Háromrészes munkafolyamat használata

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

A háromrészes munkafolyamat három állapoton (fázison) keresztül követi nyomon a listaelemek állapotát. Használhatja olyan üzleti folyamatok kezelésére, amelyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, ilyenek például az ügyfélszolgálati ügyletek, az eladások kezelése vagy a projekttevékenységek. Egy projekttevékenység három állapota lehet például a következő: Nincs elindítva, Folyamatban és Befejezett.

Tartalom

A háromrészes munkafolyamat működése

Lista beállítása háromrészes munkafolyamat használatára

Problémakövető lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Egyéni lista testreszabása háromrészes munkafolyamathoz

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

Háromrészes munkafolyamat kézi indítása egy elemen

Háromrészes munkafolyamat egy munkafolyamat-feladatának végrehajtása

A háromrészes munkafolyamat működése

A háromrészes munkafolyamat azokat az üzleti folyamatokat támogatja, amelyek során a szervezeteknek három állapoton és két állapotközi változáson keresztül kell követniük az egyes ügyletek vagy elemek állapotát. Az állapotok közötti változások alkalmával a munkafolyamat hozzárendel egy személyt egy folyamathoz, és értesítő e-mailt küld az adott személynek a folyamatról. Amikor ez a folyamat a végéhez ér, a munkafolyamat frissíti az elem állapotát a következő állapotra. A háromrészes munkafolyamat úgy lett megalkotva, hogy együttműködjön a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával is, amelyet úgy állítottak be, hogy tartalmazzon egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. A Választási lehetőség oszlopban megadott értékek a munkafolyamat által követett állapotoknak felelnek meg.

Lista beállíthatja, hogy egynél több választási lehetőségek oszlopra, és a választási lehetőségek oszlop háromnál több értéket is tartalmaz. A Háromrészes munkafolyamat csak beállítható a választott oszlopok egyikére, és csak az értékek három használni a kijelölt választási lehetőségek oszlopban. Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához vagy tárhoz, amikor lehetőséget választja, és három az értékeket az oszlop szerint adja meg. Megtudhatja, hogy miként dolgozhat az oszlopokat a listában, olvassa el a lista vagy tár oszlopának létrehozása vagy a lista vagy tár oszlopának törlésecímű témakört.

A Háromrészes munkafolyamat használható olyan üzleti folyamatok kezelésére, amelyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, például ügyfélszolgálati ügyletek, eladások kezelése vagy projekttevékenységek. Egy kis rendezvényszervező cég alkalmazottai például használhatják a tervezett rendezvényekhez kapcsolódó tevékenység kezelésére. A Háromrészes munkafolyamat három állapoton keresztül követi az eseményszervezési feladatokat. Ezek az Aktív, a Véleményezésre kész és a Kész. Minden, egy adott rendezvénnyel kapcsolatos, a rendezvényszervezésre vonatkozó tennivaló bekerül egy ügykövető listába, melyet arra az eseményre hoztak létre és Aktív állapotúra állítottak. Az esemény szervezője hozzárendeli az egyes eseményeket csapatának tagjaihoz, és elindítja a háromrészes munkafolyamatot ezeken az elemeken, hogy a munka elkezdődhessen az eseményhez rendelt tevékenységgel.

Amikor a munkafolyamat elkezdődik, a kijelölt személy számára létrejön egy feladat. Amikor egy csapattag megkapja feladatát, elvégzi a feladat teljesítéséhez szükséges munkát. Ez a munka lehet, hogy az ügykövető listát tartalmazó listától vagy webhelytől távol esik. Egy csapattag például azt a feladatot kapja, hogy készítsen egy beszállítói tervet – ebben az esetben a csapattag kapcsolatba lép egy beszállító céggel, és közösen készítik el a tervet. Amikor a beszállítói tervet elfogadják, a csapattag készre állítja feladata állapotát. Ekkor a munkafolyamat frissíti a feladat állapotát az ügynyilvántartásban Aktív állapotról Véleményezésre kész állapotra, és készít egy második feladatot a rendezvényszervezőnek, hogy véleményezze a beszállítói tervet. Miután a rendezvényszervező átnézte és elfogadta a beszállítói tervet, munkafolyamatának állapotát készre állítja, és a munkafolyamat a feladat állapotát Véleményezésre kész állapotról Kész állapotúra állítja.

Megjegyzés: A munkafolyamatban résztvevők kétféleképpen változtathatják meg a munkafolyamat-feladat állapotát egy háromrészes munkafolyamatban. A résztvevők a munkafolyamat-feladat szerkesztésével készre állíthatják azt, vagy megváltoztathatják a munkafolyamat-elem állapotát a listában (ha rendelkeznek a lista megváltoztatásához szükséges engedéllyel). Ha egy résztvevő manuálisan frissíti egy elem állapotát a listában, a munkafolyamat feladata készre változik. Amennyiben a résztvevő a munkafolyamat feladatát szerkeszti annak készre állításához, a munkafolyamat elemének állapota a listában Kész állapotúra frissül.

Az előbbi példában a háromrészes munkafolyamat műveletei a következő folyamat szerint alakulnak:

A példa háromrészes munkafolyamat folyamatábrája

Vissza a lap tetejére

Lista beállítása háromrészes munkafolyamat használatára

Mielőtt háromrészes munkafolyamatot használhatna, be kell állítania a munkafolyamattal használni kívánt listát. Ezen listának tartalmaznia kell a munkafolyamattal kezelni vagy követni kívánt elemeket. A háromrészes munkafolyamat úgy lett megalkotva, hogy együttműködjön a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával, amelyet úgy állítottak be, hogy tartalmazzon egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. Amikor a listával használandó háromrészes munkafolyamatot állítja be, meg kell adnia a munkafolyamat által igényelt állapotértékeket tartalmazó Választási lehetőség oszlopot.

Vissza a lap tetejére

Problémakövető lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Alapértelmezésként minden olyan listával használhatja a háromrészes munkafolyamatot, melyet a Problémakövetés listasablon segítségével hozott létre.

  1. A Webhelyműveletek menüben kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  2. Kattintson A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

  3. A Létrehozás párbeszédpanelen kattintson a Problémakövetés elemre, majd adja meg a lista nevét. A lista nevének megadása kötelező.

    Megjegyzés: A lista neve a listát tartalmazó lap tetején jelenik meg, és része lesz a lap webcímének is, valamint megjelenik a navigációs elemek között, így segítve a felhasználókat a lista megtalálásában és megnyitásában.

  4. Ha szeretne leírást is hozzáadni a listához, vagy szeretné megjeleníteni a listát a Fontos rovatok sávon (alapértelmezés), kattintson a További beállítások elemre.

    • A Leírás mezőben adja meg a lista rendeltetésének leírását. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni.

    • A fontos rovatok sávon a listára mutató hivatkozás hozzáadásához kattintson az Igen gombra a Navigálás szakaszban.

  5. A Létrehozás párbeszédpanel alján kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Ha egyéni listát szeretne létrehozni a háromrészes munkafolyamatokhoz, legalább egy Választási lehetőség oszlopot hozzá kell adnia, mely legalább három állapotértéket tartalmaz. A munkafolyamat ezen értékeket fogja nyomon követni.

  1. A Webhelyműveletek menüben kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  2. Kattintson A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

  3. A Létrehozás párbeszédpanelen kattintson a Problémakövetés elemre, majd adja meg a lista nevét. A lista nevének megadása kötelező.

    Megjegyzés: A lista neve a listát tartalmazó lap tetején jelenik meg, és része lesz a lap webcímének is, valamint megjelenik a navigációs elemek között, így segítve a felhasználókat a lista megtalálásában és megnyitásában.

  4. Ha szeretne leírást is hozzáadni a listához, vagy szeretné megjeleníteni a listát a Fontos rovatok sávon (alapértelmezés), kattintson a További beállítások elemre.

  5. A Leírás mezőben adja meg a lista rendeltetésének leírását. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni.

  6. Ha a Fontos rovatok sávon el szeretne helyezni egy erre a listára mutató hivatkozást, jelölje be az Igen választógombot a Navigálás csoportban.

  7. A Létrehozás párbeszédpanel alján kattintson a Létrehozás gombra.

Vissza a lap tetejére

Egyéni lista testreszabása háromrészes munkafolyamathoz

  1. Az egyéni lista menüszalagjának Lista lapján kattintson a Lista beállításai gombra.

  2. Az Oszlopok alatt kattintson az Oszlop létrehozása elemre.

  3. A Név és típus szakaszban az Oszlop neve alatt írja be a használni kívánt oszlop nevét, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotok neveit tartalmazza.

  4. Az oszlopban szereplő információ típusa szakaszban válassza a Választási lehetőség (menü, amiből választani lehet) lehetőséget.

  5. A További oszlopbeállítások szakaszban a Leírás alatt tetszés szerint adjon meg leírást az oszlopról.

  6. Az oszlopnak kötelezően tartalmaznia kell adatot szakaszban kattintson az Igen lehetőségre.

  7. A Minden választási lehetőséget külön sorba írjon lehetőség alatti listába írjon be három vagy több választási lehetőséget ehhez az oszlophoz. Ezen értékek lesznek a munkafolyamat állapotai.

  8. A választási lehetőségek megjelenítése alatt válassza a Legördülő menü vagy Választógomb lehetőséget.

  9. A Kitölthető választási lehetőségek engedélyezése alatt kattintson a Nem lehetőségre.

  10. Adja meg, hogy szeretne egy bizonyos alapértelmezett értéket az oszlopnak vagy szeretné hozzáadni a lista alapértelmezett nézetéhez.

  11. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

A háromrészes munkafolyamatot először hozzá kell adnia egy listához, hogy a benne lévő elemeken használni tudja. Amikor egy háromrészes munkafolyamatot ad hozzá egy listához, először meg kell határoznia, hogy melyik oszlop tartalmazza az állapotokat, amelyeket követni szeretne a munkafolyamattal. Az egyes állapotokhoz tartozó eseményeket is meg kell adnia. Meghatározhatja például a tárgyat, illetve azon e-mailek részleteit, amelyeket a tevékenység címzettei kapnak.

A legtöbb webhelyen alapértelmezés szerint engedélyezett a háromrészes munkafolyamatok használata, a webhelycsoport rendszergazdája azonban letilthatja ezt a szolgáltatást. Ha a háromrészes munkafolyamat nem érhető el, vegye fel a kapcsolatot a webhelycsoport rendszergazdájával.

Fontos: Ahhoz, hogy egy listához munkafolyamatot társíthasson, Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie.

  1. Nyissa meg azt a listát, melyhez a háromrészes munkafolyamatot hozzá szeretné adni, majd kattintson az egyéni lista menüszalagjának Lista lapján a Lista beállításai gombra, vagy a megnyitni kívánt tár típusának beállításaira. Ha például dokumentumtárról van szó, akkor a Tár beállításai gombra.

  2. Az Engedélyek és kezelés csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások hivatkozásra.

    Munkafolyamatok már amelyeket felvettek a lista, tár vagy a webhelytartalom-típus, ha ezt a lépést megnyitja közvetlenül a munkafolyamat-beállítások módosítása lapon, és kattintson a munkafolyamat hozzáadása egy munkafolyamat-lap hozzáadása megnyitásához szükséges. Ha nincs munkafolyamat amelyeket felvettek a lista, tár vagy a webhelytartalom-típus, ebben a lépésben megnyitja közvetlenül hozzáadása egy munkafolyamat-lapot.

  3. Ha a listához már létezik munkafolyamat, a Munkafolyamat-beállítások módosítása lapon válassza a Munkafolyamat hozzáadása lehetőséget.

  4. Kattintson a munkafolyamat hozzáadása lap munkafolyamat szakaszában, háromrészes csoportban jelölje be a munkafolyamat-sablont.

  5. A Név szakaszban adja meg a munkafolyamat egyedi nevét.

  6. A Feladatlisták szakaszban adja meg a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát.

    • Használhatja az alapértelmezett Feladatok listát, de új listát is létrehozhat. Ha az alapértelmezett Feladatok listát használja, akkor a munkafolyamat résztvevői könnyen megtalálhatják a saját feladataikkal kapcsolatos információt a Feladatok lista Saját feladatok nézetében.

    • Ha a munkafolyamathoz új feladatlistát hoz létre, akkor az mutatni fogja azokat a bizalmas és személyes adatokat is, amelyeket az általános Feladatok listától elkülönítve szeretne tárolni.

    • Új feladatlistákat akkor hozzon létre, ha a szervezet számos munkafolyamatot alkalmaz, és ezek is több feladatból állnak. Ebben az esetben minden munkafolyamathoz külön feladatlistát készíthet.

  7. Az Előzménylista csoportban válassza ki az ehhez a munkafolyamathoz használandó előzménylistát: a lista megjeleníti a munkafolyamat valamennyi példánya idején előforduló összes eseményt.

    Használhatja az alapértelmezett előzményeket, vagy létre is hozhat egy újat. Ha a szervezet több munkafolyamattal dolgozik, előfordulhat, hogy az egyes munkafolyamatokhoz külön előzménylistát kíván létrehozni.

  8. Az Indítási beállítások szakaszban válasszon a következő lehetőségek közül:

    • Ha engedélyezni szeretné, hogy a munkafolyamatot manuálisan is lehessen indítani, jelölje be A munkafolyamatot Részvétel engedéllyel rendelkező hitelesített felhasználók indíthatják el manuálisan jelölőnégyzetet. Jelölje be A munkafolyamat indításához listakezelési engedély szükséges jelölőnégyzetet, ha a munkafolyamat indításához magasabb szintű jogosultságot kíván társítani.

    • Amennyiben azt szeretné, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon új elem létrehozásakor, jelölje be A munkafolyamat automatikus indítása új elem létrehozásakor jelölőnégyzetet.

  9. Kattintson a Tovább gombra.

  10. A Munkafolyamat-állapotok szakaszban a Válasszon választási lehetőséget tartalmazó mezőt résznél válassza ki a Választási lehetőség oszlopot a listából, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotokat tartalmazza, majd válassza ki a munkafolyamat Alapállapot, Köztes állapot és Végső állapot állapotainak megfelelő értékeket.

  11. Adja meg az Itt adhatja meg, hogy mi történjen a munkafolyamatok elindításakor (a munkafolyamat első feladatának beállításai) és az Itt adhatja meg, hogy mi történjen akkor, ha a munkafolyamat köztes állapotúra módosul (a munkafolyamat második feladatának beállításai) szakaszokban a következő adatokat:

    Feladat részletei

Feladat leírása

Írjon be minden olyan információt, amelyet a tevékenység leírásához kíván fűzni. Ha bejelöli a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet is, a kiválasztott mező az üzenet végére kerül. Amennyiben bejelöli a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, a listaelemre mutató hivatkozás is megjelenik a leírásban.

Feladat határideje

Ha szeretne határidőt kijelölni a tevékenységnek, jelölje be a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet, majd válassza ki azt a dátum oszlopot a listából, amely a használni kívánt határidőt tartalmazza.

Tevékenység felelőse:

Ahhoz, hogy a tevékenységhez egy listában megadott személyt rendeljen, kattintson a Listamező hozzáadása lehetőségre, majd kattintson a használni kívánt felhasználóadatot tartalmazó listaelemre. Amikor ez a munkafolyamat elindul, az első tevékenység ahhoz a személyhez lesz társítva, akinek neve ennél az elemnél ebben az oszlopban szerepel.

Ha a tevékenységet hozzá kívánja rendelni egy személyhez ezen munkafolyamat minden példányában, kattintson az Egyéni gombra, majd válassza ki annak a személynek a nevét, akihez a tevékenységet hozzá szeretné rendelni.

  1. Jelölje be az E-mail küldése jelölőnégyzetet, ha szeretné, hogy a munkafolyamat résztvevői e-mail üzeneteket kapjanak munkafolyamatbeli tevékenységeikről.

    Megjegyzés:  Ha meg szeretne bizonyosodni arról, hogy a munkafolyamat résztvevői megkapják e-mail üzeneteiket és emlékeztetőiket munkafolyamatbeli feladataikról, ellenőriztesse a webhelycsoport rendszergazdájával, hogy az e-mail küldés engedélyezve van-e a webhelyen.

    E-mail részletei

Cél

Írja be annak a személynek a nevét, akinek szeretne a munkafolyamatbeli tevékenységről e-mailt küldeni. Jelölje be a Feladat felelősével együtt jelölőnégyzetet, amennyiben szeretné, hogy a tevékenység tulajdonosa kapjon e-mail üzenetet.

Tárgy

Írja be az e-mail üzenetben használni kívánt tárgysort. Jelölje be a Feladatnév használata jelölőnégyzetet, amennyiben szeretné hozzáadni a tevékenység címét az e-mail címsorához.

Törzs

Írja be az üzenet törzséül szolgáló információkat. Jelölje be a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, ha szeretne egy listaelemre mutató hivatkozást hozzáadni az üzenethez.

  1. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat kézi indítása egy elemen

A háromrészes munkafolyamatot előbb hozzá kell adni egy listához, hogy az elemein elérhető lehessen. További információt a korábbi szakaszokban talál.

A háromrészes munkafolyamat úgy is beállítható, hogy új elem listához való hozzáadásakor automatikus elinduljon, vagy megadható olyan beállítás, hogy a bizonyos jogokkal rendelkező felhasználók maguk indíthassák el a munkafolyamatokat. Egyes munkafolyamatoknál egyszerre mindkettő beállítható.

A háromrészes munkafolyamatok egy elemen történő kézi indításához kövesse az alábbi lépéseket. Ehhez rendelkeznie kell a lista szerkesztésére vonatkozó engedélyekkel. Egyes munkafolyamatok listakezelési engedély meglétét is kérhetik.

Megjegyzés: Ha meg szeretne bizonyosodni arról, hogy a munkafolyamat megkezdése után annak résztvevői megkapják e-mail üzeneteiket és emlékeztetőiket munkafolyamatbeli feladataikról, ellenőriztesse a webhelycsoport rendszergazdájával, hogy az e-mail küldés engedélyezve van-e a webhelyen.

  1. Nyissa meg a listát, melyen a háromrészes munkafolyamatot el szeretné indítani.

  2. Mutasson rá az elemre, melyen a munkafolyamatot szeretné elindítani, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a Munkafolyamatok lehetőségre.

    Megjegyzés: A Munkafolyamatok parancs csak akkor elérhető, ha a listában vagy a tárban olyan elem is található, amelyhez legalább egy munkafolyamat hozzá van kapcsolva.

  3. A Webhelyműveletek menüben kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra.

  4. Az Új munkafolyamat indítása alatt kattintson az elindítani kívánt háromrészes munkafolyamatra.

    A munkafolyamat azonnal elindul.

Vissza a lap tetejére

Végezzen el egy feladatot a háromrészes munkafolyamatban

Egy munkafolyamatbeli feladat elvégzéséhez legalább Elemmódosítási engedéllyel kell rendelkeznie a tevékenységlistán, melyben a munkafolyamat tevékenységei rögzítésre kerülnek.

  1. Nyissa meg a webhely Feladatok listáját, és a Nézet menü Saját feladatok parancsára kattintva keresse meg saját munkafolyamat-feladatát.

    Megjegyzés: Ha a munkafolyamat nem használja az alapértelmezett feladatok lista, a munkafolyamat-feladat előfordulhat, hogy nem jelenik meg a feladatok listában. Keresse meg a munkafolyamat-feladat, nyissa meg azt a listát vagy tárat, ahol a munkafolyamat-elem van mentve. Mutasson a kívánt befejezéséhez kattintson a megjelenő nyílra, és kattintson a munkafolyamatokelem nevét. Kattintson a nevére a munkafolyamat, amelyben egy résztvevő is a munkafolyamat állapota lap Futó munkafolyamatokterületén. Tevékenységekcsoportban keresse meg a munkafolyamat-feladat.

  2. Nyissa meg a készként megjelölendő elemet tartalmazó listát.

  3. Mutasson a végrehajtani kívánt feladatra, kattintson a megjelenő nyílra, majd az Elem szerkesztése pontra.

  4. A Feladatok párbeszédpanelen adja meg vagy válassza ki azt az információt, amely a feladat befejezéséhez szükséges, majd kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×