A szervezetek és a szervezetbeli csapatok e-mailben folytatott kommunikációja gyakran kusza és szerteágazó. Könnyen összekeveredhetnek a témák, elveszhetnek és észrevétlenül maradhatnak az információk, és a kommunikáció átláthatatlanná válhat. A webhelypostaládák segíthetnek a csapatok és a projektek levelezésének koordinálásában, és lehetővé teszik, hogy a levelezést egyetlen olyan helyen tárolja, ahol a csapat összes tagja hozzáférhet a teljes kommunikációhoz.
Fontos: A Webhelyfiók funkció 2017. SharePoint kezdődően elavult. Ezt a funkciót egy jövőbeli kiadásban teljesen eltávolítjuk. Az SharePoint a szervezet már nem fér hozzá a webhelyfiók funkcióhoz. A SharePoint meglévő szervezetek nem hozhatnak létre új webhelyfiókokat. A 2017. március előtt beállított és üzembe helyezett webhelyfiókok továbbra is működőképesek maradnak.
2017 szeptemberében egy olyan folyamatot biztosítunk, amely segít a meglévő webhelyfiókwebhelyekMicrosoft 365 csoportba való áttérésben. Ha jelenleg a SharePoint-ban használja a webhelyfiók szolgáltatást, fontolja meg a levelezés Microsoft 365-csoportok helyett a levelezésen alapuló együttműködés esetének támogatása érdekében. További információ: Webhelyfiókok Microsoft 365 helyettcsoport használata.
Megjegyzés: A webhelyfiók funkció továbbra is támogatott marad, de elavult a SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 és SharePoint Server 2010 termékekben. Javasoljuk, hogy a webhelyfiókok alternatívájaként felfedezzék a megosztott postaládákat.
A Fontos rovatok sávon kattintson a Postaláda hivatkozásra.
A webhelypostaláda egy második, különálló üzenetlistaként és mappastruktúraként nyílik meg a személyes e-mail-fiókja mellett. A webhelypostaládába érkező és az abból kimenő e-maileket az összes olyan felhasználó láthatja, aki Közreműködő engedéllyel rendelkezik az adott SharePoint-webhelyen.
A webhelypostaláda beállítása
A webhelypostaládát hozzáadhatja az e-mailek címzettjeként, küldhet e-mailt a postaládából, illetve a kedvencei közé is felveheti. Ha szeretne webhelypostaládát hozzáadni a webhelyéhez, erről bővebben a Webhelypostaláda beállítása a levelezés kordában tartásához című témakörben olvashat. A webhelyen engedélyezve kell lennie a levelezésnek. Ha nincs engedélyezve, forduljon a rendszergazdájához.
Ha a webhelypostaládát is a címzettek közé helyezi egy fontos levelezési témában, akkor az információk egy példánya olyan helyen is meglesz, ahol a csapat összes tagja el tudja érni.
Adja hozzá a webhelypostaláda címét az e-mail Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat mezőjéhez.
A webhelypostaláda e-mail-címét hozzáadhatja a csapat által használt partnercsoportokhoz vagy terjesztési listákhoz is. Ily módon a fontos e-mailek automatikusan bekerülnek a csapat webhelypostaládájába.
Ha a webhelypostaládán keresztül ír és küld e-mailt, az e-mail feladójaként saját maga fog szerepelni.
A webhelyes összes, Közreműködő engedéllyel rendelkező felhasználója elérheti a webhelypostaládát, így akár több személy is dolgozhat együtt az e-mailek piszkozatain.
Üzenet írásához kattintson az Új e-mail parancsra.
Ekkor megnyílik egy új üzenet a webhelypostaládában.
Ha használja az Outlook Kedvencek listáját, érdemes lehet a webhelypostaláda mappáit is hozzáadni a Kedvencek listához.
A Outlook a jobb gombbal egy webhelyfiók mappára, például a Beérkezett üzenetek mappára,majd a Megjelenítése a kedvencek között parancsra kattinthat. Ha a Kedvencek listában két azonos nevű mappa található (például két Beérkezett üzenetek mappa), akkor a Outlook automatikusan hozzáadja a postaláda nevét a mappanévhez (például "Beérkezett üzenetek – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), hogy ön felismerje, melyik mappa melyik.
Az Outlook Kedvencek listájáról bővebben A gyakran használt levélmappák megőrzése a Kedvencek között című témakörben olvashat.
Webhelypostaláda használata a csoportszintű együttműködéshez
A munkacsoportja a webhelypostaládával közösen dolgozhat a fontos e-mailek megírásán, illetve összegyűjtheti a webhelypostaládába a teljes csoport számára lényeges beszélgetéseket. A csoport tagjai a webhelypostaládán keresztül fontos dokumentumokat is biztonságosan megoszthatnak egymás között.
Miután beállított egy webhelypostaládát a webhelyen, létrejön egy új e-mail-fiók, amelynek neve megegyezik a webhely nevével. Tegyük fel, hogy a csoportwebhelye URL-címe a következő: http://contoso.sharepoint.com/HRCsoportWebhely. A webhelyhez kapcsolódó webhelypostaláda e-mail-címe ekkor a következő lesz: HRCsoportWebhely@contoso.sharepoint.com.
A munkacsoportokban gyakoriak az e-mailekben folytatott beszélgetések. Ezekben a beszélgetésekben sokszor lehetnek olyan információk, amelyek idővel hasznos referenciaként szolgálhatnak. A beszélgetések leghasznosabb e-mailjeit továbbíthatja a webhelypostaládába megőrzés céljából. A webhelyen közreműködői engedéllyel rendelkező minden felhasználó megnyithatja a webhelypostaládát, és elolvashatja az üzeneteket. Így a dolgozók megnyithatják a webhelypostaládát, keresést futtathatnak az ott lévő e-mailekben, és megtalálhatják a kérdéses probléma előzményeit.
A csoportszintű e-mail-beszélgetések összegyűjtésére szintén jó módszer, ha a tagok felveszik a Másolatot kap mezőbe a webhelypostaláda e-mail-címét, amikor e-mailt küldenek a csoportnak. Partnercsoportba vagy terjesztési listába is felveheti a webhelypostaláda e-mail-címét, amely így automatikusan címzett lesz a csoport levelezésében.
Ha a csoport dokumentumait SharePoint-webhelyen tárolja, a Webhelypostaláda app segítségével egyszerűen megoszthatja a dokumentumokat azokkal, akik hozzáféréssel rendelkeznek a webhelyhez.
Fontos: Amikor a felhasználók az Outlookban megnyitnak egy webhelypostaládát, látni fogják a webhely dokumentumtáraiban lévő összes dokumentum listáját. A webhelypostaládák ugyanazt a listát jelenítik meg minden felhasználó számára, ezért előfordulhat, hogy egyes felhasználók olyan dokumentumokat is látnak a listában, amelyekhez nincs hozzáférési engedélyük.
Exchange használata esetén a dokumentumok egy mappában is megjelennek az Outlookon belül, mely még inkább megkönnyíti a dokumentumok másoknak való továbbítását.