Forma e-mail létrehozása körlevéllel a Mac Word 2016-ban

Ha sok személynek szeretne e-mailt küldeni, amelyet azonban minden egyes címzettnek személyre szeretne szabni, használja a körlevélkészítési funkciót. Létrehozhat egy köteget az azonosan formázott és ugyanazt a szöveget tartalmazó személyre szabott e-mailekből. Az e-mailnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak. A körlevélkészítés esetén – ellentétben azzal, amikor egy üzenetet közvetít emberek egy csoportjának – minden egyes címzett az üzenet egyetlen címzettjeként szerepel.

Az e-mail-üzenetek körlevélkészítéssel való létrehozása során három fájlt kell használnia:

  • Törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az Ön e-mail-üzenete, amely a körlevél minden verziójában azonos.

  • Levelezőlista
    Ez az adatforrás, (gyakran egy Excel-számolótábla), amely az e-mailben szereplő információk kitöltéséhez használható. A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az az e-mail, amelynek a listában szereplő személyek lesznek a címzettjei.

  • Egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista információit használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp a levelezőlistában szereplő minden egyes személy esetében egy személyre szabott, egyesített dokumentum jön létre.

A körlevélkészítés folyamatának első lépése egy törzsdokumentum létrehozása.

  1. A Levelezés lapon válassza a Körlevélkészítés indítása > E-mailek lehetőséget.

    elektronikus körlevél

  2. Írja be a mindenkinek küldeni kívánt e-mail szövegét a Wordbe.

Az Excel-számolótábla első sora a fejlécrekord. A sorban minden oszlophoz tartozik egy címkenév, amely a információ kategóriáját jelöli. Oszlopcímke lehet például az e-mail-cím, a név, a cím, a város, a megye és az irányítószám. Minden további sor az egyes címzettek adatainak egyetlen rekordját tartalmazza. A lista nem tartalmazhat üres sorokat vagy oszlopokat.

Tipp: Ha Excel-számolótáblát kíván készíteni az Outlook-címjegyzékből, akkor exportálja a névjegyeket egy tabulátorral tagolt szövegfájlba (.txt), majd nyissa meg a szövegfájlt az Excelben. További információ az Outlook-elemek exportálása vagy manuális archiválása című cikkben található.

  1. Az Excel-számolótábla első sorában írja be az oszlopcímkéket a címzettekhez. Az első oszlopba írja be például az e-mail-címet, a második oszlopba a vezetéknevet és a harmadik oszlopba az utónevet.

    Fontos: Javasoljuk, hogy az első oszlop az egyes címzettek e-mail-címét tartalmazza.

  2. A második és az utána következő sorokba írja be az egyik címzett e-mail-címét, a vezetéknevét és az utónevét.

  3. A Fájl menüben válassza a Mentés parancsot, és adjon meg egy fájlnevet.

    Megjegyzés: Jegyezze meg a számolótábla helyét, mert később szüksége lesz rá, hogy hozzácsatolja a körlevél-dokumentumához.

  4. Mentse és zárja be az űrlapot.

    Megjegyzés: Ha nem zárja be a listát tartalmazó Excel-számolótáblát, vagy ha a körlevélkészítés befejezése előtt újra megnyitja, akkor a körlevélkészítést nem lehet végrehajtani.

A Levelezés lapon válassza a Címzettek kiválasztása elemet, majd válasszon a megjelenő beállítások közül.

A Levelezés lapon kiemelt Címzettek kiválasztása elem az elérhető lehetőségekkel

Beállítás

Leírás

Új lista létrehozása

Új címlista készítése a körlevél beállításainak megadásakor

Meglévő lista használata

Címlista készítése Excel-munkalap vagy más típusú adatfájl alapján

Kiválasztás az Outlook névjegyalbumból

Címlista készítése az Outlook-névjegyek között szereplő nevek alapján

Apple-névjegyek

Címlista készítése az Apple-címjegyzékben szereplő nevek alapján

FileMaker Pro

Adatok importálása a FileMaker Pro adatbázisából

Új lista létrehozása

A Lista mezőinek szerkesztése párbeszédpanelen a Word automatikusan oszlopokat hoz létre az alapvető adatok, például a vezetéknév, az utónév vagy a cím számára. Itt felveheti a további szükséges mezőket (például az üzenetnek), majd a bejegyzés írásakor kitöltheti őket.

  1. Az Új mezőnév területen írja be a hozzáadni kívánt mező nevét, majd kattintson a + jelre.

    Tipp: A mezők sorrendjének módosításához jelölje ki az adott mezőt, és a Fel és Le billentyűkkel helyezze át a kívánt helyre.

  2. Ha a mezők mind a megfelelő helyre kerültek, a Létrehozás gombra kattintva hozza létre az új listát.

Meglévő lista használata

  1. Keresse meg a használni kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

  2. A Munkafüzet megnyitása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt számolótáblát, majd végezze el az alábbi műveletek egyikét:

    • Ha az egész számolótáblát fel szeretné használni, hagyja üresen a Cellatartomány mezőt.

      vagy

    • Adja meg a használni kívánt adatok cellatartományát.

  3. Kattintson az OK gombra.

Kiválasztás az Outlook névjegyalbumból

  1. Válassza a Címzettek szűrése elemet a kívánt címzettek kiválasztásához.

  2. A Lekérdezés beállításai párbeszédpanel Körlevél címzettjeinek listázási szempontja területén válassza a Teljes rekord lehetőséget.

  3. A névjegylistában válassza ki azokat a névjegyeket, amelyeket fel szeretne venni a körlevélbe, majd kattintson az OK gombra.

Apple-névjegyek

  1. Válassza a Címzettek szűrése elemet a kívánt címzettek kiválasztásához.

  2. A Lekérdezés beállításai párbeszédpanel Apple-csoport partnerei területén válassza ki azt a csoportot, amelyet fel szeretne venni a körlevélbe, majd kattintson az OK gombra.

FileMaker Pro

  1. Keresse meg a használni kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

  2. A Határolójelek párbeszédpanelen válassza ki az egyes adatmezők elválasztására szolgáló mezőhatárolót, és az adatrekordok elválasztására szolgáló rekordhatárolót, majd kattintson az OK gombra.

  1. A Levelezés lapon kattintson az Adatmező beszúrása parancsra, majd a hozzáadni kívánt mezőre.

    A Levelezés lapon kiemelt Adatmező beszúrása elem

  2. A törzsdokumentumban kattintson a Húzzon ide mezőket, vagy írjon be szöveget mezőbe, majd kattintson a szövegre az eltávolításához.

  3. Vegye fel és formázza a borítékon szereplő mezőket, majd kattintson az OK gombra.

  1. A Levelezés lapon az Eredmény megjelenítése elemre kattintva megtekintheti, hogy hogyan fognak kinézni az e-mailek.

    A Levelezés lapon kiemelt Eredmény megjelenítése elem

    Megjegyzés: A Levelezés lapon a balra és a jobbra mutató nyílgombokkal végiglapozhatja az egyes e-maileket.

  2. Ha további módosításokat szeretne végezni a formázáson, kattintson ismét az Eredmény megjelenítése elemre, így igény szerint hozzáadhat vagy eltávolíthat adatmezőket.

  3. Ha az e-mailek elnyerték végleges formájukat, a Levelezés lapon válassza a Befejezés és egyesítés > Egyesítés e-mailbe lehetőséget a körlevélkészítés befejezéséhez.

    Tipp: Az Egyesítés e-mailbe csak akkor érhető el, ha kiválasztotta az alapértelmezett levelezési programját.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×