattintson a pluszjelre (+).

      Tipp:  A mezők sorrendjének módosításához jelölje ki az áthelyezni kívánt mezőt, és a Fel és a Le nyílbillentyűvel helyezze a mezőt a kívánt helyre a listában.

    2. Amikor már az összes mezőt beállította, válassza a Létrehozás gombot a lista létrehozásához.

  3. Ha a Meglévő lista használata lehetőséget választotta, kövesse az alábbi lépéseket:

    1. Keresse meg a használni kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

    2. Ha egy Excel-számolótáblát szeretne megnyitni, akkor jelölje ki a használni kívánt lapot a Munkafüzet megnyitása párbeszédpanelen, és hagyja üresen a Cellatartomány mezőt a teljes munkalap használatához, vagy írja be a cellatartományt a használni kívánt adatokra vonatkozóan, és válassza az OK gombot.

  4. Ha az Outlook-névjegyek alapján vagy az Apple-névjegyek lehetőséget választott, kövesse az alábbi lépéseket:

    1. Válassza a Címzettek szűrése elemet a kívánt címzettek kiválasztásához.

    2. Az Outlook-névjegyalbum esetén a Lekérdezési feltételek párbeszédpanelen a Körlevél címzettjeinek listázása lehetőség mellett válassza a Teljes rekord elemet. A névjegylistában válassza ki azokat a partnereket, akiknek tömeges levelet szeretne küldeni, és válassza az OK gombot.

    3. Apple-névjegyek esetén a Lekérdezés beállításai párbeszédpanel Apple-csoport partnerei csoportjában válassza ki azt a csoportot, amelynek tömeges e-mailt szeretne küldeni, és válassza az OK gombot.

    4. FileMaker Pro-adatbázis esetén válassza ki az adatbázisfájlt az Itt választhatja ki az adatforrásként használandó FileMaker Pro-adatbázist párbeszédpanelen, és válassza a Megnyitás gombot.

  1. A Levelezés lapon kattintson az Adatmező beszúrása parancsra, és válassza a hozzáadni kívánt mezőt.

    A Levelezés lapon kiemelt Adatmező beszúrása elem

    Vegye fel a levélben szerepeltetni kívánt további mezőket.

  2. Formázza úgy az első levél mezőit, ahogyan a többi levelet is szeretné. Hagyjon például szóközt a Keresztnév és a Vezetéknév mező között, és nyomja le az Enter billentyűt, ha új sort szeretne kezdeni a Cím mezőben.

    Tipp: A címzettlista rendezéséhez vagy címzettek eltávolításához a Levelezés lapon kattintson a Címzettek szűrése, majd a Rekordok rendezése vagy a Rekordok szűrése parancsra. Amikor elkészült, kattintson az OK gombra.

  1. A Levelezés lapon az Eredmény megjelenítése elemre kattintva megtekintheti, hogy hogyan fog kinézni a levél. A Levelezés lapon a balra és a jobbra mutató nyilakkal végignézheti az egyes leveleket.

    A Levelezés lapon kiemelt Eredmény megjelenítése elem

  2. Ha további módosításokat szeretne végezni a formázáson, kattintson ismét az Eredmény megjelenítése elemre, így igény szerint hozzáadhat vagy eltávolíthat adatmezőket.

  3. Ha a levelek elnyerték végleges formájukat, a Levelezés lapon válassza a Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása lehetőséget a körlevélkészítés befejezéséhez.

    A Levelezés lapon kiemelt Befejezés és egyesítés, valamint a Dokumentumok nyomtatása elem

    Tipp: Ha a nyomtatás előtt szeretné egyenként megtekinteni és frissíteni a leveleket, a Levelezés lapon válassza a Befejezés és egyesítés > Az egyes dokumentumok szerkesztése lehetőséget. Ha elkészült, a levelek kinyomtatásához válassza a Fájl > Nyomtatás elemet.

A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad a kapcsolata a levelezőlistával, így felhasználhatja a következő tömeges levélküldéshez.

A körlevél-dokumentum újbóli felhasználása

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.

Címek módosítása a körlevél-dokumentumban

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése hivatkozást választva rendezze, szűrje és válassza ki a kívánt címeket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×