Jóváhagyási munkafolyamat használata

Tartalom

• Hogyan működik a jóváhagyási munkafolyamat?

• Hozzáadása vagy a lista, tár vagy a webhelytartalom-típus jóváhagyási munkafolyamat módosítása

• Jóváhagyási munkafolyamat indítása a dokumentumon vagy elemen

• Jóváhagyási munkafolyamat-feladat végrehajtása

A jóváhagyási munkafolyamat bemutatása

A jóváhagyási munkafolyamat támogatja azokat az üzleti folyamatokat, amelyekben dokumentumot vagy elemet küld a kollégáknak vagy menedzsereknek jóváhagyásra. A jóváhagyás munkafolyamat hatékonyabbá teszi a jóváhagyási üzleti folyamatot úgy, hogy a folyamat minden emberi beavatkozást igénylő feladatát kezeli és nyomon követi, és a végrehajtás után rögzíti a folyamatot.

Ha a munkafolyamatok elérhetők, jóváhagyási munkafolyamatot közvetlenül a lista vagy tár dokumentumából vagy eleméből is elindíthat. Munkafolyamat indításához jelölje ki a használni kívánt munkafolyamatot, majd töltsön ki egy munkafolyamatot kezdeményező űrlapot, amelyen megadja a munkafolyamat résztvevőit (jóváhagyók), a határidőt és a vonatkozó feladatutasításokat, ha vannak. A munkafolyamat elindítása után a kiszolgáló hozzárendeli a feladatokat minden résztvevőhöz. Ha az e-mail értesítések be vannak kapcsolva a kiszolgálón, akkor a kiszolgáló e-mail értesítést is küld minden résztvevőnek. A résztvevők rákattinthatnak egy hivatkozásra az e-mail feladatértesítőben a jóváhagyandó dokumentum vagy elem megnyitásához. A résztvevők választhatnak, hogy jóváhagyják, elutasítják vagy máshoz rendelik jóváhagyási feladataikat. Kérelmezhetik a jóváhagyandó dokumentum vagy elem módosítását is. A résztvevők munkafolyamat-feladataikat a Microsoft Office SharePoint Server 2007-webhelyen vagy közvetlenül a 2007-es Microsoft Office rendszer alkalmazás részét képező programokban is végrehajthatják. A munkafolyamat végrehajtása idején a munkafolyamat tulajdonosa vagy a munkafolyamat résztvevői megtekinthetik a Munkafolyamat állapota lapot, ahol láthatják, hogy mely résztvevők végezték el munkafolyamat-feladataikat. Ha a munkafolyamat résztvevői végrehajtották munkafolyamat-feladataikat, a munkafolyamat befejeződik, és a munkafolyamat tulajdonosa automatikusan értesítést kap arról, hogy a munkafolyamat végrehajtása megtörtént.

Alapértelmezésben a jóváhagyási munkafolyamat a dokumentum tartalomtípusához kapcsolódik, ezért automatikusan elérhető a dokumentumtárakban. A dokumentumtárak alapértelmezett jóváhagyási munkafolyamata soros munkafolyamat, amelyben a feladatok egyesével vannak résztvevőkhöz rendelve. A jóváhagyási munkafolyamat verziója alapértelmezésben a közzétételi hely laptárához kapcsolódik, és alkalmazható weblapok közzétételének jóváhagyási folyamatainak kezelésére. A jóváhagyási munkafolyamat előre hozzárendelt verzióit testreszabhatja úgy, hogy azok megfeleljenek a vállalat igényeinek, vagy hozzáadhat egy teljesen új verziójú jóváhagyási munkafolyamatot listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz.

Vissza a lap tetejére

Jóváhagyási munkafolyamat módosítása vagy hozzáadása listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz

A munkafolyamatokat használatuk előtt hozzá kell adni listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, hogy az adott helyen lévő dokumentumok és elemek számára elérhetők legyenek. Munkafolyamat listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz történő hozzáadásához rendelkeznie kell listakezelési engedéllyel. Legtöbb esetben a webhelygazdák, illetve az adott listák vagy tárak kezelői hajtják végre ezt a feladatot.

A munkafolyamatok adott webhelyen értendő elérhetősége attól is függ, hogy hová lettek hozzáadva:

• Ha egy munkafolyamatot közvetlenül egy listához vagy tárhoz ad hozzá, az csak azokra a listaelemekre érvényes, amelyek abban a listában vagy tárban találhatók.

• Lista-tartalomtípushoz (azaz meghatározott listához vagy tárhoz adott webhelytartalomtípus-példányhoz) adott munkafolyamat esetén csak a kérdéses lista vagy tár azon megfelelő tartalomtípusú elemei férhetnek hozzá a munkafolyamathoz, amelyekhez hozzá van rendelve a tartalomtípus.

• Amennyiben webhelytartalom-típushoz adja hozzá a munkafolyamatot, úgy ahhoz minden olyan, adott tartalomtípusú elem hozzáférhet az összes listában és tárban, amelyhez hozzárendelték a szóban forgó webhelytartalom-típus egy példányát. Ha azt szeretné, hogy a munkafolyamat egy meghatározott tartalomtípusú elemekből álló webhelycsoport minden listájában és tárában elérhető legyen, adja hozzá a munkafolyamatot közvetlenül a webhelytartalom-típushoz.

Ha hozzá szeretne adni egy jóváhagyási munkafolyamatot listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz vagy módosítani szeretné a már listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz kapcsolt törlés-jóváhagyási munkafolyamatot, kövesse ugyanezeket a lépéseket.

1. A munkafolyamattal bővítendő vagy módosítandó lista, tár vagy tartalomtípus Munkafolyamat hozzáadása vagy Munkafolyamat módosítása lapjának megnyitására az alábbi lehetőségek kínálkoznak.

   • Lista vagy tár esetén:

     1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelynek a munkafolyamatát módosítani kívánja, illetve amelyhez munkafolyamatot kíván hozzáadni.

     2. Kattintson a Beállítások menü kattintson a Lista beállításaigombra, vagy kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait.

        Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

     3. Kattintson az Engedélyek és házirendek csoport Munkafolyamat-beállítások elemére.

   • Tartalomtípus esetén:

     1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben az a listatartalom-típus található, amelyet munkafolyamattal szeretne bővíteni, illetve amelyiknek munkafolyamatát módosítani szeretné.

     2. Kattintson a Beállítások menü kattintson a Lista beállításaigombra, vagy kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait.

        Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

     3. Kattintson a használni kívánt tartalomtípus nevére a Tartalomtípusok részben.

        Megjegyzés: Ha a lista vagy tár nincs beállítva több tartalomtípus engedélyezésére, a Tartalomtípusok rész nem jelenik meg a lista vagy tár Testreszabás lapján.

     4. Kattintson a Beállítások menü Munkafolyamat-beállítások parancsára.

   • Webhely-tartalomtípus esetén:

     1. A Kezdőlap lapon kattintson a Webhelyműveletek menü webhelycsoport majd a Webhely beállításaipontra, és kattintson az Összes webhely beállítások módosítása.

     2. Kattintson a Minták oszlopban a Webhely-tartalomtípusok elemre.

     3. Kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez munkafolyamatot kíván hozzáadni, vagy amelynek munkafolyamatát módosítani kívánja, majd kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

        Megjegyzés: Ha a listát, tárat vagy tartalomtípust már bővítették munkafolyamatokkal, a művelet rögtön a Munkafolyamat-beállítások módosítása lapot nyitja meg, így a Munkafolyamat hozzáadása elemre kattintva jeleníthető meg a Munkafolyamat hozzáadása lap. Amennyiben még nem történt meg a munkafolyamatok hozzáadása, a művelet közvetlenül a Munkafolyamat hozzáadása lapot nyitja meg.

1. A Munkafolyamat-beállítások módosítása lapon kattintson a Munkafolyamat hozzáadása elemre, vagy kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelynek a beállításait módosítani kívánja.

2. Hajtsa végre az alábbi műveletek valamelyikét:

   • Ha egy munkafolyamat-hozzáadni a munkafolyamat hozzáadása lap, a munkafolyamat csoportban a kattintson a Jóváhagyás munkafolyamat-sablonon.

   • Munkafolyamat-beállítások módosításakor a Munkafolyamat módosítása lapon hajtsa végre a módosítani kívánt beállítások módosításait az alábbiakban leírtak szerint.

3. A Név szakaszban adja meg a munkafolyamat egyedi nevét.

   1. A Feladatlista című részben adja meg az ezzel a munkafolyamattal használni kívánt feladatok listáját.

      Megjegyzések: 

      • Használhatja az alapértelmezett Feladatok listát, de újat is létrehozhat. Az alapértelmezett Feladatok lista használatakor a munkafolyamatban résztvevő személyek könnyedén megkereshetik és megtekinthetik munkafolyamat-feladataikat a Feladatok lista Saját feladatok nézetével.

      • Ha a munkafolyamat feladataiban bizalmas információ is található, és azt nem szeretné megjeleníteni az általános célokat szolgáló Feladatok listában, hozzon inkább létre egy új feladatlistát.

      • Amennyiben a vállalaton belül nagyszámú munkafolyamatot vagy sok munkafolyamat-feladatot használ, célszerű új feladatlistát készíteni: ebben az esetben például minden egyes munkafolyamathoz.

4. Az Előzménylista csoportban válassza ki az ehhez a munkafolyamathoz használandó előzménylistát: a lista megjeleníti a munkafolyamat valamennyi példánya idején előforduló összes eseményt.

   Megjegyzés: Használhatja az alapértelmezett előzménylistát, vagy létre is hozhat egy újat. Ha a vállalat számos munkafolyamattal rendelkezik, akkor célszerű lehet minden egyes munkafolyamat számára egy különálló előzménylistát létrehozni.

5. Az Indítási beállítások szakaszban határozza meg, hogy ki, mikor és hogyan indíthat el egy munkafolyamatot.

   Ha azt szeretné, tartalom-jóváhagyására kezelése a jóváhagyási munkafolyamat segítségével, jelölje be a fő verzió egy elem közzétételének jóváhagyásához munkafolyamat indítása jelölőnégyzetet. Tartalom-jóváhagyásának kezelése munkafolyamattal kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a kezeléséhez tár tartalom-jóváhagyási munkafolyamat használatacímű témakört.

   Megjegyzések: 

   • Egyes lehetőségek nem lesznek elérhetőek, ha a kiválasztott munkafolyamat-sablon ezeket a lehetőségeket nem támogatja.

   • A munkafolyamat indítása főverziójú elem közzétételének jóváhagyásához beállítás például csak akkor adható meg, ha engedélyezve van a tárban a fő- és az alverziók számozása, és a választott munkafolyamat-sablon használható tartalom-jóváhagyáshoz is.

6. Ha hozzáadja ezt a munkafolyamatot egy webhely-tartalomtípushoz, adja meg a Listák és webhelytartalom-típusok frissítése című részben, hogy szeretné-e, hogy ez a munkafolyamat hozzáadódjon az összes, ebből a tartalomtípusból származó tartalomtípushoz.

   Megjegyzés: A Listák és webhelytartalom-típusok frissítése című rész csak webhely-tartalomtípusok Munkafolyamatok hozzáadása lapján jelenik meg.

7. Kattintson a Tovább gombra.

8. A Munkafolyamat testreszabása lapon jelölje ki a kívánt lehetőségeket, ahogyan a feladatokat továbbítani szeretné, az alapértelmezett munkafolyamat kezdőértékeit, hogyan legyen teljesítve a munkafolyamat és milyen műveletek történjenek a munkafolyamat sikeres teljesítése után.

   Válasszon a következő részekben található lehetőségekből. Nem kell minden részben beállítást megadnia:

   Munkafolyamat-feladatok

   Művelet	Művelet
   Feladatok hozzárendelése minden résztvevőhöz egyszerre (párhuzamos munkafolyamat)	Válassza a Minden résztvevőhöz egyszerre (párhuzamosan) gombot.
   Feladatok hozzárendelése a résztvevőkhöz egyenként (soros munkafolyamat) Soros munkafolyamat esetén az egyik résztvevőnek teljesítenie kell a feladatot mielőtt a következő résztvevő megkapná a feladatot.	Válassza az Egyszerre csak egy résztvevőhöz (sorosan) gombot.
   Annak engedélyezése, hogy a munkafolyamat résztvevői máshoz rendeljék feladataikat	Jelölje be a Feladat másik személyhez rendelése jelölőnégyzetet.
   Annak engedélyezése, hogy a munkafolyamat résztvevői kérhessenek módosítást a jóváhagyandó dokumentumra vagy elemre a feladat teljesítése előtt	Jelölje be a Módosítás kérése a feladat befejezése előtt jelölőnégyzetet.

   Alapértékek munkafolyamat indítása

   Művelet	Művelet
   Alapértelmezett résztvevő-lista megadása a munkafolyamat minden példányához	Adja meg azoknak a nevét, akik szeretné, hogy részt vegyenek a munkafolyamatban az induláskor vagy kattintson a Jóváhagyók pontra személyek és csoportok címszolgáltatásból történő kiválasztásához Megjegyzés: Ha sorosként állította be a munkafolyamatot, abban a sorrendben adja hozzá a munkafolyamat résztvevőinek nevét, amely sorrendben hozzá szeretné rendelni a feladatokat.
   Egyetlen feladat hozzárendelése csoportokhoz	Jelölje be az Egyetlen feladat hozzárendelése az egyes megadott csoportokhoz (a csoportok kibontásának mellőzése) jelölőnégyzetet. Válassza ezt a lehetőséget, ha csoportokat szeretne megadni a munkafolyamat résztvevőinek és csak egy feladatot szeretne a csoporthoz rendelni ahelyett, hogy külön feladatot rendelne minden csoporttaghoz.
   Annak engedélyezése, hogy a munkafolyamatot elindító személyek résztvevőt adjanak hozzá vagy módosítsanak	Jelölje be A résztvevők listája módosítható a munkafolyamat indításakor jelölőnégyzetet. Ez a négyzet alapértelmezés szerint be van jelölve. Ha nem szeretné, hogy a munkafolyamatot elindító személyek résztvevőket adjanak hozzá vagy módosítsanak, törölje ennek a jelölőnégyzetnek a jelölését.
   Alapértelmezett üzenet megadása, amely minden feladattal megjelenik	Írjon be szöveget vagy utasításokat a szövegdobozba.
   Határidő megadása párhuzamos munkafolyamatokhoz	Adjon meg, vagy válasszon ki dátumot a Feladatok határideje (párhuzamos) pontban.
   Idő megadása a munkafolyamat-feladatok végrehajtására a soros munkafolyamatok résztvevőinek	A Minden személynek ennyi ideje van feladata végrehajtására (soros) pontban adjon meg egy számot, majd jelölje ki a Nap vagy Hét elemet mint időegységet.
   Lista megadása azokról, akik értesítést (nem feladat-hozzárendelést) kapnak munkafolyamat indításáról	A Mások értesítése pontban adja meg azoknak a nevét, akiket értesíteni szeretne, vagy kattintson a CC elemre, ha a címszolgáltatásból szeretné kiválasztani a személyeket és csoportokat.

   A munkafolyamat befejezése

   Művelet	Művelet
   Annak megadása, hogy egy párhuzamos munkafolyamat akkor fejeződik be, ha adott számú résztvevő teljesítette feladatait	Jelölje be az Ennyi munkafolyamat befejeződött jelölőnégyzetet, majd írjon be egy számot. Megjegyzés: Ez a lehetőség nem érhető el, ha a munkafolyamat soros.
   Annak megadása, hogy a munkafolyamat akkor fejeződött be, ha egy dokumentumot vagy elemet visszautasítottak	Jelölje be A dokumentumot visszautasították jelölőnégyzetet.
   Annak megadása, hogy a munkafolyamat akkor fejeződött be, ha egy dokumentumot vagy elemet módosítottak	Jelölje be A dokumentumot módosították jelölőnégyzetet.

   Befejeződése utáni munkafolyamat-tevékenységek

   Művelet

   Művelet

   A jóváhagyás állapotának frissítése dokumentumban vagy elemben, miután a munkafolyamat befejeződött

   Jelölje be A jóváhagyás állapotának frissítése (ez a munkafolyamat szabályozza a tartalom-jóváhagyást) jelölőnégyzetet. Ha ezt a jóváhagyási munkafolyamatot tár tartalom-jóváhagyásának kezelésére (moderálás) használja, és bejelölte A munkafolyamat indítása főverziójú elem közzétételének jóváhagyásához jelölőnégyzetet a Munkafolyamat hozzáadása lapon, ez a lehetőség az alapértelmezett. Ha nem jelölte be A munkafolyamat indítása főverziójú elem közzétételének jóváhagyásához jelölőnégyzetet a Munkafolyamat hozzáadása lapon, mert nem szeretné, hogy ez a munkafolyamat legyen az alapértelmezett tár tartalom-jóváhagyási munkafolyamat, jelölje be A jóváhagyás állapotának frissítése (ez a munkafolyamat szabályozza a tartalom-jóváhagyást) jelölőnégyzetet, hogy ez a munkafolyamat másodlagos tartalom-jóváhagyási munkafolyamat legyen, amelyet adott felhasználók manuálisan elindíthatnak.

9. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Jóváhagyási munkafolyamat indítása dokumentumon vagy elemen

A dokumentumok vagy elemek jóváhagyási munkafolyamatait manuálisan is indíthatja az adott dokumentumot vagy elemet tartalmazó listából vagy tárból. A munkafolyamat indításakor elérhető lehetőségek attól függnek, hogy miként lett testre szabva a munkafolyamat, amikor az elem listájához, tárjához vagy tartalomtípusához hozzá lett adva. Legalább elemmódosítási engedéllyel kell rendelkeznie a munkafolyamatok indításához, egyes munkafolyamatok esetén azonban listakezelési engedélyre is szükség lehet a dokumentumhoz vagy listaelemhez tartozó munkafolyamat indítására.

1. Ha a lista vagy tár még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

   Ha a kívánt lista vagy tár neve nem jelenik meg, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra, majd kattintson a lista vagy tár nevére.

2. Mutasson annak a dokumentumnak vagy elemnek a nevére, amelyhez munkafolyamatot kíván indítani, kattintson a megjelenő nyílra, majd válassza a Munkafolyamatok parancsot.

3. Az Új munkafolyamat indítása elemhez pontban kattintson az elindítandó jóváhagyási munkafolyamat nevére.

4. Adja meg azoknak a nevét, akikkel szeretné jóváhagyatni a dokumentumot vagy elemet a Jóváhagyók sorban, vagy kattintson a Jóváhagyók elemre, ha címszolgáltatásból szeretné kiválasztani a személyeket vagy csoportokat.

   Megjegyzés: Ha a munkafolyamat soros típusú, akkor olyan sorrendben adja meg vagy válassza ki a munkafolyamat résztvevőinek nevét, amelyben a feladatokat hozzá szeretné rendelni.

5. Ha csoportokat is ad meg a munkafolyamat résztvevőiként, jelölje be az Egyetlen feladat hozzárendelése az egyes megadott csoportokhoz (a csoportok kibontásának mellőzése) jelölőnégyzetet, ha a csoporthoz csak egy feladatértesítést szeretne a rendelni, és nem a csoport minden tagjához külön értesítést kapcsolni.

6. Ha üzenetet vagy feladatutasítást szeretne megadni, azt A munkafolyamat-indítási kérelemben szerepeltetni kívánt üzenet elem alatti szövegdobozban írhatja be.

7. A feladat befejezési időpontjának megadásához a Határidő pontban a következő lehetőségek közül választhat:

   • Soros munkafolyamat esetén adjon meg egy számot, majd jelölje be a Nap vagy Hét pontot mint időegység.

   • Párhuzamos munkafolyamatok esetén adjon meg, vagy válasszon ki dátumot a Feladatok határideje pontban.

   • Ha azt szeretné, hogy mások is kapjanak értesítéseket (nem feladat-hozzárendeléseket) a munkafolyamat indításáról, adja meg a nevüket a CC sorban, vagy kattintson a CC elemre, ha a személyeket és csoportokat címszolgáltatásból szeretné kiválasztani.

8. Kattintson az Indítás gombra.

Vissza a lap tetejére

Jóváhagyási munkafolyamat-feladat befejezése

A jóváhagyási munkafolyamat résztvevői a dokumentum vagy elem helyének listájából vagy tárából, illetve közvetlenül az 2007-es Office kiadás alkalmazás részét képező programokban is befejezhetik munkafolyamat-feladataikat. A munkafolyamat-feladat ügyfélprogramban történő teljesítéséről bővebben az adott program súgójában tájékozódhat.